Dix médiathèques pour sept marques dans un seul DAM : un pari osé mais réussi pour le groupe PSA

Fin 2016, PSA et Keepeek mettaient simultanément en production cinq médiathèques pour les entités du groupe PSA après six mois de collaboration étroite. A l’approche du troisième anniversaire du lancement, nous revenons sur cette aventure et l’évolution du DAM Keepeek chez PSA.

Comment gérer 500 000 médias pour trois marques différentes sur cinq continents ?

Le groupe PSA, de par son importance et sa dimension multimarque, possédait au sein de ses différents services, marques ou entités de multiples solutions de gestion de médias. Toutes ces applications généraient des coûts importants de maintenance et ne permettaient guère de partage ou de communication entre les entités.

Suite à ce constat, la Customer Digital Factory du Groupe PSA a décidé de mener un projet ambitieux pour mutualiser toutes les médiathèques au sein d’une même plateforme afin de rationaliser les coûts, d’assurer la transversalité et d’harmoniser les processus.

Présent dans plus de 150 pays avec 211 000 collaborateurs à travers le monde, le groupe PSA possède de nombreuses filiales. Ces filiales peuvent être spécifiques à une marque ou travailler simultanément pour plusieurs marques du groupe. Le projet de mutualisation des médiathèques avait donc une dimension à la fois internationale et multi-marques.

La Digital Factory avait plusieurs exigences pour la mise en place de ce projet : 

– la mutualisation de l’outil, certes, mais avec une réelle souplesse pour gérer les spécificités de chaque entité et permettre une certaine étanchéité entre les médiathèques

– un projet cadencé avec un planning ambitieux : une mise en place en six mois, avec des reprises de données multiples issues de solutions diverses

– une méthodologie agile axée sur le dialogue et la réactivité, une réelle volonté de travailler avec un partenaire, loin du rapport client/fournisseur classique

– un dialogue facilité de l’application avec d’autres outils : via l’api, pouvoir exploiter les ressources numériques pour disséminer les médias sans duplication.

Cinq entités engagées dans cette transformation digitale

Cinq médiathèques dépendant de cinq entités avaient été initialement identifiées pour migrer sur Keepeek :

Les médiathèques des marques Peugeot, Citroën et DS

Les médiathèques Peugeot, Citroën et DS centralisent chacune, de manière complètement étanche, les contenus des services marketing, image de marque et communication de chaque marque. Dédiées aux équipes centrales, aux filiales dans les pays (chaque marque est présente sur chacun des cinq continents)  et à leurs agences, les médiathèques proposent tous les contenus presse et publicitaires, un brand center, les éléments de communication digitale et bien d’autres ressources.

La médiathèque Groupe PSA

La médiathèque Groupe PSA, accessible en libre accès, propose des contenus vidéos et photos sur les activités du groupe, ainsi que des contenus d’image de marque. Gérée par les services communication interne et externe du groupe, elle permet aux journalistes et au grand public de visualiser les productions photo et audiovisuelles du groupe et son actualité. 

La médiathèque PSA Aftermarket

Commune entre toutes les marques, la médiathèque après-vente propose tous les contenus produits par les services marketing et communication des équipes après-vente, qu’il s’agisse des services (révision, entretien, etc.), des pièces de rechange ou des accessoires. 

Le choix de Keepeek

L’application Keepeek était particulièrement adaptée pour gérer, dans un même outil, des médiathèques de marques ou d’entités distinctes. La possibilité de rendre transverses certaines données (notamment certains profils d’utilisateurs) tout en gardant d’autres informations étanches, de fournir des fonctionnalités avancées de gestion des droits d’accès, ont été des critères déterminants dans le choix de la solution.

L’autre atout de Keepeek a été son expertise en termes d’agilité. Keepeek a, dès sa création en 2008, intégré les méthodes agiles au cœur de son fonctionnement et a été force de proposition pour accompagner le groupe PSA, dont la mutation vers les méthodes agiles étaient en cours à l’échelle du groupe, et notamment de la DSI. 

Au delà de l’implémentation technique, Keepeek a également accompagné les métiers en mettant à disposition des documentalistes et un support fonctionnel pour chacune des marques, à la fois pour la gestion des accréditations aux médiathèques et pour l’alimentation et l’indexation des nouveaux contenus. 

L’accompagnement au lancement

Six mois après le début du projet, les cinq médiathèques du groupe étaient prêtes à être lancées simultanément. Pour assurer la conduite du changement et garantir l’adhésion des utilisateurs au nouvel outil, les documentalistes Keepeek ont accompagné les métiers pour :

– Former les utilisateurs, en France et auprès des filiales et agences du Groupe à travers le monde

– Assurer le support et la conduite du changement auprès des utilisateurs 

– Identifier et collecter de nouveaux contenus 

– Enrichir, traduire et harmoniser les données 

– Gérer les accréditations des utilisateurs

Et ensuite ?

Trois ans plus tard, le DAM PSA a pris encore davantage d’envergure. D’autres projets ont intégré la plateforme au fil des mois : les sites presse pays, le portail PSA Retail, les entités sport : les médias produits par Peugeot Sport, Citroën Racing et DS Sport ont également leur espace dédié sur Keepeek.

En 2019, quatre nouvelles marques ont rejoint le DAM et bénéficié chacune d’un portail dédié : Opel, Vauxhall, Spoticar et Free2Move. Des sites presse pour Peugeot, Citroën, DS, Opel et Vauxhall ont également été développés. 

Ce sont aujourd’hui plus de 800 000 médias qui sont stockés et diffusés via le DAM Keepeek. Plus de 16 000 utilisateurs sont accrédités sur au moins une des médiathèques. En moyenne, 75 000 médias sont téléchargés chaque mois.

Un partenariat pérenne

Keepeek continue d’accompagner le Groupe, en termes d’évolutions techniques et de nouveaux projets, mais aussi pour la gestion quotidienne du DAM : cinq documentalistes interviennent chaque semaine pour intégrer les nouveaux contenus produits quotidiennement, animer les portails et gérer les demandes d’accès aux différentes médiathèques des marques.

L’aventure continue !