Archives de l’auteur : Cécile Odouard

Les nouveautés Keepeek de la version 4.34 !

Une version de début d’année qui vous propose des évolutions pour :

  • faciliter les phases de validation des médias
  • mieux adapter les modes d’affichage aux contextes métiers
  • et recevoir des notifications sur des éléments précis.

Un meilleur zoom pour les fichiers eps et psd

Lors de l’import de fichiers eps ou psd, Keepeek génère une image jpg qui permet la visualisation du détail du fichier. Cependant, un zoom important sur cette image ne permettait pas d’obtenir une image nette. Pour palier à ce problème, avec la génération d’un jpg de plus haute définition le zoom ne perd plus de sa qualité. Tout ça sans avoir à ouvrir le fichier original !

NB: l’activation de cette fonctionnalité est gratuite mais n’est pas proposée par défaut, pour ne pas encombrer votre espace de stockage inutilement. Pour activer ce zoom HD, merci de contacter votre chargé.e de compte.

Optimisation des préférences d’affichage des médias

Chaque utilisateur Keepeek a son mode d’affichage de prédilection et chaque mode a ses avantages. Jusqu’à présent, en changeant le mode d’affichage dans un contexte , vous le changiez sur toutes les datas views : résultat de recherche, mur des imports, espaces collaboratifs, associations.

Avec cette nouvelle version, gardez le mode tableau dans les associations et la mosaïque dans les résultats de recherche ! Vos préférences d’affichage sont conservées en mémoire pour chaque contexte.

Petit bonus ! Vos paramétrages de l’affichage grille peuvent également être différents pour chaque contexte !

Notifications sur média depuis un portail

Les utilisateurs des portails peuvent à présent recevoir des notifications par email sur des médias spécifiques.

Dès que le fichier ou ses informations sont modifiés, que ses associations sont mises à jour ou qu’il change de statut, l’utilisateur reçoit un email pour l’avertir.

Attention, contrairement aux évolutions back office, les développements des portails ne sont pas disponibles automatiquement. Contactez votre chargé·e de compte si vous souhaitez en bénéficier !

Assistez à la démo !

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Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 21 janvier !

5 chiffres clés pour le bilan 2019 de votre DAM

Comme chaque année, le mois de janvier est le moment incontournable pour faire le bilan 2019 de votre DAM. Inutile d’être un·e data scientist pour extraire toutes les données dont vous avez besoin pour mesurer la pertinence de votre application ! Pour obtenir un rapport détaillé de votre activité DAM et définir les priorités et les axes d’amélioration pour 2020, suivez le guide !

Les chiffres essentiels

Le nombre de visites

Combien de personnes se sont connectées sur l’application en 2019 ? Ce premier chiffre global que vous pouvez extraire facilement des statistiques (avec le graphique de l’année correspondant) vous permet de mesurer l’activité. Quels sont les pics d’activité pour votre DAM ? Les utilisateurs sont-ils de plus en plus nombreux ou l’attrait du DAM est-il en train de faiblir ?

Le nombre de médias intégrés

Combien de photos, vidéos, bannières digitales, toolboxes ou documents print ont été intégrés en 2019 ? Le DAM centralise-t-il bien tous les contenus multimédias ? Y a t-il des manques, des types de médias peu présents ?

Avec la recherche avancée ou la navigation personnalisée, vous pouvez extraire en quelques secondes les imports de l’année par type de média, typologie de document, par contributeur ou tout autre regroupement pertinent pour votre activité.

Les imports de l’année sur l’application interne de Keepeek, par grandes thématiques

Le nombre de téléchargements

Les médias de votre DAM sont-ils utiles pour vos utilisateurs ? Visualiser les catégories de médias que personne ne télécharge, peut vous permettre d’identifier les contenus qu’il faut peut-être arrêter de produire. Ou au contraire, si beaucoup de médias d’un certain type sont téléchargés, il faut peut être en intégrer davantage dans le DAM.

En utilisant ou en constituant des dossiers en fonction de vos campagnes marketing, projets ou reportages, vous pouvez extraire leurs statistiques spécifiques pour identifier les projets qui ont été les plus téléchargés.

Les habitudes de recherche

Comment vos utilisateurs effectuent leurs recherches ? Ces informations vous aide à adapter les données rattachées à vos médias. Dans le module de statistiques, en filtrant sur les modes de recherche , vous pouvez facilement voir si les utilisateurs utilisent le plan de classement, la recherche avancée ou au contraire la recherche plein texte.

Les utilisateurs passent systématiquement par le plan de classement pour trouver des médias ? Il faut sans doute passer moins de temps sur une indexation très fine des contenus. Et inversement ! S’ils recherchent plutôt avec des combinaisons de mots-clés, l’indexation est primordiale !

Grâce au filtre sur les recherches infructueuses, retrouvez en une seconde toutes les recherches qui n’ont ramené aucun résultat : un bon moyen de vérifier votre indexation ou si des contenus manquent dans votre DAM. Cette analyse oriente vos productions de contenus nécessaires en 2020. Ou permet d’ajouter des mots-clés, synonymes et autres données pour faciliter les recherches.

La qualité de l’indexation

Avec le module de recherche avancée, trouvez les médias pour lesquels il n’y a pas de valeur dans un champ précis. Repérez ainsi en une seconde tous les médias qui n’ont pas de mots-clés ou aucune légende. En fonction de la volumétrie à compléter, anticipez la planification d’une réindexation en 2020 !

Prévoir les besoins de 2020

Définir KPI et objectifs

Avec tous les éléments listés ci-dessus, vous allez pouvoir vous fixer des objectifs précis et définir les indicateurs pour mesurer la pertinence de vos actions ! Voici quelques propositions, à adapter bien sûr :

Objectif #1 : collecter plus de contenus. KPI : + 15% de contenus.

Objectif #2 : accroitre l’utilisation du DAM. KPI : +1000 visites par mois.

Objectif #3 : produire davantage de vidéos. KPI : + 35% de contenus vidéo.

Objectif #4 : améliorer l’indexation. KPI : 0 médias sans mots clés.

Anticiper l’évolution de l’espace de stockage

Votre espace licence dans Keepeek vous permet de vérifier où vous en êtes dans votre espace de stockage. Il est occupé à 95% ? Vous avez de grandes productions de vidéo prévues pour 2020 ? Il est peut être temps de faire le ménage sur le DAM ou de nous contacter pour augmenter l’espace alloué.

Pour libérer de l’espace, pensez à vider votre corbeille. L’extension dédoublonnage peut également vous aider à faire le tri dans vos contenus.

Mettre à jour la base utilisateurs

Profitez de ce début d’année pour faire le ménage dans votre base pour supprimer les utilisateurs obsolètes. Vous libérerez ainsi des licences utilisateurs pour de nouveaux collaborateurs, clients ou prestataires au cours de l’année.

Activer de nouvelles fonctionnalités

Grâce à l’API Keepeek, vous pouvez connecter votre DAM à d’autres outils : PIM, site web, site eCommerce ou autre. Vous pourrez alors plus facilement piloter la diffusion de vos médias et contrôler leur usage.

Si vous utilisez beaucoup d’images dans vos documents Word, Powerpoint ou Adobe, le plugin Keepeek vous simplifiera vos tâches en vous permettant d’intégrer des images directement dans vos applications.

Si vous lancez une chaîne YouTube, activer l’extension pour y relier Keepeek peut vous permettre de gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez également mettre en place des tableaux Kanban pour simplifier les échanges lors des processus de production ou de validation de contenus.

Ajoutez de nouveaux contenus grâce au module wiki intégré à Keepeek pour intégrer un Brand Center, un catalogue produit ou des pages éditoriales utiles pour vos utilisateurs.

Anticiper les pics d’activité

Si vous avez déjà de la visibilité sur la volumétrie des médias qui vont être produits ou des chantiers documentaires à lancer en 2020, vous pouvez d’ors et déjà anticiper les éventuels besoins de renfort et recruter les ressources nécessaires. Les étudiants de l’INA et de l’INTD recherchent chaque année des entreprises pour effectuer leur apprentissage. Vous pouvez également diffuser des offres d’emploi gratuitement sur le site du CEPID, spécialisé en info-doc. Keepeek propose également des prestations documentaires pour vous épauler dans vos missions !

Vous avez à présent tous les éléments pour tirer le meilleur de votre DAM. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter une belle année 2020 !

Une version pour bien préparer 2020

En parallèle des développements des fonctionnalités que vous trouvez ci-dessous, les développeurs Keepeek ont également travaillé sur des chantiers techniques pour préparer la plateforme pour 2020. Objectif : la rendre plus solide et plus performante pour nos clients SaaS de plus en plus nombreux !

Compteur d’associations dans le détail d’un média

Il n’est désormais plus nécessaire d’aller sur l’onglet des associations pour savoir si le média que vous consultez propose des médias associés. Dès que vous êtes sur un média, un indicateur au niveau de l’onglet des associations précise combien de médias y sont associés.

Modifications dans les associations maintenant prises en compte dans l’historique des actions du média

Depuis l’historique du média, visualisez dans la liste des actions réalisées sur l’élément, les mouvements de ses associations. Si des médias ont été liés ou déliés, l’historique le détaille.

Compléments dans l’API : levée de la limite des 10 000

L’API de Keepeek permettant d’intégrer les contenus du DAM dans d’autres canaux de diffusion est de plus en plus utilisée. C’est pour cette raison que nous avons fait quelques développements supplémentaires pour permettre d’extraire davantage de contenu par l’API : les appels ne sont plus limités à 10 000 médias par requête ! Vous être à présent plus libre pour synchroniser votre DAM avec votre site eCommerce ou votre PIM, par exemple !

Nouvelles possibilités de recherche avancée sur les portails

De nouvelles possibilités sont maintenant proposées au niveau de la recherche avancée sur les portails : recherche sur les nombres, les URL et également sur l’absence de valeurs (pour retrouver tous les médias pour lesquels un ou plusieurs champs spécifiques n’ont pas été remplis) !

Intégration des recherches avancées dans le widget des dernières recherches effectuées sur le portail

Jusqu’à présent, le widget qui liste les dernières recherches effectuées sur le portail, par chaque utilisateur, n’intégrait que les recherches plein texte. A présent, les recherches avancées sont également listées dans l’historique des dernières recherches. Les deux types de recherche sont identifiées par des pictogrammes spécifiques, pour mieux les distinguer !

Nouvelles possibilités de recherche par facette sur les portails

Filtrer des résultats sur l’absence de valeurs est à présent possible sur les portails : utile pour ne pas rater des médias qui ne sont pas complètement indexés !

Attention, contrairement aux évolutions back office, les développements des portails ne sont pas disponibles automatiquement. Contactez votre chargé de compte si vous souhaitez en bénéficier !

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Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mardi 31 décembre !

crédit photo : Movidagrafica Barcelona

think outside the box

12 façons d’utiliser votre DAM dans vos actions de communication

Vous vous êtes équipés d’une solution DAM (Digital Asset Management) et tous vos contenus multimédias sont maintenant réunis dans votre solution, organisés, dédoublonnés et bien indexés. Vous souhaitez pousser plus loin votre utilisation et exploiter davantage les fonctionnalités de votre DAM ? Voici douze moyens d’en tirer profit, pour la communication externe comme interne !

1. Proposez une sélection de médias accessible depuis vos communiqués de presse

Intégrez un lien vers une sélection de médias dans vos communiqués de presse pour permettre aux journalistes de télécharger images, vidéos, logos ou documents. Vous multipliez ainsi vos chances qu’ils relaient l’information. Grâce au contrôle que permet une solution DAM, vous pourrez mesurer pour chaque média mis à disposition combien de fois il a été consulté ou téléchargé, idéal pour mesurer le succès de vos actions !

2. Facilitez l’accès à vos tutoriels vidéo

Vos tutos vidéos sont trop longs et personne ne les regarde ? Séquencez les vidéos de vos formations ou webinaires et intégrez les sur une page de votre espace client pour permettre à vos utilisateurs d’accéder directement à la présentation de la fonctionnalité qui les intéresse !

3. Intégrez un diaporama d’images sur une page web

Intégrez un diaporama photo dans votre article de blog pour parler de votre dernier événement client. Vous proposez un album photo sans surcharger votre page. Vous recevez des photos supplémentaires de l’événement ? Pas de problème, vous pouvez les rajouter dans votre galerie photo en quelques secondes sans avoir à modifier votre article.

4. Poussez les vidéos de votre DAM sur les réseaux sociaux

Vous republiez manuellement vos vidéos sur vos différentes chaines YouTube ? Votre DAM vous permet de les pousser automatiquement en y ajoutant automatiquement vos titres, mots-clés et autres données saisies dans votre DAM.

5. Créez un brand center

Combien de temps perdu à chercher le logo à jour, dans la bonne taille, dans la version couleur ou noir et blanc, verticale ou horizontale ? Intégrez une partie Brand Center à votre DAM où vous allez pouvoir centraliser logos, chartes graphiques, modèles de documents, signatures emails, icones et pictogrammes utiles. Votre DAM peut même vous permettre de créer des arborescences de pages éditoriales pour expliquer les bonnes pratiques.

6. Projetez facilement films et interviews dans votre hall d’accueil en créant une playlist vidéo

Votre hall d’accueil propose un écran qui joue des vidéos en continu ? Créez une playlist vidéo pour projeter vos films et interviews. Votre DAM vous permet de mettre à jour cette playlist dès que vous avez de nouveaux contenus. Plus besoin de faire des allers-retours à l’accueil avec votre clé USB !

7. Proposez un espace ‘nouveaux arrivants’

Facilitez la prise de poste de vos collaboratrices et collaborateurs en proposant un espace sur votre DAM avec le livret d’accueil, le trombinoscope, les photos des équipes, les documents de référence de votre organisation, etc. Ils arriveront plus rapidement à identifier tous leurs nouveaux collègues, les éléments de langage de votre organisation, et à récupérer les logos, modèles de documents et de signature mail : tout ce qu’il faut pour bien démarrer dans leur nouveau poste !

8. Créez un référentiel marketing

Créez un espace marketing pour vos commerciaux avec toutes les informations de vos produits, les livres blancs, les brochures, vidéos et impressions écrans toujours à jour, dans chaque langue, qu’ils pourront envoyer en trois clics à leurs prospects !

9. Proposez un espace de partage et de convivialité pour vos collègues

Proposez à vos collègues de centraliser leurs photos du dernier séminaire ou événement interne dans un panier pour pouvoir les partager, les commenter et recréer ainsi un espace de convivialité digital !

10. Créez un référentiel pour la veille

Organisez un espace Veille dans votre DAM pour permettre à vos collègues de centraliser tous les documents, médias ou autres captures d’écran collectés lors de leur veille technologique ou concurrentielle. Vous ferez gagner du temps à tous en mutualisant ainsi les ressources, et mettrez à disposition une base de connaissance utile sur vos concurrents ou votre secteur d’activité.

11. Gérez vos projets de production ou validation de médias

Créez des tableaux Kanban pour organiser la production ou la validation de vos médias. En quelques clics, créez un espace collaboratif et confidentiel en définissant les étapes de votre projet ou en catégorisant vos contenus dans les colonnes d’un tableau !

12. Créez un mini intranet

Si vous êtes dans une PME, votre service RH n’a peut-être pas les moyens de vous proposer un Intranet. Le DAM peut faire office d’intranet où les différents services pourront mettre à disposition les documents à communiquer aux autres équipes : les RH pourront par exemple mettre à disposition la convention collective, les accords d’entreprise et informations sur la Mutuelle, Prévoyance, etc.

Faites de votre DAM un outil incontournable

Toutes ces façons d’exploiter votre DAM vont contribuer à familiariser, puis fédérer vos utilisateurs autour de votre solution. Naturellement, le DAM va devenir le référentiel principal où ils ont l’habitude de trouver facilement les contenus dont ils ont besoin, ainsi que les outils qui vont leur permettre de partager et diffuser ces contenus.

Après avoir mis en place vos actions de communication, les statistiques de votre DAM vous permettront de mesurer le taux de fréquentation de votre application et le succès de vos initiatives.

Besoin d’accompagnement ?

Keepeek peut vous accompagner pour identifier les besoins à adresser en priorité et vous conseiller dans la mise en place de solutions. Contactez-nous pour en parler !

Keepeek, 100% DAM in France

Depuis sa création, Keepeek, leader français du Digital Asset Management, a toujours eu à cœur de faire travailler des équipes basées en France. De nombreux acteurs du logiciel se sont pourtant largement tournés vers l’offshore, alors pourquoi adopter cette stratégie ?

Thomas Larzillière, directeur de Keepeek depuis sa création en 2008, explique les raisons de ce choix.

Localisation de nos équipes entre Paris et Rennes

Keepeek est né à Paris, mais a rapidement été confronté à un vrai problème de recrutement pour ses collaborateurs techniques. Les salaires parisiens et le coût des bureaux était difficilement compatibles avec nos moyens. Nous avons étudié plusieurs possibilités, notamment le offshore. Nous avons finalement saisi l’opportunité de lancer l’agence de Rennes pour y placer notre direction technique. Il s’agissait d’un choix économique, mais également d’un choix stratégique de recrutement en profitant d’une région riche en écoles d’ingénieurs. Nous n’avons jamais regretté ce choix et Rennes est aujourd’hui la plus grande agence de Keepeek.

L’appel des sirènes du offshore

Bien évidement, nous avons étudié les différentes options que l’on pouvait activer pour accélérer notre développement. L’équation économique proposée par l’offshore est attirante et permet de mobiliser des ressources difficiles à trouver dans l’hexagone. En termes d’organisation, nous avons regardé comment nos méthodes agiles de développement pouvaient faciliter (ou non) l’intégration d’équipes très distantes.

Nous avons finalement décidé de ne pas activer cette possibilité et de concentrer nos forces sur les équipes locales. La question de la compétitivité est alors abordée à travers une amélioration de nos processus internes.

Optimisation des processus internes pour compenser le coût des salaires

Notre stratégie est de chercher l’optimisation dans nos processus pour que nos équipes ne gaspillent pas leur temps. C’est la démarche Lean que nous avons engagée en 2018. Notre démarche rend possible de gagner au fur et à mesure du temps sur nos tâches répétitives et amener nos ingénieurs à développer leur culture d’amélioration continue. Cette chasse au gaspillage devient progressivement une culture d’entreprise.

Agilité, communication et télétravail

Cela fait plus de dix ans que Keepeek a adopté les méthodes agiles (Scrum, Kanban, Lean). La question de la communication est au cœur de ces méthodes. Le management visuel, les standup matinaux et les mêlés de sprint sont autant de rituels qui participent à fluidifier les échanges. Une proximité physique régulière permet de lever de nombreuses difficultés, que la distance a tendance à enraciner. Nous facilitons le télétravail pour nos équipes, mais demandons des rencontres physiques régulières à nos collaborateurs.

Conservation du savoir

Nous établissons avec nos clients des relations dans la durée et il est primordial de conserver la mémoire technique et fonctionnelle au sein de nos équipes. Nous avons par exemple un client qui en 6 ans a renouvelé 8 fois son équipe interne. C’est un atout que de notre côté le chef de projet et les développeurs soient toujours les mêmes pour assurer la continuité. Nous pensons que cette fidélité est liée au management de proximité, à la cohésion du groupe et à l’esprit que l’équipe a développé.

Cette cohésion nous paraît inenvisageable dans un contexte offshore.

Sécurité et confidentialité

Nous travaillons avec de très grands acteurs du CAC 40. Les projets que nous menons et les données que nous manipulons revêtent souvent un caractère confidentiel. Nous sensibilisons nos équipes régulièrement sur ces sujets. Il est pour nous beaucoup plus rassurant de bien connaître nos collaborateurs et de mettre en place avec eux les bonnes pratiques de sécurité.

Notre engagement citoyen

Nous ne brandissons pas spécialement un drapeau français (ou breton 🙂 ), mais nous revendiquons une certaine fierté à créer de l’emploi sur le territoire français. Nous tenons aussi à être cohérents et honnêtes vis à vis de nos institutions. Nous avons bénéficié des statuts JEI et CII. Bpifrance est également notre partenaire de financement. La ville de Rennes nous a aussi aidé. En retour, il nous paraît indispensable que ces financements alimentent notre écosystème local.

Des centaines de vampires en transit sur l’API Keepeek

La Cinémathèque Française utilise Keepeek depuis 2015 pour gérer les images de ses projets d’exposition. Découvrez comment l’API lui permet de relier ses médias à sa solution de gestion de projets d’exposition.

Keepeek à la Cinémathèque Française

Outil quotidien et indispensable pour 180 utilisateurs internes, Keepeek permet de gérer toutes les photos des événements de la Cinémathèque et les médias liés aux expositions, au musée, aux rétrospectives et aux projections.

La gestion des projets d’expositions à la Cinémathèque

«Vampires, de Dracula à Buffy» est l’exposition en cours à la Cinémathèque. Elle présente plusieurs centaines d’œuvres : films, illustrations, cartes, objets, photos, etc. Comme pour chaque exposition de la Cinémathèque, il a fallu, pour monter cet événement, réunir et organiser beaucoup d’informations à propos des œuvres, avec toutes leurs problématiques juridiques et logistiques. 

La problématique de la Cinémathèque était donc la suivante :

Comment gérer tout un ensemble de données en y associant des centaines d’images, sans créer une usine à gaz ?

La Cinémathèque a fait le choix de garder deux outils : Keepeek pour les médias et Tiger, une application développée en interne par la DSI pour gérer tous les projets d’exposition. Chaque outil bénéficie de fonctionnalités essentielles pour les équipes qui montent les expositions.

C’est dans Tiger que toutes les informations de l’exposition sont centralisées. Cet outil propose un tableau dynamique qui liste les informations sur toutes les œuvres de l’exposition. Au passage de la souris sur une œuvre, une image représentative s’affiche à la volée. Pourtant, aucune image n’est stockée dans Tiger. Toutes les images proviennent de Keepeek via l’API ! La mise en place de la scénographie s’en trouve facilitée, et le temps de chargement du tableau reste ultra-rapide malgré ses centaines de lignes. 

La DSI a également développé un affichage « vue sympa » à la Pinterest : les images provenant de Keepeek se chargent au fur et à mesure qu’on déroule la page, sous forme de mosaïque, par section de la scénographie. Sous l’image, ce sont les informations des œuvres provenant de Tiger qui s’affichent et un bouton permet d’ajouter l’œuvre au catalogue de l’exposition.

Des référentiels clairs et des informations à jour partout

L’intégration ne s’arrête pas là. Depuis Tiger, on peut charger une image : elle y sera affichée mais ne sera pas stockée dans Tiger, elle sera automatiquement transférée dans Keepeek, avec les informations de l’œuvre correspondante. Aucune duplication ! Keepeek reste le référentiel unique de toutes les images. Tiger, de son côté, reste le référentiel unique pour les données. Lorsque les informations sont modifiées ou complétées dans Tiger, un job nocturne met à jour les données correspondantes dans Keepeek, de manière complètement automatique : les équipes n’ont à saisir l’information qu’à un seul endroit.

Des expos sensationnelles !

Les utilisateurs bénéficient ainsi de deux solutions performantes, chacune dans leur domaine. Elles communiquent efficacement pour proposer des contenus consolidés et facilitent le travail au quotidien. Cela permet la création de belles expositions, comme « Vampires, de Dracula à Buffy » qui montre l’évolution de la représentation des vampires à travers l’histoire et le Cinéma, dans une atmosphère obscure et envoutante ! Ne la ratez pas, c’est jusqu’au 19 janvier 2020 seulement !

Nous remercions chaleureusement la DSI de la Cinémathèque Française pour nos échanges enrichissants, et tout particulièrement Manuel Dufour et Taoufik Mahir !

keepeek team 2019

Keepeek dans tous les tops !

Il y a deux semaines, Syntec Numérique et EY annonçaient le top 250 des éditeurs de logiciels français. Keepeek y apparait en 88e position dans sa catégorie (éditeurs horizontaux) !

Aujourd’hui, c’est le classement French Tech 500 qui fait apparaitre Keepeek à la 185e position ! Keepeek continue de progresser, après une 188e position en 2018.

Une présence dans la dynamique French Tech que Keepeek doit avant tout à ses salariés : cinquante collaboratrices et collaborateurs de talent, tous en France et en CDI.

Ce sont aussi bien sûr nos clients, ceux qui nous font confiance depuis plusieurs années, comme le Groupe PSA, Airbus, Le Groupe Yves Rocher et le Groupe Renault et les nouveaux, comme La Redoute, le Groupe Orange ou Valeo Service !

Dix médiathèques pour sept marques dans un seul DAM : un pari osé mais réussi pour le groupe PSA

Fin 2016, PSA et Keepeek mettaient simultanément en production cinq médiathèques pour les entités du groupe PSA après six mois de collaboration étroite. A l’approche du troisième anniversaire du lancement, nous revenons sur cette aventure et l’évolution du DAM Keepeek chez PSA.

Comment gérer 500 000 médias pour trois marques différentes sur cinq continents ?

Le groupe PSA, de par son importance et sa dimension multimarque, possédait au sein de ses différents services, marques ou entités de multiples solutions de gestion de médias. Toutes ces applications généraient des coûts importants de maintenance et ne permettaient guère de partage ou de communication entre les entités.

Suite à ce constat, la Customer Digital Factory du Groupe PSA a décidé de mener un projet ambitieux pour mutualiser toutes les médiathèques au sein d’une même plateforme afin de rationaliser les coûts, d’assurer la transversalité et d’harmoniser les processus.

Présent dans plus de 150 pays avec 211 000 collaborateurs à travers le monde, le groupe PSA possède de nombreuses filiales. Ces filiales peuvent être spécifiques à une marque ou travailler simultanément pour plusieurs marques du groupe. Le projet de mutualisation des médiathèques avait donc une dimension à la fois internationale et multi-marques.

La Digital Factory avait plusieurs exigences pour la mise en place de ce projet : 

– la mutualisation de l’outil, certes, mais avec une réelle souplesse pour gérer les spécificités de chaque entité et permettre une certaine étanchéité entre les médiathèques

– un projet cadencé avec un planning ambitieux : une mise en place en six mois, avec des reprises de données multiples issues de solutions diverses

– une méthodologie agile axée sur le dialogue et la réactivité, une réelle volonté de travailler avec un partenaire, loin du rapport client/fournisseur classique

– un dialogue facilité de l’application avec d’autres outils : via l’api, pouvoir exploiter les ressources numériques pour disséminer les médias sans duplication.

Cinq entités engagées dans cette transformation digitale

Cinq médiathèques dépendant de cinq entités avaient été initialement identifiées pour migrer sur Keepeek :

Les médiathèques des marques Peugeot, Citroën et DS

Les médiathèques Peugeot, Citroën et DS centralisent chacune, de manière complètement étanche, les contenus des services marketing, image de marque et communication de chaque marque. Dédiées aux équipes centrales, aux filiales dans les pays (chaque marque est présente sur chacun des cinq continents)  et à leurs agences, les médiathèques proposent tous les contenus presse et publicitaires, un brand center, les éléments de communication digitale et bien d’autres ressources.

La médiathèque Groupe PSA

La médiathèque Groupe PSA, accessible en libre accès, propose des contenus vidéos et photos sur les activités du groupe, ainsi que des contenus d’image de marque. Gérée par les services communication interne et externe du groupe, elle permet aux journalistes et au grand public de visualiser les productions photo et audiovisuelles du groupe et son actualité. 

La médiathèque PSA Aftermarket

Commune entre toutes les marques, la médiathèque après-vente propose tous les contenus produits par les services marketing et communication des équipes après-vente, qu’il s’agisse des services (révision, entretien, etc.), des pièces de rechange ou des accessoires. 

Le choix de Keepeek

L’application Keepeek était particulièrement adaptée pour gérer, dans un même outil, des médiathèques de marques ou d’entités distinctes. La possibilité de rendre transverses certaines données (notamment certains profils d’utilisateurs) tout en gardant d’autres informations étanches, de fournir des fonctionnalités avancées de gestion des droits d’accès, ont été des critères déterminants dans le choix de la solution.

L’autre atout de Keepeek a été son expertise en termes d’agilité. Keepeek a, dès sa création en 2008, intégré les méthodes agiles au cœur de son fonctionnement et a été force de proposition pour accompagner le groupe PSA, dont la mutation vers les méthodes agiles étaient en cours à l’échelle du groupe, et notamment de la DSI. 

Au delà de l’implémentation technique, Keepeek a également accompagné les métiers en mettant à disposition des documentalistes et un support fonctionnel pour chacune des marques, à la fois pour la gestion des accréditations aux médiathèques et pour l’alimentation et l’indexation des nouveaux contenus. 

L’accompagnement au lancement

Six mois après le début du projet, les cinq médiathèques du groupe étaient prêtes à être lancées simultanément. Pour assurer la conduite du changement et garantir l’adhésion des utilisateurs au nouvel outil, les documentalistes Keepeek ont accompagné les métiers pour :

– Former les utilisateurs, en France et auprès des filiales et agences du Groupe à travers le monde

– Assurer le support et la conduite du changement auprès des utilisateurs 

– Identifier et collecter de nouveaux contenus 

– Enrichir, traduire et harmoniser les données 

– Gérer les accréditations des utilisateurs

Et ensuite ?

Trois ans plus tard, le DAM PSA a pris encore davantage d’envergure. D’autres projets ont intégré la plateforme au fil des mois : les sites presse pays, le portail PSA Retail, les entités sport : les médias produits par Peugeot Sport, Citroën Racing et DS Sport ont également leur espace dédié sur Keepeek.

En 2019, quatre nouvelles marques ont rejoint le DAM et bénéficié chacune d’un portail dédié : Opel, Vauxhall, Spoticar et Free2Move. Des sites presse pour Peugeot, Citroën, DS, Opel et Vauxhall ont également été développés. 

Ce sont aujourd’hui plus de 800 000 médias qui sont stockés et diffusés via le DAM Keepeek. Plus de 16 000 utilisateurs sont accrédités sur au moins une des médiathèques. En moyenne, 75 000 médias sont téléchargés chaque mois.

Un partenariat pérenne

Keepeek continue d’accompagner le Groupe, en termes d’évolutions techniques et de nouveaux projets, mais aussi pour la gestion quotidienne du DAM : cinq documentalistes interviennent chaque semaine pour intégrer les nouveaux contenus produits quotidiennement, animer les portails et gérer les demandes d’accès aux différentes médiathèques des marques.

L’aventure continue !

Soirée Tableaux Keepeek

Soirée de lancement des tableaux : une réussite à la sauce Keepeek !

Ce 10 octobre, Keepeek a fait salle comble pour présenter en exclusivité sa nouvelle extension : les tableaux.

Une soirée conviviale sous le signe de l’innovation

Keepeek a accueilli ses clients et partenaires dans les magnifiques locaux de Claranet, à Bastille. Les participants ont pu découvrir l’outil de gestion de projet revisité à la sauce Keepeek : les tableaux ! Un outil qui permet enfin de gérer les projets de production de photos, vidéos et autres contenus marketing de manière intuitive et efficace.

C’est grâce à sa maturité sur les méthodes agiles, utilisées pour le développement du logiciel depuis 2010, que Keepeek a pu créer une solution de gestion agile performante appliquée aux médias. Les tableaux allient la conduite de projet avec toute la puissance de la gestion des médias qui fait la force du DAM Keepeek.

Partage autour des processus de travail collaboratif

Carole Marlot du Groupe Renault lors de la présentation des tableaux Keepeek

Carole Marlot, responsable de la médiathèque du Groupe Renault, a pu partager les besoins qui ont conduit Renault à choisir les tableaux Keepeek pour gérer les projets de création et validation des productions multimédias. Pour Renault, l’utilisation des tableaux Keepeek représente des gains en productivité, sécurité et traçabilité, une harmonisation des processus à l’international, via une solution simple et intuitive !

Les participants ont pu ensuite échanger avec les équipes Keepeek et confronter l’outil à leurs besoins de workflows efficaces avec leurs photographes, agences et décideurs.

Vous souhaitez avoir accès à l’enregistrement de la présentation ? contactez nous à com@keepeek.com

En savoir plus sur les tableaux

Rien ne se perd, tout se transforme, avec la version 4.29 !

De nouvelles fonctionnalités pour jeter, remplacer et retoucher, au programme de cette version. Et d’autres évolutions mineures pour améliorer votre expérience Keepeek !

Rien ne se perd, tout se transforme

A la benne !

La corbeille, jusqu’à présent réservée aux administrateurs est maintenant accessible à tous les utilisateurs qui peuvent y retrouver les éléments qu’ils ont supprimés, même si la suppression a eu lieu dans le mur des imports ou les espaces collaboratifs ! Elle propose une restauration simplifiée et des filtres de recherche.

Les gestionnaires accèdent quant à eux à tous les contenus supprimés des dossiers dont ils sont responsables.

On prend les mêmes et on recommence…

Vous avez retouché dans Photoshop quinze médias ? Vous n’avez plus à les remplacer un par un, Keepeek propose à présent le remplacement de fichiers en masse ! Disponible pour tous types de médias bien évidemment.

Du nouveau dans la retouche

La retouche d’image propose à présent l’effet miroir. Retournez en un clic vos images sur l’axe horizontal ou vertical.

Les retouches s’appliquaient jusqu’à présent uniquement au format original, vous pouvez maintenant retoucher et télécharger un format personnalisé !

Options d’affichage plus complètes

Dans le traitement par lot, vous pouvez désormais choisir l’information affichée sous les vignettes.

Dans les résultats de recherche, accédez directement au numéro de la page qui vous intéresse.

Activez les suggestions des utilisateurs dans les champs thésaurus

Vos champs thésaurus étaient jusqu’à présent fermés aux suggestions ou ouverts, les suggestions s’ajoutant alors dans la branche ‘Candidats’. A présent, vous pouvez modifier vous même ce paramétrage si vous changez d’avis !

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Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir de mardi 3 septembre en soirée !

Keepeek fait son cinéma : découvrez nos fonctionnalités vidéos

Silence ! Moteur… ça tourne !

Vous produisez des vidéos de plus en plus souvent ? Découvrez comment Keepeek peut vous faciliter leur production, leur gestion et leur diffusion !

Vos différents formats et des conversions automatiques

Gérez vos divers types de fichiers vidéo (.mov, .avi, .mp4, etc.) et créez automatiquement d’autres versions pour vos usages spécifiques de façon automatique !

Un sentiment de déjà vu ?

Keepeek détecte automatiquement dès l’import si la vidéo que vous venez d’intégrer a déjà été chargée dans l’application. Vous pouvez comparer les deux versions pour vérifier et supprimer tout doublon !

Misez sur l’accroche

L’image de prévisualisation de votre vidéo peut faire toute la différence sur l’engagement de vos utilisateurs. Avec Keepeek, vous pouvez choisir l’image au sein de la vidéo ou intégrer une image que vous avez créée à part, pour augmenter les clics !

Ça va trancher !

Depuis une vidéo dans Keepeek, vous pouvez extraire des séquences et des images fixes.  Votre vidéo peut ainsi produire plusieurs autres contenus pour s’adapter à vos usages ! Notre player vidéo permet aux utilisateurs d’accéder directement aux chapitres qui les intéressent et de ne télécharger qu’une partie de la vidéo s’ils le souhaitent.  

Un gobelet oublié dans le cadre ou autre raté de production ?

Avec Keepeek, profitez des modules collaboratifs pour faire valider vos vidéos avant leur diffusion. Vos valideurs peuvent commenter sur un time code précis de vos vidéos pour pointer des incohérences, des erreurs ou faire des remarques !

Ouvrez vous au monde entier

L’application propose plusieurs types de diffusion pour s’adapter aux usages : relations presse, réseaux sociaux, clients, partenaires… Créez des playlists vidéo ou partagez facilement vos vidéos volumineuses avec les acteurs de vos projets dans des paniers confidentiels. Intégrez vos vidéos dans vos pages web grâce au code embed et ajoutez des sous-titres en les tapant directement dans Keepeek ou en chargeant les fichiers srt ou vtt correspondants !

Obtenez des chiffres de consultation

Retrouvez facilement les vidéos les plus consultées, découvrez celles que les utilisateurs ne regardent pas jusqu’au bout, identifiez les mots-clés utilisés par les utilisateurs pour lesquels ils ne trouvent aucun contenu. Filtrez vos statistiques sur certains contenus ou certains groupes d’utilisateurs pour mieux comprendre les besoins et les usages et adapter votre DAM en conséquence !

Fort de sa démarche agile, Keepeek poursuit ses développements, pour s’adapter aux nouveaux challenges de ses utilisateurs !

Découvrez notre extension YouTube, pour piloter vos chaines sans quitter Keepeek !

le bonheur est un état dam

Le bonheur est un état DAM

le bonheur est un état dam

Toute l’équipe Keepeek vous souhaite une heureuse année 2018 !

En 2017, votre éditeur de Digital Asset Management (DAM) a :
-enregistré une croissance de plus de 30%
-recruté 12 nouveaux talents : Céline, Armelle, Romain, Honoré, Sébastien, Antoine, Bénédicte, Houda, Frédéric, Maxime, Alan et Arnaud portant les effectifs à 40
-obtenu 33 nouveaux clients
-consolidé son développement à l’international (Canada, Maroc, Suisse,…)

et tout ça, grâce à vous ! Toutes les équipes de Keepeek vous remercient pour votre confiance et votre fidélité. Nous vous souhaitons réussite, progrès et enthousiasme pour cette nouvelle année qui commence.

2018 est aussi l’année de nos 10 ans. C’est donc avec une grande fierté que nous fêterons cet événement ensemble, anniversaire que nous célébrerons dans nos nouveaux locaux parisiens.

Notre équipe R&D a également dans ses cartons plein de nouveautés pour vous permettre d’optimiser le travail collaboratif en 2018.

A très bientôt pour partager tout ça !

L’équipe Keepeek

Crédits photo: © MBM YAPR/Friedrich Hartmann – Montage : Jonathan Dolias

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