5 chiffres clés pour le bilan 2019 de votre DAM

Comme chaque année, le mois de janvier est le moment incontournable pour faire le bilan 2019 de votre DAM. Inutile d’être un·e data scientist pour extraire toutes les données dont vous avez besoin pour mesurer la pertinence de votre application ! Pour obtenir un rapport détaillé de votre activité DAM et définir les priorités et les axes d’amélioration pour 2020, suivez le guide !

Les chiffres essentiels

Le nombre de visites

Combien de personnes se sont connectées sur l’application en 2019 ? Ce premier chiffre global que vous pouvez extraire facilement des statistiques (avec le graphique de l’année correspondant) vous permet de mesurer l’activité. Quels sont les pics d’activité pour votre DAM ? Les utilisateurs sont-ils de plus en plus nombreux ou l’attrait du DAM est-il en train de faiblir ?

Le nombre de médias intégrés

Combien de photos, vidéos, bannières digitales, toolboxes ou documents print ont été intégrés en 2019 ? Le DAM centralise-t-il bien tous les contenus multimédias ? Y a t-il des manques, des types de médias peu présents ?

Avec la recherche avancée ou la navigation personnalisée, vous pouvez extraire en quelques secondes les imports de l’année par type de média, typologie de document, par contributeur ou tout autre regroupement pertinent pour votre activité.

Les imports de l’année sur l’application interne de Keepeek, par grandes thématiques

Le nombre de téléchargements

Les médias de votre DAM sont-ils utiles pour vos utilisateurs ? Visualiser les catégories de médias que personne ne télécharge, peut vous permettre d’identifier les contenus qu’il faut peut-être arrêter de produire. Ou au contraire, si beaucoup de médias d’un certain type sont téléchargés, il faut peut être en intégrer davantage dans le DAM.

En utilisant ou en constituant des dossiers en fonction de vos campagnes marketing, projets ou reportages, vous pouvez extraire leurs statistiques spécifiques pour identifier les projets qui ont été les plus téléchargés.

Les habitudes de recherche

Comment vos utilisateurs effectuent leurs recherches ? Ces informations vous aide à adapter les données rattachées à vos médias. Dans le module de statistiques, en filtrant sur les modes de recherche , vous pouvez facilement voir si les utilisateurs utilisent le plan de classement, la recherche avancée ou au contraire la recherche plein texte.

Les utilisateurs passent systématiquement par le plan de classement pour trouver des médias ? Il faut sans doute passer moins de temps sur une indexation très fine des contenus. Et inversement ! S’ils recherchent plutôt avec des combinaisons de mots-clés, l’indexation est primordiale !

Grâce au filtre sur les recherches infructueuses, retrouvez en une seconde toutes les recherches qui n’ont ramené aucun résultat : un bon moyen de vérifier votre indexation ou si des contenus manquent dans votre DAM. Cette analyse oriente vos productions de contenus nécessaires en 2020. Ou permet d’ajouter des mots-clés, synonymes et autres données pour faciliter les recherches.

La qualité de l’indexation

Avec le module de recherche avancée, trouvez les médias pour lesquels il n’y a pas de valeur dans un champ précis. Repérez ainsi en une seconde tous les médias qui n’ont pas de mots-clés ou aucune légende. En fonction de la volumétrie à compléter, anticipez la planification d’une réindexation en 2020 !

Prévoir les besoins de 2020

Définir KPI et objectifs

Avec tous les éléments listés ci-dessus, vous allez pouvoir vous fixer des objectifs précis et définir les indicateurs pour mesurer la pertinence de vos actions ! Voici quelques propositions, à adapter bien sûr :

Objectif #1 : collecter plus de contenus. KPI : + 15% de contenus.

Objectif #2 : accroitre l’utilisation du DAM. KPI : +1000 visites par mois.

Objectif #3 : produire davantage de vidéos. KPI : + 35% de contenus vidéo.

Objectif #4 : améliorer l’indexation. KPI : 0 médias sans mots clés.

Anticiper l’évolution de l’espace de stockage

Votre espace licence dans Keepeek vous permet de vérifier où vous en êtes dans votre espace de stockage. Il est occupé à 95% ? Vous avez de grandes productions de vidéo prévues pour 2020 ? Il est peut être temps de faire le ménage sur le DAM ou de nous contacter pour augmenter l’espace alloué.

Pour libérer de l’espace, pensez à vider votre corbeille. L’extension dédoublonnage peut également vous aider à faire le tri dans vos contenus.

Mettre à jour la base utilisateurs

Profitez de ce début d’année pour faire le ménage dans votre base pour supprimer les utilisateurs obsolètes. Vous libérerez ainsi des licences utilisateurs pour de nouveaux collaborateurs, clients ou prestataires au cours de l’année.

Activer de nouvelles fonctionnalités

Grâce à l’API Keepeek, vous pouvez connecter votre DAM à d’autres outils : PIM, site web, site eCommerce ou autre. Vous pourrez alors plus facilement piloter la diffusion de vos médias et contrôler leur usage.

Si vous utilisez beaucoup d’images dans vos documents Word, Powerpoint ou Adobe, le plugin Keepeek vous simplifiera vos tâches en vous permettant d’intégrer des images directement dans vos applications.

Si vous lancez une chaîne YouTube, activer l’extension pour y relier Keepeek peut vous permettre de gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez également mettre en place des tableaux Kanban pour simplifier les échanges lors des processus de production ou de validation de contenus.

Ajoutez de nouveaux contenus grâce au module wiki intégré à Keepeek pour intégrer un Brand Center, un catalogue produit ou des pages éditoriales utiles pour vos utilisateurs.

Anticiper les pics d’activité

Si vous avez déjà de la visibilité sur la volumétrie des médias qui vont être produits ou des chantiers documentaires à lancer en 2020, vous pouvez d’ors et déjà anticiper les éventuels besoins de renfort et recruter les ressources nécessaires. Les étudiants de l’INA et de l’INTD recherchent chaque année des entreprises pour effectuer leur apprentissage. Vous pouvez également diffuser des offres d’emploi gratuitement sur le site du CEPID, spécialisé en info-doc. Keepeek propose également des prestations documentaires pour vous épauler dans vos missions !

Vous avez à présent tous les éléments pour tirer le meilleur de votre DAM. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter une belle année 2020 !