Astuces

Pour recevoir un conseil chaque semaine dans votre boite mail afin d’optimiser votre DAM, c’est ici !

Retrouvez ici toutes les astuces envoyées au fil des semaines. Chaque jeudi, bénéficiez d’un nouveau conseil pour optimiser votre utilisation du DAM Keepeek !

Astuce 15 : Mettre à jour les filtres de recherche

Les options accessibles depuis le bouton ‘Affiner’ sur un résultat de recherche sont paramétrables.
 

En recherche libre, par plan de classement ou navigation personnalisée, vous bénéficiez de filtres pour affiner vos résultats dans l’interface d’administration :

Mettre à jour les filtres de recherche

Ces filtres sont personnalisables par les administrateurs pour permettre de ne proposer que les filtres pertinents pour votre utilisation. 

Pour paramétrer les filtres, rendez vous dans ‘Paramètres’, puis sous le bouton ‘Recherche’. Il suffit d’ajouter/retirer les champs souhaités dans la partie ‘Faceting’.

Mettre à jour les filtres de recherche

 ⚠️ Attention ! Les modifications réalisées s’appliquent immédiatement à TOUS les utilisateurs.

Astuce 14 : Modifier plusieurs pages de médias en une opération

Vous pouvez réaliser des modifications par lot sur plusieurs pages de résultat en une seule opération

Depuis un résultat de recherche, que vous soyez en recherche texte, plan de classement, recherche avancée ou autre, vous pouvez modifier l’ensemble des pages en cliquant directement sur le crayon et la fonction ‘Traitement par lot’. Vous pouvez modifier un ou plusieurs champs et lancer la modification. Le système vous propose alors de travailler en tâche de fond pour vous permettre de reprendre la main sur l’application. 

Modifier plusieurs pages de médias en une opération

Parce que cette fonctionnalité permet de modifier un grand nombre de médias à la fois, son accès peut être restreint à certaines catégories d’utilisateurs. Si vous n’y avez pas accès, voyez avec vos administrateurs pour qu’ils modifient vos droits au niveau de votre groupe utilisateur. 

Modifier plusieurs pages de médias en une opération

Astuce 13 : Changer l’image de prévisualisation d’une vidéo

Vous pouvez choisir l’image représentative d’une vidéo

Depuis le détail de la vidéo, choisissez dans le menu le crayon en haut à droite et sélectionnez : ‘Remplacer la couverture’. Une fenêtre s’ouvre. Vous avez le choix entre importer une image ou choisir une image parmi les frames de la vidéo. Vous accédez alors au lecteur vidéo qui vous permet de vous arrêter au moment opportun pour créer la vignette. Le système prend quelques instants pour générer les différents formats de prévisualisation.

changer l'image de prévisualisation d'une vidéo

⚠️ Attention : cette modification est effective pour tous les utilisateurs.

Astuce 12 : Personnaliser les étiquettes

Vous pouvez modifier les textes et couleurs des étiquettes pour les adapter à votre usage

Si vous avez un profil administrateur, vous pouvez personnaliser les étiquettes en vous rendant dans ‘Paramètres’, puis ‘Etiquettes’. 

Vous pouvez ainsi modifier ou supprimer les étiquettes qui vous sont inutiles et en créer d’autres, aux couleurs et avec le texte de votre choix !

Personnaliser les étiquettes

Astuce 11 : Mettre des dossiers en favoris sur la page d’accueil

Vous pouvez créer des raccourcis sur la page d’accueil pour accéder en un clic à vos dossiers favoris. 

Pour ajouter des dossiers en page d’accueil, assurez-vous que le widget ‘mes dossiers favoris’ est bien présent sur votre page d’accueil. 

Pour cela, cliquez sur votre nom en haut à droite de l’écran et sur ‘mes informations’ dans le menu. Choisissez l’onglet ‘Widgets d’accueil’ dans le menu de gauche et ajoutez le widget ‘Mes dossiers favoris’ à l’endroit souhaité sur la page d’accueil en cliquant sur l’un des deux boutons ‘Ajoutez un widget’, soit à droite, soit à gauche. 

Mettre des dossiers en favoris sur la page d’accueil

Une fois le widget activé, rendez-vous dans le plan de classement et cliquez sur les étoiles des dossiers que vous souhaitez ajouter en raccourci sur la page d’accueil 

Mettre des dossiers en favoris sur la page d’accueil

La modification est immédiate et spécifique à chaque utilisateur.

Astuce 10 : Modifier l’ordre des dossiers dans le plan de classement

Vous pouvez modifier l’ordre des dossiers dans le plan de classement, à n’importe quel niveau de l’arborescence. 

Par défaut, les dossiers du plan de classement sont triés par ordre alphabétique. Néanmoins, vous avez la main pour choisir un ordre plus pertinent pour votre usage ! Pour cela, vous devez avoir les droits de gestion sur le dossier parent de ceux que vous souhaitez réorganiser. 

Il vous suffit ensuite de sélectionner le dossier parent des dossiers à réorganiser et de cliquer sur le menu burger du plan de classement. Sélectionnez la fonction ‘Ordonner’. La liste des dossiers s’affiche et vous pouvez alors les ordonner manuellement en les glissant au bon endroit. La modification est immédiatement prise en compte. 

Modifier l'ordre des dossiers dans le plan de classement

Pour réordonner le premier niveau de l’arborescence, sélectionner la fonction ‘Ordonner les dossiers de premier niveau‘, dans le même menu. 

⚠️ Attention : ces modifications seront appliquées pour tous les utilisateurs. 

Astuce 9 : Ajouter une valeur par défaut dans un champ

Vous pouvez mettre une valeur par défaut dans un champ pour qu’il soit rempli automatiquement à l’import de vos médias.

Cette fonctionnalité est par exemple beaucoup utilisée pour mettre des conditions d’utilisation standards ou des copyrights par défaut sur tous les médias.

Certains types de champs peuvent bénéficier d’une valeur par défaut ajoutée automatiquement à l’import de vos médias. Il s’agit des champs de type texte court ou long et champ avec suggestions.

Pour paramétrer vos valeurs par défaut, vous devez avoir un profil administrateur ou gestionnaire, vous rendre dans la partie ‘Paramètres’, puis ‘Fiches d’éléments’. Sélectionnez la fiche souhaitée, et cliquez sur l’icône crayon du champ sur lequel vous voulez ajouter une valeur par défaut. 

Si le champ est bien de type texte court, texte long ou champ avec suggestion, une case ‘valeur par défaut’ s’affiche en bas de la fenêtre. Vous pouvez y ajouter le texte souhaité.

Ajouter une valeur par défaut dans un champ

Renouvelez l’opération pour toutes les fiches qui doivent proposer cette valeur par défaut. 

Astuce 8 : Créer un diaporama d’images

Vous pouvez créer simplement un diaporama pouvant contenir jusqu’à 50 images, à partager par un simple lien.
Ajoutez les images à un panier, activez le partage public et récupérez le lien de la galerie. Ce lien vous permet d’afficher les images sous la forme d’un carrousel qui fait défiler les images avec leur titre.

Créer un diaporama d'images

Le diaporama est responsive : il peut être consulté sur ordinateur, tablette et mobile. Vous pouvez donc envoyer le lien par mail, sms ou utiliser le code disponible sur la page de partage public pour intégrer votre diaporama directement sur une page web !

Attention, si vous avez d’autres types de document dans votre panier (pdf, vidéos, etc.) ils ne seront pas inclus dans la galerie. Seuls les médias de type image sont pris en compte. 

Astuce 7 : Trier dans l’ordre des éléments qui ont la même date

Vous pouvez trier dans l’ordre des éléments importés ou créés dans une même journée

Lorsque le tri par date d’import ou date de prise de vue est activé, il peut être compliqué de visualiser les éléments dans l’ordre chronologique d’un reportage car les images proposent toutes la même date et peuvent apparaître dans le désordre. Pour contourner ce problème, vous pouvez choisir le tri descendant sur l’identifiant de l’élément

L’identifiant est un numéro unique rattaché à chaque média qui s’incrémente dans l’ordre d’import.

Trier dans l’ordre des éléments qui ont la même date

Astuce 6 : Illustrer un média sans prévisualisation

Vous pouvez ajouter une image pour illustrer un média qui n’a pas de prévisualisation !

Pour afficher une vignette représentative de vos médias sonores, fichiers zip ou autres formats qui ne bénéficient pas de vignettes générées automatiquement, vous pouvez appliquer une image ou un pdf sur la fiche

Illustrer un média sans prévisualisation

Placez vous sur le détail du média, cliquez sur le crayon dans le menu en haut à droite. Sélectionnez l’option ‘Remplacer la couverture’ et glissez l’image ou le pdf de votre choix. Le média propose à présent l’image dans la mosaïque et le détail. 

⚠️ Attention ! La fonctionnalité ‘Remplacer la couverture’ ne devient disponible qu’une fois que les différents formats du média sont générés.

Astuce 5 : Identifier vos médias selon leur taille

Vous pouvez facilement identifier les médias de très faible qualité pour nettoyer les images ou autres fichiers inexploitables, ou au contraire trouver les fichiers les plus consommateurs en espace de stockage !

Identifier vos médias selon leur taille

Rendez-vous dans le mode de recherche ‘Navigation personnalisée’, sélectionnez le champ ‘taille des fichiers’ dans le menu déroulant ou cliquez sur le bouton burger pour sélectionner ‘affichage par taille’.

Les médias sont regroupés par taille, il suffit de dérouler les arborescences pour les visualiser et faire le tri.

Astuce 4 : Afficher vos thesaurus à la place de vos dossiers

Vous pouvez afficher un thesaurus dans le menu de gauche, à la place du plan de classement, pour visualiser les médias rattachés à chaque terme !

Afficher vos thesaurus à la place de vos dossiers

Rendez-vous dans le mode de recherche ‘Navigation personnalisée’ et sélectionnez le champ thesaurus que vous souhaitez visualiser. Il s’affiche alors dans le menu de gauche. Un clic sur un terme permet d’afficher les médias indexés avec cette valeur.

 ⚠️ Attention : seules les valeurs rattachées à un ou plusieurs médias s’affichent ! S’il manque un terme, c’est probablement qu’aucun média n’y est lié.

Astuce 3 : Changer l’image de fond d’accueil de votre DAM

Les profils administrateur peuvent changer l’image de fond de la page d’accueil de leur DAM en quelques instants.

Changer l'image de fond de votre DAM

Pour cela, rendez-vous dans les paramètres puis ‘Personnalisation’. 

Sélectionnez ‘Ecran d’accueil’ dans le menu de gauche, puis ‘Bandeau d’accueil’. Importez l’image que vous souhaitez utiliser pour le bandeau d’accueil en respectant les recommandations suivantes : 

– jpg ou png
– 1920 x 500 pixels
– moins de 2Mo

La modification est immédiate. 

 ⚠️ Attention, il s’agit d’un paramétrage qui s’appliquera à tous les utilisateurs !

Astuce 2 : Personnaliser vos champs dans le résumé

Les informations affichées dans le résumé ou le mode liste de l’interface d’administration sont personnalisables selon vos besoins. 

Il s’agit des informations affichées ici :

Personnaliser vos champs dans le résumé

et dans le mode liste :

Personnaliser vos champs dans le résumé

Les champs affichés dans ces deux types d’affichage sont paramétrables par les administrateurs et gestionnaires des fiches documentaires. Pour les adapter, il suffit de se rendre au niveau du paramétrage des fiches d’élément.

Personnaliser vos champs dans le résumé

Toute modification est immédiatement prise en compte. 
 ⚠️ Attention, il s’agit d’un paramétrage qui s’appliquera à tous les utilisateurs !

Sélectionnez la fiche que vous souhaitez modifier et cliquez sur l’onglet ‘Champs de fiche’. La colonne ‘Résumé’ indique si le champ a été paramétré pour s’afficher dans le résumé (et sur le mode liste). En cliquant sur le crayon au niveau de chaque champ, vous pouvez cocher ou décocher la case ‘Résumé’. 

Astuce 1 : Eviter d’attendre son export ou son téléchargement

Vous pouvez fermer les fenêtres pop up d’attente lors de la génération des téléchargements ou des exports, sans perdre vos fichiers !  

Lorsqu’un fichier d’export ou un téléchargement volumineux se génère, vous pouvez fermer la fenêtre pop up d’attente. Continuez à travailler dans l’application pendant que le fichier demandé est préparé ! Retrouvez ensuite votre fichier sous l’icône téléchargement, dans le bandeau noir en haut à droite.

Eviter d'attendre son export ou son téléchargement


Dès que le fichier est prêt, une notification apparait sur l’icône téléchargement et vous pouvez alors télécharger le fichier en un clic. 

Eviter d'attendre son export ou son téléchargement