L’expertise documentaire, accélérateur indispensable de vos projets

Ça y est, vous êtes convaincus du besoin de vous équiper en solution de Digital Asset Management pour mettre en valeur vos éléments de communication, fluidifier la production et le partage de vos médias ? C’est parti pour le lancement de votre projet de DAM !

Attention toutefois de ne pas confondre vitesse et précipitation.

En effet, pas question de bloquer le déploiement de votre plateforme DAM, non pas à cause de considérations techniques, mais à cause de l’organisation de votre fonds documentaire !

Impensable que le temps passé à la reprise et l’indexation de vos médias bloque le déploiement de la plateforme. Ou pire, que celle ci soit mise en ligne…vide !  

Pas question non plus de risquer d’accumuler du retard dès le début du projet.

Nous vous avons déjà détaillé l’importance du thésaurus dans le succès de votre projet de DAM. Mais quand adresser l’épineuse question de l’indexation ? Quelles sont les compétences et ressources nécessaires en interne ?

Découvrez ici pourquoi et comment une expertise documentaire s’avère précieuse… et souvent indispensable pour accélérer le lancement de votre projet.

 

Les premières questions de votre projet : qui sont vos clients et quels sont leurs usages ?

Une fois votre solution de DAM en place, qui seront ses administrateurs et contributeurs au quotidien ? Dans la plupart des cas, il s’agira des équipes Marketing et Communication. Or, les profils qui produisent et indexent les illustrations, photos et vidéos n’ont pas toujours une connaissance des méthodologies de structuration de l’information.

Pourtant, ces compétences documentaires s’avèrent nécessaires pour la réussite du projet.  Pourquoi construire un thésaurus sur mesure, quel plan de classement choisir ou encore quels champs d’indexation rendre obligatoires sont autant de questions nécessitant une expertise fine.

Quel sera le profil des utilisateurs finaux : grand public et/ou professionnels familiers du vocabulaire technique de votre secteur d’activité ? Quelles langues parlent-ils ?

Quels accès et droits autoriser à chaque typologie d’utilisateurs ?

Et face à ces interrogations, par quoi commencer ? Il y a de quoi se sentir perdu…

Or, non-seulement ces étapes sont obligatoires, mais ce sont elles qui détermineront la qualité d’indexation des médias. Et de l’indexation fine de vos médias dépendra ensuite la vitesse à laquelle les utilisateurs accéderont aux contenus correspondant à leurs recherches.

Voilà la clé pour assurer la visibilité et l’utilisation maximales de vos assets, le retour sur investissement de vos créations…et la rentabilité de votre projet de DAM !

 

Penser l’indexation dès le début du projet

Ces étapes doivent intervenir le plus tôt possible – idéalement même en phase amont, lors de la définition du projet.  

En effet, les usages qui seront faits de vos médias, ainsi que l’évaluation de leur volume et de leurs spécificités, auront un impact sur la structuration des données d’indexation.

En découle une estimation du temps et des ressources nécessaires à la reprise de vos médias. De là, le fournisseur de DAM est alors en mesure de fournir une estimation affinée du projet en terme de planning et de coût.

Chez Keepeek, cela se matérialise par un audit systématique dès le démarrage du projet, inclus avec l’achat de licence de la solution.

 

Et faire intervenir une équipe dédiée

La tentation de gérer vous-mêmes la reprise de vos médias et leur import dans votre nouvelle plateforme de DAM est grande. Après tout, qui mieux que vous connaît vos produits et votre activité ?

Cependant, cette étape cruciale et l’investissement nécessaire pour la mener à bien ne doivent pas être sous-estimés. L’indexation nécessite obligatoirement une intervention manuelle; elle peut être fastidieuse et chronophage.

Or, les responsables du projet ne sont pas forcément disponibles pour cela. A fortiori pendant la phase du début, pendant laquelle leur investissement est nécessaire à la coordination des métiers internes.

Bonne nouvelle, l’équipe de choc du Pôle Documentaire Keepeek peut vous aider !

Intervenant en tant que conseil et forte de son expérience d’accompagnement auprès de plus de 300 clients, elle dispose de deux principales armes : de la méthode et du temps.

Aujourd’hui constitué de quatre documentalistes et pouvant être renforcé en fonction de besoins ponctuels, notre Pôle Documentaire continue de s’agrandir et se spécialiser.

Les experts documentaires ont pour objectif de vous faire gagner du temps, sans mobiliser vos équipes. Leur intervention via des cérémonies établies permettent de limiter au maximum l’implication des interlocuteurs projet : sur un projet classique, 3 ateliers d’une demi-journées sont suffisants pour auditer votre plan de classement, la notice d’indexation des médias et définir les groupes utilisateurs et workflows associés.

Et pas besoin de mobiliser l’intégralité des équipes : un seul interlocuteur métier est suffisant: la personne qui connaît le mieux les besoins des utilisateurs finaux; souvent le chef de projet côté marketing.  

Ensuite, les documentalistes paramètrent directement le plan de classement dans l’application, pour des tests de validation en conditions réelles.

Enfin, sur de la reprise de données nécessitant une indexation manuelle, l’intervention d’une prestation documentaire vous fera gagner un temps précieux. Un documentaliste aguerri est capable d’indexer et classer en 2h un nombre de médias équivalent à une journée de travail d’une ressource interne non-spécialisée. Cette efficacité est encore optimisée par leur connaissance dans les moindre détails de l’outil Keepeek. Un gain de productivité non négligeable !

À noter que ce travail d’indexation est réalisé à distance et ne nécessite pas d’intervention de la part du client.

Par leur expertise et leur disponibilité, les documentalistes de votre éditeur de DAM sont définitivement des partenaires essentiels lors du démarrage de vos projets !

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Vous aimez travailler sur les structures de données, l’organisation des fonds multimédia vous passionne ? Les langages documentaires n’ont pas de secret pour vous ? Rejoignez nos quatre documentalistes iconographes au sein d’une équipe soudée et agile.

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