Un DAM à la carte pour Sciences Po

DAM à la carte Depuis plusieurs années, Keepeek accompagne Sciences Po et l’Atelier de cartographie pour organiser et valoriser les différentes infographies réalisées (cartes, diagrammes, documents interactifs…). Patrice Mitrano et Thomas Ansart, tous deux cartographes, ont accepté de répondre à nos questions sur les objectifs et enjeux de ce projet de Media Content Management.

Quel est l’objectif de l’Atelier de cartographie de Sciences Po ?

L’objectif initial de l’Atelier de cartographie est d’accompagner les étudiants et les enseignants pour les aider à concevoir et réaliser des cartes. Créé en 1995, le service fournit des supports pour les cours magistraux et les conférences de méthodes mais aussi des conseils.

Puis l’équipe s’est étoffée de nouvelles compétences et a élargi son champ d’actions en proposant des prestations de recherche et de conseils à des organisations publiques et privées. Ainsi, quand en 2012 le musée du Louvre a revu les salles dédiées aux arts de l’Islam, c’est auprès de l’Atelier de cartographie qu’il s’est tourné. Ces salles présentent un parcours muséographique organisé de façon chronologique et spatial donc cartographique, de l’Espagne à l’Inde, du 7ème au 19ème siècle. l’Atelier de cartographie est également intervenu auprès des Nations unies (UNODC) pour accompagner divers rapports. Enfin, en octobre 2016, L’Atelier a lancé Khartis (http://www.sciencespo.fr/cartographie/khartis), un outil de cartographie thématique en ligne, gratuit et ouvert.

Toutes les productions cartographiques sont réalisées en interne par une équipe de 5 personnes.

Aujourd’hui notre cartothèque (http://cartotheque.sciences-po.fr/) propose plus de 2000 médias dont près de 1500 cartes, plus de 500 diagrammes ainsi que des fonds de carte et des documents interactifs.

Quels étaient les enjeux de l’Atelier de cartographie ?

Initialement, la production des cartes était destinée à un usage interne avec une production “artisanale”. En ouvrant progressivement notre activité à des projets externes, il nous a donc fallu très vite nous organiser. Nous voulions aussi donner plus de visibilité à nos réalisations en les ouvrant à un plus large public. Nous avions donc besoin d’un site qui valorise nos cartes. Au démarrage, nous avons utilisé un système de listing organisé de façon alphabétique. Il s’agissait d’une simple page html statique. Les recherches étaient donc fastidieuses.

Ensuite nous sommes passés sur le moteur de recherche de la Bibliothèque de Sciences Po mais lui non plus n’était pas adapté à notre fonctionnement. Les bases de données étaient complexes à mettre à jour. Nous ne pouvions pas promouvoir efficacement nos réalisations. Pour nos visiteurs, les recherches étaient très souvent infructueuses. Ils finissaient par les effectuer sur Google Images.

Nous avions également besoin d’industrialiser la gestion des droits d’auteur. Nous étions régulièrement sollicités pour des demandes d’autorisation et de téléchargement. Les réponses se faisaient individuellement et par mail.

Nos besoins étaient donc clairement identifiés. Nous n’avions plus qu’à les formaliser auprès de notre DSI, en charge du projet. Elle a ainsi pu très facilement faire le parallèle avec une solution déjà utilisée par le service communication de Sciences Po, et maintenant enrichie par notre iconographe à la Bibliothèque. Ils étaient déjà utilisateurs d’une solution de gestion et de partage de ressources numériques. C’est la solution Keepeek qui avait été retenue par le service communication. Nous avons eu une réunion de présentation pour valider l’adéquation de nos besoins avec les fonctionnalités de la solution Keepeek.

Ce déploiement n’a pas engendré de développements supplémentaires car nous nous sommes intégrés au back office existant. Nous avons juste eu besoin de créer quelques rubriques dans le plan de classement existant. Le seul développement spécifique a concerné la réalisation du portail de la cartothèque (http://cartotheque.sciences-po.fr/). Nous sommes passés par les équipes de Keepeek pour créer et développer le site. Chaque mois, le site génère plus de 30 000 visites.

Quelle réponse vous a apportée Keepeek ?

La solution Keepeek nous a permis de gagner en souplesse. Nous sommes totalement autonomes pour gérer et indexer tous les documents produits (cartes, diagrammes, supports interactifs,…).

Keepeek nous a accompagné au lancement du projet pour partager les bonnes pratiques mais aussi pour réaliser le travail de reprise lors de la migration de l’ancienne solution vers la plateforme. Cette phase de reprise a été l’occasion de faire du nettoyage dans nos documents mais aussi de réfléchir à notre système d’indexation. C’est la formation dispensée par Keepeek qui nous a procuré l’opportunité de revoir notre mécanisme d’indexation et les métadonnées que nous voulions conserver.

Au final, plus de 1500 supports ont été intégrés dans la solution Keepeek. Désormais, nous alimentons la plateforme au fil de l’eau.

Nous pouvons créer nos propres champs pour assurer un référencement optimum de nos ressources. Nous ne sollicitons plus notre DSI pour des demandes d’évolution. La solution Keepeek intègre toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin. Même sur les questions liées à la gestion des droits d’auteur, nous avons pu industrialiser les process.

Désormais, les visiteurs vont directement sur notre portail pour leur recherche soit en utilisant le moteur de recherche avec une saisie libre comme sur Google soit en utilisant le système de recherche avancée en sélectionnant un ou plusieurs critères.

Une fois le résultat obtenu, ils peuvent télécharger librement nos ressources. En revanche, ils n’ont qu’une image basse définition où est incrusté le logo Sciences Po – Atelier de cartographie. Le visiteur va télécharger un dossier zip qui contient l’image et un fichier txt avec toutes les informations liées au droit d’auteur ainsi que les conditions d’utilisation. S’il veut récupérer le fichier source pour le reproduire et l’intégrer dans d’autres supports, alors il doit nous contacter.

Cette démarche nous a permis de gagner un temps précieux. Les demandes de téléchargement dites simples sont totalement automatisées.

Autre avancée pour nous : le fait de pouvoir proposer un portail visiteur multilingues. Celui-ci est décliné en 4 langues (français, anglais, espagnol et portugais).

Aujourd’hui nous souhaitons faire évoluer le portail visiteurs pour le rendre responsive. À l’époque du projet, nous n’étions pas dans cette démarche. Maintenant les étudiants mais aussi les enseignants utilisent beaucoup leur smartphone pour faire des recherches. Nous voulons assurer la meilleure expérience utilisateurs à nos visiteurs.

Merci à Patrice Mitrano et Thomas Ansart pour ce partage d’expérience.