Groupement des Mousquetaires

Les Mousquetaires – Un DAM pour tous et tous pour Un / Episode 2 : Mise en place et internationalisation du projet

Après vous avoir présenté le 10 février 2016 les objectifs et la genèse du projet BIG du Groupement des Mousquetaires, découvrez aujourd’hui la suite de ce témoignage qui dévoile la mise en place et l’internationalisation du projet.

Mise en place du projet BIG

Quelle méthode de travail a été employée pour mener à bien le projet ?

Le projet BIG a suivi une démarche agile reprenant les principes de SCRUM. De son coté, Keepeek a géré le projet en l’intégrant à leur méthode interne combinant du SCRUM et du KANBAN. Le projet a tout d’abord été découpé en release (lot) avec un développement itératif au sein de chaque release. Ce fonctionnement a été déterminant dans la conduite du projet. Les projets de DAM sont assez récents. Chaque corps de métier doit faire son propre apprentissage de la problématique. Comme souvent on apprend en marchant. C’est exactement ce qui s’est passé dans le cas de BIG. Nous sommes très vite partis en prototypages successifs, ce qui a donné au métier de la matière concrète pour réfléchir. Dès les premiers jours, l’application en version SAAS a été accessible au métier. Les démarches de spécifications se sont faites directement sur l’application « en temps réel ». Cette démarche orientée prototypage itératif permet de donner un cadre et de concentrer la réflexion sur l’essentiel. Cela évite le syndrome de la feuille blanche et cristallise très vite les besoins essentiels.

Quelles difficultés avez-vous rencontré au fil du projet ?

Le premier travail a été de recenser tous les besoins et de les faire converger. Le nombre d’acteurs du projet est important. De part sa nature transversale, un projet de DAM se confronte à une très grande divergence de besoins et de points de vue. Les images intéressent tout le monde : le marketing, le merchandising, l’IT, le e-Commerce, les photographes et même les achats et le juridique (j’en oublie certainement). La normalisation des processus de gestion de ces images s’est donc révélée complexe. Il nous a fallu rapidement délimiter le périmètre du projet et notamment la prise en compte des processus d’acquisition et de diffusion des médias. Cependant la démarche agile et itérative que nous avons utilisée est certainement la meilleure réponse que nous pouvions avoir pour appréhender tous ces besoins. La seconde difficulté est apparue pour la reprise de l’existant. Cela est vrai pour tous les projets informatiques, mais particulièrement complexe pour un projet de DAM. Il existait de très nombreuses bases médias avec des recouvrements de données et des règles d’organisation très différentes. Le type de fichier image n’étant pas normalisé, nous nous sommes retrouvés avec des milliers de doublons qu’il a fallu traiter. Pas si évident de choisir la meilleure image à reprendre. Vaut-il mieux reprendre une image récente de faible qualité ou une image plus ancienne en HD ? Voici le type de questions qu’il a fallu arbitrer. Au total, plus de cent mille images ont été reprises. La troisième difficulté a été d’intégrer nos fournisseurs dans le processus de contrôle qualité. Nous souhaitions qu’il fasse partie intégrante du processus qualité. Ce sont pourtant des utilisateurs que nous ne connaissons pas très bien et qui ont des connaissances informatiques très hétérogènes. Nous avons mis en place un site spécifique très simple à utiliser à leur intention. Mais cette réponse technique n’était pas suffisante. Nous avons du monter une équipe pour animer la relation avec les utilisateurs et pour répondre à leurs demandes. La qualité des visuels proposés par nos fournisseurs est tellement hétérogène que nous avons du revoir nos processus d’approbation des flux d’alimentation de la base pour y imposer des contrôles humains stricts.

Comment BIG s’intègre-t-il dans le système d’information ?

Nous avons positionné BIG comme le référentiel de document medias de notre système d’information. Nous connectons les autres applications à BIG pour permettre des échanges bilatéraux entre les systèmes. La première intégration a été réalisée avec notre référentiel Argos. Ce dernier contient les informations des produits. Un mécanisme de synchronisation permet ainsi de renseigner dans BIG les informations produits sur les médias. Ces informations sont ensuite utilisées pour les recherches et les exports des médias. Cette intégration permet également un contrôle qualité permanent sur les médias et les produits afin de détecter s’il manque un média ou un produit. Enfin, elle permet d’assurer une cohérence dans le cycle de vie des médias pour qu’ils soient en relation avec le cycle de vie du produit associé.
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Quelles sont les applications existantes qui consomment du BIG ?

En premier lieu, nous avons configuré BIG pour pousser des médias vers les applications ayant besoin d’image. Les cibles sont les sites e-Commerce, les applications de merchandising, notre application de coupon de caisse Catalina. Il s’agit d’intégration en mode push : BIG génère tous les soirs des milliers d’images dans de très nombreux formats et les distribue vers les autres plateformes. D’autres applications se sont ensuite connectées à BIG via l’API Restful de Keepeek. Cette connexion est simple et légère à mettre en œuvre. Notre site Internet institutionnel propose désormais du contenu en provenance de BIG grâce à ce dispositif. Ces intégrations multiples s’inscrivent parfaitement dans la logique d’urbanisation de notre SI.

Et demain, quelles sont les futures applications qui vont consommer du BIG ?

Nous travaillons sur un grand projet de magasins 3D avec l’éditeur Dassault Système. Les textures utilisées pour les produits vont provenir de BIG qui va pousser des images normalisées vers la base 3D. Nous prévoyons également l’intégration de BIG avec notre nouvelle application magasin fonctionnant sur tablettes.

L’internationalisation du projet

Pourquoi avoir voulu déployer le projet à l’international ?

Le Groupement des Mousquetaires est déployé dans plusieurs pays européens. Une fois le projet lancé pour la France, nous avons choisi de le déployer pour la Pologne. L’objectif est de permettre aux autres pays de bénéficier de tout ce que nous avons déjà réalisé pour la France. Au sein de la même base, nous avons ajouté tous les médias des produits polonais. Les interfaces ont été traduites pour l’occasion. Une arborescence spécifique a été également déployée pour se conformer aux nomenclatures polonaises. Les fiches de description et les processus de synchronisation ont également été ajustés pour permettre le dialogue avec les référentiels produits polonais. Le projet polonais n’est donc pas la copie conforme du projet français. Nous avons su nous adapter aux spécificités pays et pas seulement à la langue. Encore un fois, notre processus agile et itératif a grandement contribué à cette réussite.

Allez-vous continuer le déploiement européen?

Notre rôle au sein de la STIME est de proposer des solutions pour l’ensemble du Groupe. Nous visons un déploiement vers d’autres pays, notamment la Belgique et le Portugal. Il faut cependant tenir compte du contexte de chaque pays et ne pas brusquer les déploiements. N’oublions pas qu’un projet comme BIG a des répercutions sur l’organisation de toute la chaine graphique et marketing, en interne mais aussi avec les fournisseurs.

Pouvez-vous nous faire un retour sur le choix l’éditeur de DAM Keepeek ?

Très tôt, dans le processus de sélection des candidats, Keepeek nous a marqué par son expertise du sujet et par son écoute à nos propres besoins. Tout au long du projet, cette proximité dans la compréhension des besoins a permis d’identifier les meilleures solutions à mettre en œuvre pour le bénéfice des utilisateurs. Nous continuons d’ailleurs à rencontrer régulièrement Keepeek pour parler des évolutions futures de BIG ou du DAM. Le logiciel de DAM Keepeek a été particulièrement adapté à notre situation. Il est simple à prendre en main et permet donc un déploiement rapide auprès de nos utilisateurs. Ce logiciel est pourtant très puissant et a été capable de s’adapter à toutes nos règles de gestion qui étaient parfois très complexes. De plus, au delà du périmètre traditionnel de la gestion de fichier multimédias, la solution Keepeek est très flexible pour intégrer de la donnée produit.