Le fonctionnement est
Il existe 2 axes principaux pour classer vos fichiers : les dossiers et les mots clés.

Commençons par les dossiers.
Pour ranger un fichier dans un dossier, il existe plusieurs méthodes.

1 – Le glisser / déposer
Sélectionnez les médias à classer et faites-les glisser dans le dossier de destination.

2 – Le copier / couper / coller
Sélectionnez les médias à classer et par le menu contextuel ou le menu « Mettre à jour » cliquez sur « Copier » ou « Couper ».

Ensuite, sélectionnez le dossier dans lequel coller les médias puis dans le menu contextuel ou dans les menus de mise à jour, cliquez sur « Coller ».

3 – La fiche de description
Double-cliquez sur le média à modifier ou bien sélectionnez-le et cliquez sur le bouton dans le résumé à droite ou dans le menu contextuel.
Ouvrez l’onglet « DOSSIERS ET MOT CLES » puis cliquez sur « Ajouter le média dans le dossier ».

Sélectionnez les dossiers dans lesquels ajouter votre média puis sauvegardez.

Pour retirez le média d’un dossier, cliquez sur dans la liste des dossiers.

4 – Le traitement par lot
Sélectionnez les médias à classer puis, dans le menu contextuel ou le menu « Mettre à jour » cliquez sur « Traitement par lot ».

Cliquez sur « Suivant » jusqu’à arriver à l’écran « Dossiers ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ouvrir un arbre de dossier et y cocher les dossiers dans lesquels ajouter la sélection de média (comme dans la fiche de description) ou sur le bouton « Retirer » pour ouvrir un arbre de dossier et y cocher les dossiers desquels retirer la sélection de média. En cas d’erreur, retirer le dossier de la liste souhaité en cliquant sur le bouton de la liste en face du dossier.

La gestion des mots clés est très similaire à celle des dossiers. Les mêmes principe de glisser / déposer, copier / couper / coller, fiche de description et traitement par lot s’appliquent.

• Statut
• Couleur dominante
• Dossier

Il n’y a donc pas de carotte rose indexée.

Déplacez le média ci-dessous dans la vue précédente.

Le média a disparu du dossier « Contributeurs » mais n’apparait toujours pas dans le dossier « Carottes ».

Ceci est du au fait que la modification prise en compte lors de ce déplacement est uniquement le changement de dossier. Le média que vous avez déplacé se retrouve bien classé dans les « Carottes » mais sa couleur dominante est toujours le « Orange » et non pas le « Rose ».

Sélectionnez un média, verrouillez-le dans le détail en cliquant sur le bouton et ouvrez la liste des médias liés en cliquant dessus.

Sélectionnez le média à lier et faites-le glisser dans la liste des médias liés du détail.

Le média lié apparait dans la liste.

Vous pouvez lier autant de média que vous le souhaitez.

Saisissez le nom voulu puis sauvegardez.

Les cases à cocher servent à paramétrer l’utilisation du champ dans la fiche de média. Voici des explications champ par champ :
Résumé
Le résumé du média est la partie qui s’affiche à droite dans la liste des médias lorsque vous sélectionnez un média. Par défaut les champs qui s’affichent sont No, Taille, Largeur, Hauteur, Fiche et Statut. En plus tous les champs de la fiche qui ont « Résumé » coché s’affichent dans le résumé. Par défaut seul le titre est affiché dans le résumé mais vous pouvez paramétrer autant de champs que vous le souhaitez dans le résumé.
Affichage public
Le champ s’affiche même pour les utilisateurs qui ont seulement un droit de lecture sur les médias. Généralement les champs de travail comme des commentaires ne s’affichent que pour les utilisateurs ayant le droit de modification sur le média. A l’inverse les champs informatifs comme le titre doivent s’afficher y compris pour les utilisateurs qui ont seulement un droit de lecture. Cochez donc ce champ si vous désirez qu’il soit visibles de tous les utilisateurs.
Affichage en frontoffice
Le champ s’affiche dans les détails de média sur le site de diffusion. Si vous disposez pas de site de diffusion, « Affichage en frontoffice » n’a pas d’importance.
Obligatoire
Le champ est obligatoire. Il faut donc obligatoirement saisir une valeur pour ce champ afin de passer un média dans le statut « Validé ».
Recherchable
Dans la recherche avancé il est possible de saisir un critère de recherche sur ce champ de média. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent faire de recherches spécifiquement sur ce champ, cochez la case.
Indexable
Ce champ est indexé dans la recherche texte. La recherche texte est disponible en haut de chaque page et dans le menu de recherche situé à gauche dans la liste de média. La recherche texte est similaire à Google et permet de taper des critères de recherche qui seront analysés sur tous les champs de média qui sont « indexables ». En cochant cette case, les valeurs saisies dans chaque médias seront intégrées dans l’index de recherche texte et vous pourrez retrouver le média par la recherche texte. Attention : si vous cocher ce champ, vous devez aussi saisir une valeur pour le poids du champ. Cela permet de déterminer l’importance du champ dans l’index. Par exemple le champ « Titre » est très important, il aura donc un poids important. A l’inverse le champ « Commentaire » est moins important. Son poids sera donc inférieur à celui du champ « Titre ».

1 – Créer le champ de média
Accédez à la gestion des fiches en cliquant sur le menu d’administration correspondant, puis, dans le nouvel écran, cliquez sur « Champs de média ».

La liste des champs existants est affichée directement dans le menu. Si le champ que vous voulez rajouter existe déjà, vous pouvez passer à l’étape suivante, sinon il faut créer le champ.

Cliquez sur le bouton .
Renseignez le nom du champ et sélectionnez son type. Celui-ci correspond au format du champ. Cela peut être un champ texte, une boîte texte, un calendrier ou une liste déroulante. Le code de métadonnées n’est pas obligatoire, laissez-le de côté pour l’instant.

2 – Ajouter le champ dans la fiche de média
Cliquez sur « Fiches de média » puis sélectionnez la fiche de média à laquelle vous souhaitez ajouter le nouveau champ. La fiche s’affiche au centre avec la liste des champs de la fiche.

Cliquez sur le bouton et sélectionnez le champ dans la liste déroulante de la fenêtre d’ajout.

Vous pouvez ensuite paramétrer ce nouveau champ comme vous le souhaitez.

De plus amples explications sont disponibles dans cette note.

Il faut tout d’abord créer la liste déroulante et renseigner ses valeurs. Notez que Keepeek 360° dispose de listes de valeurs déjà créées comme les pays ou les couleurs.
Accédez à la gestion des fiches en cliquant sur le menu d’administration correspondant, puis, dans le nouvel écran, cliquez sur le menu liste déroulante puis sur le bouton .

Renseignez le nom de la liste puis créez les valeurs dans le formulaire au centre de l’écran en cliquant sur ajouter puis en renseignant le nom de la valeur.

Ensuite il faut définir un champ de média lié à la liste déroulante qui vient d’être créée.
Cliquez sur « Champs de média » puis sur le bouton .

Renseignez le nom du champ puis dans le type sélectionnez « Liste de valeur » et sélectionnez le nom de la liste déroulante.

Enfin il faut associer le champ de média créé dans les fiches de média.
Cliquez sur « Fiches de média » puis sélectionnez la fiche de média où vous souhaitez rajouter le nouveau champ. La fiche de média s’affiche au centre avec la liste des champs de la fiche. Cliquez sur le bouton en bas de la liste.

Sélectionnez le champ dans la liste déroulante de la fenêtre d’ajout.

Vous pouvez ensuite paramétrer ce nouveau champ comme vous le souhaitez.

De plus amples explications sont disponibles dans cette note.

Faites d’abord une sélection de média puis cliquez sur le menu et sélectionnez une annotation. L’annotation est rajoutée immédiatement à tous les médias sélectionnés.

On peut ainsi noter très rapidement les médias. Il est aussi possible d’afficher un arbre de navigation intuitive par annotation.

Un exemple d’utilisation est la création de sélection de médias. Une équipe doit fournir une liste de 10 médias répondant à des critères précis. Chaque personne se choisit une puce et note sa sélection avec cette puce. On peut ensuite comparer très facilement les sélections des différentes personnes et aboutir rapidement à une sélection définitive.

Par exemple, un fichier décrivant les conditions d’utilisation d’une image pourra être lié à celle-ci sans être pour autant classé dans le même dossier. Ceci permettra de retrouver simplement et rapidement ce fichier à partir de l’image quelque soit l’emplacement de celui-ci.

Il est possible de lier autant de médias que souhaité.

Pour cela, cliquez sur le bouton de gestion des colonnes puis sur « Mettre à jour ».

Cliquez sur « Ajouter le(s) champ(s) » pour modifier la liste des colonnes affichée.

Sélectionnez les colonnes à afficher dans les limites indiqués dans la fenêtre précédente.
Vous noterez qu’il est aussi possible de préciser la taille des vignettes affichées dans la première colonne.

Sauvegardez la configuration courante en cliquant sur « Sauvegarder » ou créez-en une nouvelle en cliquant sur « Sauvegarder sous ».
Vous pouvez aussi supprimer la configuration en cliquant sur « Effacer ».

Dans le nouvel écran, cliquez sur le menu liste déroulante puis sélectionnez la liste déroulante « Annotation ». Les libellés de la liste s’affichent au centre dans le même ordre que le menu des annotations dans la liste des médias. Vous pouvez alors modifier ces libellés qui seront automatiquement mis à jour dans le menu des annotations.

Pour supprimer des médias du plan de classement, sélectionnez les médias à supprimer puis, dans le menu contextuel ou le menu « Mettre à jour » cliquez sur « Supprimer ».

Les médias sont supprimés du plan de classement.

Pour les supprimer définitivement, cliquez sur « Administration » puis « Poubelle et orphelins ».

Recherchez les médias à supprimer définitivement dans « Poubelle » puis, dans le menu contextuel ou dans le menu « Mettre à jour » cliquez sur « Supprimer définitivement ».

Les enregistrement de la base de données ainsi que tous les fichiers s’y rapportant sont définitivement supprimés pour les médias sélectionnés.

Le dossier ainsi que tous ses sous-dossiers sont supprimés mais pas les médias. Ceux-ci n’apparaissent plus dans le plan de classement mais peuvent être récupérer par un administrateur dans les médias orphelins.

Pour restaurer ou supprimer définitivement ce média, cliquez sur « Administration » puis « Poubelle et orphelins ».

Sélectionnez le média dans l’arborescence de la poubelle puis cliquez sur « Supprimer définitivement » ou « Restaurer » dans le menu contextuel ou dans le menu « Mettre à jour ».

Si vous cliquez sur « Restaurer » et que le répertoire d’origine n’existe plus, le média ira dans les orphelins.