Un DAM durable pour l’Agence Française du Développement

Agence Française du Développement

Depuis 75 ans, l’Agence Française de Développement (AFD) agit pour combattre la pauvreté et favoriser le développement durable. Présente en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Amérique Latine, dans les Caraïbes et l’Outre-mer, cet établissement public finance et accompagne des projets dédiés à l’amélioration des conditions de vie et à la protection de la planète.

Pour valoriser et promouvoir ses actions, l’AFD s’appuie sur des reportages photos réalisés par des professionnels. Très vite, il est devenu nécessaire d’organiser et de faciliter le partage de ces contenus auprès de la presse et des partenaires.

Patricia Nathan, Assistante à la communication institutionnelle et éditoriale , nous présente les enjeux de son projet de Digital Asset Management.

Pouvez-vous nous présenter le contexte de votre projet ?

Le département communication est à l’initiative du projet. De par notre activité, nous avons besoin de valoriser nos actions. La photo est le support incontournable pour illustrer les projets que nous finançons. Face à cette production continue de médias, il est donc devenu clé de les stocker, de les centraliser et surtout de les partager. En effet,  nous sommes régulièrement contactés par la presse qui recherche des visuels pour illustrer leur reportage. Il nous fallait gagner en fluidité et en réactivité pour répondre efficacement à leur sollicitation.

A ces demandes presse viennent s’ajouter les sollicitations d’éditeur qui recherchent des photos pour illustrer leurs manuels scolaires. Le fonctionnement manuel et artisanal avait donc atteint ses limites.

De plus, nos médias manquaient de visibilité. Seule une petite partie était postée sur le site institutionnel de l’AFD. Cela n’était pas suffisant pour valoriser nos actions. Il nous fallait donc un site dédié qui puisse répondre à cet objectif

Vous n’aviez aucun outil pour stocker vos médias ?

Une solution d’archivage existait bien. Seul 10 personnes pouvaient y accéder car nous étions sur un mode licence hébergé au sein de l’Agence Française de Développement. Le système était complètement fermé. Nous ne pouvions pas transmettre des accès à la base de données photos notamment aux 85 agences de l’AFD. Elles devaient passer  par le département communication pour disposer des reportages photos.

De plus l’outil était complexe à utiliser et très rarement mis à jour.

Mon objectif était de rendre nos médias accessibles à l’extérieur, notamment à nos agences. Ensuite pour mon organisation professionnelle, je dois disposer d’une plateforme accessible à tout moment et n’importe où.

Comment avez-vous organisé la pré-sélection des prestataires ?

J’ai tout d’abord identifié les fonctionnalités majeures pour mon activité avant de solliciter des éditeurs. Ensuite, nous avons sollicité un consultant pour structurer le cahier des charges, auditer les éditeurs et assurer la phase de dépouillement des réponses. Au total, nous avons évalué 5 prestataires de Digital Asset Management.

Comment s’est passée la mise en place du projet ?

Une réunion de lancement vient tout d’abord valider les grandes étapes du projet et la démarche. Des ateliers sur des thématiques précises sont planifiés, notamment sur la reprise des médias et les mots clés.

Nous avions plus de 10 000 médias à récupérer.

Ensuite pour chaque type de médias, nous avons défini une structure pour les champs à intégrer (légendes, crédits, droit d’auteur,…). Le pôle documentaire de Keepeek m’a grandement épaulé pour assurer l’indexation de mes médias et optimiser mon thésaurus. Le projet était bien rythmé car nous avons mis 4 mois pour déployer Keepeek et ouvrir le portail visiteur.

Nous avons lancé le portail visiteur en avril 2017. Il est totalement charté aux couleurs de l’AFD. Désormais, nos partenaires et les agences de l’AFD sont totalement autonomes pour recherches des photos et faire leur sélection en créant un panier.

DAM pour l'AFD

Pour télécharger les photos, ils doivent remplir un formulaire qui m’est adressé directement. C’est après vérification que je leur crée un compte sur le portail et ensuite ils sont libres de télécharger (en basse définition) ce dont ils ont besoin. Les conditions d’usages sont mentionnées lors de chaque téléchargement.

Quels sont les bénéfices apportés par la solution Keepeek ?

Tout d’abord cela se matérialise par un gain de temps considérable. Je n’ai plus à faire de recherche pour le compte de telle ou telle personne afin de leur fournir les photos dont ils ont besoin. Maintenant je renvoie directement mes interlocuteurs vers le portail où ils peuvent s’inscrire.

En passant également sur le cloud, je me suis affranchie de notre environnement informatique. Désormais, je peux gérer la plateforme Keepeek depuis chez moi car je suis en télétravail une partie de la semaine. Cela n’était pas possible avec l’ancienne solution. J’ai également gagné en souplesse pour faire évoluer les choses.

L’accompagnement de l’équipe Keepeek est également fondamental. J’ai pu m’appuyer sur différents experts pour gérer efficacement toutes les phases du projet.

Quelles sont les prochaines étapes pour l’AFD ?

Nous étudions actuellement la possibilité d’ouvrir la plateforme Keepeek à d’autres entités appartenant à l’Agence Française du Développement. Il s’agit notamment de la structure Proparco. Nous allons donc organiser la plateforme pour permettre aux différentes filiales de l’AFD de gérer efficacement leurs contenus dans la même plateforme Keepeek.

Merci Patricia pour cet échange et ce partage d’expérience.

Crédit/Copyright: Erwan Rogard