Archives de l’auteur : Cécile Odouard

keepeek DAM traduction automatique reverso

Traduction automatique des données dans le DAM Keepeek avec Reverso

Récupérez de façon automatique la traduction de vos données directement dans les champs, grâce à une nouvelle intégration avec l’outil de traduction Reverso !

De manière complètement automatisée, Keepeek interroge Reverso pour obtenir les traductions de tout ou partie de vos champs dans une ou plusieurs langues. Les traductions sont intégrées dans le DAM, directement dans chaque champ correspondant.

Vous limitez les ressources nécessaires à l’indexation multilingue et facilitez les recherches de vos utilisateurs à l’international.

Le plus

La synchronisation des traductions dans Keepeek peut être lancée sur action manuelle au moment de l’indexation ou de manière entièrement automatique sur une fréquence à définir !

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

Keepeek dam nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.42 de Keepeek

Keepeek modernise un outil clé de sa plateforme et poursuit ses développements API pour une meilleure intégration du DAM dans les systèmes d’information. Quelques évolutions mineures viennent compléter cette version dans le module des tableaux et l’historique des médias !

Evolution de l’API

Keepeek poursuit ses développements API avec des évolutions côté gestion des utilisateurs cette fois-ci. Il est à présent possible, via l’API, de réaliser une recherche exacte sur le login des fiches utilisateurs.

Optimisation de la génération des formats des médias

Depuis plusieurs mois, notre équipe R&D travaille à la mise en place d’une nouvelle technologie visant à améliorer les performances de la génération des formats des médias. Ce nouveau système, plus robuste et réactif, permettra d’optimiser le temps nécessaire pour générer les vignettes des médias lors de vos imports et les formats personnalisés au téléchargement. 

Cette solution est actuellement en beta test et sera progressivement activée sur le SaaS. Aucune action à faire de votre côté : tout est transparent pour les utilisateurs. 

Lancement des scripts dans le module des tableaux

Vous êtes de plus en plus nombreux à utiliser notre module tableaux pour organiser vos processus d’alimentation ou de validation des médias. Il est maintenant possible de lancer vos scripts personnalisés depuis l’interface des tableaux !

Actions supplémentaires intégrées dans l’historique

A partir de la version V4.42, l’historique va lister des informations supplémentaires : 

changement de dossier : l’historique liste à présent le chemin complet du dossier concerné et son identifiant au lieu de seulement indiquer le nom du dossier.

version des fichiers :

– lorsqu’on supprime une version de fichier dans l’historique des versions, l’information de suppression apparaîtra dans l’historique.

– lorsqu’on modifie la version courante depuis l’historique des versions, le changement de version courante sera également listé dans l’historique.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 8 juillet !

Démo des nouveautés

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Keepeek integration getty images FR

Intégration automatique des médias achetés sur Getty Images dans le DAM Keepeek

Récupérez de façon automatique les images libres de droit achetées sur Getty Images, avec leurs informations (mots-clés, légende, auteur, localisation, conditions d’utilisation, etc.), en une ou plusieurs langues.

De manière complètement automatisée, Keepeek interroge votre compte Getty toutes les heures pour obtenir les images qui viennent d’y être achetées. Elles sont intégrées dans le DAM, avec toutes les métadonnées associées qui s’ajoutent dans chaque champ correspondant.

Vous rentabilisez davantage vos investissements en achat d’art : les images achetées par un utilisateur de votre compte Getty Images peuvent être réutilisées à volonté par l’ensemble des collaborateurs qui les retrouvent directement dans le DAM.

Le plus

Toutes les nuits, un script automatique réinterroge Getty Images pour mettre à jour toutes les données qui auraient pu être modifiées sur Getty Images (ajout de mots-clés, changements dans la légende, etc.)

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

Les nouveautés de la version 4.41 de Keepeek

Découvrez une nouvelle fonctionnalité : le comparateur de versions pour les images et les vidéos ! La mise à jour propose également des nouveautés autour des statistiques : accès pour les contributeurs et rétention d’audience des vidéos.

Comparateur de versions

Dans l’onglet Commentaires d’un élément, vous pouvez à présent comparer les deux dernières versions d’une même image ou d’une vidéo

Cette fonctionnalité est idéale pour vérifier des corrections ou demandes de retouche sur une image ou une vidéo en comparant le média avant et après sur le même écran !

Pour les images, vous gardez la possibilité de zoomer sur chacune des deux images et d’annoter les zones de la dernière version. 

Pour les vidéos, vous pouvez lire les deux versions en parallèle :

Comme pour les images, les fonctions de commentaires, notamment sur time codes restent accessibles sur la version principale.

Statistiques dans le détail du média

L’accès aux statistiques des médias n’est plus limité aux administrateurs ! Les contributeurs peuvent à présent accéder aux statistiques des éléments sur lesquels ils ont un droit d’écriture. Un nouvel onglet apparaît pour donner accès aux données statistiques de chaque élément. 

L’interface permet de filtrer sur les groupes utilisateurs, une période donnée et/ou une interface spécifique !

Statistiques de rétention d’audience

Dans les statistiques de chaque vidéo, vous pouvez visualiser la courbe de rétention de votre audience, c’est à dire le nombre de consultations à chaque instant de la vidéo. Ces statistiques permettent de savoir à quel moment vos utilisateurs décrochent et arrêtent de visionner la vidéo ou s’ils en sautent une partie. 

Sur l’exemple ci-dessous, on peut constater qu’un chapitre de notre webinaire, qui commence à 3”30, a rencontré plus de succès auprès de nos utilisateurs : 

Un clic sur un marqueur du graphique permet de positionner le lecteur vidéo affiché en dessous au moment correspondant au marqueur. Cela permet de visualiser facilement le moment de la vidéo qui correspond à la donnée statistique. 

Rechercher et filtrer dans les workflows

Après les paniers dans la version précédente, ce sont les workflows qui bénéficient cette fois-ci des fonctionnalités de recherche : filtrez sur les éléments classés/non classés, sur des données des champs ou le type de médias directement dans les étapes de vos workflows !

Evolutions API

Les options de recherche dans les paniers et workflows sont également accessibles depuis l’API.

Evolutions mineures des portails

Quelques évolutions ont été réalisées pour les portails utilisateurs Keepeek :

– possibilité d’avoir plusieurs champs sous la vignette des médias dans la vue panier

– bouton de partage désormais disponible depuis la vue tuile

– url spécifiques générées pour les articles

Attention ! Contrairement aux évolutions de l’interface d’administration, les évolutions des portails ne sont pas automatiques. Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 17 juin !

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Nouveau, dans la version 4.40 de Keepeek

Recherche et indexation : ces deux piliers du DAM continuent d’être renforcés dans cette nouvelle version Keepeek !

Rechercher et filtrer dans les paniers

Toutes les fonctionnalités de recherche sont à présent disponibles dans les paniers ! Trouvez facilement à l’intérieur d’un panier tous les médias dont vous avez besoin grâce à la recherche libre et l’auto-complétion. Vous pouvez également utiliser les filtres pour limiter vos résultats par statut, type de média, étiquette ou valeurs des champs.

Le plus : dans le filtre des statuts, vous pouvez également filtrer pour isoler tous les médias classés, ou au contraire non classés, présents dans votre panier ! Idéal pour s’assurer que tous les médias ont bien été rangés dans le plan de classement avant d’archiver ou de supprimer un panier.

Modifier par lot les champs de texte avec mise en forme

Les champs de type texte avec mise en forme permettent de proposer des textes élaborés avec des paragraphes, des termes surlignés, en gras, intégrant des liens, des puces, etc. Ce type de champ n’était pas éligible au traitement par lot, ce qui limitait son utilisation. A présent, il est possible de modifier ce type de champ lors des opérations de traitement par lot.

Remplacer par lot une chaîne de caractère n’importe où dans un champ texte

Grâce à cette nouvelle option du traitement par lot, vous pouvez remplacer une chaîne de caractères dans un champ texte sans écraser le reste du contenu.

Par exemple, cinq légendes différentes contiennent le nom d’une personne. Ce nom a été par erreur mal orthographié. Vous pourrez, à partir de mercredi, le corriger sur toutes les légendes en une seule opération, sans altérer le reste du texte des différentes légendes.

Vous pouvez indiquer au préalable si la modification doit ignorer la casse ou non : si la casse est respectée, le ou les termes à remplacer devront être exactement écrits comme indiqués dans la cellule initiale.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 27 mai !

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keepeek digital asset management video replay

Avec Keepeek, vivez vos réunions… en replay

La limite des réunions à distance en temps réel

Le télétravail nous donne l’occasion de découvrir, à grande échelle, les réunions à distance grâce aux plateformes de téléconférence. Ces dernières semaines, l’usage de Teams (Microsoft), Meet (Google) ou Zoom a explosé. Ces solutions permettent de se réunir virtuellement, parfois avec de très nombreux participants.

Cette prouesse technique a cependant ses limites, notamment en termes d’organisation :

–   Les collaborateurs sont invités chaque semaine à des dizaines de réunions virtuelles. Cela rallonge souvent les dates possibles pour trouver un créneau commun.

–   Elles peuvent créer un vrai stress lorsqu’une réunion démarre en retard ou s’éternise.

–   Les participants arrivent et repartent à tout moment, parfois sans un «bonjour» ou un «au revoir», sans garantie qu’ils ont bien eu les informations importantes.

Dans de nombreux cas, les participants sont là à titre informatif. Le débat est piloté par le présentateur avec peu d’interactions.

Pour ces collaborateurs, la complexité de planification ou la fatigue d’enchainer ainsi des réunions sont disproportionnées au regard du bénéfice. En fait :

–   Ils n’ont pas besoin de participer en temps réel.

–   Ils n’ont pas besoin d’être là 100% du temps, car seules certaines parties les intéressent.

–   De toute façon ils éteignent le micro et font autre chose.

Pour ceux-là, la participation à la réunion virtuelle en temps réel n’est pas vitale, et nous proposons de la suivre en différé.

Enregistrer ses réunions, oui mais… 

Les plateformes proposent aujourd’hui l’enregistrement des réunions. L’organisateur a la possibilité de lancer un enregistrement, puis reçoit un lien pour récupérer la vidéo générée.

Ce lien peut être communiqué aux participants pour bénéficier d’un replay.

Toutefois, ces vidéos ne sont pas conservées indéfiniment, et le lien n’est pas toujours accessible. De plus, ces vidéos sont conservées dans les espaces personnels des plateformes de téléconférence. Il s’agit parfois même de comptes gratuits ou d’essai, ce qui peut s’avérer risqué.

Keepeek vous propose donc une solution simple de replay de vos réunions

Votre plateforme Keepeek devient la plateforme pour stocker ces vidéos, les organiser, et les re-diffuser indéfiniment.

Les bénéfices :

–   Vous bénéficiez de toute la puissance de Keepeek pour organiser et indexer vos réunions.

–   Grâce au moteur de recherche et aux filtres, il est très simple de retrouver les vidéos en replay. Vous pouvez même rechercher sur le titre d’un chapitre.

–   Vous permettez à n’importe quel collaborateur de créer des espaces privés pour ranger les vidéos en toute autonomie.

–   Vous bénéficiez des fonctionnalités de chapitrage pour permettre à vos utilisateurs d’accéder uniquement aux moments importants qui les intéressent.

–   Vos utilisateurs peuvent choisir la vitesse de lecture pour optimiser leur temps.

–   Vous bénéficiez du streaming auto-adaptatif, permettant à vos utilisateurs de visionner les vidéos sur ordinateur, tablette ou mobile.

–   Vous disposez de liens de partages privés ou publics activables, désactivables ou protégés par mot de passe.

–   Vous bénéficiez des statistiques de consultation des vidéos, ainsi que de la courbe d’engagement (pour constater si les visiteurs décrochent et à quel moment).

–   Vous pouvez y ajouter les sous-titres dans une ou plusieurs langues.

Comment faire ?

Si vous disposez déjà d’un espace Keepeek

Une fois la vidéo terminée, vous allez recevoir un lien par mail en provenance de la plateforme de téléconférence. Il vous est alors possible de télécharger la vidéo sur votre poste puis de l’importer dans Keepeek.

Vous pouvez l’importer dans le plan de classement pour pérenniser son stockage ou l’importer dans votre panier utilisateur pour restreindre sa diffusion à une équipe.

Deux options de partage s’offrent à vous en fonction des besoins : le partage public pour une diffusion simple et le partage collaboratif pour pouvoir échanger et commenter.

Par le partage public

Allez dans l’onglet de diffusion et activez le partage public. Vous pouvez limiter sa diffusion dans le temps et/ou protéger l’accès par mot de passe.

Vos disposez alors du lien final à diffuser auprès de votre audience.

Vos utilisateurs ont juste besoin de cliquer sur le lien pour visualiser la vidéo et bénéficier des fonctionnalités de streaming, de chapitrage, etc.

Par le partage collaboratif

Toujours dans l’onglet de diffusion, activez le partage collaboratif et invitez les personnes concernées.

Chaque personne peut alors consulter les vidéos et y apporter des commentaires, généraux ou spécifiques sur un time code précis.

Si vous ne disposez pas d’un espace Keepeek

C’est très simple à résoudre, contactez-nous pour bénéficier d’un espace de test !

Retour d’expérience du replay chez Keepeek

Chez Keepeek nous utilisons depuis 5 ans notre plateforme pour permettre à nos collaborateurs de vivre les réunions en replay.

Démonstrations produits

Nous avons commencé par les démonstrations produits qui concluent chaque sprint de développement. Ces vidéos en replay ont notamment permis à nos forces commerciales de découvrir les futures fonctionnalités, même s’ils étaient en déplacement le jour J.

Webinaires

Nous avons étendu cette pratique aux webinaires permettant à nos clients d’assister aux présentations des nouvelles fonctionnalités quand ils le souhaitent.

Veille

Ces pratiques se sont développées avec des vidéos de veille, permettant de découvrir de nouveaux produits et usages et les partager avec les équipes produits.

Communication interne

Le replay est généralisé à tous les services :

– enregistrement des écrans pour montrer un bug (avec voix off)

– enregistrement des points hebdomadaires de notre dirigeant depuis la mise en place du télétravail

– enregistrement des réunions internes (BBL, réunions d’équipes, ateliers d’amélioration continue, etc.)

Des fonctionnalités optimisées pour la vidéo

Keepeek propose de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion et la diffusion des vidéos. Contactez-nous pour bénéficier d’une démo !

Les nouveautés de la version 4.39 de Keepeek

Ce mois-ci dans la nouvelle version, découvrez des compléments pour l’extension YouTube et des améliorations au niveau de l’API.

Envoyer une couverture de vidéo YouTube

Pour mieux automatiser la publication de vos vidéos sur YouTube depuis Keepeek, une nouvelle option vous est proposée. Vous pouviez déjà envoyer votre vidéo sur votre chaîne YouTube directement depuis Keepeek, en y ajoutant les informations présentes dans vos champs. A présent, il est également possible d’envoyer à YouTube la miniature de votre vidéo, c’est à dire l’image de prévisualisation de la vidéo que vous avez choisie dans Keepeek !

Notifier ses abonnés YouTube

Lorque vous chargez une vidéo dans YouTube depuis Keepeek, vous avez maintenant la possibilité de notifier tous les abonnés de votre chaîne de la publication de votre vidéo.

Vous n’avez pas encore l’extension YouTube ? Contactez-nous pour en bénéficier !

Performances de l’API

Les performances de L’API ont été optimisées pour permettre d’appeler les éléments associés aux médias de manière beaucoup plus efficace, l’occasion d’améliorer les temps de réponse dans vos applications intégrées avec Keepeek !

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 6 mai !

Démo des nouveautés

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Reprise de donnees digital asset management keepeek

Comment les objectifs d’un DAM influent-ils sur la reprise de l’existant ?

Comment aborder la reprise de l’existant ?

Lors de la mise en place d’un DAM ou l’intégration d’un nouveau type de contenu dans un DAM déjà en place, la question de la reprise de l’existant est inéluctable. Les médias à récupérer peuvent provenir d’une autre solution de type DAM, de répertoires de fichiers, de disques durs externes ou encore de drives. Ces médias peuvent être accompagnés d’informations (date, description, etc.) qui doivent absolument être récupérées sous peine de perdre tout contexte et valeur des médias.

Cette phase de migration est un challenge technique, avec parfois des délais très serrés. Pour l’appréhender dans de bonnes conditions, il est nécessaire de bien avoir en tête les objectifs de son DAM. A qui s’adresse-t-il ? Pour quels usages ? en fonction des réponses, la reprise de vos médias préexistants ne sera pas la même. Définir les objectifs de votre DAM va vous permettre de privilégier la meilleure stratégie de reprise.

Quels objectifs pour un projet DAM ?

Plusieurs problématiques poussent les organisations à s’équiper d’un DAM ou à ajouter un type de contenu jusque là absent du DAM. Ces problématiques s’articulent autour de trois grands usages du DAM : 

1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation

2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation

3. Automatiser la diffusion multicanale des médias

En fonction de chacun de ces objectifs, la reprise devra s’adapter : 

1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation

Pour beaucoup d’entreprises, l’objectif est de centraliser tous les médias produits par leurs équipes communication et marketing. Il est en effet nécessaire de donner un accès unique aux contenus pour garantir l’utilisation de médias validés par l’organisation. Le but est ainsi de faciliter la circulation des images, vidéos, contenus print ou web. Ces fichiers sont mis à disposition de communautés d’utilisateurs définis. Il faut pouvoir organiser les contenus produits quotidiennement. On doit pouvoir les retrouver facilement et les réutiliser dans un objectif de capitalisation des médias produits.

Si l’objectif de votre DAM est de centraliser et partager des médias validés, la reprise des données devra s’attacher à identifier, collecter et intégrer tous les contenus d’actualité. Il faudra s’assurer de bien récupérer les informations de droits des médias : dates de début et fin des droits, copyrights, territoires et supports couverts par les droits, etc. Ces informations juridiques sont essentielles pour garantir des usages conformes. Ce type de reprise doit se faire de façon efficace : les médias ont une durée de vie souvent assez courte. Leur mise à disposition via le DAM doit se faire dans les meilleurs délais. 

2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation

La conservation des médias qui ne sont plus d’actualité est aussi un enjeu pour beaucoup d’entreprises. L’objectif est alors de constituer des archives patrimoniales multimédias exploitables. La tendance du storytelling pousse les marques à se réapproprier les contenus anciens. Les entreprises commencent à mieux prendre en compte la valeur de leur patrimoine iconographique, audiovisuel et publicitaire. L’archivage sur disques durs externes au fond d’une armoire n’est alors plus une option.

Si l’objectif de votre DAM est la conservation du patrimoine multimédia, alors la reprise de données nécessitera une vraie préparation. La volumétrie des fonds peut atteindre plusieurs téraoctets de données, surtout si le fonds vidéo est conséquent. Le réflexe est souvent de vouloir tout intégrer, au risque d’obtenir dans son DAM : 

– des médias de faible qualité, inexploitables, même en format web 

– des médias fantômes : des éléments pour lesquels il n’y a aucune information. Sans provenance, sans contexte, les médias perdent toute valeur.

– des médias doublons : la même image pourra être intégrée plusieurs fois dans des formats, versions ou tailles différentes. Ces doublons polluent les recherches et rendent les utilisateurs perplexes.

Pour être une réussite, la reprise devra alors nécessairement passer par un inventaire des contenus et des données associées, ainsi qu’une phase de tri. Heureusement, les délais de reprise peuvent être plus longs que pour la reprise d’un fonds d’actualité.

3. Automatiser la diffusion multicanale des médias

Pour d’autres entreprises, l’enjeu de la mise en place du DAM se situe dans sa capacité à s’intégrer avec le système d’information. De la création à la diffusion, le circuit du média doit être au maximum automatisé. Le DAM doit communiquer avec les autres outils : PIM, MDM, plateforme eCommerce, CMS des sites web. Toutes les applications doivent pouvoir s’inter-alimenter en données et médias. 

Si l’objectif de votre DAM est d’automatiser la diffusion de vos médias, la reprise devra avant tout s’assurer de l’homogénéité des médias. Ils devront être conformes en termes de :

– qualité technique : pour un affichage optimal, 

– qualité artistique : cadrage, détourage, angle de prise de vue, etc. 

– validité : proposer le packaging actuel d’un produit, et non celui de l’année dernière, 

– données : proposer le média qui correspond bien aux données affichées (comme une fiche produit, par exemple).

Les médias obsolètes seront en général exclus du périmètre de la reprise, ou intégrés dans un second temps pour en conserver l’historique. 

Des usages multiples

Il n’est pas exclu que votre projet combine deux, voire trois, des usages listés ci-dessus. Dans ce cas là, il est courant de réaliser une reprise en plusieurs étapes. Les médias dont la mise à disposition représente le plus d’enjeux seront repris en priorité.

Dans le cadre d’un projet DAM avec Keepeek, la phase de reprise est anticipée dès le stade d’avant-vente. Des ateliers dédiés permettent de cadrer le périmètre et de lever tous les obstacles.

Au gré de nombreuses reprises de contenus, nos équipes ont affiné un processus de reprise performant, de la phase d’audit jusqu’aux tests de vérification. Des fonctionnalités permettent également de “nettoyer” ses contenus après la reprise, comme notre module de dédoublonnage.


Vous avez un projet DAM qui intègre une reprise de données ? Parlons-en !

Le come back du navigateur Microsoft

Depuis presque dix ans, les navigateurs Microsoft étaient en disgrâce, mis de côté au profit de Google Chrome et Firefox, entre autres. Objet de moqueries, Internet Explorer, navigateur phare des années 2000, était devenu peu à peu obsolète, cumulant failles de sécurité et faibles performances. Microsoft avait tenté de relancer la machine avec le lancement en 2015 de Microsoft Edge, navigateur installé sur Windows 10, mais sans grand succès.

Pourquoi reparle-t-on de navigateur Microsoft aujourd’hui ? 

Début 2020, Microsoft a lancé une nouvelle version de Microsoft Edge basée sur Chromium, moteur sur lequel se base également… Google Chrome, le navigateur le plus utilisé au monde (68,5% de part de marché). Moins de trois mois après son lancement, le nouveau Microsoft Edge grignote des parts de marché. Il dépasse dorénavant Firefox pour l’utilisation sur ordinateur.

Microsoft Edge commence à séduire à nouveau pour plusieurs raisons :

– il ressemble énormément à Google Chrome : les interfaces sont très similaires et les extensions de Chrome fonctionnent aussi dans Edge

– il nécessite beaucoup moins de mémoire : selon plusieurs comparatifs, Edge consomme en moyenne deux fois moins de mémoire que Chrome

– il permet de limiter plus facilement le pistage et propose des paramètres de confidentialité plus simples à mettre en place

– il s’intègre mieux avec Microsoft 365 (nouveau nom de Office 365)

– Microsoft a annoncé le 30 mars l’arrivée prochaine de nouvelles fonctionnalités attrayantes avec notamment un système d’onglets verticaux

Quel navigateur privilégier pour utiliser Keepeek ? 

Google Chrome est depuis plusieurs années une valeur sûre pour utiliser efficacement Keepeek. Il reste le navigateur le plus courant auprès de nos utilisateurs (49,5% des utilisateurs dans l’interface d’administration). Firefox (30% des utilisateurs de Keepeek) est également conseillé. S’il a des performances légèrement inférieures à Google Chrome, il a pour réputation de mieux protéger la vie privée de ses utilisateurs.

Alors, faut-il changer pour Microsoft Edge ? Notre pôle documentaire, utilisateur intensif de Keepeek, teste actuellement Edge sous toutes ses coutures pour comparer ses performances et vous faire ses recommandations. Rendez-vous dans quelques semaines pour les conclusions !

Nouveau, dans la version Keepeek 4.38

La version 4.38 s’est attachée à améliorer les interfaces du mur des imports, des résultats de recherche et des espaces collaboratifs, avec plusieurs évolutions pour faciliter l’accès aux informations depuis la mosaïque. Notre équipe a également mis à jour le plugin Keepeek pour Drupal 8.

L’identifiant de l’élément devient accessible dans le résumé

L’identifiant unique de chaque élément est à présent accessible directement depuis le résumé du média. En double-cliquant sur le numéro, vous pouvez le sélectionner pour le copier/coller où vous le souhaitez !

Identifiez plus facilement vos vidéos dans un résultat de recherche

Les icônes permettant d’identifier les médias par type sous les vignettes sont à présent plus claires. Des pictos représentatifs ont remplacé les anciens pictos, parfois un peu obscurs. Pour les vidéos, il s’agit par exemple d’une icône ‘play’, plus intuitive pour vos utilisateurs et plus facile à distinguer par rapport aux images fixes.

Identifiez en un coup d’oeil les médias qui proposent des éléments associés

Il n’est plus nécessaire d’aller sur le détail d’un élément ou dans le résumé pour savoir si des éléments y sont associés. Dès la mosaïque, une icône bleue représentant un picto ‘maillon’ sous les vignettes correspondantes vous indique l’existence d’au moins un élément associé.

Un clic sur l’icône vous permet d’accéder directement à l’onglet des associations de l’élément.

Mise à jour du plugin Keepeek pour Drupal 8 (CK Editor)

Keepeek propose depuis plusieurs années un plugin pour intégrer les images stockées dans le DAM sur des pages web. Ce plugin fonctionne avec le CMS Drupal via l’éditeur de texte open source CK Editor.

Le plugin a été mis à jour pour fonctionner sur la toute dernière version de Drupal (version 8.8) et permet à présent de choisir le format de l’image souhaité afin d’optimiser l’affichage des images sur les pages web.

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du jeudi 16 avril !

Démo des nouveautés

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Les nouveautés Keepeek de la version 4.37

Première fournée de notre nouveau rythme de production sur trois semaines, la version 4.37 est également notre première version réalisée pour plus de moitié en télétravail. Nos équipes de conception, développement et tests ont su entretenir une belle cohésion d’équipe à distance pour assurer tous les développements initialement prévus !

Sans plus attendre, découvrez les évolutions de cette version !

Personnalisez vos filtres pour la recherche d’éléments à associer

Les évolutions du module des associations touchent à leur fin avec un dernier développement qui permet de sauvegarder ses préférences de filtres dans la recherche des associations. Choisissez ainsi d’afficher uniquement les filtres qui sont pertinents pour votre usage et retrouvez les d’une session à l’autre !

Déplacez plus facilement vos médias entre les dossiers

Il n’était pas possible jusqu’à présent de déplacer des médias d’un dossier à un autre si l’affichage des sous-dossiers était activé. Il était seulement possible de les copier. Cette limitation a été levée pour faciliter la réorganisation des médias dans le plan de classement !

Proposez des options de retouche sur les portails

Il est possible de proposer à vos utilisateurs de retoucher leurs photos depuis le portail utilisateurs avant de les télécharger.

Vous avez la possibilité de faire un recadrage manuel ou de redimensionner l’image selon un gabarit prédéfini ou au choix de l’utilisateur.

Une fois la retouche effectuée, l’utilisateur peut choisir dans quel format (original, pré-généré ou format personnalisé) il souhaite obtenir son fichier retouché !

Attention, contrairement aux évolutions de l’interface d’administration, les évolutions des portails ne sont pas installées automatiquement. Contactez votre chargé·e de compte si vous souhaitez en bénéficier !

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 1er avril !

Démo des nouveautés

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Les nouveautés Keepeek de la version 4.36

Découvrez quatre évolutions qui facilitent le traitement par lot et d’autres nouveautés pour les vidéos et les statistiques !

Evolutions du traitement par lot

Le traitement par lot devient plus pratique avec plusieurs évolutions !

les médias sélectionnés apparaissent à présent en parallèle de la fenêtre d’indexation. Par défaut, ce sont les grandes vignettes qui sont affichées. Notre service support peut néanmoins modifier ce paramétrage par défaut si vous préférez les petites vignettes.

– vous pouvez retirer un ou plusieurs médias sur l’écran de modification par lot sans quitter la fenêtre ! Utile pour enlever un média qui se serait glissé dans la sélection à votre insu.

– Vous n’êtes plus forcé·e de passer par le récapitulatif pour lancer la modification par lot. Si vous êtes sûr·e de votre coup, vous pouvez procéder au traitement par lot sans vérifier votre indexation au préalable !

– vous pouvez désormais ouvrir le résumé des médias dans l’écran de modification par lot. Cela peut s’avérer pratique pour vérifier les informations qui ont déjà été renseignées avant d’en ajouter ou de les modifier.

Rechercher sur la durée des vidéos de moins d’une minute

Lors de vos recherches, vous aviez déjà la possibilité de rechercher des vidéos d’une durée précise. Cependant, il était impossible de descendre sous la minute.

Les vidéos très courtes étant de plus en plus courantes, le filtre permet de rechercher sur des durées inférieures à la minute !

Statistiques : sites référents maintenant disponibles

Les statistiques deviennent de plus en plus complètes dans Keepeek ! Vous pouvez à présent connaitre les sites référents des contenus mis à disposition via partages publics.

Une option dans les statistiques vous permet de filtrer pour isoler les consultations et téléchargements réalisés à partir de ces sites référents.

Ce filtre vous permet de mieux comprendre quels sont vos parcours utilisateurs et vos canaux d’acquisition. Vous pourrez ainsi constater, par exemple, qu’une sélection partagée sur l’un de vos sites a généré x téléchargements.

Indexation des chapitres vidéo

Vous pouvez à présent rechercher sur les intitulés des chapitres. Lorsque vous tapez un terme présent dans un titre de chapitre, votre vidéo remonte dans les résultats de recherche.

Attention, si vous avez des vidéos déjà chapitrées, il est nécessaire de régénérer l’index de recherche. Contactez notre service support ou votre chef·fe de projet pour cette opération.

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 18 mars !

Démo des nouveautés

Pour vous permettre de bénéficier d’une démo quand et où vous le souhaitez, le webinaire qui pique évolue ! Une vidéo des nouvelles fonctionnalités va prochainement vous être proposée sur le site web Keepeek. Vous pourrez également nous y poser toutes vos questions !

Application mobile Android par Keepeek

Application Android : le DAM mobile par Keepeek !

Après l’application iOS pour iPhone et iPad, Keepeek lance son application Android qui permet d’accéder à Keepeek où que vous soyez. Bénéficiez de l’essentiel des fonctionnalités de votre DAM Keepeek sur l’application mobile pour smartphones et tablettes !

L’application Android vous permet d’envoyer les photos prises avec votre mobile dans Keepeek. Vous pouvez aussi partager les contenus de votre médiathèque avec vos contacts, par sms, email, etc.

L’application vous permet d’accéder à tous les contenus de votre DAM, de rechercher des médias, de les visualiser et de lire les données associées. Vous pouvez aussi télécharger les médias sur votre smartphone ou les partager directement depuis l’application !

Quels bénéfices pourriez-vous tirer d’une application DAM mobile ?

Voici trois exemples d’usages que vous pouvez rencontrer au quotidien :

1. Lors d’un événement ou d’un déplacement sur le terrain, vous pouvez centraliser vos photos sur Keepeek immédiatement. Ainsi, Quelques minutes seulement après les prises de vue, elles sont à disposition de vos collègues, clients ou prestataires !

2. Un·e collègue vous demande au détour d’un couloir une image pour illustrer une plaquette ou un article de blog ? Il ou elle peut choisir, sur votre téléphone, l’image la plus pertinente parmi celles contenues dans Keepeek. Ainsi, en une seconde, vous pouvez la lui transmettre immédiatement !

3. Vous êtes dans les transports en commun et votre responsable vous appelle. Il faut d’urgence envoyer une sélection de médias à votre agence de communication. Où que vous soyez, vous pouvez faire une recherche, sélectionner vos médias et les partager avec votre agence dans un panier.

L’application Android Keepeek est soumise à licence, contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

DAM vs DRIVE

DAM ou drive : quelle solution adopter ?

DAM (Digital Asset Management) versus drive (OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc.) : comment choisir le bon outil ? Quelles sont leurs usages, leurs spécificités, leurs avantages ? Ces solutions sont-elles concurrentes ?

Le DAM : définition

Les solutions DAM permettent de centraliser et retrouver facilement tous les médias produits par les organisations : photos, vidéos, documents marketing, etc. avec des fonctionnalités qui permettent de les visualiser, de générer des formats et de les diffuser facilement, même quand les fichiers sont volumineux (pour les vidéos ou les fichiers sources de type InDesign par exemple). Découvrez à quoi sert un DAM en détail dans notre article dédié.

Les drives ou stockage en ligne

Les solutions de stockage en ligne comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox permettent elles aussi de centraliser et de partager facilement des documents, y compris des médias. Certaines de ces solutions permettent également d’éditer des documents (selon le format), directement en ligne et par plusieurs utilisateurs en même temps.

DAM/Drive : des usages différents

Ces deux solutions ne sont en fait que rarement concurrentes car leur utilisation répond à des cas d’usages très distincts :

Si vous avez besoin de travailler en mode collaboratif sur des documents textes, des présentations ou de partager des tableurs, alors le drive sera mieux adapté. Il permettra de mettre à jour les documents, de travailler à plusieurs dessus, de l’annoter, tout en conservant un historique et un versioning des fichiers.

Si par contre, vous avez besoin de centraliser des médias, notamment des photos et des vidéos, de partager des sélections, de mettre à disposition différents formats, etc. Alors le DAM sera plus efficace car il propose des fonctionnalités dédiées à la gestion des médias.

Les 5 avantages majeurs du DAM pour la gestion des médias

La recherche

Lorsqu’on cherche un document, il est facile à retrouver en tapant quelques mots parmi ceux qu’il contient. Par contre, pour une image ou une vidéo, par exemple, seul le nom de fichier peut en général aider à retrouver le média.

Dans un DAM, vous pouvez qualifier chaque média d’informations : auteur, mots-clés, description, localisation, référence produit, etc. Vous évitez ainsi de devoir naviguer dans une multitude de dossiers ou sous-dossiers comme sur les serveurs en ligne. Des filtres à facettes permettent, comme sur un site eCommerce, de restreindre les résultats de manière simple, rapide et intuitive.

La consultation des médias

Dans un DAM, les médias sont affichés pour favoriser leur identification et leur consultation :

– Les résultats s’affichent sous forme de mosaïque de médias avec leurs données associées. En un coup d’oeil, vous retrouvez le bon média :

– Des associations entre médias sont possibles pour rebondir facilement sur les photos d’un même reportage, les supports marketing d’une même campagne, les différentes versions d’une même vidéo, etc.

– Les médias peuvent être accessibles à plusieurs endroits sans duplication, contrairement à un serveur de fichiers.

– La prévisualisation des médias est possible même quand on ne possède pas le logiciel correspondant (eps, indd, psd, ai, mov, etc.).

– Les images et vidéos peuvent être commentées et annotées facilement.

– Des formats légers permettent de visualiser ou de lancer la lecture d’un document immédiatement, sans temps de chargement.

– Des diaporamas, des playlists ou des sélections temporaires permettent également un meilleur confort de consultation.

La gestion des doublons et des versions de fichier

Dans un drive, rien ne vous alerte si vous chargez trois fois le même fichier dans des dossiers différents. Vous vous retrouvez ainsi avec des doublons qui surchargent votre espace de stockage. Si vous remplacez un média par une version actualisée, vous allez devoir aller le remplacer partout sans jamais être sûr·e que vous avez bien la bonne version du fichier à chaque endroit. Par conséquent, vos utilisateurs risquent d’utiliser des versions obsolètes.

Dans un DAM, le système vous alerte lorsque vous chargez un média qui existe déjà ou qui est très similaire à un média existant. Vous pouvez alors les comparer, décider de garder les deux versions ou de choisir le média le plus pertinent, tout en gardant un historique des différentes versions en cas de besoin et en gardant le média disponible dans différents dossiers sans duplication.

La maitrise des droits liés aux médias

Votre DAM gère le cycle de vie complet de vos médias. Si vous faites appel à un prestataire pour créer vos médias, ceux-ci ont bien souvent des conditions d’utilisation limitées (durée, supports autorisés, territoires couverts). Utiliser un média dans un cadre non autorisé par les droits est un danger pour votre organisation. Un DAM vous permet d’alerter les utilisateurs qui ont téléchargé le média et d’archiver automatiquement ceux qui ne doivent plus être utilisés.

Comme les drives, les DAM permettent de gérer qui accède à quels fichiers. Par contre, les DAM permettent aussi de définir des statuts pour les médias. Au cours de son cycle de vie, un fichier peut ainsi passer par différents statuts : confidentiel, pré-reveal, publié, droits expirés, archivé. En fonction du statut du média, différentes populations peuvent y avoir accès sans avoir à revoir les conditions de partage manuellement. Ainsi, lorsque les droits ont expiré à la date de fin des droits, les fichiers peuvent rester accessibles pour information mais sans téléchargement possible, par exemple.

Les portails utilisateurs

Les solutions DAM proposent souvent des portails de diffusion. L’intérêt de ces portails est de proposer des interfaces légères et conformes à l’image de marque de l’organisation. Ils donnent la possibilité de diffuser les contenus à la fois en interne, mais également auprès d’utilisateurs externes (prestataires, clients, grand public). Sur ces portails, il est possible de présenter ses contenus de manière plus graphique que sur un drive :

dossiers illustrés donnant un aperçu visuel des contenus

sélections de médias temporaires en fonction de l’actualité, de thématiques mises en avant

– contenu éditorial : texte d’accueil, recherches pré-enregistrées, etc.

DAM ou Drive… et pourquoi pas les deux ?

Vous l’aurez compris, les deux solutions sont en général nécessaires dans une organisation, chacune répondant à des cas d’usages que l’on retrouve dans la plupart des structures, petites ou grandes. Le drive servira donc plutôt pour gérer tous les documents texte quand le DAM inclura tous les médias.

Faire communiquer DAM et Drive

Il est possible de faire communiquer les deux applications. Keepeek propose par exemple un plugin Google Drive qui permet d’envoyer des médias stockés dans Keepeek vers des dossiers de Google Drive. Utile si vous souhaitez partager un dossier de documents créés dans Google Drive en y ajoutant une image ou une vidéo !

A l’inverse, il est possible de déposer dans le DAM des fichiers présents dans Google Drive, pour centraliser des documents validés qui n’ont plus lieu d’être modifiés et pour les présenter sur les portails de diffusion en parallèle des médias, comme pour les communiqués de presse par exemple, ou le rapport annuel de l’entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d’une démo ou testez directement l’application !

Gestion contrats droits image auteur propriete oeuvres dam

Intégrez et reliez contrats et médias dans votre DAM

Le DAM Keepeek (Digital Asset Management) propose de centraliser et diffuser tous vos médias. Mais la solution permet d’aller plus loin, et notamment de gérer tous les documents que vous devez conserver en parallèle de vos médias.

Gestion des droits des médias

Le module d’association de Keepeek permet de gérer efficacement les contrats et tous les documents relatifs à vos photos, vidéos, médias print ou web, comme par exemple :

– autorisation de droit à l’image des personnes (mannequins pour les shootings, par exemple, ou autres personnes représentées) ou model release

– autorisation de droit à l’image des biens (property release)

contrat des photographes, agences ou réalisateurs

droits musicaux des fichiers vidéo ou audio

Accès facilité aux contrats

Avec les associations, vous pouvez relier, par exemple, un lot d’images au contrat du photographe, mais aussi au contrat du mannequin représenté sur les photos. Ainsi, si vous souhaitez réutiliser une image après expiration des droits mannequin, vous pourrez retrouver en une seconde le contrat. Vous pouvez ainsi accéder à toutes les informations nécessaires pour renégocier les droits.

S’assurer des droits de reproduction des médias

En un coup d’oeil, vos utilisateurs peuvent vérifier que l’usage qu’ils veulent faire du média est autorisé. Ils peuvent s’assurer qu’ils peuvent utiliser le média dans le délai, sur le territoire et pour le support prévu, sans risque. Grâce à ce contrôle facilité, vous réduisez les risques d’utilisation non autorisée de vos médias.

Lorsque vous produisez des vidéos publicitaires, vous devez en général gérer a minima les droits du réalisateur. Mais bien souvent, il y a aussi les droits de la musique utilisée, des personnes représentées et parfois même les droits des monuments, propriétés ou œuvres visibles dans la vidéo !

Tous ces documents juridiques peuvent avoir des dates d’expiration, voire des supports et des territoires couverts différents. C’est un vrai casse tête pour s’y retrouver… Avec l’affichage en mode grille, vous pouvez visualiser ces informations consolidées sur le même écran.

Parce que notre module permet de faire plusieurs types d’associations, vous pouvez également relier vos médias par campagne ou tout autre ensemble pertinent pour votre usage.

associations medias contrats

Découvrez cette fonctionnalité en détail ou contactez-nous pour bénéficier d’une démo en ligne !


Les nouveautés Keepeek de la version 4.35

Découvrez en détail les nouvelles capacités de recherche pour associer vos médias les uns avec les autres !

Nous vous parlions il y a quelques mois de pouvoir plus facilement associer des médias entre eux. Avec le mode grille et les filtres de recherche, notre module d’association devient plus ergonomique, précis et efficace.

Associer médias et documents : de nouvelles possibilités

Les filtres se combinent et s’adaptent aux types de vos champs : dates, statut, champs texte, cases à cocher, etc. En une seconde, vous appliquez une restriction sur votre résultat pour trouver rapidement les contenus à associer.

Le mode grille permet de visualiser plusieurs champs, que vous pouvez paramétrer vous même, pour afficher les informations essentielles et ainsi choisir les bons documents.

Ce module a été conçu spécialement pour mieux gérer les contrats et autres documents légaux rattachés à vos médias.

Téléchargement dans les paniers publics

Keepeek permettait déjà de créer des partages publics avec téléchargement. Cependant, vos utilisateurs n’étant pas identifiés sur ce genre de partage, il n’était pas possible de savoir qui avait téléchargé quoi. Pour garantir une meilleure traçabilité de l’utilisation des médias, Keepeek permet à présent le téléchargement par envoi d’email. L’utilisateur sélectionne un ou plusieurs médias et peut demander le téléchargement. Au lieu de télécharger directement depuis le partage, l’utilisateur reçoit un lien de téléchargement transmis par email, l’obligeant ainsi à fournir une adresse email valide.

Watermarks texte : champs thésaurus autorisés

Deux types de watermark (ou tatouage) sont possibles dans Keepeek :

– le watermark image, qui permet d’utiliser un logo, par exemple.

– le watermark texte, qui permet d’inclure en transparence sur une image le contenu d’un champ de la fiche d’information.

Les champs de type thésaurus peuvent à présent être utilisés pour générer le watermark texte sur les images de votre DAM.

Assistez à la démo !

Envie d’en savoir plus ? Participez à notre webinaire pour assister à la démo et échanger avec notre équipe et d’autres utilisateurs ! Cliquez ici

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 19 février !

A quoi sert une solution DAM (Digital Asset Management) ?

Tout ce que qu’il faut savoir sur le Digital Asset Management : fonctionnalités, avantages, ressources et gestion au quotidien de votre photothèque, médiathèque ou vidéothèque.

Qu’est ce qu’un DAM ?

Par définition, une solution DAM permet de centraliser, d’organiser et de diffuser toutes les productions multimédias d’un service ou d’une organisation. Les solutions de Digital Asset Management sont également appelées par d’autres noms, comme photothèque, médiathèque ou media center. Un DAM permet de retrouver et consulter facilement des médias parmi un grand volume d’images, de vidéos et de documents de toutes sortes.

Aujourd’hui, ces solutions photothèque/médiathèque sont souvent enrichies de fonctionnalités plus avancées. Les DAM proposent ainsi des intégrations avec d’autres outils comme les sites eCommerce ou les PIM. Ils offrent aussi des fonctionnalités de retouche d’image, de séquençage vidéo ou encore de travail collaboratif, par exemple.

Qui utilise les solutions DAM ?

Une solution DAM est nécessaire dans une entreprise ou une institution dès qu’elle commence à produire ou utiliser un grand nombre de médias. Le besoin d’organiser les photos, vidéos et autres supports est souvent le point de départ d’un projet de DAM.

Ce sont généralement les services marketing et communication, grands consommateurs de médias, qui ont besoin d’organiser leurs médias. Ils doivent pouvoir les retrouver facilement et les partager avec leurs prestataires, filiales et clients. Tous types d’organisations les utilisent. On trouve des DAM au sein de nombreuses associations, des grandes institutions, d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. De la même manière, les collectivités locales et les organisations internationales possèdent généralement un DAM.

Qui gère le DAM dans une organisation ? 

Les responsables de DAM sont souvent des documentalistes, aujourd’hui aussi appelé·e·s media managers. Les chargé·e·s de communication peuvent également réaliser cette mission, souvent en complément de leurs missions principales. 

Une importante partie du travail d’un·e responsable de DAM est d’identifier les sources qui produisent des médias. Il s’agit ensuite de les collecter avec toutes les informations qui peuvent s’avérer utile (droits notamment) et d’organiser ces contenus. Une des tâches essentielles est la phase d’indexation. Il s’agit d’ajouter les bonnes informations qui permettront aux utilisateurs, en tapant un ou quelques mots, de retrouver immédiatement les médias dont ils ont besoin.

Il est souvent nécessaire pour ces profils d’avoir quelques notions de droits d’auteur et du droit à l’image. L’INA et l’INTD (CNAM) proposent des licences professionnelles pour ces types de poste.

A quoi sert un DAM ?

Mettre en place une solution de Digital Asset Management dans son organisation permet d’adresser les problématiques suivantes : 

Problématiques de base

centraliser tous les médias au même endroit pour permettre aux personnes qui en ont besoin d’y accéder sans perdre de temps à les chercher.

partager les médias en interne et en externe aux bonnes personnes en générant des formats adaptés à chaque usage.

– décrire les médias pour pouvoir créditer les auteurs, donner le contexte, préciser les restrictions d’utilisation, ajouter des mots clés ou les noms des personnes représentées. Cela permet ainsi de retrouver les médias facilement et de les utiliser à bon escient.

tracer l’utilisation des médias et garder le contrôle de leur usage (gestion des droits : diffusion sélective à des groupes d’utilisateurs identifiés, archivage automatique des médias dont les droits ont expirés, gestion des contrats).

Problématiques avancées

– fournir des données statistiques sur les médias (nombre de vues, de téléchargements, de partage, statistiques d’engagement).

– proposer des fonctionnalités de traitement sur les médias eux-mêmes (floutage, recadrage, séquençage, etc.).

– être disponible sous forme d’application mobile pour permettre aux personnes qui sont sur le terrain d’envoyer leurs photos ou vidéos en temps réel.

Problématiques expertes

– intégrer un brand center avec toutes les ressources d’image de marque (logos, chartes graphiques, modèles de documents, pictos, etc.).

– s’intégrer avec d’autres solutions : PIM, sites web, eCommerce, solutions Web to Print, etc.

– proposer les médias dans d’autres applications sous forme de plugin (Microsoft Office, Google Suite, logiciels Adobe, CMS, YouTube, etc.).

Que peut-on mettre dans un DAM ? 

Un DAM permet de contenir et surtout d’organiser tous types de médias :

Images

Photos produit, photos corporate ou d’événements internes, illustrations, ou infographies : toutes les images produites par ou pour votre organisation peuvent intégrer la plateforme.

Vidéos

Productions publicitaires, vidéos à destination de la presse ou des réseaux sociaux, webinaires, interviews, événements filmés, etc. Le DAM permet de consulter les vidéos directement dans l’outil et ainsi de supprimer la problématique de partage de ces fichiers volumineux.

Fichiers audio

Podcasts, interviews, signatures sonores, spots radio : ces fichiers nécessitent souvent d’être accompagnés de métadonnées pour être retrouvés.

Print

Les annonces presse et affiches peuvent être intégrées dans un DAM en pdf. Vous pouvez aussi y intégrer les sources (InDesign ou autres), pour être téléchargées et adaptées (déclinaison par langue ou pays, réactualisation, etc.) ou reliées à vos outils Web to print.

Documents

Les documents bureautique peuvent également être inclus. Ainsi, communiqués et dossiers de presse, magazines internes, dépliants, libres blancs ou autres peuvent être stockés et diffusés. Le DAM permet en général une recherche plein texte pour retrouver et lire facilement les pdf ou documents Microsoft Word ou Powerpoint.

Digital

Tous les contenus digitaux s’y intègrent également : bannières, emailings, mini-sites, configurateurs 3D, contenus pour les réseaux sociaux. Tous ces médias peuvent donc être réunis et diffusés depuis le DAM sur les canaux numériques.

Contenus d’image de marque

Logos, chartes, modèles de documents, pictogrammes, signatures, etc : le DAM peut aussi intégrer un brand center pour garantir le respect de votre marque.

Combien coûte un DAM et comment faire adhérer sa direction au projet ?

Vous êtes convaincu·e de l’intérêt de vous équiper d’un DAM ? Des éléments concrets peuvent vous permettre de le vendre en interne. Nous vous donnons tous les éléments de langage à utiliser auprès de vos décideurs ici, y compris en ce qui concerne les coûts et la rentabilité.

Combien de temps ou de ressources sont nécessaires pour gérer efficacement un DAM ? 

Le temps nécessaire est à estimer à partir du volume de médias que vous produisez ou collectez. Par conséquent, une structure qui produit peu n’aura besoin que de quelques jours par mois pour gérer son DAM. Par contre, des structures qui produisent beaucoup de contenus vont avoir plusieurs personnes dédiées à temps plein à l’indexation, la publication des médias et la gestion des utilisateurs.

Une gestion qui doit s’adapter à des pics d’activité

Le temps passé sur le DAM peut également être très variable. Par exemple, il peut y avoir très peu de contenu pendant des semaines et tout à coup, une campagne de lancement de produit ou un événement clé peuvent générer une charge de travail très importante. C’est pourquoi beaucoup d’organisations choisissent de déléguer ces tâches à des prestataires. Il existent des sociétés spécialisées qui proposent des prestations d’indexation. Leurs documentalistes interviennent à distance ou en régie en fonction des besoins. Les grands éditeurs de DAM proposent également ce genre de service. Keepeek emploie par exemple une équipe de cinq documentalistes. Ils administrent les solutions de nos clients, assurent un renfort temporaire ou régulier sur des missions d’accompagnement, de refonte, de reprise ou de support.  

Puis-je tester gratuitement un DAM pour me faire une meilleure idée ? 

Rien ne vaut la pratique ! Keepeek peut vous mettre à disposition un espace de test en quelques minutes pour voir concrètement comment fonctionne notre solution.

Et si vous préférez bénéficier d’une visite guidée, notre équipe commerciale est à votre disposition pour vous faire une démonstration du DAM Keepeek !

Les nouveautés Keepeek de la version 4.34 !

Une version de début d’année qui vous propose des évolutions pour :

– faciliter les phases de validation des médias

– mieux adapter les modes d’affichage aux contextes métiers

– et recevoir des notifications sur des éléments précis.

Un meilleur zoom pour les fichiers eps et psd

Lors de l’import de fichiers eps ou psd, Keepeek génère une image jpg qui permet la visualisation du détail du fichier. Cependant, un zoom important sur cette image ne permettait pas d’obtenir une image nette. Pour palier à ce problème, avec la génération d’un jpg de plus haute définition le zoom ne perd plus de sa qualité. Tout ça sans avoir à ouvrir le fichier original !

NB: l’activation de cette fonctionnalité est gratuite mais n’est pas proposée par défaut, pour ne pas encombrer votre espace de stockage inutilement. Pour activer ce zoom HD, merci de contacter votre chargé.e de compte.

Optimisation des préférences d’affichage des médias

Chaque utilisateur Keepeek a son mode d’affichage de prédilection et chaque mode a ses avantages. Jusqu’à présent, en changeant le mode d’affichage dans un contexte , vous le changiez sur toutes les datas views : résultat de recherche, mur des imports, espaces collaboratifs, associations.

Avec cette nouvelle version, gardez le mode tableau dans les associations et la mosaïque dans les résultats de recherche ! Vos préférences d’affichage sont conservées en mémoire pour chaque contexte.

Petit bonus ! Vos paramétrages de l’affichage grille peuvent également être différents pour chaque contexte !

Notifications sur média depuis un portail

Les utilisateurs des portails peuvent à présent recevoir des notifications par email sur des médias spécifiques.

Dès que le fichier ou ses informations sont modifiés, que ses associations sont mises à jour ou qu’il change de statut, l’utilisateur reçoit un email pour l’avertir.

Attention, contrairement aux évolutions back office, les développements des portails ne sont pas disponibles automatiquement. Contactez votre chargé·e de compte si vous souhaitez en bénéficier !

Assistez à la démo !

Envie d’en savoir plus ? Participez à notre webinaire pour assister à la démo et échanger avec notre équipe et d’autres utilisateurs ! Cliquez ici

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 21 janvier !

5 chiffres clés pour le bilan 2019 de votre DAM

Comme chaque année, le mois de janvier est le moment incontournable pour faire le bilan 2019 de votre DAM. Inutile d’être un·e data scientist pour extraire toutes les données dont vous avez besoin pour mesurer la pertinence de votre application ! Pour obtenir un rapport détaillé de votre activité DAM et définir les priorités et les axes d’amélioration pour 2020, suivez le guide !

Les chiffres essentiels

Le nombre de visites

Combien de personnes se sont connectées sur l’application en 2019 ? Ce premier chiffre global que vous pouvez extraire facilement des statistiques (avec le graphique de l’année correspondant) vous permet de mesurer l’activité. Quels sont les pics d’activité pour votre DAM ? Les utilisateurs sont-ils de plus en plus nombreux ou l’attrait du DAM est-il en train de faiblir ?

Le nombre de médias intégrés

Combien de photos, vidéos, bannières digitales, toolboxes ou documents print ont été intégrés en 2019 ? Le DAM centralise-t-il bien tous les contenus multimédias ? Y a t-il des manques, des types de médias peu présents ?

Avec la recherche avancée ou la navigation personnalisée, vous pouvez extraire en quelques secondes les imports de l’année par type de média, typologie de document, par contributeur ou tout autre regroupement pertinent pour votre activité.

Les imports de l’année sur l’application interne de Keepeek, par grandes thématiques

Le nombre de téléchargements

Les médias de votre DAM sont-ils utiles pour vos utilisateurs ? Visualiser les catégories de médias que personne ne télécharge, peut vous permettre d’identifier les contenus qu’il faut peut-être arrêter de produire. Ou au contraire, si beaucoup de médias d’un certain type sont téléchargés, il faut peut être en intégrer davantage dans le DAM.

En utilisant ou en constituant des dossiers en fonction de vos campagnes marketing, projets ou reportages, vous pouvez extraire leurs statistiques spécifiques pour identifier les projets qui ont été les plus téléchargés.

Les habitudes de recherche

Comment vos utilisateurs effectuent leurs recherches ? Ces informations vous aide à adapter les données rattachées à vos médias. Dans le module de statistiques, en filtrant sur les modes de recherche , vous pouvez facilement voir si les utilisateurs utilisent le plan de classement, la recherche avancée ou au contraire la recherche plein texte.

Les utilisateurs passent systématiquement par le plan de classement pour trouver des médias ? Il faut sans doute passer moins de temps sur une indexation très fine des contenus. Et inversement ! S’ils recherchent plutôt avec des combinaisons de mots-clés, l’indexation est primordiale !

Grâce au filtre sur les recherches infructueuses, retrouvez en une seconde toutes les recherches qui n’ont ramené aucun résultat : un bon moyen de vérifier votre indexation ou si des contenus manquent dans votre DAM. Cette analyse oriente vos productions de contenus nécessaires en 2020. Ou permet d’ajouter des mots-clés, synonymes et autres données pour faciliter les recherches.

La qualité de l’indexation

Avec le module de recherche avancée, trouvez les médias pour lesquels il n’y a pas de valeur dans un champ précis. Repérez ainsi en une seconde tous les médias qui n’ont pas de mots-clés ou aucune légende. En fonction de la volumétrie à compléter, anticipez la planification d’une réindexation en 2020 !

Prévoir les besoins de 2020

Définir KPI et objectifs

Avec tous les éléments listés ci-dessus, vous allez pouvoir vous fixer des objectifs précis et définir les indicateurs pour mesurer la pertinence de vos actions ! Voici quelques propositions, à adapter bien sûr :

Objectif #1 : collecter plus de contenus. KPI : + 15% de contenus.

Objectif #2 : accroitre l’utilisation du DAM. KPI : +1000 visites par mois.

Objectif #3 : produire davantage de vidéos. KPI : + 35% de contenus vidéo.

Objectif #4 : améliorer l’indexation. KPI : 0 médias sans mots clés.

Anticiper l’évolution de l’espace de stockage

Votre espace licence dans Keepeek vous permet de vérifier où vous en êtes dans votre espace de stockage. Il est occupé à 95% ? Vous avez de grandes productions de vidéo prévues pour 2020 ? Il est peut être temps de faire le ménage sur le DAM ou de nous contacter pour augmenter l’espace alloué.

Pour libérer de l’espace, pensez à vider votre corbeille. L’extension dédoublonnage peut également vous aider à faire le tri dans vos contenus.

Mettre à jour la base utilisateurs

Profitez de ce début d’année pour faire le ménage dans votre base pour supprimer les utilisateurs obsolètes. Vous libérerez ainsi des licences utilisateurs pour de nouveaux collaborateurs, clients ou prestataires au cours de l’année.

Activer de nouvelles fonctionnalités

Grâce à l’API Keepeek, vous pouvez connecter votre DAM à d’autres outils : PIM, site web, site eCommerce ou autre. Vous pourrez alors plus facilement piloter la diffusion de vos médias et contrôler leur usage.

Si vous utilisez beaucoup d’images dans vos documents Word, Powerpoint ou Adobe, le plugin Keepeek vous simplifiera vos tâches en vous permettant d’intégrer des images directement dans vos applications.

Si vous lancez une chaîne YouTube, activer l’extension pour y relier Keepeek peut vous permettre de gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez également mettre en place des tableaux Kanban pour simplifier les échanges lors des processus de production ou de validation de contenus.

Ajoutez de nouveaux contenus grâce au module wiki intégré à Keepeek pour intégrer un Brand Center, un catalogue produit ou des pages éditoriales utiles pour vos utilisateurs.

Anticiper les pics d’activité

Si vous avez déjà de la visibilité sur la volumétrie des médias qui vont être produits ou des chantiers documentaires à lancer en 2020, vous pouvez d’ors et déjà anticiper les éventuels besoins de renfort et recruter les ressources nécessaires. Les étudiants de l’INA et de l’INTD recherchent chaque année des entreprises pour effectuer leur apprentissage. Vous pouvez également diffuser des offres d’emploi gratuitement sur le site du CEPID, spécialisé en info-doc. Keepeek propose également des prestations documentaires pour vous épauler dans vos missions !

Vous avez à présent tous les éléments pour tirer le meilleur de votre DAM. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter une belle année 2020 !