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Nouvelle version 4.12.0 de Keepeek : Branchez votre DAM à votre écosystème

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Dans une enquête publiée fin avril*, le CESIN estime qu’en moyenne les entreprises sont officiellement équipées de 30 à 40 applications cloud. Un chiffre en réalité sous-estimé, mais qui éclaire sur la montée réelle des outils collaboratifs. Pour vous accompagner dans cette évolution, Keepeek multiplie les passerelles avec vos autres outils.

Ainsi, après l’intégration avec Adobe Indesign, Keepeek vous propose aujourd’hui un nouveau plugin permettant l’import et l’export de médias directement depuis Google Drive.

Et pour une adaptation toujours plus poussée avec votre environnement, vous pourrez personnaliser les emails envoyés depuis votre DAM.

Notre version de mai apporte également son lot d’optimisations, pour une gestion simplifiée de votre thésaurus au quotidien.

🗓 Retrouvez les nouveautés de la version 4.12.0, disponible depuis le 11 mai sur le Cloud.

 

1/💥NOUVEAU 💥Import et export de médias avec Google Drive

Après AdobeⓇ Creative CloudⓇ, MicrosoftⓇ Office et SharePointⓇ, votre back-office Keepeek s’interface désormais avec Google Drive.

Importez facilement des éléments depuis votre espace Google Drive vers Keepeek, sans avoir à les télécharger localement sur votre poste de travail. Depuis la fenêtre d’import Keepeek, cliquez sur le bouton “Google Drive” pour accéder à vos fichiers en ligne et sélectionner ceux que vous souhaitez importer.

Vous pourrez également exporter des médias vers le dossier Google Drive de votre choix, depuis votre back-office comme depuis vos portails utilisateurs. Pour cela, il vous suffit de choisir “Google Drive” dans la fenêtre d’envoi des médias.

👷👷‍♀️ Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, merci de vous rapprocher de votre Chef de Projet Keepeek.

 

2/💥NOUVEAU 💥Personnalisation des emails envoyés depuis Keepeek

Harmonisez les emails envoyés à vos utilisateurs lors de partages d’éléments, notifications, etc. avec les autres communications de votre entreprise !

Pour les adapter à votre charte, vous pouvez désormais :

– customiser les objets des emails, pour y ajouter par exemple le nom de votre société ou de votre médiathèque

– ajouter une entête et un pied de mail, intégrant votre logo

– adapter la couleur des boutons d’action présents dans le corps du mail

👷👷‍♀️Pour définir vos templates d’emails, nous vous invitons à vous rapprocher de votre Chef de Projet Keepeek.

 

3/OPTIMISÉ Gestion du thésaurus

Pour une gestion plus efficace de votre thésaurus, colonne vertébrale de votre DAM, découvrez une foule d’améliorations:

– Optimisation de la pertinence des suggestions dans les champs liés au thésaurus, lors de l’indexation

– Possibilité de désactiver l’affichage des compteurs d’éléments associés aux termes du thésaurus. Idéale pour gagner en performance d’affichage, dans le cas de thésaurus volumineux, cette fonctionnalité est paramétrable depuis le menu de la page “Termes du thésaurus”

– Possibilité de déplacer un mot-clé à la racine du thésaurus, dans le cas où il ne peut se rattacher à aucun terme existant

– Possibilité de déplacer un mot-clé dans l’arborescence du thésaurus, en choisissant directement son dossier-cible. Une alternative pratique au drag-and-drop pour les thésaurus volumineux !

– Possibilité d’exporter un thésaurus dans toutes les langues, en une seule fois. Un gain de temps conséquent pour vérifier que votre thésaurus est complet dans l’ensemble des langues de recherche !

– Retrait de l’affichage des synonymes présents dans le thésaurus dans les recherches par facettes

 

4/OPTIMISÉ Notification d’expiration des éléments

Keepeek vous permet d’identifier facilement les médias dont les droits sont expirés, pour les retirer de vos communications.

Recevez leur liste détaillée, via des notifications incluant désormais:

– Pour les Administrateurs: la liste des 50 premiers éléments expirés, avec affichage d’une vignette et lien direct vers le détail de chaque média, un fichier Excel reprenant la liste complète des éléments

– Pour les utilisateurs ayant téléchargé un média arrivé à expiration: la liste des médias expirés ainsi que la dernière action effectuée (export, modification, annotation etc.)

 

5/💥NOUVEAU 💥Adaptation automatique de la qualité de diffusion des vidéos

Pour une lecture toujours fluide de vos vidéos, le player Keepeek adapte automatiquement leur format de lecture en fonction de la bande passante disponible et de la résolution de l’écran de vos visiteurs.

Disponible depuis mars sur votre back-office, cette évolution est désormais disponible pour les vidéos consultées sur vos portails utilisateurs.

👷👷‍♀️Pour activer cette fonctionnalité, nous vous invitons à vous rapprocher de votre Chef de Projet Keepeek.

 

*Source: Club des Experts de la Sécurité de l’Information et du Numérique, rapport Shadow IT France 2017 Symantec/CESIN

 

10 bonnes idées pour rater son projet de DAM

 

Ça y est, la mise en place d’un DAM a été validée par votre Direction ! Rassurez-vous, il est toujours temps de saboter ce beau projet… Depuis l’expression de besoin jusqu’au déploiement auprès des utilisateurs, découvrez toutes les occasions de réduire à néant l’efficacité de votre plateforme.

 

Dans la définition du projet  :

1. N’impliquez pas les autres services

C’est VOTRE projet, pour VOS besoins spécifiques.Vous avez les médias, vous savez ce qui est bon pour votre DAM. Il est donc essentiel qu’il reste bien à part de votre écosystème. Il ne s’agirait pas qu’il s’interface avec votre intranet ou qu’il puisse alimenter directement votre plateforme e-commerce, par exemple ?!

2. Inspirez-vous des solutions grand public

Les fonctionnalités de Youtube ou Facebook sont forcément adaptées à la gestion de médias en entreprise. Pourquoi se priver ? Après tout, qui peut le plus peut le moins !

3. N’uniformisez pas le format de vos contenus

Chaque service a ses propres besoins, chacun a ses formats spécifiques. Ne perdez pas de temps à essayer de mettre tout le monde d’accord !

 

Votre DAM tient toujours la route ? Tout n’est pas encore perdu !

Dans l’indexation de vos médias :

4. Laissez chacun trouver ses bons mots-clés  

N’essayez pas de trouver un vocabulaire commun pour indexer les médias. Laissez les utilisateurs utiliser leurs propres termes. Chacun a le droit d’avoir son point de vue !

5. Misez tout sur l’intelligence artificielle

Plus besoin de mettre des mots-clés sur les contenus. L’intelligence artificielle permet à coup sûr de proposer les mots-clés à partir des images. Que de temps gagné !

6. Rendez obligatoires un maximum de champs d’indexation

Voici une astuce imparable pour éviter que vos collaborateurs, photographes ou agences, ne vous livrent du contenu trop facilement : rendez obligatoires un maximum de champs d’indexation sur les fiches de vos médias. Ainsi, les contributeurs seront vite découragés et renonceront à utiliser le DAM. Mission accomplie !

7. Reprenez un maximum de contenus sans trier

Le Cloud est extensible, autant en profiter ! Pas besoin de trier les contenus, ni de supprimer ceux dont les droits sont expirés. Les utilisateurs sauront choisir eux-mêmes parmi les résultats.

 

Votre DAM a été déployé ? Restez zen, il vous reste une chance de l’anéantir !  

Dans la prise en main du DAM:

8. N’accompagnez pas vos utilisateurs

Ils sauront trouver eux-mêmes les bonnes pratiques et mettront en place les workflows adaptés à leurs habitudes de travail.

9. Placez-vous sur toute la chaîne de validation

Les utilisateurs doivent passer par vous pour télécharger les fichiers HD, ou pour ajouter de nouveaux contenus. Afin de rester le Maître-unique-et-tout-puissant de vos contenus, mettez vite en place des autorisations grâce auxquelles vous validerez systématiquement toutes les demandes d’imports et exports. Ainsi, vous contrôlez le système. Tant pis si ça ralentit tout.

10. Laissez votre DAM vivre sa vie !

Vous n’avez besoin de personne d’autre pour animer votre DAM. Il peut très bien vivre sa vie en toute autonomie, c’est bien pour cela qu’on l’a mis en place non ?

N’utilisez pas les rapports statistiques pour optimiser votre indexation ou détecter de nouveaux besoins de contenus. Et enfin, ne faites SURTOUT PAS évoluer votre solution. Pourquoi vouloir être agile et évolutif, lorsqu’on peut être monolithique et figé ? Ainsi, si vous identifiez de nouveaux besoins métier, n’en parlez pas à votre éditeur de DAM; au risque qu’il vous propose une solution pour y répondre.

 

Et aussi :

11. Demandez tout, tout de suite

La clé d’une solution complète, c’est un cahier des charges le plus exhaustif possible. Listez soigneusement toutes les fonctionnalités souhaitées – même celles dont vous n’êtes pas certain qu’elles correspondent à un véritable besoin métier, puis ne faites aucune concession sur leur priorité. Enfin, n’écoutez pas votre fournisseur lorsqu’il vous conseillera sur l’intégration de votre DAM avec votre cycle de production et vos autres outils.

12. Gardez votre projet top secret jusqu’à son lancement   

Encore une fois, il s’agit de VOTRE projet ! N’impliquez surtout pas les futurs contributeurs et visiteurs de votre DAM; ils risqueraient de s’exprimer sur leurs besoins métier. En conséquence, ne constituez PAS une équipe projet transverse. Et surtout, surtout, garder votre projet secret permettra d’éviter de trouver des sponsors internes, capables de faciliter la conduite du changement (nous en reparlerons plus tard).

13. Déclinez soigneusement chacun de vos médias dans l’ensemble des formats possibles

On ne le répètera jamais assez, il vaut mieux trop que pas assez ! OK, votre DAM saura parfaitement exporter automatiquement vos contenus aux formats demandés – qu’il s’agisse de fichiers HD pour du print ou d’édition de vignettes à partager sur les réseaux sociaux. Mais autant décliner vous-même tous les formats possibles, les stocker sur votre DAM “au cas ou” et noyer vos utilisateurs sous une masse de contenus identiques.

14. Laissez la nouveauté faire son effet

C’est une évidence: les entreprises aiment le changement. Vous pouvez donc partir du principe que vos collaborateurs sont impatients de changer leurs habitudes de travail – même mauvaises, pour adopter votre nouveau joujou. Pour leur démontrer l’intérêt du DAM, ne vous appuyez donc pas sur des exemples concrets, tirés de leurs tâches quotidiennes. Laissez-les plutôt découvrir l’outil et se débrouiller seuls, sans formation ni accompagnement par des champions internes.

 

Si malgré toutes ces bonnes idées, vous préférez que votre projet de DAM soit une réussite…toutes nos félicitations !

Keepeek sera ravi de vous aider à formaliser votre besoin et mettre en place une solution performante, adaptée à vos problématiques. Expertise technique et documentaire, équipe projet dédiée, accompagnement au changement, formation de vos utilisateurs : mettez toutes les chances de votre côté en choisissant Keepeek pour vous accompagner.

Contactez-nous et testez gratuitement la solution Keepeek.

 

Les outils statistiques, votre console de pilotage remixée

Comment savoir si un outil est efficace ? À question simple, réponse simple: en regardant si on s’en sert.

Dans le cas du DAM, encore faut-il que les contenus mis à disposition des utilisateurs soient pertinents, et correctement valorisés. Et parce qu’ils dépendent de vos nouveautés produit ou des événements qui rythment l’activité de votre entreprise, ces contenus sont mouvants. Conclusion : votre DAM vit !

Disponible depuis janvier 2018, le nouveau module de statistiques Keepeek s’est enrichi de fonctionnalités essentielles pour suivre l’activité de vos utilisateurs, la vitalité de vos plateformes Back-Office et portails utilisateurs, ainsi que la pertinence de votre fonds documentaire.

Sa nouvelle interface, à la fois plus complète et plus intuitive a été spécialement pensée pour l’édition de rapports visuels.

 

Véritable boîte à outils, le module de statistiques Keepeek vous permet de monitorer:

📈 Le dynamisme de vos plateformes : statistiques d’import, consultation et téléchargement de vos médias

📈 Les recherches effectuées par vos utilisateurs : nombre de recherches effectuées, résultats de recherches, mode de recherche utilisés

📈 L’activité de vos utilisateurs : filtre des statistiques par groupes d’utilisateurs

📈 La pertinence de vos contenus : résultats de recherches, nombre de vidéos lancées et durée de lecture

📈 La portée de vos médias sur Internet et sur les réseaux sociaux : nombre de consultations et téléchargement depuis des sites tiers, nombre de consultations et partage sur les réseaux sociaux

Le nouveau module de statistiques Keepeek v4, centre de contrôle de votre DAM.

Pour une intégration à vos présentations ou le partage de vos KPIs, l’ensemble des statistiques est disponible à la visualisation, l’export et l’impression au format PDF.

 

Crédit photo : Nicole De Khors

Reconnaissance automatique des visages

Vos photos se révèlent, grâce à la reconnaissance automatique de visages !

Reconnaissance automatique des visages

Chez Keepeek, notre philosophie est de vous accompagner dans le respect de
vos habitudes de travail. Nous sommes conscients des changements profonds
qui les impactent: transformation numérique, développement des digital
workplaces et interconnexion des outils. Nous croyons également au
potentiel de l’intelligence artificielle, comme moyen de servir ces
nouveaux besoins.

Notre version de printemps apporte ainsi deux nouveautés fortes, pour
accompagner ces évolutions et toujours mieux intégrer votre DAM à votre
écosystème.

🗓 Retrouvez vite les nouveautés de la version 4.11.0, disponible depuis le
13 avril sur le Cloud !

 

1/💥NOUVEAU 💥Reconnaissance automatique de visages

Fruit de plusieurs mois de travail de notre équipe R&D, la
reconnaissance faciale est votre nouvel atout productivité !
Particulièrement utile pour la mise en avant des personnalités présentes
dans votre fonds, l’illustration d’articles et de reportages corporate,
notre algorithme vous fera gagner un temps précieux.

Comment ? Sur un média – ou une sélection de médias, Keepeek détecte les
zones de visages et vous invite à saisir une première fois le nom de la
personne représentée. Puis pour les photos suivantes, l’algorithme
auto-apprenant vous suggère automatiquement le nom de la(les) personne(s) à
l’écran.

Ainsi, vous pouvez indexer rapidement et intuitivement les personnes
présentes sur vos photos, puis retrouver facilement l’ensemble des photos
liées à une personne.

Enfin, grâce à l’écran de navigation par personnes, Keepeek vous propose un
véritable répertoire des personnes identifiées dans votre fonds
documentaire.

 

2/💥NOUVEAU 💥Plugin Adobe InDesign

Après Adobe Photoshop et Microsoft Office, Keepeek s’interface avec le
logiciel PAO d’Adobe Creative Suite.

D’un simple clic dans votre interface InDesign, intégrez simplement des
images extraites de votre fonds documentaire dans vos compositions. Plus
besoin de les télécharger au préalable sur votre poste de travail, puis les
ré-importer dans InDesign !

Passeport pour un DAM multilingue

Des collaborateurs de différentes nationalités, des partenaires et des clients présents dans différents pays…la réalité de votre activité fait que vos outils doivent s’adapter à votre environnement de travail et vos enjeux internationaux. Votre solution de Digital Asset Management n’échappe pas à la règle !

Mais si la création, l’ajout et le partage de vos médias nécessitent des interfaces multilingues, il ne s’agit que la partie émergée de l’iceberg. La mise en place d’un DAM multilingue implique en effet une adaptation des composantes techniques de votre logiciel ainsi que des expertises particulières chez les équipes en charge de vous accompagner.

Alors quels sont les prérequis, les challenges et les facteurs clés de réussite d’un projet multilingue ?  

 

Afficher, indexer et rechercher automatiquement en différentes langues

Savoir afficher des médias en différentes langues est évidemment indispensable.  Disponibles en 5 langues, les interfaces de back office comme les portails utilisateurs Keepeek s’affichent en français, anglais, allemand, espagnol et italien.

Surtout, elles sont capables de s’adapter automatiquement à la langue de l’utilisateur dans le cas d’une authentification SSO (fonctionnalité disponible depuis la version 4.9.0). Un atout pour favoriser l’adoption et l’usage au quotidien du DAM par les contributeurs et utilisateurs externes !

Mais le succès d’un DAM multilingue repose sur la gestion automatique des langues du dictionnaire.

Pas question de perdre du temps à dupliquer vos contenus pour les indexer en différentes langues : une fois votre plan de classement et votre thesaurus définis dans votre langue d’origine, il suffit de les traduire dans les langues de votre choix. Ensuite, Keepeek se charge d’indexer un même média sous les différents libellés correspondants. Par exemple, un tag “avion” dans le thesaurus français aura une correspondance “aircraft” en anglais. Ainsi, une photo taguée “aircraft” dans sa fiche par un contributeur anglophone sera automatiquement indexée des deux tags “aircraft” et “avion”.

Ici, l’aide de documentalistes experts peut s’avérer précieuse, afin de créer le dictionnaire multilingue le plus pertinent. Et si vous possédez une base documentaire déjà indexée, la recopie automatique des valeurs de champ d’une langue vers une autre constituera un gain de temps conséquent.

Parce que votre dictionnaire est susceptible d’évoluer au fil de votre activité, il est aussi important que les administrateurs gardent la main dessus. Avec Keepeek, vous pouvez ainsi mettre à jour vos dictionnaires seuls, dans l’ensemble des langues concernées.  

De la même manière, le moteur de recherche de Keepeek adapte son comportement en fonction de la langue de l’utilisateur, choisie dans ses Préférences ou détectée automatiquement dans le cas d’une connexion SSO.
 

Une expertise d’accompagnement bilingue

Mais au-delà des fonctionnalités de la plateforme, une des clés d’un projet DAM réussi réside dans la capacité des équipes à vous accompagner: comprendre vos besoins, vous épauler pour la classification de votre fonds média et s’assurer des bonnes conditions de déploiement auprès de vos utilisateurs.

Basées en France, les équipes Keepeek savent s’adapter à la distance et au décalage horaire pour mettre en oeuvre les DAM de leurs clients internationaux. Visioconférences, partage de plannings détaillés et qualité des échanges entre les interlocuteurs font partie des outils des Chefs de Projet et Experts Documentalistes Keepeek pour mener à bien les projets en langue anglaise.  
 

Le multilingue: une question essentielle de votre cahier des charges

Pour résumer, la dimension multilingue doit faire partie de votre réflexion lors de l’écriture de votre projet de DAM: quelle est votre langue de travail, celle(s) de votre public et contributeurs, celle(s) de votre fonds média existant?

Quelle que soit la réponse, détendez-vous : chez Keepeek, la barrière de la langue de nous fait pas peur ! Avec des clients localisés aujourd’hui en Europe, Amérique du Nord ou encore au Moyen-Orient, près de 50% des projets gérés par Keepeek impliquent une dimension multilingue.

Keepeek recrute un Super Développeur R&D (F/H)

Keepeek recherche son nouveau Super Développeur R&D, pour son agence de Rennes.

 

Votre future mission ? Apporter de la valeur à nos technologies pour servir les futurs besoins de nos clients :

-Dès la conception, vous aidez le Product Owner à orienter les fonctionnalités pour leur apporter une valeur technologique

-Vous assurez le développement de toutes ces nouvelles idées

-Vous démontrez la pertinence de vos travaux lors des cérémonies agiles

-Vous participez quotidiennement à l’amélioration continue de l’équipe

 

Découvrez l’annonce complète et rejoignez-nous !

Keepeek recrute un(e) Ingénieur(e) Commercial(e)

Keepeek recherche aujourd’hui un(e) Ingénieur(e) Commercial(e) pour rejoindre l’aventure !

Détails du poste

Ce poste en CDI est basé à Paris, dans le 11e arrondissement et inclut des déplacements chez les clients, principalement à Paris et en région parisienne.

Rémunération: 45-70K€

 

Vos futures missions

Vous intégrez une équipe commerciale soudée et efficace, composée de 3 personnes.

Vous êtes en charge de commercialiser les projets de Digital Asset Management (DAM) auprès des clients de Keepeek, majoritairement des grands comptes. Chez les clients, vos principaux contacts seront la direction marketing/communication et les directions informatiques.

Vos principales missions sont:

Chercher de nouveaux clients et assurer le cycle de vente de la prospection à la signature :

-Chasse

-Qualification

-Présentations, démonstrations

-Analyse et élaboration des documents de réponse

-Argumentation, réponses aux objections

-Soutenances

-Négociations

-Construction juridique

-Closing et signature

Accompagner les clients existant pour assurer leur rétention et le développement de l’upsale:

-Suivre régulièrement le portefeuille clients

-Identifier les pistes de vente complémentaire

-Identifier les risques de perte de client

-Mettre à jour les contrats et les documents administratifs en vue des renouvellements

Participer à toutes les actions marketing dans le but de promouvoir Keepeek :

-Participer activement aux salons

-Participer activement aux évènements internes

-Participer aux campagnes de mailing et de chasse

-Participer à la réalisation des success stories

Assurer un travail rigoureux de reporting sur les prévisionnels, les signatures et les paiements dans le CRM et les fichiers de Suivi

Assurer un travail de médiation en cas d’incident, de problème de dérive ou tout autre cause entre le client et l’équipe de projet & intégration

Animer les tâches liées à la facturation des clients:

-Identifier les factures à émettre

-Suivre la facturation des projets

-Suivre les impayés et relances

 

Et si c’était vous ?

De formation commerciale supérieure, vous avez une expérience réussie et significative d’au minimum 5 ans en tant qu’ingénieur commercial dans la vente de logiciels et de prestations.

Vous possédez un solide niveau d’anglais, pour répondre aux appels d’offre et échanger avec vos clients au quotidien.

Vous avez l’habitude de travailler avec des grands comptes et savez adapter votre approche pour tenir compte de leurs processus d’achats.

D’un tempérament chasseur et pourvu d’un excellent relationnel, vous savez convaincre les décideurs. À l’écoute, vous aimez comprendre les problématiques des clients et votre capacité d’analyse vous permet de leur proposer la meilleure solution.

Votre sens de l’engagement, votre enthousiasme et votre bonne humeur seront des qualités essentielles pour vous épanouir au sein de notre entreprise libérée.

Rejoignez l’aventure Keepeek et envoyez vos candidatures à jobsales@keepeek.com, en précisant la référence INGECO-1803.

 

En savoir plus sur Keepeek

Entreprise survitaminée, Keepeek est le leader français du Digital Asset Management.

Nous accompagnons les entreprises dans la valorisation de leurs fonds marketing et communication, en proposant des solutions Saas de création, organisation et diffusion de contenus digitaux.

Avec un portefeuille de plus de 300 clients, Keepeek accompagne notamment PSA, Bpifrance, Groupe Rocher, le Ministère de la Culture, Intermarché, Petit Bateau, Saint-Gobain et Bureau Veritas.

Solide et dynamique, l’entreprise connaît une croissance annuelle toujours supérieure à 20% depuis sa création.

En 2017, Keepeek réalise ainsi un chiffre d’affaires de 2,7M€ et emploie 40 collaborateurs dans ses agences de Paris et Rennes.

Basée sur une grande culture de l’agilité et du lean, Keepeek est résolument tournée vers un management libéré et de proximité. Une attention particulière est donnée au quotidien à la qualité du management et de la communication entre les équipes. Les initiatives collectives et individuelles sont particulièrement appréciées et valorisées.

 

L’expertise documentaire, accélérateur indispensable de vos projets

Ça y est, vous êtes convaincus du besoin de vous équiper en solution de Digital Asset Management pour mettre en valeur vos éléments de communication, fluidifier la production et le partage de vos médias ? C’est parti pour le lancement de votre projet de DAM !

Attention toutefois de ne pas confondre vitesse et précipitation.

En effet, pas question de bloquer le déploiement de votre plateforme DAM, non pas à cause de considérations techniques, mais à cause de l’organisation de votre fonds documentaire !

Impensable que le temps passé à la reprise et l’indexation de vos médias bloque le déploiement de la plateforme. Ou pire, que celle ci soit mise en ligne…vide !  

Pas question non plus de risquer d’accumuler du retard dès le début du projet.

Nous vous avons déjà détaillé l’importance du thésaurus dans le succès de votre projet de DAM. Mais quand adresser l’épineuse question de l’indexation ? Quelles sont les compétences et ressources nécessaires en interne ?

Découvrez ici pourquoi et comment une expertise documentaire s’avère précieuse… et souvent indispensable pour accélérer le lancement de votre projet.

 

Les premières questions de votre projet : qui sont vos clients et quels sont leurs usages ?

Une fois votre solution de DAM en place, qui seront ses administrateurs et contributeurs au quotidien ? Dans la plupart des cas, il s’agira des équipes Marketing et Communication. Or, les profils qui produisent et indexent les illustrations, photos et vidéos n’ont pas toujours une connaissance des méthodologies de structuration de l’information.

Pourtant, ces compétences documentaires s’avèrent nécessaires pour la réussite du projet.  Pourquoi construire un thésaurus sur mesure, quel plan de classement choisir ou encore quels champs d’indexation rendre obligatoires sont autant de questions nécessitant une expertise fine.

Quel sera le profil des utilisateurs finaux : grand public et/ou professionnels familiers du vocabulaire technique de votre secteur d’activité ? Quelles langues parlent-ils ?

Quels accès et droits autoriser à chaque typologie d’utilisateurs ?

Et face à ces interrogations, par quoi commencer ? Il y a de quoi se sentir perdu…

Or, non-seulement ces étapes sont obligatoires, mais ce sont elles qui détermineront la qualité d’indexation des médias. Et de l’indexation fine de vos médias dépendra ensuite la vitesse à laquelle les utilisateurs accéderont aux contenus correspondant à leurs recherches.

Voilà la clé pour assurer la visibilité et l’utilisation maximales de vos assets, le retour sur investissement de vos créations…et la rentabilité de votre projet de DAM !

 

Penser l’indexation dès le début du projet

Ces étapes doivent intervenir le plus tôt possible – idéalement même en phase amont, lors de la définition du projet.  

En effet, les usages qui seront faits de vos médias, ainsi que l’évaluation de leur volume et de leurs spécificités, auront un impact sur la structuration des données d’indexation.

En découle une estimation du temps et des ressources nécessaires à la reprise de vos médias. De là, le fournisseur de DAM est alors en mesure de fournir une estimation affinée du projet en terme de planning et de coût.

Chez Keepeek, cela se matérialise par un audit systématique dès le démarrage du projet, inclus avec l’achat de licence de la solution.

 

Et faire intervenir une équipe dédiée

La tentation de gérer vous-mêmes la reprise de vos médias et leur import dans votre nouvelle plateforme de DAM est grande. Après tout, qui mieux que vous connaît vos produits et votre activité ?

Cependant, cette étape cruciale et l’investissement nécessaire pour la mener à bien ne doivent pas être sous-estimés. L’indexation nécessite obligatoirement une intervention manuelle; elle peut être fastidieuse et chronophage.

Or, les responsables du projet ne sont pas forcément disponibles pour cela. A fortiori pendant la phase du début, pendant laquelle leur investissement est nécessaire à la coordination des métiers internes.

Bonne nouvelle, l’équipe de choc du Pôle Documentaire Keepeek peut vous aider !

Intervenant en tant que conseil et forte de son expérience d’accompagnement auprès de plus de 300 clients, elle dispose de deux principales armes : de la méthode et du temps.

Aujourd’hui constitué de quatre documentalistes et pouvant être renforcé en fonction de besoins ponctuels, notre Pôle Documentaire continue de s’agrandir et se spécialiser.

Les experts documentaires ont pour objectif de vous faire gagner du temps, sans mobiliser vos équipes. Leur intervention via des cérémonies établies permettent de limiter au maximum l’implication des interlocuteurs projet : sur un projet classique, 3 ateliers d’une demi-journées sont suffisants pour auditer votre plan de classement, la notice d’indexation des médias et définir les groupes utilisateurs et workflows associés.

Et pas besoin de mobiliser l’intégralité des équipes : un seul interlocuteur métier est suffisant: la personne qui connaît le mieux les besoins des utilisateurs finaux; souvent le chef de projet côté marketing.  

Ensuite, les documentalistes paramètrent directement le plan de classement dans l’application, pour des tests de validation en conditions réelles.

Enfin, sur de la reprise de données nécessitant une indexation manuelle, l’intervention d’une prestation documentaire vous fera gagner un temps précieux. Un documentaliste aguerri est capable d’indexer et classer en 2h un nombre de médias équivalent à une journée de travail d’une ressource interne non-spécialisée. Cette efficacité est encore optimisée par leur connaissance dans les moindre détails de l’outil Keepeek. Un gain de productivité non négligeable !

À noter que ce travail d’indexation est réalisé à distance et ne nécessite pas d’intervention de la part du client.

Par leur expertise et leur disponibilité, les documentalistes de votre éditeur de DAM sont définitivement des partenaires essentiels lors du démarrage de vos projets !

***

Vous aimez travailler sur les structures de données, l’organisation des fonds multimédia vous passionne ? Les langages documentaires n’ont pas de secret pour vous ? Rejoignez nos quatre documentalistes iconographes au sein d’une équipe soudée et agile.

Découvrez l’annonce détaillée ici.

Passez votre fonds de médias à la loupe pour optimiser votre indexation !

Saviez-vous qu’un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à chercher des documents et informations ?* Heureusement, la mise en place d’une solution de DAM vous aide à réduire drastiquement cette perte de temps et d’énergie.

Pour permettre à vos utilisateurs de trouver facilement des contenus, une indexation précise de vos médias et des fonctionnalités de recherche pointues sont la clé du succès. Bonne nouvelle ! La version 4.10.0 de Keepeek vous offre de nouveaux outils pour gérer efficacement votre fonds documentaire et affiner l’indexation de vos contenus.  

Découvrez également de nouvelles fonctionnalités améliorant la lisibilité de vos médias, comme la lecture adaptative de vos vidéos ou l’affichage de vos PDF au format image.

🗓 Découvrez vite l’ensemble des nouveautés de la version 4.10.0, disponible depuis le 16 mars 2018 sur le Cloud.  

 

1/💥NOUVEAU 💥Statistiques sur les recherches des utilisateurs

Après les statistiques de consultation et partage de vos images, documents et vidéos, le nouveau module de statistiques Keepeek continue de s’enrichir !

Retrouvez maintenant les statistiques de recherche complètes de vos médias sur votre back-office :
-nombre de recherches effectuées
-résultats de recherches
mode de recherche utilisé (recherche plein texte, recherche guidée…)

Grâce à ces informations détaillées:
repérez les contenus les plus recherchés et créez des paniers dédiés pour les partager rapidement
détectez les besoins en nouveaux contenus de vos utilisateurs et optimisez votre plan de classement et votre indexation, en isolant les résultats de recherche nuls
-mesurez la portée de vos médias sur internet, en monitorant le nombre de médias consultés ou téléchargés depuis des sites tiers
-visualisez et imprimez les graphiques de vos statistiques sur la plage de dates de votre choix

 

2/OPTIMISÉ Cumul du mode d’indexation de vos médias  

Indexation exacte ou optimisée ? Ne choisissez plus !

Vous pouvez désormais activer à tout moment les deux modes d’indexation.

Permettez à vos utilisateurs de rechercher des médias en tapant des caractères exacts (par exemple une référence produit), ou en élargissant leur recherche autour de termes approchants (singulier/pluriel, majuscule/minuscule, avec/sans accent etc), sans avoir à regénérer l’index de votre moteur de recherche.

 

3/💥NOUVEAU 💥Adaptation automatique de la qualité de diffusion des vidéos

Pour une lecture toujours fluide de vos vidéos, le player Keepeek adapte automatiquement leur format de lecture en fonction de la bande passante disponible et de la résolution de l’écran de vos visiteurs.

NB: cette évolution sera disponible dans un premier temps pour les vidéos consultées via votre back-office, partagées ou intégrées dans un site tiers. Vos portails utilisateurs profiteront bientôt de cette évolution.

 

4/💥NOUVEAU 💥Affichage des PDF sous forme d’images

Grâce au bouton “Afficher sous forme d’image” disponible dans l’aperçu d’un document, visualisez la 1ère page de vos PDF en format image.

Profitez ainsi d’un rendu fidèle des couleurs, idéal pour l’aperçu de vos fichiers de production (packagings, dessins techniques, etc.).

 

5/OPTIMISÉ Envoi d’emails dans la langue de vos destinataires

Keepeek fait tomber la barrière de la langue !

Envoyez automatiquement les invitations de partage de panier, notifications collaboratives et tous les emails Keepeek dans la langue d’interface choisie par chacun de vos destinataires.

 

6/OPTIMISÉ Portails utilisateurs: Ajout d’URLs cliquables  

Toutes les URLs ajoutées dans les champs d’indexation de vos médias sont désormais cliquables.

Les liens s’ouvrent dans un nouvel onglet de l’explorateur internet de vos visiteurs, pour une navigation confortable sans quitter votre site.

 

*Source: Association Information et Management (AIM)

Keepeek recrute un(e) documentaliste de choc

Vous aimez travailler sur les structures de données, l’organisation des fonds multimédia vous passionne ? Les langages documentaires n’ont pas de secret pour vous ? Rejoignez nos quatre documentalistes iconographes au sein d’une équipe soudée et agile.

 

Les missions de notre futur(e) documentaliste (F/H)

Ce poste en CDI est basé à Paris dans le 3e arrondissement et inclut des déplacements hebdomadaires chez les clients à Paris ou en région parisienne.

Pour le compte de Keepeek et de plusieurs clients, vous êtes chargé de l’indexation de médias, de la gestion des relations avec les utilisateurs de l’application et des formations des clients. Vous travaillez en étroite collaboration avec les quatre autres documentalistes du pôle documentaire.

Vos principales missions sont :

Collecte:
-Réaliser la collecte des médias et des données liées aux médias (notamment des droits) auprès de divers interlocuteurs

Indexation des médias des clients dans le logiciel Keepeek:
-Charger des médias dans l’application
-Indexer les données et procéder à un enrichissement documentaire
-Gérer les vocabulaires (thésaurus, listes d’autorité, etc.)
-Traduire les données en anglais

Gestion des relations avec les utilisateurs:
-Apporter une assistance fonctionnelle
-Réaliser des recherches multimédias
-Gérer les accès et les profils des utilisateurs
-Réaliser des formations
-Assurer un support fonctionnel par chat ou email

Participation à l’évolution de l’outil:
-Suivi des évolutions de l’application
-Propositions d’optimisation/d’évolution de la solution

A moyen terme, des perspectives d’évolution vers des tâches d’ingénierie documentaires (audits documentaires, accompagnement à la reprise de données, etc.) sont envisagées.

 

Et si c’était vous ?

Nous recherchons une personne de formation BAC+2 ou +3 en documentation, de préférence multimédia, avec un minimum d’expérience professionnelle. Vous avez déjà pratiqué l’utilisation de logiciels documentaires et maitrisez les technologies web. Un bon niveau d’anglais est indispensable.

Vous êtes rigoureux et réactif, vous aimez le travail en équipe et possédez un bon relationnel.

Le dynamisme d’une startup digitale en pleine croissance vous motive ? Rejoignez l’aventure Keepeek et envoyez vos candidatures à cecile.odouard@keepeek.com

En savoir plus sur l’équipe documentaire

Crédits photo : Matthew Henry

Keepeek recrute son prochain Super Testeur (F/H)

Keepeek part à la recherche d’un nouveau talent de Super Testeuse / Super Testeur, afin d’améliorer la qualité de ses applications DAM !

Définir et exécuter les plans de tests, traquer les bugs et oeuvrer pour la satisfaction des utilisateurs font partie de vos super-pouvoirs ? Alors rejoignez une équipe agile au sein de notre entreprise libérée !

Découvrez l’annonce complète et rejoignez-nous !

Scania France prend la route avec Keepeek

Le Digital Asset Management joue un rôle essentiel dans la transformation numérique de vos activités marketing et communication. Une transformation dont le succès repose sur l’adaptation de l’outil à la réalité de vos besoins, et à un accompagnement déterminé des utilisateurs.

Lorsque Scania France a contacté Keepeek, il s’agissait pour le vendeur de véhicules poids lourds de développer sa nouvelle photothèque.

Un besoin qui s’est rapidement étendu, grâce à la simplicité d’utilisation de l’outil et une solide évangélisation des utilisateurs.

Un an après son lancement, retour sur un projet qui démontre la valeur ajoutée du DAM sur la valorisation de l’ensemble de vos contenus. Plein phares sur une collaboration réussie !

Thibault Loddé, vous êtes Chargé de Communication chez Scania France. Pouvez-vous nous présenter rapidement votre activité ?

Thibault Loddé – Scania France est importateur du groupe Scania, basé en Suède et spécialiste de l’assemblage des poids lourds de plus de 12 tonnes. La marque est présente sur l’ensemble du territoire français via un réseau de plus de 100 points de vente proposant des camions, cars, bus, moteurs industriels et services de financement et d’assurance associés.

Quels étaient les enjeux de votre projet de Digital Asset Management ?

Notre besoin initial, assez classique, concernait la gestion de nos photos. Nous avions eu une photothèque par le passé, mais l’outil était devenu désuet et n’était plus utilisé depuis plusieurs années. Nous étions donc à la recherche d’une nouvelle solution pour héberger, indexer et rechercher nos photos.  

D’où le choix initial du nom de “Photothèque Scania”, même si aujourd’hui notre DAM gère bien plus que des photos !

Justement, ce besoin initial s’est vite élargi à la gestion de l’ensemble de vos contenus marketing et communication. Comment ?  

Cela s’est fait naturellement. Une fois la photothèque en place, nous nous sommes vite rendus compte que Keepeek offrait des possibilités plus larges. L’outil était si simple à utiliser, que nous y avons progressivement ajouté la gestion de nos fichiers vidéo, auparavant hébergés sur Youtube ou sur des serveurs internes. Keepeek est également devenu notre brand center, abritant les éléments de notre charte graphique.

Une fois l’indexation faite correctement, l’outil permet de retrouver tous les médias qu’on recherche avec une simplicité extraordinaire !

Un projet de DAM est efficace lorsque les contenus proposés sont adaptés aux besoins des différentes cibles. Qui sont vos utilisateurs, et comment avez-vous structuré vos médias ?

Nous avons deux cibles principales. Tout d’abord les utilisateurs internes, que sont les équipes marketing et communication, ainsi que les agences avec qui nous collaborons. Le contenu diffusé est plus technique et s’apparente à un brand center. On y retrouve notamment les guidelines d’utilisation de la marque.

Notre public externe, quant à lui, se compose de clients, journalistes et d’une base importante de fans de la marque. Pour cette cible, nous diffusons essentiellement des photos de produits (camions, moteurs) mais également un fonds important mettant en avant la marque employeur. Dans l’indexation et la présentation, nous distinguons vraiment les médias qui concernent le produit de ceux qui valorisent les hommes et femmes de Scania.

Cela nous permet d’avoir des visiteurs très qualifiés, qui restent longtemps sur le portail avec un taux de rebond très faible.

Pourquoi avoir choisi Keepeek, société française, pour vous accompagner ?

Nous avions consulté trois solutions différentes, toutes puissantes mais plus ou moins flexibles. Ce qui a fait pencher la balance vers Keepeek est son adaptabilité. Nous avions quelques besoins très particuliers nécessitant des développements spécifiques, liées à notre activité et notre environnement de travail. Les équipes R&D et intégration de Keepeek nous ont rassurées sur ce point et cela nous a plu. Nous savions que même plus tard, nous pourrions faire évoluer l’outil en fonction de notre maturité.

La valeur ajoutée du DAM repose sur son adoption par les utilisateurs. Selon-vous, quels sont les facteurs clés du succès du DAM Scania France ?

Je pense que premièrement, la qualité du contenu partagé est essentielle. Nous avons profité du passage sur Keepeek pour nettoyer notre fonds médias et remettre à plat nos copyrights. Nous avons ensuite procédé avec soin à l’indexation des éléments, sachant que nos produits sont complexes et incluent des définitions techniques.

Ensuite, l’accompagnement de Keepeek a été décisif. Un chef de projet dédié nous a suivis jusqu’au déploiement et à la formation des utilisateurs internes. Nous avons senti que Keepeek était derrière nous, c’était vraiment fluide.

Enfin, nous avons beaucoup communiqué en interne, et ce dès la phase projet. Puis nous avons organisé des formations pour les contributeurs marketing et communication, afin de les familiariser avec l’outil et leur démontrer l’efficacité de son ergonomie. Pour les profils visiteurs internes, nous avons mis en place un guide, envoyé à chacun pour expliquer le fonctionnement des filtres et des champs de recherches libres. C’est important d’être convaincu soi-même mais il faut aussi convaincre les autres !

Un an après sa mise en place, comment mesurez-vous le ROI du projet ?

Essentiellement en temps gagné ! Nous utilisons beaucoup les paniers, surtout en partage public avec les journalistes et prestataires externes. À chaque demande, nous les renvoyons vers Keepeek…et maintenant ils ont pris l’habitude d’aller consulter directement la photothèque.  

En interne également, nous perdions souvent du temps à chercher et renvoyer les mêmes éléments. Maintenant, nos utilisateurs se tournent d’eux-même vers le DAM.

Pour ces demandes récurrentes, les paniers sont un atout supplémentaire : ils permettent de créer des typologies de médias, partageables d’un simple clic sans avoir à refaire une sélection. Par exemple, nous avons créé des paniers “Camions” ou “Car et Bus” regroupant les visuels utilisés les plus régulièrement.

Merci Thibault pour ce retour d’expérience. Si, comme Scania France, vous êtes à la recherche d’une solution de DAM simple, souple et complète, n’hésitez pas à tester gratuitement Keepeek !

 

Crédits photo: © FREDERIC BOYADJIAN et © Isabelle Beauvais

Gros plan sur les portails utilisateurs, vitrines de vos médias

Vos contenus sont précieux…et magiques: plus ils sont partagés, plus leur valeur augmente.

Nous avons donc axé la dernière version de votre DAM sur une meilleure valorisation de vos médias auprès de vos publics. Keepeek s’est ainsi attaché à rendre vos portails utilisateurs plus lisibles et toujours mieux sécurisés.

Découvrez vite l’ensemble des nouveautés de la version 4.9.0, disponible depuis le 16 février 2018 sur le Cloud.

 

1/⚡OPTIMISÉ⚡ Des portails utilisateurs plus malins

  • Accessibilité :

Accélérez la validation des demandes de téléchargement de vos utilisateurs, en prévenant automatiquement leurs parrains !

Les formulaires de demandes de téléchargement intègrent automatiquement l’adresse mail du coopteur ayant invité un utilisateur à rejoindre le portail.

Gagnez en lisibilité sur la partie gauche de votre écran, grâce à la fermeture par défaut des filtres de recherche statiques.

Touchez facilement un public international dans une même interface: après le français, l’anglais, l’allemand et l’espagnol…vos portails utilisateurs sont désormais disponibles en italien !

Enfin, pour un affichage responsive optimisé, la résolution de l’écran est maintenant prise en compte dans l’affichage des pop-ups.

 

  • Optimisation des recherches:

Effectuez des recherches à partir des pages de dossiers, grâce au filtre dédié affiché dans la barre de recherche générale.

Enfin, il est désormais possible d’effectuer des recherches combinées par dossier et par type de fichier.

 

2/ 💥NOUVEAU💥 La protection renforcée des accès à votre DAM

Protégez l’accès à vos interfaces Back Office et vos portails utilisateurs, grâce au blocage automatique d’un compte utilisateur après plusieurs tentatives de connexions échouées.

⚙ NB: cette option est désactivée par défaut. Vous pourrez l’activer depuis la rubrique Paramètres>Gestion des accès de votre Back Office et définir le nombre de tentatives de connexions échouées à partir duquel la suspension du compte intervient.

Afin d’éviter les inscriptions frauduleuses sur vos portails utilisateurs, les nouvelles versions de ces derniers seront également mieux protégées : les formulaires d’inscription des nouveaux utilisateurs seront désormais protégés par la saisie d’un captcha.

 

3/💥NOUVEAU💥 Le paramétrage de champs uniques

Vous souhaitez améliorer la distinction et garantir l’unicité de vos médias ?

Pour affiner le taggage de vos médias, vous pouvez désormais empêcher l’attribution de la même valeur entre plusieurs médias, pour un champ donné.

Il vous suffit de cocher “Rendre la saisie unique” pour empêcher que la même valeur de champ soit saisie pour plusieurs médias, lors de la phase d’indexation.

 

4/💥NOUVEAU💥 La géolocalisation de vos médias grâce aux coordonnées GPS

Idéale pour localiser un paysage, un bâtiment ou encore un point de vente précis, la recherche de médias via des coordonnées GPS précises est désormais possible.

Indexez manuellement un lieu à partir de ses coordonnées GPS, puis retrouvez-le grâce à celles-ci dans le nouveau champ de recherche dédié sur la carte de géolocalisation.

 

5/⚡OPTIMISÉ⚡ Votre nouveau module de statistiques s’élargit aux vidéos

Dévoilé en janvier, votre nouveau module de statistiques vient s’enrichir d’un volet consacré au suivi de vos médias vidéo.

Vous pouvez suivre le nombre de consultations et de partages sur les réseaux sociaux, ainsi le détail de leur visionnage (nombre de vidéos lancées et durée de la lecture).

Avec ce nouveau volet, Keepeek vous offre un outil supplémentaire pour monitorer la pertinence de vos contenus !

Vous pouvez également imprimer en 1 clic les graphiques de statistiques, pour tous vos types de médias.

Partagez facilement leurs performances en insérant les graphiques au format PDF dans vos présentations !

A noter : vous pouvez toujours continuer à suivre votre activité en parallèle dans l’ancien module de statistiques. Le nouveau module s’enrichira de nouvelles fonctionnalités au cours des versions, afin d’affiner la mesure de vos indicateurs.

 

Pour tester ces nouveautés et découvrir l’ensemble des fonctionnalités de Keepeek, cliquez-ici !

La Keepeek Team s’agrandit: Rennes accueille son 20ème collaborateur

Cinq ans après son ouverture, l’agence rennaise de Keepeek  est fière d’accueillir son 20ème salarié !   

En 2013, Keepeek a choisi Rennes Métropole pour implanter sa seconde agence, complémentaire à ses bureaux parisiens. Depuis, nous y avons multiplié nos effectifs par sept !

Situés au coeur du centre ville, près de la place de la République, les locaux rennais hébergent l’intégralité des équipes dédiées à la R&D, l’exploitation, l’intégration et au support.

 

Le choix de Rennes pour l’expertise de son bassin d’emploi et son dynamisme économique  

“Le bassin universitaire rennais forme chaque année d’excellents profils, dans les métiers de l’ingénierie et du numérique. La région offre également un cadre de vie attractif pour les jeunes actives et actifs.” affirme Thomas Larzillière, fondateur et Directeur Général de Keepeek.  “Rennes s’est révélée une évidence pour étendre notre savoir-faire technologique et multiplier les collaborations sur la région.”

De fait, Keepeek se positionne aujourd’hui en acteur majeur de l’écosystème des start-ups du Grand Ouest. Actif dans les réseaux Rennes Atalante et FrenchTech, Keepeek compte parmi ses clients les entreprises Groupe Rocher, Doux, Biocoop, Rennes Métropole et Le Gouessant.

Keepeek Rennes

Les équipes de l’agence Keepeek, située au centre-ville de Rennes. © Mathieu Rousselle

Une synergie forte entre les agences de Rennes et Paris

Pour Mathieu Schmitt, responsable du Pôle Intégration de Keepeek, “la synergie entre les équipes de Rennes et Paris se fait naturellement. Ceci à la fois grâce aux outils collaboratifs et à une longue expérience des méthodologies agiles notamment Scrum ou Kanban. Les différentes “cérémonies” agiles permettent à nos équipes de collaborer efficacement.” Des rencontres régulières ont également lieu entre les équipes, facilitées par la nouvelle ligne à grande vitesse reliant les deux villes en 1h30.

Vous êtes localisé ou de passage à Rennes ?  N’hésitez pas à venir nous rendre visite !

Indexation automatique et boost des performances : coup d’accélérateur dans votre DAM


Des projets mieux organisés, toujours plus de médias partagés, des outils rationalisés pour un budget et une efficacité optimisés…et vous, quelles résolutions avez-vous pris pour 2018 ?

Bonne nouvelle, vous ne serez pas seul pour atteindre vos objectifs ! Keepeek vous accompagnera tout au long de l’année, en vous proposant régulièrement de nouvelles fonctionnalités facilitant la création, la gestion et le partage de vos contenus média.

En 2018, votre solution de Digital Asset Management sera résolument placée sous le signe de la performance. Ainsi, l’année commence par une avalanche d’optimisations et de nouvelles fonctionnalités, axées sur :

• l’optimisation de vos tâches au quotidien

• la valorisation de vos médias sur votre portail utilisateur

Alors ne vous laissez pas atteindre par la grisaille de janvier et découvrez vite les nouveautés de la version 4.8.0, disponible depuis le 19 janvier 2018 sur le Cloud.

 

1/💥NOUVEAU💥 L’alimentation des champs thesaurus à l’import des fichiers

Parce que votre temps est précieux, Keepeek indexe désormais automatiquement les champs Thesaurus de vos fichiers, en se basant sur leurs métadonnées.

 

2/💥NOUVEAU – Portail utilisateur💥 Une mise en avant optimisée de vos médias

• Vos utilisateurs peuvent désormais télécharger un média depuis un panier partagé sans renseigner leurs informations personnelles  

• Affichez la durée des chapitres dans le plugin de player vidéo

• Affichez vos médias en grand grâce au zoom plein écran (NB : affichage par défaut, pouvant être paramétré)

• Affichez clairement les résultats de recherche nuls, grâce au message « Résultat de recherche = 0 élément(s) »

• Imprimez une page de détail depuis un affichage en onglet

 

3/ Et des correctifs qui vous feront gagner de précieuses minutes

• Correction des liens de renvoi direct du panier et de la galerie

• Suppression d’un groupe d’utilisateurs sans erreur

• Suppression de la racine d’un thesaurus dans les exports CSV/Excel

• Envoi des mails de notification d’éléments expirés depuis des instances encore valides

• Optimisation des performances d’affichage des paniers

• Retour automatique en haut de page, lors de la navigation dans une liste d’éléments comptant plusieurs pages

• Affichage de guillemets simples dans les noms de fichier téléchargés, pour qu’ils soient valides sous Windows

• Sur vos portails utilisateurs : prise en compte d’un simple clic pour valider un téléchargement ou une demande de téléchargement après avoir renseigné son motif

 

Crédit photo: ©2Technology

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le bonheur est un état dam

Le bonheur est un état DAM

le bonheur est un état dam

Toute l’équipe Keepeek vous souhaite une heureuse année 2018 !

En 2017, votre éditeur de Digital Asset Management (DAM) a :
-enregistré une croissance de plus de 30%
-recruté 12 nouveaux talents : Céline, Armelle, Romain, Honoré, Sébastien, Antoine, Bénédicte, Houda, Frédéric, Maxime, Alan et Arnaud portant les effectifs à 40
-obtenu 33 nouveaux clients
-consolidé son développement à l’international (Canada, Maroc, Suisse,…)

et tout ça, grâce à vous ! Toutes les équipes de Keepeek vous remercient pour votre confiance et votre fidélité. Nous vous souhaitons réussite, progrès et enthousiasme pour cette nouvelle année qui commence.

2018 est aussi l’année de nos 10 ans. C’est donc avec une grande fierté que nous fêterons cet événement ensemble, anniversaire que nous célébrerons dans nos nouveaux locaux parisiens.

Notre équipe R&D a également dans ses cartons plein de nouveautés pour vous permettre d’optimiser le travail collaboratif en 2018.

A très bientôt pour partager tout ça !

L’équipe Keepeek

Crédits photo: © MBM YAPR/Friedrich Hartmann – Montage : Jonathan Dolias

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Agence Française du Développement

Un DAM durable pour l’Agence Française du Développement

Agence Française du Développement

Depuis 75 ans, l’Agence Française de Développement (AFD) agit pour combattre la pauvreté et favoriser le développement durable. Présente en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Amérique Latine, dans les Caraïbes et l’Outre-mer, cet établissement public finance et accompagne des projets dédiés à l’amélioration des conditions de vie et à la protection de la planète.

Pour valoriser et promouvoir ses actions, l’AFD s’appuie sur des reportages photos réalisés par des professionnels. Très vite, il est devenu nécessaire d’organiser et de faciliter le partage de ces contenus auprès de la presse et des partenaires.

Patricia Nathan, Assistante à la communication institutionnelle et éditoriale , nous présente les enjeux de son projet de Digital Asset Management.

Pouvez-vous nous présenter le contexte de votre projet ?

Le département communication est à l’initiative du projet. De par notre activité, nous avons besoin de valoriser nos actions. La photo est le support incontournable pour illustrer les projets que nous finançons. Face à cette production continue de médias, il est donc devenu clé de les stocker, de les centraliser et surtout de les partager. En effet,  nous sommes régulièrement contactés par la presse qui recherche des visuels pour illustrer leur reportage. Il nous fallait gagner en fluidité et en réactivité pour répondre efficacement à leur sollicitation.

A ces demandes presse viennent s’ajouter les sollicitations d’éditeur qui recherchent des photos pour illustrer leurs manuels scolaires. Le fonctionnement manuel et artisanal avait donc atteint ses limites.

De plus, nos médias manquaient de visibilité. Seule une petite partie était postée sur le site institutionnel de l’AFD. Cela n’était pas suffisant pour valoriser nos actions. Il nous fallait donc un site dédié qui puisse répondre à cet objectif

Vous n’aviez aucun outil pour stocker vos médias ?

Une solution d’archivage existait bien. Seul 10 personnes pouvaient y accéder car nous étions sur un mode licence hébergé au sein de l’Agence Française de Développement. Le système était complètement fermé. Nous ne pouvions pas transmettre des accès à la base de données photos notamment aux 85 agences de l’AFD. Elles devaient passer  par le département communication pour disposer des reportages photos.

De plus l’outil était complexe à utiliser et très rarement mis à jour.

Mon objectif était de rendre nos médias accessibles à l’extérieur, notamment à nos agences. Ensuite pour mon organisation professionnelle, je dois disposer d’une plateforme accessible à tout moment et n’importe où.

Comment avez-vous organisé la pré-sélection des prestataires ?

J’ai tout d’abord identifié les fonctionnalités majeures pour mon activité avant de solliciter des éditeurs. Ensuite, nous avons sollicité un consultant pour structurer le cahier des charges, auditer les éditeurs et assurer la phase de dépouillement des réponses. Au total, nous avons évalué 5 prestataires de Digital Asset Management.

Comment s’est passée la mise en place du projet ?

Une réunion de lancement vient tout d’abord valider les grandes étapes du projet et la démarche. Des ateliers sur des thématiques précises sont planifiés, notamment sur la reprise des médias et les mots clés.

Nous avions plus de 10 000 médias à récupérer.

Ensuite pour chaque type de médias, nous avons défini une structure pour les champs à intégrer (légendes, crédits, droit d’auteur,…). Le pôle documentaire de Keepeek m’a grandement épaulé pour assurer l’indexation de mes médias et optimiser mon thésaurus. Le projet était bien rythmé car nous avons mis 4 mois pour déployer Keepeek et ouvrir le portail visiteur.

Nous avons lancé le portail visiteur en avril 2017. Il est totalement charté aux couleurs de l’AFD. Désormais, nos partenaires et les agences de l’AFD sont totalement autonomes pour recherches des photos et faire leur sélection en créant un panier.

DAM pour l'AFD

Pour télécharger les photos, ils doivent remplir un formulaire qui m’est adressé directement. C’est après vérification que je leur crée un compte sur le portail et ensuite ils sont libres de télécharger (en basse définition) ce dont ils ont besoin. Les conditions d’usages sont mentionnées lors de chaque téléchargement.

Quels sont les bénéfices apportés par la solution Keepeek ?

Tout d’abord cela se matérialise par un gain de temps considérable. Je n’ai plus à faire de recherche pour le compte de telle ou telle personne afin de leur fournir les photos dont ils ont besoin. Maintenant je renvoie directement mes interlocuteurs vers le portail où ils peuvent s’inscrire.

En passant également sur le cloud, je me suis affranchie de notre environnement informatique. Désormais, je peux gérer la plateforme Keepeek depuis chez moi car je suis en télétravail une partie de la semaine. Cela n’était pas possible avec l’ancienne solution. J’ai également gagné en souplesse pour faire évoluer les choses.

L’accompagnement de l’équipe Keepeek est également fondamental. J’ai pu m’appuyer sur différents experts pour gérer efficacement toutes les phases du projet.

Quelles sont les prochaines étapes pour l’AFD ?

Nous étudions actuellement la possibilité d’ouvrir la plateforme Keepeek à d’autres entités appartenant à l’Agence Française du Développement. Il s’agit notamment de la structure Proparco. Nous allons donc organiser la plateforme pour permettre aux différentes filiales de l’AFD de gérer efficacement leurs contenus dans la même plateforme Keepeek.

Merci Patricia pour cet échange et ce partage d’expérience.

Crédit/Copyright: Erwan Rogard

Videos et DAM

Faites votre montée des marches avec la dernière version de Keepeek !

Videos et DAM

La nouvelle version de Keepeek a été déployée le vendredi 24 novembre 2017 sur le Cloud Keepeek. Découvrez les dernières nouveautés de votre solution de Digital Asset Management.

1/ L’évolution du player vidéo

Il est désormais possible d’intégrer une playlist de vidéos issues de Keepeek dans le site web de votre entreprise. Une nouvelle section a pour cela fait son apparition dans l’onglet de partage public des paniers.

Vous pouvez également changer la vitesse de lecture d’une vidéo afin visualiser plus rapidement son contenu ou inversement.

2/ Des groupes d’utilisateurs mieux informés

La fonction d’emailing s’étend aux groupes créés dans Keepeek. Au moment de l’envoi de votre campagne, vous pouvez directement sélectionner le ou les listes d’utilisateurs ainsi que les groupes destinataires de celles-ci. Par ailleurs, retrouvez cette évolution dans chaque fonctionnalité d’envoi par mail.

3/ Les liens de consultation étendus aux dossiers

Pour faire la promotion d’un dossier spécifique de votre plan de classement, vous obtenez désormais le lien de ce dossier. D’un simple clic, vous pouvez copier l’Url et la partager à l’un de vos utilisateurs. Il accèdera directement à la bonne section du plan classement

4/ Faciliter le filtrage du contenu… le retour

Dans la version précédente, nous vous offrions la possibilité de filtrer le contenu de votre DAM en vous basant sur le statut de ses éléments. Avec la version 4.6.0, Keepeek met à votre disposition l’interface idéale pour paramétrer cette restriction de diffusion.

 

DAM et protection des données

Des données sous haute protection

DAM et protection des données
La protection des données est un enjeu majeur pour les entreprises. En France, le nombre de cyberattaques a progressé de 51 % en 2015. Ceci a engendré des répercussions négatives pour toutes ces entreprises en terme de notoriété, d’image, de coûts et de stress pour les salariés. D’après l’enquête de Data Breach Investigation Report,  il y a eu plus de 400 millions de dollars de pertes financières sur l’année 2015 provenant de 700 millions de données compromises.

Pour renforcer la confiance de nos clients, Keepeek a  engagé différentes initiatives pour sécuriser son infrastructure. Sébastien Le Lourec, Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information au sein de Keepeek, nous livre les actions entreprises pour protéger tous vos contenus numériques contre le vol ou la perte, et le maintien des mêmes normes de sécurité.

Pourquoi le Digital Asset Management est il concerné par la mise en place de procédures de sécurisation des données ?

Les entreprises exploitent une plateforme de DAM pour gérer des contenus sensibles et stratégiques. Il est donc primordial de garantir la sécurité de ces données numériques. D’autant qu’avec le développement du SaaS, les contenus indexés dans le DAM sont centralisés en dehors de l’entreprise et accessibles depuis internet par un grand nombre d’utilisateurs. La sécurité des contenus passe alors par la protection et le contrôle.

DAM et protection des donnéesAvant de démarrer cet échange, peux tu rapidement nous présenter ton parcours ?

Mes précédentes fonctions étaient principalement liées à l’administration de systèmes et à leur sécurisation, notamment dans les domaines militaire et bancaire. Deux secteurs où les politiques liées à la sécurité des infrastructures sont positionnées à leur plus haut niveau.

J’ai rejoint l’aventure Keepeek, il y a maintenant 3 ans.

Concrètement comment cela se passe-t-il au sein de Keepeek ?

Notre croissance soutenue depuis quelques années nous amène à travailler avec des clients et partenaires de plus en plus importants. Pour éviter le piratage des données, la sécurisation des contenus passe par la sécurisation du stockage. Les infrastructures d’hébergement ont donc une importance capitale. Sur ce point, nous avons décidé de nous appuyer sur des experts dans le domaine de l’hébergement et de la sécurité des données. Nous sommes soutenus par l’équipe de Claranet et hébergés sur des data centers situés en France. La proximité est clé car elle nous permet de créer une relation basée sur la confiance et le partenariat. Sur les attentes liées à la certification, notre hébergeur Claranet est lui-même certifié ISO 27001 et PCI-DSS.

Parallèlement tous les collaborateurs sont mobilisés pour appliquer eux aussi les bonnes pratiques liées à la sécurisation des données.

Nous avons équipé chaque collaborateur d’outils spécifiques pour le stockage de toutes les informations sensibles, qu’elles soient internes ou externes, notamment les échanges avec nos clients. L’objectif est de sensibiliser chacun pour en faire un maillon fort dans le processus de sécurisation des données traitées.

Des audits sont également menés régulièrement sur nos différentes infrastructures ainsi que sur celles de Claranet. Certains sont réalisés par nos clients qui font eux-mêmes appel à des sociétés spécialisées. C’est très intéressant pour nous car cela nous permet d’avoir des points de vue neutres d’intervenants externes.

Pour certains de nos clients, nous déployons également des procédures destinées à chiffrer leurs données (messages, images, etc.). L’objectif est de les rendre illisibles sauf si une action spécifique est exercée pour autoriser l’accès.

Nous suivons également mensuellement la performance de nos procédures de cybersécurité par la mise en place d’indicateurs de performance.  

Et au sein de la plateforme Keepeek comment cela se passe t’il ?

La plateforme propose des fonctionnalités avancées pour gérer les droits et les accès et ce notamment en fonction du profil des utilisateurs. Il est ainsi possible de déterminer les autorisations de consultation, de téléchargement, d’indexation mais aussi de modification des contenus. En fonction du métier ou du niveau hiérarchique, il est possible de personnaliser les droits d’accès des utilisateurs. Une plateforme de DAM sécurise tout type de contenus et évite ainsi les fuites comme cela pourra être le cas si les ressources étaient simplement déposées sur un dossier partagé.

Quelle est la position de Keepeek vis-à-vis du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) ?

Cela fait un an que nous étudions le contenu de ce règlement européen pour en évaluer les impacts au niveau de notre activité. Cela porte à la fois sur la gestion des données que nous traitons pour nos clients mais aussi pour nos propres actions marketing. Là aussi, nous sommes accompagnés par des experts et notamment par le Data Protection Officer de Claranet.

Prochainement comme le veut le règlement européen, nous nommerons au sein de Keepeek un interlocuteur chargé de veiller à la protection des données.

Quels sont les autres chantiers pour Keepeek ?

Fort de l’expérience acquise depuis près de 10 ans, nous sommes prêts à nous engager afin d’être accrédité de la norme PCI DSS. C’est une norme de sécurité qui vise à protéger les informations confidentielles, notamment celles liées aux données bancaires. Vu le niveau de sensibilité de ces données, les critères d’attribution sont des plus élevés. Cette norme est administrée par le Conseil des normes de sécurité PCI, fondé par American Express, Discover Financial Services, JCB International, MasterCard Worldwide et Visa Inc.

Merci Sébastien pour cet échange qui ne manquera pas de rassurer nos futurs clients sur la politique déployée par Keepeek pour protéger les contenus qui nous sont confiés.

Fonction emailing

Des utilisateurs bien informés avec la fonction d’emailing

Campagne emailing
Pour vivre heureux, vivons cachés. Mais est-ce vraiment une expression que l’on peut appliquer à votre plateforme de Digital Asset Management ? Non me direz-vous, c’est bien tout l’enjeu d’une telle solution. Et pour ne pas vous faire oublier de vos utilisateurs, il est donc important de communiquer efficacement et régulièrement.

La nouvelle version de Keepeek se dote d’une fonction d’emailing. D’autres nouveautés sont également au programme. Nous vous invitons à les découvrir dans cet article.

1/ Informer efficacement vos utilisateurs

Vous venez d’intégrer de nouvelles ressources dans votre plateforme Keepeek ! Il est donc important d’informer rapidement vos utilisateurs. Avec cette nouvelle version, vous pourrez très facilement envoyer un emailing à tous vos interlocuteurs. L’éditeur intégré dans la plateforme vous permet de créer des campagnes en quelques minutes.

Vous avez besoin d’envoyer des communications ciblées ? Créez facilement de nouvelles listes de diffusion pour personnaliser vos actions d’emailing.

2/ Développer les usages mobiles de vos utilisateurs avec Keepeek 4 iOS

Vos utilisateurs ont besoin de partager les photos prises lors de leurs déplacements. Il peut s’agir de photos des vitrines de vos points de vente ou d’une actualité concurrente sur un salon. Avec l’application Keepeek, nous renforçons les usages mobiles pour vous permettre de gagner en efficacité. Désormais, photos, documents, vidéos mais aussi enregistrements audios peuvent être partagés dans l’application Keepeek grâce à la fonction panier. Cette sélection peut être transmise très facile facilement par email ou SMS. Le panier peut aussi être partagé publiquement.

3/ Embarquer les chapitres de votre vidéo directement dans le player

Votre vidéo et les chapitres créés sont prêts à être partagés. D’un simple clic, vous pouvez envoyer l’Url avec son player vidéo. Il intègre automatiquement tous les chapitres. Vos utilisateurs sélectionnent ainsi très facilement ceux qu’ils veulent visionner.

4/ Améliorer l’expérience utilisateur sur le portail

– La possibilité de visualiser à tout moment les éléments intégrés dans le panier courant et de le compléter au fil de sa navigation

– L’accès à des recherches prédéfinies directement en page d’accueil

– Une ergonomie renforcée pour les demandes de téléchargement nominatives

– La possibilité d’envoyer directement un message à l’administrateur pour signaler une nouveauté ou une erreur sur une ressource

5/ Quelques Correctifs

– Amélioration des performances et stabilisation de la plateforme lors de la suppression des doublons

– Intégration de la date ET de l’heure dans le champ “Date de prise de vue” pour classer les photos dans l’ordre exacte de leur prise de vue

– Affichage de la bonne langue dans le détail d’un élément après un traitement par lot

– Suppression de la prise en charge des balises HTML dans les filtres de recherche

ROI du DAM

Full au ROI par le DAM *

ROI DU DAM
Pour gérer et valoriser vos contenus marketing et communication, vous avez décidé de mettre en place une solution de Digital Asset Management (DAM). En pleine période de budget, c’est le moment d’aller défendre votre projet auprès de votre Direction. Votre PDG cherche des économies et surtout à rentabiliser ses investissements, votre DAF ne jure que par les KPI.

Comment vendre en interne un projet de DAM ?

Pour “vendre” votre projet de DAM en interne, vous devez vous appuyer sur des éléments concrets. Mais, comme tout projet de gestion des connaissances, il peut s’avérer compliqué de trouver de vrais bénéfices. Traduire ces bénéfices en gain financier relève parfois de la mission impossible.

Après avoir mené plus de 300 projets de DAM, nous avons recensé les meilleurs atouts pour valoriser votre projet, convaincre en interne et garantir la réussite de votre initiative.

Les premiers arguments pour prouver la légitimité d’un projet de DAM

Faire gagner du temps à vos collaborateurs

Plusieurs études ont été conduites sur le sujet et toutes s’accordent à dire qu’une solution de Digital Asset Management offre un vrai gain de temps aux utilisateurs. L’étude IDC de 2015 affirme qu’en moyenne un collaborateur passe 2 heures et demi par jour à chercher un document. Avec une solution de DAM, la recherche de contenus est nettement optimisée.

Cependant, il est parfois difficile de quantifier précisément ce gain de temps et donc d’en déduire une valeur. Même si on arrive à le quantifier, il faut ensuite montrer que cela engendre une réelle amélioration de la productivité. Pas toujours facile. Il faut donc compléter ce premier argument par d’autres raisons plus concrètes.

Se prémunir des risques juridiques

Les risques juridiques liés à une mauvaise utilisation des médias sont bien réels et peuvent être quantifiés. Par exemple en Autriche, un photographe ayant photographié les hôtels de Vienne a produit plusieurs photos pour la chaîne hôtelière Sofitel. L’utilisation des photos était limitée à trois ans, et uniquement sur le territoire autrichien. Le département marketing de la chaîne hôtelière n’a pas pris cela suffisamment au sérieux. Résultat, la photo a été publiée dans le monde entier, sous des centaines de versions, même après l’expiration de la licence – dans des magazines ou des journaux internationaux tels que le New York Times. L’affaire s’est retrouvée devant les tribunaux. Les parties se sont mises d’accord, moyennant une belle somme à six chiffres. Les montants grimpent vite et peuvent atteindre des dizaines de milliers d’euros.

Eviter le gaspillage

Le “reworking” est également un très bon axe de travail pour trouver du gaspillage. Faute de retrouver les médias dont ils ont besoin, les différents services de l’entreprise finissent par racheter le même type de contenus. Là aussi les montants peuvent vite atteindre des sommes importantes. Le groupement des Mousquetaires a mis en place un DAM avec Keepeek pour permettre à toutes les enseignes de bénéficier d’un fonds commun de photos produits. Un million d’euros par an a été économisé sur le seul poste d’achat de visuel.

Mais combien coûte un projet de DAM ?

Comme tout projet IT, il est courant de découper le coût d’un projet de DAM en deux parties : la mise en place et le fonctionnement.

La mise en place (phase de Build)

Il s’agit de construire votre nouvelle plateforme en vue de l’ouvrir à tous vos utilisateurs. Elle dure entre 3 et 8 mois en moyenne. Cette phase doit prendre en compte toutes les charges liées à cette mise en place, à savoir :

– La gestion de projet
– L’analyse documentaire pour définir les langages (structure, plan, référentiel de mots clés,…)
– La reprise de l’existant (importer dans la nouvelle plateforme les contenus historiques)
– La conduite du changement (formations, plan de communication)
– Les éventuels développements spécifiques

Dans certains cas vous devez acheter une licence et le matériel pour héberger votre logiciel. Il y a également les coûts internes à intégrer car vos équipes vont participer activement à l’élaboration de ce dispositif. La charge de mise en place est évidemment très variable en fonction des projets. Quelques milliers d’euros pour les projets les plus simples à plusieurs centaines de milliers pour les grands groupes.

Le fonctionnement (phase de Run)

Ce n’est pas tout d’investir dans une nouvelle voiture, il faut l’entretenir et mettre de l’essence. Le DAM n’échappe pas à cette règle. Il faut donc intégrer les coûts récurrents du projet :

– L’hébergement et la maintenance logicielle
– Le temps passé à alimenter la base et à indexer les médias
– Le temps passé à animer la communauté des utilisateurs (inscriptions, demandes..)

Ces coûts peuvent être internes si vous les prenez en charge, mais ils sont aussi facilement externalisables auprès de professionnels comme Keepeek. Le montant des coûts récurrents est aussi très variable, de quelques milliers d’euros à plusieurs centaines de milliers d’euros par an.

Compte tenu des coûts, comment améliorer la rentabilité ?

La mise en place d’un projet de DAM nécessite donc un investissement important et requiert aussi du budget au quotidien. Si les arguments de gain de temps, de sécurisation des droits d’auteur et la chasse au gaspillage n’ont pas été suffisants pour convaincre, il faut chercher d’autres leviers.

Tournons nous vers les multiples usages proposés par cette nouvelle plateforme. On pense naturellement à la recherche et au téléchargement des contenus médias, la fonction initiale du DAM. Pourtant de très nombreux usages connexes ont été inventés par des utilisateurs astucieux qui veulent tirer le meilleur de leur plateforme.

Un portail de marque, pour une identité de marque homogène et renforcée

Vous avez investi dans une charte graphique et créé une véritable identité de marque. Cependant il est nécessaire de promouvoir son utilisation auprès d’un large public de communicants, internes ou externes.
Votre DAM peut facilement se transformer en portail de marque pour diffuser toutes ces bonnes pratiques. Vos interlocuteurs sont informés. Ils peuvent exploiter ces éléments de référence pour créer ou exploiter du contenu en respectant votre identité de marque.

Une presse room pour informer la presse de votre actualité

La communication descendante vers la presse est stratégique pour votre organisation. Pour des raisons d’image ou des obligations légales de communication, vous devez tenir informer les médias de vos principales actualités.
Les journalistes ont également besoin de récupérer des contenus, des logos ou des illustrations.
Votre plateforme de DAM peut également servir ce nouvel objectif en devenant une Press Room. Ainsi tous les médias seront alertés de vos actualités et auront accès à de nombreuses ressources.

Des workflows pour organiser votre processus créatif

Au quotidien, vos équipes produisent des contenus créatifs (contenus de marque, marketing, communication). Ce processus créatif fait intervenir de nombreux acteurs internes et externes, et se révèle assez complexe à gérer. De nombreux canaux de communication sont utilisés : le mail, les drive (we transfert…) et parfois même les documents imprimés, annotés, puis scannés.
Désormais votre plateforme de DAM collaborative intègre les fonctionnalités de workflow pour travailler en équipes sur la production de ces contenus. Vous gagner un temps précieux dans vos échanges et améliorer significativement les délais de production de vos contenus.

Base documentaire simple

Le DAM peut contenir tout type de contenus. Les images et les vidéos sont bien sûr majoritaires, mais certains DAM contiennent aussi beaucoup de documents, notamment des PDF. Le DAM est ainsi utilisé comme base de référence des PDF : notice technique, contrats, argumentaire produit etc..
Même si un DAM n’a pas toutes les fonctionnalités d’une GED (Gestion Electronique de Document), il peut se révéler très pratique pour gérer des fonds documentaires assez simples.

Connectez votre DAM à vos outils du quotidien

Une solution de DAM peut totalement se fondre dans les outils utilisés quotidiennement par vos utilisateurs. Avec le principe des plugins, il est très facile de consulter les différents ressources depuis Word, Power Power Point ou Photoshop. Certains dispositifs de plugin permettent même de modifier et re-publier les contenus directement dans le DAM sans quitter son outil d’édition.

Prouver par l’exemple

Si après avoir démontrer tous les effets de levier possible du DAM vos interlocuteurs restent indécis, il faut passer à l’action en leur montrant concrètement le fonctionnement d’un DAM.
Inscrivez vous gratuitement sur la plateforme Keepeek et disposez d’un compte de démonstration. En quelques heures vous aurez configuré votre espace et ajouté plusieurs centaines de contenus. Avec un outil ergonomique et vos contenus dans la base, vous disposerez d’une arme efficace pour illustrer concrètement toutes les vertues de cette plateforme auprès de vos responsables et collègues.

Tous les jours nos clients inventent de nouveaux usages avec leur plateforme de DAM. Pour recenser tous ces nouveaux usages, Keepeek s’apprête à publier un livre blanc sur ces nouvelles pratiques. Inscrivez vous pour le recevoir en avant-première.

* ROI: Return On Investment / DAM: Digital Asset Management

Thesaurus

Un seul thésaurus pour les gouverner tous !

Thésaurus
Initialement utilisés par les plateformes d’archivage et de gestion documentaire, les thésaurus prennent une place significative dans les autres applications des entreprises. Cela devient même un enjeu stratégique pour elles d’harmoniser les langages techniques ou de marque. Cette démarche contribue à assurer une cohésion entre les différentes plateformes de l’entreprise et à réussir sa transformation digitale.

Les thésaurus deviennent également des éléments clés quand il s’agit de publier des documents vers l’extérieur, notamment pour profiter pleinement du référencement des moteurs de recherche.

Pourtant après avoir mis en place plus de 300 projets de Digital Asset Management, nous sommes toujours surpris par l’absence de référentiels lexicaux chez nos clients.

Pourquoi la mise en place d’un projet de DAM nécessite-il de recréer un nouveau thesaurus ?

Nous partons souvent de zéro pour établir le thésaurus. Ce constat est surprenant car les organisations ont très souvent déployé des projets proches du knowledge management : gestion électronique de documents, gestion de contenu, e-Commerce, marketing automation, projets seo…

Ce référentiel commun de termes devrait donc exister. Pourtant c’est rarement le cas. Nous sommes amenés à tout recréer pour le projet de DAM.

Pourquoi ?

Une première explication est donnée par la nature même des projets de DAM dont les contenus sont peu indexables sans un minimum de métadonnées. Les bases de données traditionnelles ou les GED peuvent facilement bénéficier de moteurs de recherche plein texte puissants.

Sur les images ou les vidéos c’est une autre histoire. Les technologies de reconnaissance de forme ne sont pas assez mûres pour répondre avec précision. Il est donc indispensable de passer par l’étape d’indexation de métadonnées textes et donc par des thésaurus.

La seconde est probablement liée au cloisonnement des différents services. Même si une équipe a mis en place des nomenclatures de mots clés, elle ne partage pas toujours ces dictionnaires avec les autres. Cela s’explique principalement par la disparité des univers sémantiques entre les services. Chacun dispose de ses propres langages, de ses termes. Le service technique utilise un vocabulaire différent de celui du marketing. La convergence est donc complexe.

Le thésaurus du DAM devient un référentiel du langage de l’entreprise. Est-ce vraiment souhaitable ?

Notre équipe documentaire intervient systématiquement pour auditer le fonds documentaire, conseiller l’entreprise et définir son référentiel de mots clés.

Ainsi le thésaurus défini dans le cadre du DAM va, de fait, se positionner comme une base de référence.

Se pose alors la question de la légitimité de cette nouvelle réalité. Même si un effort important a été mené au sein du DAM pour établir ce référentiel du langage de l’entreprise, pourquoi ne pas déléguer sa gouvernance à un collectif plus large ? En effet de nombreux services sont amenés à exploiter des listes de termes clés. Le service communication a besoin d’harmoniser les éléments de langage autour de la marque. Tandis que le marketing va être chargé de normaliser les mots-clés des offres et des produits à des fins de SEO, etc…

Vers une centralisation des référentiels sémantiques

Une démarche vertueuse consiste à mettre en place des référentiels autonomes pour gérer tous ces langages de référence. De nouveaux dispositifs existent. Ils vont être dédiés à la gestion de ces contenus et chargés de diffuser les terminologies aux autres applications. Ainsi le DAM, le PIM, la GED et autre CRM viennent s’y référer.

Sur le plan technologique, les nouvelles solutions sémantiques basées sur la norme RDF apparaissent lentement dans les entreprises. Initialement réservées aux spécialistes documentaires elles ont vocation à se démocratiser. Toutefois, rares sont les organisations à déployer ces bases dites triplestore.

Leur mise en place nécessite une certaine technicité. Les technologies ne font pas encore partie des standards technologiques des entreprises. Il y a donc une certaine frilosité.

Le bénéfice promis par ce nouveau paradigme doit également faire ses preuves.
Pour être utile, il est nécessaire de modifier les applications existantes en redirigeant leur référentiel local vers ces nouvelles bases. Le coût est donc significatif et la perspective d’un retour sur investissement incertaine.

Les performances sont également un frein. En appelant des référentiels externes, l’expérience utilisateur des applications finales peut être sévèrement dégradée.

Cela soulève également des questions de taille sur la gouvernance des données. Qui peut assurer la gestion et l’animation de ce référentiel unique ?

Auparavant, chaque service était autonome dans le pilotage de son référentiel de mots clés. Demain, il faudra échanger et partager.

La conquête du pouvoir sur les métadonnées de l’entreprise va donc démarrer.

Bienvenue au Chief Knowledge Officer

Depuis quelques années, la fonction de Chief Knowledge Officer (CKO) se développe au sein des organisations. Son rôle est de piloter tous les sujets liés à la gestion des connaissances de l’entreprise. L’organisation et l’animation de thésaurus transverses rentrent pleinement dans son champ d’actions. Véritable gardien du temple sémantique de l’entreprise, le CKO devra assurer la pertinence de ces nouvelles sources de savoir.

Les langages étant par nature vivants, de nouveaux termes viennent chaque jour enrichir, remplacer, ou supprimer les terminologies existantes. Il devra faire évoluer ce référentiel au grès des sorties produits, des évolutions technologiques liées au secteur de l’entreprise, ou des nouvelles tendances consommateurs. Le CKO va bien évidemment s’appuyer sur différents experts pour établir ce référentiel et travailler sur les problématiques de synonyme ou d’équivalence.

Nous souhaitons donc plein de succès à tous les CKO qui devront faire preuve d’une grande agilité dans leur gouvernance.

Propos recueillis auprès de Thomas Larzillière – CEO de Keepeek

Droits d'auteur et DAM

Maîtriser le principe du droit d’auteur pour exploiter efficacement une solution de DAM

Droit d'auteur

Les directions marketing et communication ont la responsabilité de gérer une grande quantité de contenus. Site internet, blog, vidéos, réseaux sociaux ou newsletter,.., sont souvent associés à des licences d’images (droit d’auteur). La violation de ces droits peut engendrer des conséquences monétaires importantes. Quelles sont les règles qui régissent ce droit ? Comment négocier auprès des auteurs ? Quels sont les éléments à intégrer dans le contrat ?

Autant de questions que nous abordons dans cet interview réalisée auprès d’Elodie Soulié et Clémence Glé, juristes au sein de la société I MEDIATE CLEARANCE

En ouverture de cet interview, pouvez-vous rapidement nous présenter votre agence ?

I MEDIATE CLEARANCE offre un service de “clearance” de tous les éléments de propriété intellectuelle utilisés dans des films, séries, clips, documentaires, projets audiovisuels ou spots publicitaires. Il peut s’agir d’éléments protégés par le droit des marques, le droit d’auteur, le droit à l’image ou au nom.

Vous faites référence au terme “clearance”, que signifie t il exactement ?

Il s’agit d’un terme anglo-saxon provenant du verbe “clear”, nettoyer. Il n’y a pas réellement d’équivalent dans le vocabulaire français. Le principe est de “nettoyer” une production audiovisuelle de tous les problèmes juridiques. Avec cette démarche qui s’appuie sur des professionnels, on minimise les risques et chacun se concentre sur son métier.

Pouvez vous nous expliquer le principe de la propriété intellectuelle ?

La propriété intellectuelle couvre 2 aspects : le droit d’auteur et la propriété industrielle.

Le droit d’auteur s’adresse essentiellement aux oeuvres musicales, cinématographiques, artistiques (photos, peintures, sculpture, créations de mode…), aux logiciels et à la littérature. Il comprend lui-même 2 aspects : le droit patrimonial et le droit moral.

Quant à la propriété industrielle c’est tout ce qui est rattaché aux marques et aux brevets d’invention.

Revenons au droit d’auteur, qu’en est-il exactement ?

Comme évoqué le droit d’auteur intègre 2 spécificités. Le droit patrimonial qui permet à l’auteur de disposer d’un droit exclusif pour autoriser ou interdire l’exploitation de son oeuvre. Les droits courent pendant toute la vie de l’auteur à laquelle s’ajoute une période de 70 ans qui intervient au décès de l’auteur. Pendant cette période, c’est auprès des ayants droits qu’il faut faire la demande d’autorisation ainsi que la rémunération. Tout se fait dans les mêmes conditions que si l’auteur était vivant.

A l’expiration du monopole c’est-à-dire 70 ans à compter du 1er janvier suivant le décès de l’auteur, l’oeuvre tombe dans le domaine public. Il n’est plus nécessaire de demander une autorisation pour l’utiliser.

En revanche, il est en tout autrement pour le droit moral, qui en droit français, ne meurt jamais. Il s’agit de respecter l’intégrité de l’auteur et sa paternité, donc de toujours associer le nom de l’auteur à l’oeuvre et de ne jamais lui porter atteinte.

Comment est accordé le droit d’auteur ?

L’auteur détient automatiquement des droits de principe sur son œuvre originale dès sa création, sans formalité ni démarche. Cependant, il faut qu’il puisse prouver qu’il est bien l’auteur originel de cette œuvre. Il existe plusieurs solutions pour prouver la date de sa création : l’enveloppe soleau, le dépôt auprès d’un officier ministériel (notaires, huissiers de justice), ou encore le dépôt auprès d’une société d’auteurs. Le droit des marques quant à lui, s’appuie sur un dépôt à l’INPI.

Toutefois les idées ne sont pas protégeables en droit d’auteur, seul compte sa matérialisation par une oeuvre.

Qu’en est-il du droit des marques ?

Les marques sont également protégées par la droit de la propriété intellectuelle. Il convient de se poser la question de son utilisation au cas par cas. Dans certaines situations, une autorisation ne sera pas requise si l’utilisation est parfaitement accessoire et non dénigrante. Dans d’autres cas de figure, l’autorisation sera obligatoire, notamment dans le cadre de la publicité.

Et concernant le droit à l’image ?

Le droit à l’image mais aussi au nom et au respect de la vie privée bénéficie également de protections. Il existe cependant une exception concernant le devoir d’information. Par exemple dans le cadre de manifestations ou de tous types d’événements publics, une personne photographiée ou filmée à cette occasion ne peut faire prévaloir son droit à l’image ou au respect de la vie privée. En revanche si on utilise les médias 10 ans plus tard pour un autre contexte, il faut demander l’accord de la personne. On sort du contexte d’information et de l’événement initial.

Comment gérer contractuellement le droit d’auteur ?

Tout d’abord intervient la phase de négociation pour assurer la cession des droits. Celle-ci n’est prévue que pour un usage, une durée et un contexte précis.

Une fois les négociations validées par l’obtention des droits, il convient d’établir un contrat en bonne et due forme. Celui-ci va préciser l’étendue géographique (monde entier où une zone bien précise dans le cas de films publicitaires), la durée et les supports d’exploitation (cinéma, télévision, internet…). Pour les supports, il convient d’indiquer que cette liste est non exhaustive afin d’intégrer les médias qui pourront exister par la suite.

Existe t il des spécificités pour les réseaux sociaux ?

Les réseaux sociaux sont régis par les mêmes règles que les médias “classiques”. Il est nécessaire d’obtenir l’accord de l’auteur ou de son ayant droit.

Ainsi Youtube et Facebook sont particulièrement vigilants par rapport à cela et n’hésitent pas à retirer des vidéos lorsque celles ci comportent du contenu protégé.

Beaucoup de photographies ou autres éléments protégés sont néanmoins postés et peuvent passer entre les mailles du filet, donc il peut y avoir un écart entre le droit et la pratique. Dans tous les cas, le principe reste le même car nous ne sommes pas dans une exception au droit d’auteur qui permettrait de nous passer d’une autorisation.

Quelles sont ces exceptions au droit d’auteur ?

Les exceptions au droit patrimonial de l’auteur sont le cercle de famille (interprété au sens strict), la copie privée, la caricature, la parodie etc…(Article L 122-5 du code de la propriété intellectuelle).

Si un utilisateur parodie une marque ou une personnalité, il peut alors faire jouer l’exception de parodie, et dans ce cas ne pas avoir à demander une autorisation.

Pour cela, il est nécessaire de remplir certaines conditions, à savoir :
– volonté de faire rire
– volonté de ne pas nuire à l’auteur de l’oeuvre originale
– aucun risque de confusion dans l’esprit du spectateur entre l’oeuvre parodiée et l’oeuvre parodique.

Le spectateur doit comprendre nettement qu’il s’agit d’une parodie.

Merci Elodie et Clémence pour cet échange.

Dans notre prochain article, vous découvrirez comment une plateforme de DAM peut vous aider à gérer efficacement les droits d’auteur et éviter ainsi des erreurs coûteuses à votre organisation.