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ROI du DAM

Full au ROI par le DAM *

ROI DU DAM
Pour gérer et valoriser vos contenus marketing et communication, vous avez décidé de mettre en place une solution de Digital Asset Management (DAM). En pleine période de budget, c’est le moment d’aller défendre votre projet auprès de votre Direction. Votre PDG cherche des économies et surtout à rentabiliser ses investissements, votre DAF ne jure que par les KPI.

Comment vendre en interne un projet de DAM ?

Pour “vendre” votre projet de DAM en interne, vous devez vous appuyer sur des éléments concrets. Mais, comme tout projet de gestion des connaissances, il peut s’avérer compliqué de trouver de vrais bénéfices. Traduire ces bénéfices en gain financier relève parfois de la mission impossible.

Après avoir mené plus de 300 projets de DAM, nous avons recensé les meilleurs atouts pour valoriser votre projet, convaincre en interne et garantir la réussite de votre initiative.

Les premiers arguments pour prouver la légitimité d’un projet de DAM

Faire gagner du temps à vos collaborateurs

Plusieurs études ont été conduites sur le sujet et toutes s’accordent à dire qu’une solution de Digital Asset Management offre un vrai gain de temps aux utilisateurs. L’étude IDC de 2015 affirme qu’en moyenne un collaborateur passe 2 heures et demi par jour à chercher un document. Avec une solution de DAM, la recherche de contenus est nettement optimisée.

Cependant, il est parfois difficile de quantifier précisément ce gain de temps et donc d’en déduire une valeur. Même si on arrive à le quantifier, il faut ensuite montrer que cela engendre une réelle amélioration de la productivité. Pas toujours facile. Il faut donc compléter ce premier argument par d’autres raisons plus concrètes.

Se prémunir des risques juridiques

Les risques juridiques liés à une mauvaise utilisation des médias sont bien réels et peuvent être quantifiés. Par exemple en Autriche, un photographe ayant photographié les hôtels de Vienne a produit plusieurs photos pour la chaîne hôtelière Sofitel. L’utilisation des photos était limitée à trois ans, et uniquement sur le territoire autrichien. Le département marketing de la chaîne hôtelière n’a pas pris cela suffisamment au sérieux. Résultat, la photo a été publiée dans le monde entier, sous des centaines de versions, même après l’expiration de la licence – dans des magazines ou des journaux internationaux tels que le New York Times. L’affaire s’est retrouvée devant les tribunaux. Les parties se sont mises d’accord, moyennant une belle somme à six chiffres. Les montants grimpent vite et peuvent atteindre des dizaines de milliers d’euros.

Eviter le gaspillage

Le “reworking” est également un très bon axe de travail pour trouver du gaspillage. Faute de retrouver les médias dont ils ont besoin, les différents services de l’entreprise finissent par racheter le même type de contenus. Là aussi les montants peuvent vite atteindre des sommes importantes. Le groupement des Mousquetaires a mis en place un DAM avec Keepeek pour permettre à toutes les enseignes de bénéficier d’un fonds commun de photos produits. Un million d’euros par an a été économisé sur le seul poste d’achat de visuel.

Mais combien coûte un projet de DAM ?

Comme tout projet IT, il est courant de découper le coût d’un projet de DAM en deux parties : la mise en place et le fonctionnement.

La mise en place (phase de Build)

Il s’agit de construire votre nouvelle plateforme en vue de l’ouvrir à tous vos utilisateurs. Elle dure entre 3 et 8 mois en moyenne. Cette phase doit prendre en compte toutes les charges liées à cette mise en place, à savoir :

– La gestion de projet
– L’analyse documentaire pour définir les langages (structure, plan, référentiel de mots clés,…)
– La reprise de l’existant (importer dans la nouvelle plateforme les contenus historiques)
– La conduite du changement (formations, plan de communication)
– Les éventuels développements spécifiques

Dans certains cas vous devez acheter une licence et le matériel pour héberger votre logiciel. Il y a également les coûts internes à intégrer car vos équipes vont participer activement à l’élaboration de ce dispositif. La charge de mise en place est évidemment très variable en fonction des projets. Quelques milliers d’euros pour les projets les plus simples à plusieurs centaines de milliers pour les grands groupes.

Le fonctionnement (phase de Run)

Ce n’est pas tout d’investir dans une nouvelle voiture, il faut l’entretenir et mettre de l’essence. Le DAM n’échappe pas à cette règle. Il faut donc intégrer les coûts récurrents du projet :

– L’hébergement et la maintenance logicielle
– Le temps passé à alimenter la base et à indexer les médias
– Le temps passé à animer la communauté des utilisateurs (inscriptions, demandes..)

Ces coûts peuvent être internes si vous les prenez en charge, mais ils sont aussi facilement externalisables auprès de professionnels comme Keepeek. Le montant des coûts récurrents est aussi très variable, de quelques milliers d’euros à plusieurs centaines de milliers d’euros par an.

Compte tenu des coûts, comment améliorer la rentabilité ?

La mise en place d’un projet de DAM nécessite donc un investissement important et requiert aussi du budget au quotidien. Si les arguments de gain de temps, de sécurisation des droits d’auteur et la chasse au gaspillage n’ont pas été suffisants pour convaincre, il faut chercher d’autres leviers.

Tournons nous vers les multiples usages proposés par cette nouvelle plateforme. On pense naturellement à la recherche et au téléchargement des contenus médias, la fonction initiale du DAM. Pourtant de très nombreux usages connexes ont été inventés par des utilisateurs astucieux qui veulent tirer le meilleur de leur plateforme.

Un portail de marque, pour une identité de marque homogène et renforcée

Vous avez investi dans une charte graphique et créé une véritable identité de marque. Cependant il est nécessaire de promouvoir son utilisation auprès d’un large public de communicants, internes ou externes.
Votre DAM peut facilement se transformer en portail de marque pour diffuser toutes ces bonnes pratiques. Vos interlocuteurs sont informés. Ils peuvent exploiter ces éléments de référence pour créer ou exploiter du contenu en respectant votre identité de marque.

Une presse room pour informer la presse de votre actualité

La communication descendante vers la presse est stratégique pour votre organisation. Pour des raisons d’image ou des obligations légales de communication, vous devez tenir informer les médias de vos principales actualités.
Les journalistes ont également besoin de récupérer des contenus, des logos ou des illustrations.
Votre plateforme de DAM peut également servir ce nouvel objectif en devenant une Press Room. Ainsi tous les médias seront alertés de vos actualités et auront accès à de nombreuses ressources.

Des workflows pour organiser votre processus créatif

Au quotidien, vos équipes produisent des contenus créatifs (contenus de marque, marketing, communication). Ce processus créatif fait intervenir de nombreux acteurs internes et externes, et se révèle assez complexe à gérer. De nombreux canaux de communication sont utilisés : le mail, les drive (we transfert…) et parfois même les documents imprimés, annotés, puis scannés.
Désormais votre plateforme de DAM collaborative intègre les fonctionnalités de workflow pour travailler en équipes sur la production de ces contenus. Vous gagner un temps précieux dans vos échanges et améliorer significativement les délais de production de vos contenus.

Base documentaire simple

Le DAM peut contenir tout type de contenus. Les images et les vidéos sont bien sûr majoritaires, mais certains DAM contiennent aussi beaucoup de documents, notamment des PDF. Le DAM est ainsi utilisé comme base de référence des PDF : notice technique, contrats, argumentaire produit etc..
Même si un DAM n’a pas toutes les fonctionnalités d’une GED (Gestion Electronique de Document), il peut se révéler très pratique pour gérer des fonds documentaires assez simples.

Connectez votre DAM à vos outils du quotidien

Une solution de DAM peut totalement se fondre dans les outils utilisés quotidiennement par vos utilisateurs. Avec le principe des plugins, il est très facile de consulter les différents ressources depuis Word, Power Power Point ou Photoshop. Certains dispositifs de plugin permettent même de modifier et re-publier les contenus directement dans le DAM sans quitter son outil d’édition.

Prouver par l’exemple

Si après avoir démontrer tous les effets de levier possible du DAM vos interlocuteurs restent indécis, il faut passer à l’action en leur montrant concrètement le fonctionnement d’un DAM.
Inscrivez vous gratuitement sur la plateforme Keepeek et disposez d’un compte de démonstration. En quelques heures vous aurez configuré votre espace et ajouté plusieurs centaines de contenus. Avec un outil ergonomique et vos contenus dans la base, vous disposerez d’une arme efficace pour illustrer concrètement toutes les vertues de cette plateforme auprès de vos responsables et collègues.

Tous les jours nos clients inventent de nouveaux usages avec leur plateforme de DAM. Pour recenser tous ces nouveaux usages, Keepeek s’apprête à publier un livre blanc sur ces nouvelles pratiques. Inscrivez vous pour le recevoir en avant-première.

* ROI: Return On Investment / DAM: Digital Asset Management

Thesaurus

Un seul thésaurus pour les gouverner tous !

Thésaurus
Initialement utilisés par les plateformes d’archivage et de gestion documentaire, les thésaurus prennent une place significative dans les autres applications des entreprises. Cela devient même un enjeu stratégique pour elles d’harmoniser les langages techniques ou de marque. Cette démarche contribue à assurer une cohésion entre les différentes plateformes de l’entreprise et à réussir sa transformation digitale.

Les thésaurus deviennent également des éléments clés quand il s’agit de publier des documents vers l’extérieur, notamment pour profiter pleinement du référencement des moteurs de recherche.

Pourtant après avoir mis en place plus de 300 projets de Digital Asset Management, nous sommes toujours surpris par l’absence de référentiels lexicaux chez nos clients.

Pourquoi la mise en place d’un projet de DAM nécessite-il de recréer un nouveau thesaurus ?

Nous partons souvent de zéro pour établir le thésaurus. Ce constat est surprenant car les organisations ont très souvent déployé des projets proches du knowledge management : gestion électronique de documents, gestion de contenu, e-Commerce, marketing automation, projets seo…

Ce référentiel commun de termes devrait donc exister. Pourtant c’est rarement le cas. Nous sommes amenés à tout recréer pour le projet de DAM.

Pourquoi ?

Une première explication est donnée par la nature même des projets de DAM dont les contenus sont peu indexables sans un minimum de métadonnées. Les bases de données traditionnelles ou les GED peuvent facilement bénéficier de moteurs de recherche plein texte puissants.

Sur les images ou les vidéos c’est une autre histoire. Les technologies de reconnaissance de forme ne sont pas assez mûres pour répondre avec précision. Il est donc indispensable de passer par l’étape d’indexation de métadonnées textes et donc par des thésaurus.

La seconde est probablement liée au cloisonnement des différents services. Même si une équipe a mis en place des nomenclatures de mots clés, elle ne partage pas toujours ces dictionnaires avec les autres. Cela s’explique principalement par la disparité des univers sémantiques entre les services. Chacun dispose de ses propres langages, de ses termes. Le service technique utilise un vocabulaire différent de celui du marketing. La convergence est donc complexe.

Le thésaurus du DAM devient un référentiel du langage de l’entreprise. Est-ce vraiment souhaitable ?

Notre équipe documentaire intervient systématiquement pour auditer le fonds documentaire, conseiller l’entreprise et définir son référentiel de mots clés.

Ainsi le thésaurus défini dans le cadre du DAM va, de fait, se positionner comme une base de référence.

Se pose alors la question de la légitimité de cette nouvelle réalité. Même si un effort important a été mené au sein du DAM pour établir ce référentiel du langage de l’entreprise, pourquoi ne pas déléguer sa gouvernance à un collectif plus large ? En effet de nombreux services sont amenés à exploiter des listes de termes clés. Le service communication a besoin d’harmoniser les éléments de langage autour de la marque. Tandis que le marketing va être chargé de normaliser les mots-clés des offres et des produits à des fins de SEO, etc…

Vers une centralisation des référentiels sémantiques

Une démarche vertueuse consiste à mettre en place des référentiels autonomes pour gérer tous ces langages de référence. De nouveaux dispositifs existent. Ils vont être dédiés à la gestion de ces contenus et chargés de diffuser les terminologies aux autres applications. Ainsi le DAM, le PIM, la GED et autre CRM viennent s’y référer.

Sur le plan technologique, les nouvelles solutions sémantiques basées sur la norme RDF apparaissent lentement dans les entreprises. Initialement réservées aux spécialistes documentaires elles ont vocation à se démocratiser. Toutefois, rares sont les organisations à déployer ces bases dites triplestore.

Leur mise en place nécessite une certaine technicité. Les technologies ne font pas encore partie des standards technologiques des entreprises. Il y a donc une certaine frilosité.

Le bénéfice promis par ce nouveau paradigme doit également faire ses preuves.
Pour être utile, il est nécessaire de modifier les applications existantes en redirigeant leur référentiel local vers ces nouvelles bases. Le coût est donc significatif et la perspective d’un retour sur investissement incertaine.

Les performances sont également un frein. En appelant des référentiels externes, l’expérience utilisateur des applications finales peut être sévèrement dégradée.

Cela soulève également des questions de taille sur la gouvernance des données. Qui peut assurer la gestion et l’animation de ce référentiel unique ?

Auparavant, chaque service était autonome dans le pilotage de son référentiel de mots clés. Demain, il faudra échanger et partager.

La conquête du pouvoir sur les métadonnées de l’entreprise va donc démarrer.

Bienvenue au Chief Knowledge Officer

Depuis quelques années, la fonction de Chief Knowledge Officer (CKO) se développe au sein des organisations. Son rôle est de piloter tous les sujets liés à la gestion des connaissances de l’entreprise. L’organisation et l’animation de thésaurus transverses rentrent pleinement dans son champ d’actions. Véritable gardien du temple sémantique de l’entreprise, le CKO devra assurer la pertinence de ces nouvelles sources de savoir.

Les langages étant par nature vivants, de nouveaux termes viennent chaque jour enrichir, remplacer, ou supprimer les terminologies existantes. Il devra faire évoluer ce référentiel au grès des sorties produits, des évolutions technologiques liées au secteur de l’entreprise, ou des nouvelles tendances consommateurs. Le CKO va bien évidemment s’appuyer sur différents experts pour établir ce référentiel et travailler sur les problématiques de synonyme ou d’équivalence.

Nous souhaitons donc plein de succès à tous les CKO qui devront faire preuve d’une grande agilité dans leur gouvernance.

Propos recueillis auprès de Thomas Larzillière – CEO de Keepeek

Droits d'auteur et DAM

Maîtriser le principe du droit d’auteur pour exploiter efficacement une solution de DAM

Droit d'auteur

Les directions marketing et communication ont la responsabilité de gérer une grande quantité de contenus. Site internet, blog, vidéos, réseaux sociaux ou newsletter,.., sont souvent associés à des licences d’images (droit d’auteur). La violation de ces droits peut engendrer des conséquences monétaires importantes. Quelles sont les règles qui régissent ce droit ? Comment négocier auprès des auteurs ? Quels sont les éléments à intégrer dans le contrat ?

Autant de questions que nous abordons dans cet interview réalisée auprès d’Elodie Soulié et Clémence Glé, juristes au sein de la société I MEDIATE CLEARANCE

En ouverture de cet interview, pouvez-vous rapidement nous présenter votre agence ?

I MEDIATE CLEARANCE offre un service de “clearance” de tous les éléments de propriété intellectuelle utilisés dans des films, séries, clips, documentaires, projets audiovisuels ou spots publicitaires. Il peut s’agir d’éléments protégés par le droit des marques, le droit d’auteur, le droit à l’image ou au nom.

Vous faites référence au terme “clearance”, que signifie t il exactement ?

Il s’agit d’un terme anglo-saxon provenant du verbe “clear”, nettoyer. Il n’y a pas réellement d’équivalent dans le vocabulaire français. Le principe est de “nettoyer” une production audiovisuelle de tous les problèmes juridiques. Avec cette démarche qui s’appuie sur des professionnels, on minimise les risques et chacun se concentre sur son métier.

Pouvez vous nous expliquer le principe de la propriété intellectuelle ?

La propriété intellectuelle couvre 2 aspects : le droit d’auteur et la propriété industrielle.

Le droit d’auteur s’adresse essentiellement aux oeuvres musicales, cinématographiques, artistiques (photos, peintures, sculpture, créations de mode…), aux logiciels et à la littérature. Il comprend lui-même 2 aspects : le droit patrimonial et le droit moral.

Quant à la propriété industrielle c’est tout ce qui est rattaché aux marques et aux brevets d’invention.

Revenons au droit d’auteur, qu’en est-il exactement ?

Comme évoqué le droit d’auteur intègre 2 spécificités. Le droit patrimonial qui permet à l’auteur de disposer d’un droit exclusif pour autoriser ou interdire l’exploitation de son oeuvre. Les droits courent pendant toute la vie de l’auteur à laquelle s’ajoute une période de 70 ans qui intervient au décès de l’auteur. Pendant cette période, c’est auprès des ayants droits qu’il faut faire la demande d’autorisation ainsi que la rémunération. Tout se fait dans les mêmes conditions que si l’auteur était vivant.

A l’expiration du monopole c’est-à-dire 70 ans à compter du 1er janvier suivant le décès de l’auteur, l’oeuvre tombe dans le domaine public. Il n’est plus nécessaire de demander une autorisation pour l’utiliser.

En revanche, il est en tout autrement pour le droit moral, qui en droit français, ne meurt jamais. Il s’agit de respecter l’intégrité de l’auteur et sa paternité, donc de toujours associer le nom de l’auteur à l’oeuvre et de ne jamais lui porter atteinte.

Comment est accordé le droit d’auteur ?

L’auteur détient automatiquement des droits de principe sur son œuvre originale dès sa création, sans formalité ni démarche. Cependant, il faut qu’il puisse prouver qu’il est bien l’auteur originel de cette œuvre. Il existe plusieurs solutions pour prouver la date de sa création : l’enveloppe soleau, le dépôt auprès d’un officier ministériel (notaires, huissiers de justice), ou encore le dépôt auprès d’une société d’auteurs. Le droit des marques quant à lui, s’appuie sur un dépôt à l’INPI.

Toutefois les idées ne sont pas protégeables en droit d’auteur, seul compte sa matérialisation par une oeuvre.

Qu’en est-il du droit des marques ?

Les marques sont également protégées par la droit de la propriété intellectuelle. Il convient de se poser la question de son utilisation au cas par cas. Dans certaines situations, une autorisation ne sera pas requise si l’utilisation est parfaitement accessoire et non dénigrante. Dans d’autres cas de figure, l’autorisation sera obligatoire, notamment dans le cadre de la publicité.

Et concernant le droit à l’image ?

Le droit à l’image mais aussi au nom et au respect de la vie privée bénéficie également de protections. Il existe cependant une exception concernant le devoir d’information. Par exemple dans le cadre de manifestations ou de tous types d’événements publics, une personne photographiée ou filmée à cette occasion ne peut faire prévaloir son droit à l’image ou au respect de la vie privée. En revanche si on utilise les médias 10 ans plus tard pour un autre contexte, il faut demander l’accord de la personne. On sort du contexte d’information et de l’événement initial.

Comment gérer contractuellement le droit d’auteur ?

Tout d’abord intervient la phase de négociation pour assurer la cession des droits. Celle-ci n’est prévue que pour un usage, une durée et un contexte précis.

Une fois les négociations validées par l’obtention des droits, il convient d’établir un contrat en bonne et due forme. Celui-ci va préciser l’étendue géographique (monde entier où une zone bien précise dans le cas de films publicitaires), la durée et les supports d’exploitation (cinéma, télévision, internet…). Pour les supports, il convient d’indiquer que cette liste est non exhaustive afin d’intégrer les médias qui pourront exister par la suite.

Existe t il des spécificités pour les réseaux sociaux ?

Les réseaux sociaux sont régis par les mêmes règles que les médias “classiques”. Il est nécessaire d’obtenir l’accord de l’auteur ou de son ayant droit.

Ainsi Youtube et Facebook sont particulièrement vigilants par rapport à cela et n’hésitent pas à retirer des vidéos lorsque celles ci comportent du contenu protégé.

Beaucoup de photographies ou autres éléments protégés sont néanmoins postés et peuvent passer entre les mailles du filet, donc il peut y avoir un écart entre le droit et la pratique. Dans tous les cas, le principe reste le même car nous ne sommes pas dans une exception au droit d’auteur qui permettrait de nous passer d’une autorisation.

Quelles sont ces exceptions au droit d’auteur ?

Les exceptions au droit patrimonial de l’auteur sont le cercle de famille (interprété au sens strict), la copie privée, la caricature, la parodie etc…(Article L 122-5 du code de la propriété intellectuelle).

Si un utilisateur parodie une marque ou une personnalité, il peut alors faire jouer l’exception de parodie, et dans ce cas ne pas avoir à demander une autorisation.

Pour cela, il est nécessaire de remplir certaines conditions, à savoir :
– volonté de faire rire
– volonté de ne pas nuire à l’auteur de l’oeuvre originale
– aucun risque de confusion dans l’esprit du spectateur entre l’oeuvre parodiée et l’oeuvre parodique.

Le spectateur doit comprendre nettement qu’il s’agit d’une parodie.

Merci Elodie et Clémence pour cet échange.

Dans notre prochain article, vous découvrirez comment une plateforme de DAM peut vous aider à gérer efficacement les droits d’auteur et éviter ainsi des erreurs coûteuses à votre organisation.

Videos & DAM

Retravaillez vos vidéos directement dans Keepeek

Video et DAM

Notre équipe reste à pied d’oeuvre pendant cette période estivale pour vous proposer de nouvelles fonctionnalités.

Découvrez les dernières nouveautés de votre solution de Digital Asset Management.

1/ Réveillez le réalisateur qui sommeille en vous

La vidéo est un support attractif et dynamique pour informer et former tous types d’interlocuteurs. Toutefois, une vidéo perd 54% de son audience après 60 secondes. C’est pourquoi, si vous voulez maintenir l’attention de l’internaute, vous devez miser sur un format court. L’objectif est de faire passer un message en un minimum de temps. Avec Keepeek, vous allez pouvoir découper vos vidéos en chapitres et focaliser ainsi leur attention sur des éléments précis de votre présentation. Vos utilisateurs se concentrent sur l’essentiel et retiennent le maximum.

2/ Donnez vie à vos éditos !

Du gras, de la couleur, des puces, des liens cliquables… autant de possibilités qui vous sont offertes pour embellir vos contenus. Ainsi lors de l’indexation de vos médias, vous allez pouvoir profiter de notre nouvel éditeur de texte pour valoriser vos créations éditoriales et attirer l’oeil de vos lecteurs. Toutes les mises en forme sont automatiquement visibles sur le portail visiteur.

3/ Orientez les demandes de téléchargement vers les bons interlocuteurs.

Qualité de service et rapidité sont les engagements de cette nouvelle fonctionnalité. Maintenant, les demandes faites depuis le portail utilisateurs sont adressées directement aux bonnes personnes.

4/ Valorisez votre actualité auprès de vos utilisateurs

Le portail utilisateurs évolue pour gérer et promouvoir toutes vos actualités. Il est désormais possible de créer une rubrique dédiée accessible depuis la barre de navigation principale. Visible et accessible en un clic, vous informez efficacement tous vos utilisateurs.

Consultez notre actualité et les retours d’expérience de nos clients sur notre blog

Saas DAM

Les avantages d’une solution SaaS de Digital Asset Management

Saas de Digital Asset Management
Vous voulez rationaliser la gestion de vos ressources numériques tout en normalisant et en automatisant vos processus marketing. Alors vous vous intéressez de près au Digital Asset Management collaboratif.

Mais, parmi toutes les solutions présentes sur le marché qu’elle est celle qui correspond le mieux à vos attentes et à vos besoins ? Faut-il opter pour un logiciel installé sur vos serveurs ou une solution SaaS de Digital Asset Management ?

Avant de vous positionner, évaluez rapidement les bénéfices du SaaS pour assurer la valorisation de vos actifs numériques.

Tout d’abord, de quoi s’agit-il ?

Le SaaS (en français : « logiciel en tant que service ») s’oppose au modèle traditionnel du logiciel en tant que produit. Les logiciels SaaS sont accessibles à distance et hébergés par le prestataire et non plus par l’entreprise. Vous payez donc un droit d’utilisation sous forme d’abonnement. Pour les solutions de Digital Asset Management, le coût de l’abonnement varie généralement en fonction du nombre d’utilisateurs et de la capacité de stockage pour héberger vos données.

Compte tenu de la quantité de données à traiter et de la nécessité de faire évoluer le service, le mode SaaS est donc tout à fait adapté au Digital Asset Management.

Oui mais concrètement qu’en est-il exactement ?

Vous êtes libéré de l’hébergement et de la maintenance !

Les mises à jour de la solution sont assurées par le prestataire sur une périodicité définie en amont. Vous êtes totalement déchargé des problématiques techniques. Tout est transparent pour votre organisation. Les mises à jour sont planifiées sur des créneaux horaires qui ne viennent pas perturber votre activité.

Vous ne perdrez plus de temps en interne pour gérer la maintenance de votre solution de Digital Asset Management.

Vos coûts sont clairement identifiés et maîtrisés

En fonctionnant sur le principe de l’abonnement “All Inclusive”, vous êtes désormais à l’abris des mauvaises surprises et des risques de dérapage.

En règle générale, celui-ci comprend :

– le droit d’accès à la plateforme (licence)
– les maintenances et l’assistance technique
– l’accès aux nouvelles fonctionnalités
– les dernières mises à jour

L’abonnement SaaS inclut donc l’ensemble des services et offre une visibilité totale sur les coûts à moyen et long termes.

Vous bénéficiez d’une plus grande évolutivité

De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées aux solutions SaaS. Tous les utilisateurs en bénéficient automatiquement.
Par exemple, la plateforme Keepeek propose chaque mois de nouvelles fonctions qui profitent à l’ensemble de la communauté.

Les capacités de stockage pour l’hébergement de vos ressources s’ajustent à vos besoins

Plus souples, les solutions SaaS de Digital Asset Management s’adaptent mieux à vos besoins et à l’évolution de votre activité. Vous avez besoin de plus d’espace de stockage pour vos ressources numériques ? Vous voulez ajouter de nouveaux utilisateurs ?
Avec une plateforme en SaaS, il suffira, tout au plus, de passer à la formule supérieure.

Vous gagnez en liberté

Un navigateur et une connexion internet suffisent pour accéder à une solution SaaS. Elles s’adaptent même aux usages mobiles. Une plateforme en SaaS est totalement responsive.

Par conséquent, vous pouvez accéder à vos données où que vous soyez et à n’importe quel moment.
Une solution SaaS de Digital Asset Management est totalement adaptée pour les utilisateurs en situation de télétravail. C’est également très pratique lorsque l’on veut consulter un document pendant un rendez-vous extérieur.

Vos données sont mieux protégées

Dans le cadre d’une solution SaaS, le prestataire est en charge de l’hébergement donc de facto de la sécurité de vos données. C’est pour lui un enjeu de premier plan. Une équipe lui est même dédiée composée d’experts dont c’est le coeur de métier.

Testez sans plus attendre le fonctionnement de notre solution SaaS de Digital Asset Management !

Workflow DAM

Adoptez les workflows créatifs pour gérer vos projets marketing

des workflows dédiés à la chaîne graphique
Longtemps réservé aux équipes projets et informatiques, le principe des workflows étend son influence auprès des Directions Marketing & Communication. La démarche est déjà largement répandue pour organiser les process de génération de leads et le marketing automation mais elle l’est beaucoup moins dans l’organisation des processus créatifs.

J’ai pu en faire l’expérience lors d’une récente démonstration de notre plateforme. Focalisant ma présentation sur les bénéfices des paniers collaboratifs et des workflows, je constate que le principe de workflows créatifs reste très abstrait.

Pourtant les bénéfices d’une telle organisation sont réels. Rien ne vaut un cas concret pour illustrer mes propos.

Prenons la réalisation d’un livre blanc pour un programme de génération de leads. Ce type de projet fait intervenir différents interlocuteurs à la fois internes et externes, souvent localisés à différents endroits. Nous avons le responsable marketing, le graphiste, le journaliste d’entreprise et un partenaire qui peut être un institut de sondage pour cautionner les résultats de l’étude menée auprès des clients. En parallèle, il faut également intégrer les acteurs en charge de valider le document qui peuvent provenir de différentes directions.

Bien évidemment les missions de chacun sont cadrées au démarrage du projet. Mais tout est calé de façon totalement manuelle. Cela se traduit donc par de nombreux échanges de mails, des réunions interminables, du temps perdu à rechercher la dernière version des fichiers et des commentaires associés.

C’est justement pour éviter ce cas de figure que l’usage d’un workflow créatif automatisé et intégré à une plateforme de Digital Asset Management comme Keepeek prend tout son sens.

Toutes ces étapes gérées manuellement avec un travail de relance tout aussi manuel peuvent être traitées par la plateforme. Bien évidemment au préalable, il convient de définir les étapes, les acteurs en charge de chacune d’elles et les échéances. Une fois cette démarche réalisée, il ne reste plus qu’à le paramètrer dans la plateforme. En moins de 10 min, vous vous retrouvez avec un workflow créatif automatisé et collaboratif. En effet, chaque acteur pourra déposer ses documents dans un espace dédié et sécurisé.


Chaque interlocuteur reçoit une alerte dans sa boîte mail et sait exactement ce qu’ils doit faire et pour quand. Par exemple, la première étape consiste à rédiger le brief graphique et éditorial. Le responsable marketing en assure la rédaction puis le dépose dans la plateforme. Tout est ainsi centralisé au même endroit, fini les échanges de mails et les relances.
Ensuite, le graphiste est averti automatiquement de l’action qu’il doit réaliser. Il pourra lui aussi déposer sa proposition dans l’espace dédié au projet du livre blanc.

workflows creatifs
Les acteurs peuvent interagir directement dans la plateforme pour commenter la proposition, y apposer des annotations et dialoguer en temps réel. Terminé les échanges de fichiers volumineux qui saturent les boîtes mails. Tout comme l’usage de WeTransfer, qui loin d’être sécurisé, ne stocke vos documents que pendant 7 jours.

workflow creatif
Il est maintenant facile de retrouver les différentes versions des documents. On peut ainsi les comparer et voir si les demandes d’évolution ont bien été prises en compte.


Les cas d’usages en marketing et en communication sont infinis. En effet, ce type de workflow peut être utilisé pour gérer la création d’un rapport d’activité, d’une brochure, de bannières, de campagnes emailings… Tous les projets créatifs peuvent être structurés par workflow et disposent ainsi de leur propre espace de partage et de collaboration. Avec un paramétrage simple et intuitif, cette fonctionnalité peut être dupliqué pour chaque nouveau projet créatif.

Vous aussi profitez de cette fonctionnalité, testez Keepeek sans plus attendre !

Geolocalisation

Fini les doutes : retrouvez la route de vos médias

Les vacances s’installent doucement. Vous avez ou vous allez prochainement faire appel à votre GPS pour vous guider sans encombre à votre destination. Keepeek en fait de même pour vous aider à localiser facilement tous vos médias. Le module de géolocalisation fait son entrée dans la nouvelle version déployée le 7 juillet sur le Cloud Keepeek.

Découvrez les dernières nouveautés de votre solution de Digital Asset Management.

1/ Le module de géolocalisation

Avec le nouveau module de géolocalisation, vous allez pouvoir localiser vos ressources en un clin d’oeil.

Intuitif et dynamique, le module de géolocalisation vous permet de rechercher des médias ou tous types de ressources en fonction de leur lieu de prise de vue ou de création. Vous pouvez également les rechercher en utilisant les cartes interactives ou bien en tapant directement une adresse dans le moteur de recherche.

2/ Un système d’alerte plus efficient

Pour être toujours à la pointe de l’actualité de votre secteur, nous avons automatisé le système d’alertes. Vous êtes informé en temps réel de toutes les évolutions liées aux médias qui ont pu être modifiés, téléchargés et/ou diffusés.

3/ Le partage de vos paniers en illustration

Fini les mails de partage de médias avec des intitulés peu explicites ! Avec la présence de vignettes, vous bénéficiez d’un aperçu de chaque média partagé. Vous gagnez ainsi du temps pour établir votre première sélection.

4/ L’automatisation des tâches répétitives

Après tout, à quoi sert d’avoir un DAM si vous ne parvenez pas à automatiser la réalisation de certaines tâches ?
Vous avez besoin, par exemple, d’indexer des médias en masse ? Laissez faire Keepeek. Un programme s’exécute automatiquement aux périodes adaptées à votre activité. Et si vous souhaitez automatiser d’autres actions, nous développons pour vous les scripts dont vous avez besoin.

5/ Une expérience utilisateur enrichie sur les portails de consultation

Vos utilisateurs vont pouvoir affiner leur recherche en associant différents critères. En effet, le formulaire s’enrichit d’un nouveau champ de type “case à cocher”.

Mobile first, Keepeek prend en compte les majuscules pour partager rapidement vos médias depuis un smartphone.

Consultez notre actualité et les retours d’expérience de nos clients sur notre blog

DAM Sciences Po

Un DAM à la carte pour Sciences Po

DAM à la carte
Depuis plusieurs années, Keepeek accompagne Sciences Po et l’Atelier de cartographie pour organiser et valoriser les différentes infographies réalisées (cartes, diagrammes, documents interactifs…). Patrice Mitrano et Thomas Ansart, tous deux cartographes, ont accepté de répondre à nos questions sur les objectifs et enjeux de ce projet de Media Content Management.

Quel est l’objectif de l’Atelier de cartographie de Sciences Po ?

L’objectif initial de l’Atelier de cartographie est d’accompagner les étudiants et les enseignants pour les aider à concevoir et réaliser des cartes. Créé en 1995, le service fournit des supports pour les cours magistraux et les conférences de méthodes mais aussi des conseils.

Puis l’équipe s’est étoffée de nouvelles compétences et a élargi son champ d’actions en proposant des prestations de recherche et de conseils à des organisations publiques et privées. Ainsi, quand en 2012 le musée du Louvre a revu les salles dédiées aux arts de l’Islam, c’est auprès de l’Atelier de cartographie qu’il s’est tourné. Ces salles présentent un parcours muséographique organisé de façon chronologique et spatial donc cartographique, de l’Espagne à l’Inde, du 7ème au 19ème siècle. l’Atelier de cartographie est également intervenu auprès des Nations unies (UNODC) pour accompagner divers rapports. Enfin, en octobre 2016, L’Atelier a lancé Khartis (http://www.sciencespo.fr/cartographie/khartis), un outil de cartographie thématique en ligne, gratuit et ouvert.

Toutes les productions cartographiques sont réalisées en interne par une équipe de 5 personnes.

Aujourd’hui notre cartothèque (http://cartotheque.sciences-po.fr/) propose plus de 2000 médias dont près de 1500 cartes, plus de 500 diagrammes ainsi que des fonds de carte et des documents interactifs.

Quels étaient les enjeux de l’Atelier de cartographie ?

Initialement, la production des cartes était destinée à un usage interne avec une production “artisanale”. En ouvrant progressivement notre activité à des projets externes, il nous a donc fallu très vite nous organiser. Nous voulions aussi donner plus de visibilité à nos réalisations en les ouvrant à un plus large public. Nous avions donc besoin d’un site qui valorise nos cartes. Au démarrage, nous avons utilisé un système de listing organisé de façon alphabétique. Il s’agissait d’une simple page html statique. Les recherches étaient donc fastidieuses.

Ensuite nous sommes passés sur le moteur de recherche de la Bibliothèque de Sciences Po mais lui non plus n’était pas adapté à notre fonctionnement. Les bases de données étaient complexes à mettre à jour. Nous ne pouvions pas promouvoir efficacement nos réalisations. Pour nos visiteurs, les recherches étaient très souvent infructueuses. Ils finissaient par les effectuer sur Google Images.

Nous avions également besoin d’industrialiser la gestion des droits d’auteur. Nous étions régulièrement sollicités pour des demandes d’autorisation et de téléchargement. Les réponses se faisaient individuellement et par mail.

Nos besoins étaient donc clairement identifiés. Nous n’avions plus qu’à les formaliser auprès de notre DSI, en charge du projet. Elle a ainsi pu très facilement faire le parallèle avec une solution déjà utilisée par le service communication de Sciences Po, et maintenant enrichie par notre iconographe à la Bibliothèque. Ils étaient déjà utilisateurs d’une solution de gestion et de partage de ressources numériques. C’est la solution Keepeek qui avait été retenue par le service communication. Nous avons eu une réunion de présentation pour valider l’adéquation de nos besoins avec les fonctionnalités de la solution Keepeek.

Ce déploiement n’a pas engendré de développements supplémentaires car nous nous sommes intégrés au back office existant. Nous avons juste eu besoin de créer quelques rubriques dans le plan de classement existant. Le seul développement spécifique a concerné la réalisation du portail de la cartothèque (http://cartotheque.sciences-po.fr/). Nous sommes passés par les équipes de Keepeek pour créer et développer le site. Chaque mois, le site génère plus de 30 000 visites.

Quelle réponse vous a apportée Keepeek ?

La solution Keepeek nous a permis de gagner en souplesse. Nous sommes totalement autonomes pour gérer et indexer tous les documents produits (cartes, diagrammes, supports interactifs,…).

Keepeek nous a accompagné au lancement du projet pour partager les bonnes pratiques mais aussi pour réaliser le travail de reprise lors de la migration de l’ancienne solution vers la plateforme. Cette phase de reprise a été l’occasion de faire du nettoyage dans nos documents mais aussi de réfléchir à notre système d’indexation. C’est la formation dispensée par Keepeek qui nous a procuré l’opportunité de revoir notre mécanisme d’indexation et les métadonnées que nous voulions conserver.

Au final, plus de 1500 supports ont été intégrés dans la solution Keepeek. Désormais, nous alimentons la plateforme au fil de l’eau.

Nous pouvons créer nos propres champs pour assurer un référencement optimum de nos ressources. Nous ne sollicitons plus notre DSI pour des demandes d’évolution.
La solution Keepeek intègre toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin. Même sur les questions liées à la gestion des droits d’auteur, nous avons pu industrialiser les process.

Désormais, les visiteurs vont directement sur notre portail pour leur recherche soit en utilisant le moteur de recherche avec une saisie libre comme sur Google soit en utilisant le système de recherche avancée en sélectionnant un ou plusieurs critères.

Une fois le résultat obtenu, ils peuvent télécharger librement nos ressources. En revanche, ils n’ont qu’une image basse définition où est incrusté le logo Sciences Po – Atelier de cartographie. Le visiteur va télécharger un dossier zip qui contient l’image et un fichier txt avec toutes les informations liées au droit d’auteur ainsi que les conditions d’utilisation. S’il veut récupérer le fichier source pour le reproduire et l’intégrer dans d’autres supports, alors il doit nous contacter.

Cette démarche nous a permis de gagner un temps précieux. Les demandes de téléchargement dites simples sont totalement automatisées.

Autre avancée pour nous : le fait de pouvoir proposer un portail visiteur multilingues. Celui-ci est décliné en 4 langues (français, anglais, espagnol et portugais).

Aujourd’hui nous souhaitons faire évoluer le portail visiteurs pour le rendre responsive. À l’époque du projet, nous n’étions pas dans cette démarche. Maintenant les étudiants mais aussi les enseignants utilisent beaucoup leur smartphone pour faire des recherches. Nous voulons assurer la meilleure expérience utilisateurs à nos visiteurs.

Merci à Patrice Mitrano et Thomas Ansart pour ce partage d’expérience.

Nouvelle version DAM

4000 médias à indexer, vous avez 4 heures !

Nouvelle version DAM

La nouvelle version de Keepeek a été déployée le vendredi 9 juin 2017 sur le Cloud Keepeek. Découvrez les dernières nouveautés de votre solution de Digital Asset Management.

1/ Le portail utilisateur s’enrichit de nouvelles fonctionnalités

Vos utilisateurs ont accès à plusieurs portails pour consulter vos médias ? Avec la page “boussole”, ils vont pouvoir passer de l’un à l’autre d’un simple clic.
Quant aux dernières recherches effectuées, elles sont automatiquement sauvegardées et accessibles directement depuis la page d’accueil.

2/ L’indexation et le partage ont été optimisés pour vous faire gagner du temps

Avec le copier / coller, vous pouvez dupliquer très facilement tout ou partie des champs d’une fiche.
De plus pour vos contributeurs, fini les interrogations sur le type de fiches à utiliser lors de l’import ou de la création d’un nouvel élément. En tant qu’administrateur, vous ne leur donnez accès qu’aux fiches dont ils ont besoin.

Et quelques correctifs :

– Optimisation du moteur de recherche lors de la suppression d’une valeur dans un champ d’une fiche.
– Suppression des “mots vides” et amélioration de la gestion des langues dans le traitement par lot.
– Dédoublonnage des associations dans le résumé d’un élément.

DAM Yves Rocher

Agile et flexible les conditions de succès du Groupe Rocher pour son DAM

DAM Yves Rocher

Episode 2: Quels ont été les enjeux métiers et informatiques pour le Groupe Rocher ?

Des points de vigilance ont-ils été découverts dans le projet ?

En effet, la question de la reprise de données a fait l’objet d’une attention particulière. La structure documentaire pouvant être très différente d’une marque à une autre. Il nous a fallu effectuer un travail de mapping des données assez complexe. Ce travail de convergence est à la fois analytique (définir la cible) et technique (migrer les données).

La reprise de l’existant est une bonne occasion pour nettoyer ses données. Il s’agit donc de trouver des stratégies de « désherbage » pour ne conserver que l’essentiel. Nous parlons de plusieurs centaines de milliers de fichiers, il faut donc privilégier des solutions automatiques et éviter au maximum les tâches manuelles. Nous avons eu également à gérer la reprise des contrats de droit à l’image qui a nécessité de repenser tous les liens entre les contenus.

Enfin le séquençage de la reprise a été un vrai sujet de discussion. Le business ne s’arrête pas et il n’était pas envisageable de figer les bases existantes pendant la migration.

Sachant que la migration d’une base a duré plusieurs semaines, nous avons procédé en 2 étapes, pour chaque marque :
– Reprise des contenus multimédia présents, au début de la phase de reprise
– Reprise de toutes les mises à jour au moment de la mise en ligne

Qui sont les principaux utilisateurs de la plateforme de marque du Groupe Rocher ?

Comme nous positionnons MyMedia comme un référentiel des contenus multimedia pour les marques, il est important d’en maitriser les contenus et les utilisateurs. Ainsi, un « gardien du temple » pour chaque marque, nommé « administrateur de marque », gère les droits des utilisateurs et s’assure de la cohérence de l’organisation des contenus.

Trois autres grandes catégories d’utilisateurs sont identifiées :
– Les contributeurs internes : ils vont importer, indexer et publier les nouveaux contenus. Ils sont répartis au sein d’une marque entre la communication centrale et la communication des pays.
– Les consommateurs internes : ils viennent chercher les médias pour des opérations commerciales en vente par correspondance, retail ou emailings, ou pour alimenter des sites internet, etc …
– Les utilisateurs externes : ce sont les agences de publicité, les imprimeurs, les studios de PAO et autres structures qui ont besoin des visuels des marques.

Quels types de contenus sont éligibles à la base MyMedia ?

DAM

Tous les assets digitaux et communication des marques sont susceptibles d’intégrer MyMédia.

On retrouve notamment :
– La communication de marque et produit : le fonds de communication accueille des médias de type chartes ou documents
– La médiathèque : elle centralise tous les visuels unitaires produits, accessoires, mannequins, …
– Le plan commercial de marque : ce dernier pôle correspond à la mise en place de toolboxes pour des évènements qui sont joués en même temps partout dans le monde.

La création de ces toolboxes a vocation de fournir des guidelines ou du contenu clé en mains aux utilisateurs de la plateforme.

Pourquoi avoir choisi l’éditeur français Keepeek ?

Plusieurs raisons ont motivé le choix de Keepeek.

Tout d’abord, Keepeek nous est apparu comme étant une solution ergonomique répondant de manière concrète à des besoins fonctionnels concernant la facilité d’accès à la plateforme, le partage des contenus, le dialogue entre la plateforme et d’autres applications métier, etc.

Techniquement, nous avons trouvé la solution Keepeek « up-to-date » aussi bien fonctionnellement que techniquement. Les composants utilisés, l’API et toutes les différentes briques qui constituent Keepeek sont portées sur des solutions récentes. Ensuite, l’approche agile du projet nous a semblé elle aussi pertinente. Cette approche a retenu l’attention de la DSI et a permis de donner à la fois de la flexibilité mais aussi d’optimiser le timing des différents chantiers.

Enfin, le modèle économique proposé est, il faut le souligner, un modèle novateur sur le marché. Le ticket d’entrée pour la plupart des acteurs du marché est élevé, et il est surtout relayé par des coûts récurrents dissuasifs pour une plateforme qui a vocation à être étendue sur un périmètre utilisateurs plus large.

Le choix de Keepeek a été confirmé après un processus minutieux de sélection d’une dizaine d’autres éditeurs.

Le choix d’utiliser le Cloud Keepeek était-il évident pour vous ?

Cette décision a été longuement discutée en interne. Ce n’était pas forcément dans nos habitudes d’opter pour une plateforme et un stockage de données stratégiques externes à nos murs. Cependant, notre partenaire Keepeek nous a convaincu de la solidité de son modèle. D’autre part, notre choix s’inscrit dans une évolution naturelle d’urbanisation de notre SI. Et ce projet de plateforme extérieure dans le cloud vient rejoindre d’autres projets initiés aussi au sein du Groupe.

Tout le monde parle d’approche agile, mais concrètement qu’est-ce que cela apporte à un projet d’identité de marque ?

Dans notre cas cette approche a tout son sens.
Tout d’abord l’ensemble du groupe migre progressivement vers des méthodologies agiles. La mesure de l’amélioration devient culturelle.
Il nous fallait donc trouver un partenaire sensibilisé à notre démarche.

Au moment des appels d’offres tous les candidats se déclarent agiles, et au moment de la mise en place on revient vite aux vieilles habitudes de cycle en V.
Nous avons challengé Keepeek sur ses compétences dans l’agilité. Leur démarche hybride Scrum et Kanban pour traiter les projets nous a convaincu. Les cérémonies de l’agile et notamment les standups font partie intégrale de leur culture d’entreprise.

Le projet a donc suivi une démarche Kanban grâce notamment à nos tableaux virtuels. Ce processus est certainement une des clés de réussite du projet. Beaucoup de questions étaient à résoudre et il aurait été impossible de « spécifier » dans le détail tous ces sujets. Notre démarche itérative a permis de résoudre la majorité des problèmes de façon progressive. Nous avons priorisé les demandes en fonction de leur valeur estimée pour le projet et abandonné les autres. Keepeek nous a accompagné dans ces choix et a fait évoluer sa solution pour prendre en compte ces demandes argumentées.

Avez-vous eu besoin de faire évoluer la solution pour répondre à vos besoins métiers ?

En choisissant Keepeek, nous souhaitions disposer d’une solution éprouvée et flexible. Il y avait cependant un contrat moral avec le métier : ne pas demander de développements spécifiques à l’éditeur, pour simplifier le support et les coûts de fonctionnement.

Une fois l’éditeur choisi, nous nous sommes efforcés d’orienter nos choix vers ce que la solution proposait en standard. Cette démarche est vertueuse car elle permet de fixer un cadre aux utilisateurs métiers, et aussi d’adapter leur processus. Dans certain cas, l’outil Keepeek a développé des fonctionnalités qui sont devenues des fonctions standard de l’outil.

Notre souhait de coller au plus près à l’outil standard nous a permis de lancer le projet en temps et en heure, tout en respectant le cadre budgétaire initial. Une véritable réussite pour un projet métier et IT de cette ampleur.

Quelques chiffres clés sur la solution Keepeek du Groupe Rocher !

– 7 marques
– Plus de 220 000 médias de qualité, classés et indexés, soit environ 3 To
– 2000 utilisateurs
– Plus de 950 connexions quotidiennes en moyenne
– 64 pays

La Saison 2 arrive prochainement ! Quel Product Information Management (PIM) pour le Groupe Rocher

DAM du Groupe Rocher

Un nouveau DAM pour les marques du Groupe Rocher

DAM Yves Rocher

1ère Saison Quel DAM pour le Groupe Rocher – Episode 1 : Comment définir et déployer un projet multi-marques de dimension internationale


Au service de la beauté et du bien-être des femmes, les marques du Groupe Rocher doivent afficher une identité de marque à la hauteur de leur réputation respective.

Chaque jour des centaines d’assets digitaux sont produits et répertoriés dans plus de quinze pays pour promouvoir les marques et appuyer les processus de vente. Les marques du groupe ont donc décidé de regrouper leurs forces pour construire un référentiel de contenus et uniformiser leurs pratiques. Véritable Google des marques du groupe, ce nouveau dispositif appelé MyMedia appuie au quotidien les équipes en charge des supports de communication commerciales et corporate.

La société française Keepeek a été retenue pour accompagner le Groupe Rocher dans toutes les étapes de mise en œuvre de ce projet multi-marques et multi-pays.
Madame Christine Ambros, directrice des Moyens Marketing et Communication et du programme MyMedia et Monsieur Mansour Kellel, Responsable Digital et membre du comité de pilotage du projet MyMedia, ont accepté de répondre à nos questions sur les enjeux et rouages de ce projet de Media Content Management.

Quels sont les enjeux stratégiques d’un tel projet au sein du Groupe Rocher ?

Les marques du groupe Rocher utilisent depuis quelques d’années différents outils de gestion de media (Photothèques, Sharepoint, OneDrive, espaces réseaux, …). Chacune disposait de son propre éventail de solutions, parfois vieillissantes.

Il est devenu vital de rationaliser et d’harmoniser les processus de référencement et de diffusion des assets autour d’une seule solution de dernière génération.
Les principaux enjeux du projet étaient multiples :

– Réaliser des économies d’échelle sur les coûts de production et de gestion des contenus

– Maitriser notre image de marque et assurer sa cohérence dans le monde entier

– Rationaliser et harmoniser les processus de production entre les marques

– Bénéficier d’une meilleure réutilisation des contenus, notamment à l’international

– Sécuriser notre patrimoine de contenus des marques et du Groupe

– Remplacer des outils devenus obsolètes

A-t-il été facile de convaincre les marques de rejoindre ce projet de consolidation ?

Plus de 7 marques sont aujourd’hui représentées au sein du groupe : Yves Rocher, Stanhome/ Kiotis, ID Parfum, Docteur Pierre Ricaud, Daniel Jouvance et Petit Bateau.

Chacune a une identité de marque forte et bien ancrée auprès du grand public. Il s’agissait donc pour nous de les convaincre de rejoindre un projet commun tout en conservant la dynamique créative de chaque marque. Les marques ont adhéré à notre proposition car nous sommes tous convaincus de la nécessité stratégique d’harmoniser nos processus et nos standards relatifs à la gestion des assets multimédia. C’est grâce à la volonté de l’ensemble des marques de travailler ensemble que nous avons convaincu notre direction de lancer ce projet ambitieux. Pour permettre une adhésion complète des marques à ce projet, l’implication de la Direction Digitale du Groupe ainsi que la Direction de la Communication marque Yves Rocher ont été primordiales. De plus, l’ensemble des Directeurs de zone Business ont également contribué à l’adoption de ce projet.

Comment mène-t-on un projet de Media Content Management multi-marques ?

C’est effectivement le premier défi que nous avons eu à relever. Nous avons d’abord mené des travaux préparatoires pour identifier les sujets qui avaient une portée multi-marques.
Ce nous a permis d’identifier les questions suivantes :

– Comment faire converger les processus ?
– Quels partis-pris peuvent être partagés par l’ensemble des marques ?
o Continuité de l’expérience utilisateurs passant d’une marque à l’autre (mêmes règles de chargement, classement, publication, …)
o Notices et définition des objets communs (à 80%) entre les marques
o Grands principes concernant les accès, les profils et les droits
o Enjeux communs de performance outil
o Comment s’accorder sur un cadre commun (Structure du plan de classement, nommage des dossiers, définition des profils, droits à l’image, …) ?

– Comment trouver un modèle d’organisation des contenus qui soit compatible avec les spécificités de chaque marque ?
– Comment trouver des formats de contenus qui soient adaptés à tous les usages des marques ?
– Comment trouver des règles de gouvernance communes?

Les ateliers de conception ont rassemblé toutes les marques. Nous avons décidé de démarrer le projet avec une marque pilote (Yves Rocher), puis d’intégrer les autres marques au fur et à mesure.
Dès le début du projet, nous avons validé avec les marques les règles du jeu pour maximiser l’utilisation du produit Keepeek. Ce travail amont a constitué une clé dans la réussite de ce projet multi-marques.

Durant le projet, chaque marque était représentée par un Key User qui portait les questions et les décisions. Les différentes marques étaient donc parti-prenantes de la majorité des décisions.

Sur le terrain, nous avons pu mesurer la différence d’approche de chaque marque autour de leurs processus.
Sur le plan du projet il était donc fondamental de prendre en compte ces différences pour assurer une transition et une conduite du changement efficace.

Justement, comment la conduite du changement a-t-elle été orchestrée ?

La conduite du changement s’est opérée à plusieurs niveaux.

Sur le terrain

Avec Keepeek, nous avons organisé dans un premier temps des ateliers communs, puis des ateliers par marque. C’est le Key User qui dès le début du projet avait pour mission :
– De participer aux ateliers de conception/paramétrage multi-marques
– D’évaluer les spécificités de sa marque,
o De définir les plans de classement
o De définir le look&feel du Front Office de sa marque
o De contribuer à la reprise des données de son périmètre

Un plan de communication a également été mis en place via des envois de newsletters, des rendez-vous physiques. Il y a aussi eu une communication plus virale sur le réseau social interne et des vidéos produites réalisées pour à l’occasion. Cette conduite du changement a permis d’informer et de former tout le monde pour que MyMedia soit une solution qui s’inscrive au cœur du quotidien de chaque collaborateur.

Auprès des comités directions, nous avons mené des road show auprès des comités de direction pour informer les différents sponsors de l’avancée du projet. Le projet a également été présenté à notre Direction Générale. L’implication directe de notre hiérarchie dans ce projet nous a considérablement aidé.

Les marques du Groupe Rocher sont très présentes à l’international. Comment avez-vous abordé ce sujet ?

DAM Yves Rocher

Un des enjeux du projet réside dans la maitrise de l’image des Marques à l’international. Pour cela, nous avons dû renforcer notre vigilance en s’assurant de la disponibilité de l’anglais (interface et contenus d’indexation), de l’accès « anywhere »

Les principaux points sur lesquels a porté notre attention sont les suivants :
– Anglais : Interface et Contenus d’indexation
– Accès « anywhere » et maitrise de la gestion des profils
– Positionnement d’un outil de référence « emblématique » de l’image de marque. Nous en avons profité pour revisiter l’ensemble des contenus en adéquation avec cet objectif.
– Monitoring à l’échelle internationale : Nouvelle fonction de process owner en lien avec tous les pays, support métier et technique.

Sur le plan du projet, nous avons identifié des collaborateurs du groupe dans 3 pays pour nous aider dans la construction de la solution. Ensuite, les référents locaux de l’ensemble des pays ont assuré la communication et la formation auprès des utilisateurs de leurs marchés. L’autre volet concerne la traduction des contenus. L’application Keepeek étant multilingue, nous avons pu organiser les contenus dans plusieurs langues.

Quelques chiffres clés sur la solution Keepeek du Groupe Rocher !

– 7 marques
– Plus de 220 000 médias de qualité, classés et indexés, soit environ 3 To
– 2000 utilisateurs
– Plus de 950 connexions quotidiennes en moyenne
– 64 pays

Découvrez l’épisode 2 de ce retour d’expérience sur les enjeux métiers et techniques du Groupe Rocher

Nouvelle équipe documentaire Keepeek

Découvrez les super pouvoirs de notre équipe documentaire !

Nouvelle équipe documentaire Keepeek

Le succès d’une solution de Digital Asset Management est souvent conditionné à la qualité d’indexation des médias (photos, vidéos, documents…). Choix des mots clés, pertinence des médias, arborescence sont les éléments à prendre en considération pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement les ressources dont ils ont besoin.

Pour accompagner efficacement nos clients et leur permettre d’exploiter toutes les potentialités offertes par la plateforme, Keepeek s’est structuré en créant récemment son équipe documentaire.

C’est avec Cécile Odouard, responsable du pôle documentaire chez Keepeek, que nous découvrons l’organisation et les perspectives de ce nouveau service !

Pourquoi la création d’un pôle documentaire au bout de 10 ans d’existence ?

Nous avons toujours été sollicités par nos clients pour réaliser différents types de prestations documentaires. Initialement, elles étaient assurées par nos chefs de projet. Face à l’évolution continue et soutenue de notre activité, Thomas Larzillière a voulu créer un pôle d’experts pour répondre efficacement aux enjeux de nos clients. En gagnant le projet du Groupe PSA, les choses se sont accélérées et l’équipe documentaire s’est progressivement constituée.

Kpk-Mkt-Blog-Cecile

C’est donc durant l’été 2016 que j’ai rejoint Keepeek pour relever ce nouveau challenge.

Marketing Resource Management

Tristan Guillot



Très vite, il a fallu recruter de nouveaux experts. J’ai donc été rejointe par Tristan puis en fin d’année par Jonathan qui est venu grossir les rangs de l’équipe.

Jonathan Dolias


Qu’est-ce qui amène les entreprises à solliciter les services de Keepeek ?

Nos interlocuteurs sont des professionnels du marketing et de la communication. La plupart du temps, ils n’ont pas les compétences ou de spécialistes dans leurs équipes pour traiter les questions relatives à la gestion et à la valorisation de leurs ressources multimédias.

C’est donc très tôt que le besoin se fait ressentir. Nos clients cherchent à être rassurés et à gagner du temps en bénéficiant de notre expertise mais aussi de retours d’expérience clients pour disposer des bonnes pratiques.

Quelles sont les prestations proposées par le pôle documentaire ?

Il y a tout d’abord l’audit documentaire que nous proposons dès le démarrage du projet. L’objectif est d’évaluer, de structurer et de classifier le fonds multimédia. Cet audit s’appuie sur 2 questions fondamentales : qui produit et qui consomme ces ressources. Car un projet de Marketing Resource Management doit être piloté par l’usage et non par le contenu.

C’est à l’issue de l’audit documentaire que nous constituons le thésaurus ou la fameuse liste de mots clefs. En règle générale, c’est durant cette étape que nous intervenons aussi pour conseiller nos clients sur des points juridiques liés à la gestion des droits d’auteurs ou des droits à l’image.

Puis vient tout le travail d’indexation des médias, c’est à dire l’ajout de l’information pertinente et précise qui permettra aux utilisateurs de trouver ce qu’ils recherchent. C’est une prestation que nous pouvons réaliser soit au démarrage du projet, notamment dans le cadre d’une reprise de fonds documentaire, soit de façon plus ponctuelle pour gérer des pics d’activité en indexant des reportages photos, par exemple.

La formation des utilisateurs fait aussi partie de nos missions. Notre objectif est de permettre à nos clients d’être totalement autonomes dans la gestion de leur projet. Le format est relativement court et peut être réalisé à distance sous la forme de classes virtuelles ou de MOOC.

Nous avons élargi notre champ d’action en assurant l’assistance des utilisateurs. Cela peut se traduire par l’animation d’un tchat pour répondre à toutes les questions d’ordre fonctionnel sur la solution Keepeek. Notre objectif est d’offrir la meilleure expérience utilisateurs.

Qu’en est-il concrètement des missions réalisées par le pôle documentaire ?

Par exemple, Elior, groupe international de restauration collective, s’appuie sur la solution Keepeek pour gérer et partager l’ensemble de ses ressources digitales. Pour assurer la promotion de ses différents services, le groupe Elior réalise régulièrement des reportages composés chacun de plusieurs dizaines de photos. Nous assurons pour eux tout le travail d’indexation et ce dans plusieurs langues. Cela consiste à renseigner les légendes, les mots clés, la localisation mais aussi les informations concernant les droits. Nous réalisons cette prestation à distance. Nous faisons preuve d’une totale flexibilité car nous nous calons sur la saisonnalité des reportages.

Pour la Cinémathèque Française, qui gère un fonds documentaire considérable sur le cinéma, l’objectif était de pouvoir retrouver facilement et rapidement tous types de médias. La qualité des mots clés est donc cruciale. Nous sommes intervenus pour les accompagner dans la refonte de leur thésaurus. En parallèle, la Cinémathèque Française réfléchissait à une réorganisation de leur plan de classement et nous a confié également la réindexation de tous leurs médias dans la nouvelle arborescence.

Pour le groupe PSA, projet d’envergure internationale qui intègre la gestion des médias de toutes les marques du groupe (Peugeot, Citroën mais aussi DS) mais aussi d’autres services transverses, nous sommes sollicités pour réaliser différentes missions documentaires : audits pour la mise en place de nouveaux fonds, formations en français et en anglais et des missions d’alimentation de l’application et de gestion des utilisateurs. L’une de ces missions consiste à assurer à l’année à raison de 2 jours par semaine toute l’indexation de l’ensemble des services marketing et communication d’une des marques ainsi que la gestion des demandes d’inscription et de reconduction des accès. Nous animons également quotidiennement la communauté des utilisateurs grâce au tchat. Les échanges peuvent faire l’objet d’une évaluation et à ce jour, nous enregistrons plus de 90% de satisfaction.

Pour Airbus, la fusion de plusieurs médiathèques a permis la mise en place d’un référentiel unique. Le pôle documentaire est intervenu une fois la solution déployée pour conduire des formations en français pour les équipes francophones, et en anglais pour permettre aux équipes allemandes, chinoises et américaines d’être formées efficacement sur l’outil qui est lui-même, totalement multilingue.

Merci Cécile pour cet échange et ces éclairages !

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Version 4.013

Pour la fête des mères, offrez un cadeau de marque !

La nouvelle version de Keepeek 360° a été déployée le vendredi 12 mai 2017 sur le Cloud Keepeek. Découvrez les dernières nouveautés de votre solution de Digital Asset Management.

1/ A vos marques !

Vous gérez plusieurs marques dans votre backoffice. Avec la nouvelle version, vous pourrez associer un utilisateur à une marque. Facilement identifiable, la mention de la marque apparaîtra également dans l’objet lors de tout envoi d’emails depuis le backoffice.

2/ Un portail utilisateurs plus flexible

En fonction de la langue, le visuel de la page d’identification et le logo du portail se personnalisent automatiquement.

3/ Vos workflows à portée de clics 

Retrouvez facilement vos workflows depuis le moteur de recherche grâce aux mots clés (tags) qu’il est possible de renseigner dans l’onglet propriété du workflow (rubrique paramètres et étapes).

4/ Donnez plus de droits à vos gestionnaires

Offrir plus d’autonomie à vos utilisateurs tel est l’objectif de Keepeek ! Les profils gestionnaires vont pouvoir intervenir sur le paramétrage et la personnalisation d’un ou plusieurs portails utilisateurs.

Et quelques correctifs : 

– Correction d’affichage lors de la suppression d’un panier

– Amélioration de l’export FTP

– Optimisation du mécanisme de détection des doublons

Version

Pas d'abstention pour la nouvelle version

Nouvelle Version

Forte mobilisation de toute l’équipe Keepeek pour valoriser vos ressources numériques !

Découvrez vite les dernières fonctionnalités de cette nouvelle version.

1/ La famille des plugins s’agrandit

– Keepeek vous propose le plugin CKEditor pour intégrer de façon simple et rapide vos médias dans votre CMS (Drupal, WordPress…).

– Nouvelle version du plugin Photoshop pour publier dans votre Keepeek la dernière version de vos créations (PSD, TIFF, JPG)

2/ L’optimisation de l’affichage des écrans et de l’indexation

– Le travail d’indexation est désormais facilité grâce à la mise en évidence des champs non renseignés

– La consultation des associations est accessible d’un simple clic depuis la fiche résumé d’un élément

– Le mode pleine page du résultat de recherche , déjà visible dans la précédente version (possibilité de fermer la colonne de gauche), a été étendu à la page du plan de classement.

3/ L’évolution des profils utilisateurs

Fini les manipulations fastidieuses ! Vous pouvez désormais transformer facilement le profil d’un utilisateur invité en un utilisateur interne.

4/ Un portail utilisateurs plus intuitif

La personnalisation des modes de téléchargement et la consultation d’un panier sont aussi accessibles depuis le portail.
Quant aux sous-dossiers vides, ils sont automatiquement masqués aux utilisateurs.

Et bien d’autres évolutions et corrections :

– Correction du filtrage par case à cocher via l’API

– Récupération des données des profils invités

– Réintégration de l’application d’étiquettes par lot en dehors des paniers et des workflows.

– Disponibilité des galeries publiques pour toutes les langues

– Amélioration de l’interface et des boutons d’action

classement FrenchWeb

Keepeek consolide sa position dans le classement de la FrenchTech

classement FrenchWeb

En 2016 sortait le 1er classement qui recense les 500 entreprises de la Tech française. Pour cette 2ème année consécutive, Keepeek confirme sa position dans ce classement national au côté de grandes entreprises issues du e-commerce et des télécoms.

Secteur particulièrement dynamique, la Tech française emploie près de 265 000 collaborateurs pour un chiffre d’affaires annuel cumulé de 81,5 milliards d’euros en 2016. A ce titre, 36% des entreprises sont des éditeurs de logiciels.

Avec une croissance à 2 chiffres, Keepeek s’appuie sur la confiance de plus de 250 entreprises et organisations. A l’écoute de nos clients, nous nous inscrivons dans une démarche de co-développement pour satisfaire les attentes des utilisateurs. Chaque année, plus de 99% de nos clients nous renouvellent leur confiance.

Agilité, réactivité et proximité sont les ingrédients qui font le succès de Keepeek pour cette solution 100% française. Afin de soutenir notre développement et offrir la meilleure expérience client, nous sommes à la recherche de nouveaux talents pour consolider nos équipes de développement (Rennes) et notre direction projet et documentation.

Envoyez-nous votre parcours à contact@keepeek.com.

 

 

En 2016 sortait le 1er classement qui recense les 500 entreprises de la Tech française. Pour cette 2ème année consécutive, Keepeek confirme sa position dans ce classement national au côté de grandes entreprises issues du e-commerce et des télécoms.

En 2016 sortait le 1er classement qui recense les 500 entreprises de la Tech française. Pour cette 2ème année consécutive, Keepeek confirme sa position dans ce classement national au côté de grandes entreprises issues du e-commerce et des télécoms.

2016 sortait le 1er classement qui recense les 500 entreprises de la Tech française. Pour cette 2ème année consécutive, Keepeek confirme sa position dans ce classement national au côté de grandes entreprises issues du e-commerce et des télécoms.

Pour cette 2ème année consécutive, Keepeek confirme sa position dans ce classement national au côté de grandes entreprises issues du e-commerce et des télécoms.

Avec une croissance à 2 chiffres, Keepeek s’appuie sur la confiance de plus de 250 entreprises et organisations. A l’écoute de nos clients, nous nous inscrivons dans une démarche de co-développement pour satisfaire les attentes des utilisateurs. Chaque année, plus de 99% de nos clients nous renouvellent leur confiance.

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