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keepeek digital asset management video replay

Avec Keepeek, vivez vos réunions… en replay

La limite des réunions à distance en temps réel

Le télétravail nous donne l’occasion de découvrir, à grande échelle, les réunions à distance grâce aux plateformes de téléconférence. Ces dernières semaines, l’usage de Teams (Microsoft), Meet (Google) ou Zoom a explosé. Ces solutions permettent de se réunir virtuellement, parfois avec de très nombreux participants.

Cette prouesse technique a cependant ses limites, notamment en termes d’organisation :

–   Les collaborateurs sont invités chaque semaine à des dizaines de réunions virtuelles. Cela rallonge souvent les dates possibles pour trouver un créneau commun.

–   Elles peuvent créer un vrai stress lorsqu’une réunion démarre en retard ou s’éternise.

–   Les participants arrivent et repartent à tout moment, parfois sans un «bonjour» ou un «au revoir», sans garantie qu’ils ont bien eu les informations importantes.

Dans de nombreux cas, les participants sont là à titre informatif. Le débat est piloté par le présentateur avec peu d’interactions.

Pour ces collaborateurs, la complexité de planification ou la fatigue d’enchainer ainsi des réunions sont disproportionnées au regard du bénéfice. En fait :

–   Ils n’ont pas besoin de participer en temps réel.

–   Ils n’ont pas besoin d’être là 100% du temps, car seules certaines parties les intéressent.

–   De toute façon ils éteignent le micro et font autre chose.

Pour ceux-là, la participation à la réunion virtuelle en temps réel n’est pas vitale, et nous proposons de la suivre en différé.

Enregistrer ses réunions, oui mais… 

Les plateformes proposent aujourd’hui l’enregistrement des réunions. L’organisateur a la possibilité de lancer un enregistrement, puis reçoit un lien pour récupérer la vidéo générée.

Ce lien peut être communiqué aux participants pour bénéficier d’un replay.

Toutefois, ces vidéos ne sont pas conservées indéfiniment, et le lien n’est pas toujours accessible. De plus, ces vidéos sont conservées dans les espaces personnels des plateformes de téléconférence. Il s’agit parfois même de comptes gratuits ou d’essai, ce qui peut s’avérer risqué.

Keepeek vous propose donc une solution simple de replay de vos réunions

Votre plateforme Keepeek devient la plateforme pour stocker ces vidéos, les organiser, et les re-diffuser indéfiniment.

Les bénéfices :

–   Vous bénéficiez de toute la puissance de Keepeek pour organiser et indexer vos réunions.

–   Grâce au moteur de recherche et aux filtres, il est très simple de retrouver les vidéos en replay. Vous pouvez même rechercher sur le titre d’un chapitre.

–   Vous permettez à n’importe quel collaborateur de créer des espaces privés pour ranger les vidéos en toute autonomie.

–   Vous bénéficiez des fonctionnalités de chapitrage pour permettre à vos utilisateurs d’accéder uniquement aux moments importants qui les intéressent.

–   Vos utilisateurs peuvent choisir la vitesse de lecture pour optimiser leur temps.

–   Vous bénéficiez du streaming auto-adaptatif, permettant à vos utilisateurs de visionner les vidéos sur ordinateur, tablette ou mobile.

–   Vous disposez de liens de partages privés ou publics activables, désactivables ou protégés par mot de passe.

–   Vous bénéficiez des statistiques de consultation des vidéos, ainsi que de la courbe d’engagement (pour constater si les visiteurs décrochent et à quel moment).

–   Vous pouvez y ajouter les sous-titres dans une ou plusieurs langues.

Comment faire ?

Si vous disposez déjà d’un espace Keepeek

Une fois la vidéo terminée, vous allez recevoir un lien par mail en provenance de la plateforme de téléconférence. Il vous est alors possible de télécharger la vidéo sur votre poste puis de l’importer dans Keepeek.

Vous pouvez l’importer dans le plan de classement pour pérenniser son stockage ou l’importer dans votre panier utilisateur pour restreindre sa diffusion à une équipe.

Deux options de partage s’offrent à vous en fonction des besoins : le partage public pour une diffusion simple et le partage collaboratif pour pouvoir échanger et commenter.

Par le partage public

Allez dans l’onglet de diffusion et activez le partage public. Vous pouvez limiter sa diffusion dans le temps et/ou protéger l’accès par mot de passe.

Vos disposez alors du lien final à diffuser auprès de votre audience.

Vos utilisateurs ont juste besoin de cliquer sur le lien pour visualiser la vidéo et bénéficier des fonctionnalités de streaming, de chapitrage, etc.

Par le partage collaboratif

Toujours dans l’onglet de diffusion, activez le partage collaboratif et invitez les personnes concernées.

Chaque personne peut alors consulter les vidéos et y apporter des commentaires, généraux ou spécifiques sur un time code précis.

Si vous ne disposez pas d’un espace Keepeek

C’est très simple à résoudre, contactez-nous pour bénéficier d’un espace de test !

Retour d’expérience du replay chez Keepeek

Chez Keepeek nous utilisons depuis 5 ans notre plateforme pour permettre à nos collaborateurs de vivre les réunions en replay.

Démonstrations produits

Nous avons commencé par les démonstrations produits qui concluent chaque sprint de développement. Ces vidéos en replay ont notamment permis à nos forces commerciales de découvrir les futures fonctionnalités, même s’ils étaient en déplacement le jour J.

Webinaires

Nous avons étendu cette pratique aux webinaires permettant à nos clients d’assister aux présentations des nouvelles fonctionnalités quand ils le souhaitent.

Veille

Ces pratiques se sont développées avec des vidéos de veille, permettant de découvrir de nouveaux produits et usages et les partager avec les équipes produits.

Communication interne

Le replay est généralisé à tous les services :

– enregistrement des écrans pour montrer un bug (avec voix off)

– enregistrement des points hebdomadaires de notre dirigeant depuis la mise en place du télétravail

– enregistrement des réunions internes (BBL, réunions d’équipes, ateliers d’amélioration continue, etc.)

Des fonctionnalités optimisées pour la vidéo

Keepeek propose de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion et la diffusion des vidéos. Contactez-nous pour bénéficier d’une démo !

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A quoi sert une solution DAM (Digital Asset Management) ?

Tout ce que qu’il faut savoir sur le Digital Asset Management : fonctionnalités, avantages, ressources et gestion au quotidien de votre photothèque, médiathèque ou vidéothèque.

Qu’est ce qu’un DAM ?

Par définition, une solution DAM permet de centraliser, d’organiser et de diffuser toutes les productions multimédias d’un service ou d’une organisation. Les solutions de Digital Asset Management sont également appelées par d’autres noms, comme photothèque, médiathèque ou media center. Un DAM permet de retrouver et consulter facilement des médias parmi un grand volume d’images, de vidéos et de documents de toutes sortes.

Aujourd’hui, ces solutions photothèque/médiathèque sont souvent enrichies de fonctionnalités plus avancées. Les DAM proposent ainsi des intégrations avec d’autres outils comme les sites eCommerce ou les PIM. Ils offrent aussi des fonctionnalités de retouche d’image, de séquençage vidéo ou encore de travail collaboratif, par exemple.

Qui utilise les solutions DAM ?

Une solution DAM est nécessaire dans une entreprise ou une institution dès qu’elle commence à produire ou utiliser un grand nombre de médias. Le besoin d’organiser les photos, vidéos et autres supports est souvent le point de départ d’un projet de DAM.

Ce sont généralement les services marketing et communication, grands consommateurs de médias, qui ont besoin d’organiser leurs médias. Ils doivent pouvoir les retrouver facilement et les partager avec leurs prestataires, filiales et clients. Tous types d’organisations les utilisent. On trouve des DAM au sein de nombreuses associations, des grandes institutions, d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. De la même manière, les collectivités locales et les organisations internationales possèdent généralement un DAM.

Qui gère le DAM dans une organisation ? 

Les responsables de DAM sont souvent des documentalistes, aujourd’hui aussi appelé·e·s media managers. Les chargé·e·s de communication peuvent également réaliser cette mission, souvent en complément de leurs missions principales. 

Une importante partie du travail d’un·e responsable de DAM est d’identifier les sources qui produisent des médias. Il s’agit ensuite de les collecter avec toutes les informations qui peuvent s’avérer utile (droits notamment) et d’organiser ces contenus. Une des tâches essentielles est la phase d’indexation. Il s’agit d’ajouter les bonnes informations qui permettront aux utilisateurs, en tapant un ou quelques mots, de retrouver immédiatement les médias dont ils ont besoin.

Il est souvent nécessaire pour ces profils d’avoir quelques notions de droits d’auteur et du droit à l’image. L’INA et l’INTD (CNAM) proposent des licences professionnelles pour ces types de poste.

A quoi sert un DAM ?

Mettre en place une solution de Digital Asset Management dans son organisation permet d’adresser les problématiques suivantes : 

Problématiques de base

centraliser tous les médias au même endroit pour permettre aux personnes qui en ont besoin d’y accéder sans perdre de temps à les chercher.

partager les médias en interne et en externe aux bonnes personnes en générant des formats adaptés à chaque usage.

– décrire les médias pour pouvoir créditer les auteurs, donner le contexte, préciser les restrictions d’utilisation, ajouter des mots clés ou les noms des personnes représentées. Cela permet ainsi de retrouver les médias facilement et de les utiliser à bon escient.

tracer l’utilisation des médias et garder le contrôle de leur usage (gestion des droits : diffusion sélective à des groupes d’utilisateurs identifiés, archivage automatique des médias dont les droits ont expirés, gestion des contrats).

Problématiques avancées

– fournir des données statistiques sur les médias (nombre de vues, de téléchargements, de partage, statistiques d’engagement).

– proposer des fonctionnalités de traitement sur les médias eux-mêmes (floutage, recadrage, séquençage, etc.).

– être disponible sous forme d’application mobile pour permettre aux personnes qui sont sur le terrain d’envoyer leurs photos ou vidéos en temps réel.

Problématiques expertes

– intégrer un brand center avec toutes les ressources d’image de marque (logos, chartes graphiques, modèles de documents, pictos, etc.).

– s’intégrer avec d’autres solutions : PIM, sites web, eCommerce, solutions Web to Print, etc.

– proposer les médias dans d’autres applications sous forme de plugin (Microsoft Office, Google Suite, logiciels Adobe, CMS, YouTube, etc.).

Que peut-on mettre dans un DAM ? 

Un DAM permet de contenir et surtout d’organiser tous types de médias :

Images

Photos produit, photos corporate ou d’événements internes, illustrations, ou infographies : toutes les images produites par ou pour votre organisation peuvent intégrer la plateforme.

Vidéos

Productions publicitaires, vidéos à destination de la presse ou des réseaux sociaux, webinaires, interviews, événements filmés, etc. Le DAM permet de consulter les vidéos directement dans l’outil et ainsi de supprimer la problématique de partage de ces fichiers volumineux.

Fichiers audio

Podcasts, interviews, signatures sonores, spots radio : ces fichiers nécessitent souvent d’être accompagnés de métadonnées pour être retrouvés.

Print

Les annonces presse et affiches peuvent être intégrées dans un DAM en pdf. Vous pouvez aussi y intégrer les sources (InDesign ou autres), pour être téléchargées et adaptées (déclinaison par langue ou pays, réactualisation, etc.) ou reliées à vos outils Web to print.

Documents

Les documents bureautique peuvent également être inclus. Ainsi, communiqués et dossiers de presse, magazines internes, dépliants, libres blancs ou autres peuvent être stockés et diffusés. Le DAM permet en général une recherche plein texte pour retrouver et lire facilement les pdf ou documents Microsoft Word ou Powerpoint.

Digital

Tous les contenus digitaux s’y intègrent également : bannières, emailings, mini-sites, configurateurs 3D, contenus pour les réseaux sociaux. Tous ces médias peuvent donc être réunis et diffusés depuis le DAM sur les canaux numériques.

Contenus d’image de marque

Logos, chartes, modèles de documents, pictogrammes, signatures, etc : le DAM peut aussi intégrer un brand center pour garantir le respect de votre marque.

Combien coûte un DAM et comment faire adhérer sa direction au projet ?

Vous êtes convaincu·e de l’intérêt de vous équiper d’un DAM ? Des éléments concrets peuvent vous permettre de le vendre en interne. Nous vous donnons tous les éléments de langage à utiliser auprès de vos décideurs ici, y compris en ce qui concerne les coûts et la rentabilité.

Combien de temps ou de ressources sont nécessaires pour gérer efficacement un DAM ? 

Le temps nécessaire est à estimer à partir du volume de médias que vous produisez ou collectez. Par conséquent, une structure qui produit peu n’aura besoin que de quelques jours par mois pour gérer son DAM. Par contre, des structures qui produisent beaucoup de contenus vont avoir plusieurs personnes dédiées à temps plein à l’indexation, la publication des médias et la gestion des utilisateurs.

Une gestion qui doit s’adapter à des pics d’activité

Le temps passé sur le DAM peut également être très variable. Par exemple, il peut y avoir très peu de contenu pendant des semaines et tout à coup, une campagne de lancement de produit ou un événement clé peuvent générer une charge de travail très importante. C’est pourquoi beaucoup d’organisations choisissent de déléguer ces tâches à des prestataires. Il existent des sociétés spécialisées qui proposent des prestations d’indexation. Leurs documentalistes interviennent à distance ou en régie en fonction des besoins. Les grands éditeurs de DAM proposent également ce genre de service. Keepeek emploie par exemple une équipe de cinq documentalistes. Ils administrent les solutions de nos clients, assurent un renfort temporaire ou régulier sur des missions d’accompagnement, de refonte, de reprise ou de support.  

Puis-je tester gratuitement un DAM pour me faire une meilleure idée ? 

Rien ne vaut la pratique ! Keepeek peut vous mettre à disposition un espace de test en quelques minutes pour voir concrètement comment fonctionne notre solution.

Et si vous préférez bénéficier d’une visite guidée, notre équipe commerciale est à votre disposition pour vous faire une démonstration du DAM Keepeek !

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Soirée Tableaux Keepeek

Soirée de lancement des tableaux : une réussite à la sauce Keepeek !

Ce 10 octobre, Keepeek a fait salle comble pour présenter en exclusivité sa nouvelle extension : les tableaux.

Une soirée conviviale sous le signe de l’innovation

Keepeek a accueilli ses clients et partenaires dans les magnifiques locaux de Claranet, à Bastille. Les participants ont pu découvrir l’outil de gestion de projet revisité à la sauce Keepeek : les tableaux ! Un outil qui permet enfin de gérer les projets de production de photos, vidéos et autres contenus marketing de manière intuitive et efficace.

C’est grâce à sa maturité sur les méthodes agiles, utilisées pour le développement du logiciel depuis 2010, que Keepeek a pu créer une solution de gestion agile performante appliquée aux médias. Les tableaux allient la conduite de projet avec toute la puissance de la gestion des médias qui fait la force du DAM Keepeek.

Partage autour des processus de travail collaboratif

Carole Marlot du Groupe Renault lors de la présentation des tableaux Keepeek

Carole Marlot, responsable de la médiathèque du Groupe Renault, a pu partager les besoins qui ont conduit Renault à choisir les tableaux Keepeek pour gérer les projets de création et validation des productions multimédias. Pour Renault, l’utilisation des tableaux Keepeek représente des gains en productivité, sécurité et traçabilité, une harmonisation des processus à l’international, via une solution simple et intuitive !

Les participants ont pu ensuite échanger avec les équipes Keepeek et confronter l’outil à leurs besoins de workflows efficaces avec leurs photographes, agences et décideurs.

Vous souhaitez avoir accès à l’enregistrement de la présentation ? contactez nous à com@keepeek.com

En savoir plus sur les tableaux

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Keepeek : le Digital Asset Management pour la vidéo

Silence ! Moteur… ça tourne !

Vous produisez des vidéos de plus en plus souvent ? Découvrez comment Keepeek peut vous faciliter leur production, leur gestion et leur diffusion !

Vos différents formats et des conversions automatiques

Gérez vos divers types de fichiers vidéo (.mov, .avi, .mp4, etc.) et créez automatiquement d’autres versions pour vos usages spécifiques de façon automatique !

Un sentiment de déjà vu ?

Keepeek détecte automatiquement dès l’import si la vidéo que vous venez d’intégrer a déjà été chargée dans l’application. Vous pouvez comparer les deux versions pour vérifier et supprimer tout doublon !

Misez sur l’accroche

L’image de prévisualisation de votre vidéo peut faire toute la différence sur l’engagement de vos utilisateurs. Avec Keepeek, vous pouvez choisir l’image au sein de la vidéo ou intégrer une image que vous avez créée à part, pour augmenter les clics !

Ça va trancher !

Depuis une vidéo dans Keepeek, vous pouvez extraire des séquences et des images fixes.  Votre vidéo peut ainsi produire plusieurs autres contenus pour s’adapter à vos usages ! Notre player vidéo permet aux utilisateurs d’accéder directement aux chapitres qui les intéressent et de ne télécharger qu’une partie de la vidéo s’ils le souhaitent.  

Un gobelet oublié dans le cadre ou autre raté de production ?

Avec Keepeek, profitez des modules collaboratifs pour faire valider vos vidéos avant leur diffusion. Vos valideurs peuvent commenter sur un time code précis de vos vidéos pour pointer des incohérences, des erreurs ou faire des remarques !

Ouvrez vous au monde entier

L’application propose plusieurs types de diffusion pour s’adapter aux usages : relations presse, réseaux sociaux, clients, partenaires… Créez des playlists vidéo ou partagez facilement vos vidéos volumineuses avec les acteurs de vos projets dans des paniers confidentiels. Intégrez vos vidéos dans vos pages web grâce au code embed et ajoutez des sous-titres en les tapant directement dans Keepeek ou en chargeant les fichiers srt ou vtt correspondants !

Obtenez des chiffres de consultation

Retrouvez facilement les vidéos les plus consultées, découvrez celles que les utilisateurs ne regardent pas jusqu’au bout, identifiez les mots-clés utilisés par les utilisateurs pour lesquels ils ne trouvent aucun contenu. Filtrez vos statistiques sur certains contenus ou certains groupes d’utilisateurs pour mieux comprendre les besoins et les usages et adapter votre DAM en conséquence !

Fort de sa démarche agile, Keepeek poursuit ses développements, pour s’adapter aux nouveaux challenges de ses utilisateurs !

Découvrez notre extension YouTube, pour piloter vos chaines sans quitter Keepeek !

Nouveau, dans la version 4.40 de Keepeek

Recherche et indexation : ces deux piliers du DAM continuent d’être renforcés dans cette nouvelle version Keepeek !

Rechercher et filtrer dans les paniers

Toutes les fonctionnalités de recherche sont à présent disponibles dans les paniers ! Trouvez facilement à l’intérieur d’un panier tous les médias dont vous avez besoin grâce à la recherche libre et l’auto-complétion. Vous pouvez également utiliser les filtres pour limiter vos résultats par statut, type de média, étiquette ou valeurs des champs.

Le plus : dans le filtre des statuts, vous pouvez également filtrer pour isoler tous les médias classés, ou au contraire non classés, présents dans votre panier ! Idéal pour s’assurer que tous les médias ont bien été rangés dans le plan de classement avant d’archiver ou de supprimer un panier.

Modifier par lot les champs de texte avec mise en forme

Les champs de type texte avec mise en forme permettent de proposer des textes élaborés avec des paragraphes, des termes surlignés, en gras, intégrant des liens, des puces, etc. Ce type de champ n’était pas éligible au traitement par lot, ce qui limitait son utilisation. A présent, il est possible de modifier ce type de champ lors des opérations de traitement par lot.

Remplacer par lot une chaîne de caractère n’importe où dans un champ texte

Grâce à cette nouvelle option du traitement par lot, vous pouvez remplacer une chaîne de caractères dans un champ texte sans écraser le reste du contenu.

Par exemple, cinq légendes différentes contiennent le nom d’une personne. Ce nom a été par erreur mal orthographié. Vous pourrez, à partir de mercredi, le corriger sur toutes les légendes en une seule opération, sans altérer le reste du texte des différentes légendes.

Vous pouvez indiquer au préalable si la modification doit ignorer la casse ou non : si la casse est respectée, le ou les termes à remplacer devront être exactement écrits comme indiqués dans la cellule initiale.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 27 mai !

Démo des nouveautés

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Les nouveautés de la version 4.39 de Keepeek

Ce mois-ci dans la nouvelle version, découvrez des compléments pour l’extension YouTube et des améliorations au niveau de l’API.

Envoyer une couverture de vidéo YouTube

Pour mieux automatiser la publication de vos vidéos sur YouTube depuis Keepeek, une nouvelle option vous est proposée. Vous pouviez déjà envoyer votre vidéo sur votre chaîne YouTube directement depuis Keepeek, en y ajoutant les informations présentes dans vos champs. A présent, il est également possible d’envoyer à YouTube la miniature de votre vidéo, c’est à dire l’image de prévisualisation de la vidéo que vous avez choisie dans Keepeek !

Notifier ses abonnés YouTube

Lorque vous chargez une vidéo dans YouTube depuis Keepeek, vous avez maintenant la possibilité de notifier tous les abonnés de votre chaîne de la publication de votre vidéo.

Vous n’avez pas encore l’extension YouTube ? Contactez-nous pour en bénéficier !

Performances de l’API

Les performances de L’API ont été optimisées pour permettre d’appeler les éléments associés aux médias de manière beaucoup plus efficace, l’occasion d’améliorer les temps de réponse dans vos applications intégrées avec Keepeek !

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 6 mai !

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Reprise de donnees digital asset management keepeek

Comment les objectifs d’un DAM influent-ils sur la reprise de l’existant ?

Comment aborder la reprise de l’existant ?

Lors de la mise en place d’un DAM ou l’intégration d’un nouveau type de contenu dans un DAM déjà en place, la question de la reprise de l’existant est inéluctable. Les médias à récupérer peuvent provenir d’une autre solution de type DAM, de répertoires de fichiers, de disques durs externes ou encore de drives. Ces médias peuvent être accompagnés d’informations (date, description, etc.) qui doivent absolument être récupérées sous peine de perdre tout contexte et valeur des médias.

Cette phase de migration est un challenge technique, avec parfois des délais très serrés. Pour l’appréhender dans de bonnes conditions, il est nécessaire de bien avoir en tête les objectifs de son DAM. A qui s’adresse-t-il ? Pour quels usages ? en fonction des réponses, la reprise de vos médias préexistants ne sera pas la même. Définir les objectifs de votre DAM va vous permettre de privilégier la meilleure stratégie de reprise.

Quels objectifs pour un projet DAM ?

Plusieurs problématiques poussent les organisations à s’équiper d’un DAM ou à ajouter un type de contenu jusque là absent du DAM. Ces problématiques s’articulent autour de trois grands usages du DAM : 

1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation

2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation

3. Automatiser la diffusion multicanale des médias

En fonction de chacun de ces objectifs, la reprise devra s’adapter : 

1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation

Pour beaucoup d’entreprises, l’objectif est de centraliser tous les médias produits par leurs équipes communication et marketing. Il est en effet nécessaire de donner un accès unique aux contenus pour garantir l’utilisation de médias validés par l’organisation. Le but est ainsi de faciliter la circulation des images, vidéos, contenus print ou web. Ces fichiers sont mis à disposition de communautés d’utilisateurs définis. Il faut pouvoir organiser les contenus produits quotidiennement. On doit pouvoir les retrouver facilement et les réutiliser dans un objectif de capitalisation des médias produits.

Si l’objectif de votre DAM est de centraliser et partager des médias validés, la reprise des données devra s’attacher à identifier, collecter et intégrer tous les contenus d’actualité. Il faudra s’assurer de bien récupérer les informations de droits des médias : dates de début et fin des droits, copyrights, territoires et supports couverts par les droits, etc. Ces informations juridiques sont essentielles pour garantir des usages conformes. Ce type de reprise doit se faire de façon efficace : les médias ont une durée de vie souvent assez courte. Leur mise à disposition via le DAM doit se faire dans les meilleurs délais. 

2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation

La conservation des médias qui ne sont plus d’actualité est aussi un enjeu pour beaucoup d’entreprises. L’objectif est alors de constituer des archives patrimoniales multimédias exploitables. La tendance du storytelling pousse les marques à se réapproprier les contenus anciens. Les entreprises commencent à mieux prendre en compte la valeur de leur patrimoine iconographique, audiovisuel et publicitaire. L’archivage sur disques durs externes au fond d’une armoire n’est alors plus une option.

Si l’objectif de votre DAM est la conservation du patrimoine multimédia, alors la reprise de données nécessitera une vraie préparation. La volumétrie des fonds peut atteindre plusieurs téraoctets de données, surtout si le fonds vidéo est conséquent. Le réflexe est souvent de vouloir tout intégrer, au risque d’obtenir dans son DAM : 

– des médias de faible qualité, inexploitables, même en format web 

– des médias fantômes : des éléments pour lesquels il n’y a aucune information. Sans provenance, sans contexte, les médias perdent toute valeur.

– des médias doublons : la même image pourra être intégrée plusieurs fois dans des formats, versions ou tailles différentes. Ces doublons polluent les recherches et rendent les utilisateurs perplexes.

Pour être une réussite, la reprise devra alors nécessairement passer par un inventaire des contenus et des données associées, ainsi qu’une phase de tri. Heureusement, les délais de reprise peuvent être plus longs que pour la reprise d’un fonds d’actualité.

3. Automatiser la diffusion multicanale des médias

Pour d’autres entreprises, l’enjeu de la mise en place du DAM se situe dans sa capacité à s’intégrer avec le système d’information. De la création à la diffusion, le circuit du média doit être au maximum automatisé. Le DAM doit communiquer avec les autres outils : PIM, MDM, plateforme eCommerce, CMS des sites web. Toutes les applications doivent pouvoir s’inter-alimenter en données et médias. 

Si l’objectif de votre DAM est d’automatiser la diffusion de vos médias, la reprise devra avant tout s’assurer de l’homogénéité des médias. Ils devront être conformes en termes de :

– qualité technique : pour un affichage optimal, 

– qualité artistique : cadrage, détourage, angle de prise de vue, etc. 

– validité : proposer le packaging actuel d’un produit, et non celui de l’année dernière, 

– données : proposer le média qui correspond bien aux données affichées (comme une fiche produit, par exemple).

Les médias obsolètes seront en général exclus du périmètre de la reprise, ou intégrés dans un second temps pour en conserver l’historique. 

Des usages multiples

Il n’est pas exclu que votre projet combine deux, voire trois, des usages listés ci-dessus. Dans ce cas là, il est courant de réaliser une reprise en plusieurs étapes. Les médias dont la mise à disposition représente le plus d’enjeux seront repris en priorité.

Dans le cadre d’un projet DAM avec Keepeek, la phase de reprise est anticipée dès le stade d’avant-vente. Des ateliers dédiés permettent de cadrer le périmètre et de lever tous les obstacles.

Au gré de nombreuses reprises de contenus, nos équipes ont affiné un processus de reprise performant, de la phase d’audit jusqu’aux tests de vérification. Des fonctionnalités permettent également de “nettoyer” ses contenus après la reprise, comme notre module de dédoublonnage.


Vous avez un projet DAM qui intègre une reprise de données ? Parlons-en !

Le come back du navigateur Microsoft

Depuis presque dix ans, les navigateurs Microsoft étaient en disgrâce, mis de côté au profit de Google Chrome et Firefox, entre autres. Objet de moqueries, Internet Explorer, navigateur phare des années 2000, était devenu peu à peu obsolète, cumulant failles de sécurité et faibles performances. Microsoft avait tenté de relancer la machine avec le lancement en 2015 de Microsoft Edge, navigateur installé sur Windows 10, mais sans grand succès.

Pourquoi reparle-t-on de navigateur Microsoft aujourd’hui ? 

Début 2020, Microsoft a lancé une nouvelle version de Microsoft Edge basée sur Chromium, moteur sur lequel se base également… Google Chrome, le navigateur le plus utilisé au monde (68,5% de part de marché). Moins de trois mois après son lancement, le nouveau Microsoft Edge grignote des parts de marché. Il dépasse dorénavant Firefox pour l’utilisation sur ordinateur.

Microsoft Edge commence à séduire à nouveau pour plusieurs raisons :

– il ressemble énormément à Google Chrome : les interfaces sont très similaires et les extensions de Chrome fonctionnent aussi dans Edge

– il nécessite beaucoup moins de mémoire : selon plusieurs comparatifs, Edge consomme en moyenne deux fois moins de mémoire que Chrome

– il permet de limiter plus facilement le pistage et propose des paramètres de confidentialité plus simples à mettre en place

– il s’intègre mieux avec Microsoft 365 (nouveau nom de Office 365)

– Microsoft a annoncé le 30 mars l’arrivée prochaine de nouvelles fonctionnalités attrayantes avec notamment un système d’onglets verticaux

Quel navigateur privilégier pour utiliser Keepeek ? 

Google Chrome est depuis plusieurs années une valeur sûre pour utiliser efficacement Keepeek. Il reste le navigateur le plus courant auprès de nos utilisateurs (49,5% des utilisateurs dans l’interface d’administration). Firefox (30% des utilisateurs de Keepeek) est également conseillé. S’il a des performances légèrement inférieures à Google Chrome, il a pour réputation de mieux protéger la vie privée de ses utilisateurs.

Alors, faut-il changer pour Microsoft Edge ? Notre pôle documentaire, utilisateur intensif de Keepeek, teste actuellement Edge sous toutes ses coutures pour comparer ses performances et vous faire ses recommandations. Rendez-vous dans quelques semaines pour les conclusions !

Nouveau, dans la version Keepeek 4.38

La version 4.38 s’est attachée à améliorer les interfaces du mur des imports, des résultats de recherche et des espaces collaboratifs, avec plusieurs évolutions pour faciliter l’accès aux informations depuis la mosaïque. Notre équipe a également mis à jour le plugin Keepeek pour Drupal 8.

L’identifiant de l’élément devient accessible dans le résumé

L’identifiant unique de chaque élément est à présent accessible directement depuis le résumé du média. En double-cliquant sur le numéro, vous pouvez le sélectionner pour le copier/coller où vous le souhaitez !

Identifiez plus facilement vos vidéos dans un résultat de recherche

Les icônes permettant d’identifier les médias par type sous les vignettes sont à présent plus claires. Des pictos représentatifs ont remplacé les anciens pictos, parfois un peu obscurs. Pour les vidéos, il s’agit par exemple d’une icône ‘play’, plus intuitive pour vos utilisateurs et plus facile à distinguer par rapport aux images fixes.

Identifiez en un coup d’oeil les médias qui proposent des éléments associés

Il n’est plus nécessaire d’aller sur le détail d’un élément ou dans le résumé pour savoir si des éléments y sont associés. Dès la mosaïque, une icône bleue représentant un picto ‘maillon’ sous les vignettes correspondantes vous indique l’existence d’au moins un élément associé.

Un clic sur l’icône vous permet d’accéder directement à l’onglet des associations de l’élément.

Mise à jour du plugin Keepeek pour Drupal 8 (CK Editor)

Keepeek propose depuis plusieurs années un plugin pour intégrer les images stockées dans le DAM sur des pages web. Ce plugin fonctionne avec le CMS Drupal via l’éditeur de texte open source CK Editor.

Le plugin a été mis à jour pour fonctionner sur la toute dernière version de Drupal (version 8.8) et permet à présent de choisir le format de l’image souhaité afin d’optimiser l’affichage des images sur les pages web.

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du jeudi 16 avril !

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Les nouveautés Keepeek de la version 4.37

Première fournée de notre nouveau rythme de production sur trois semaines, la version 4.37 est également notre première version réalisée pour plus de moitié en télétravail. Nos équipes de conception, développement et tests ont su entretenir une belle cohésion d’équipe à distance pour assurer tous les développements initialement prévus !

Sans plus attendre, découvrez les évolutions de cette version !

Personnalisez vos filtres pour la recherche d’éléments à associer

Les évolutions du module des associations touchent à leur fin avec un dernier développement qui permet de sauvegarder ses préférences de filtres dans la recherche des associations. Choisissez ainsi d’afficher uniquement les filtres qui sont pertinents pour votre usage et retrouvez les d’une session à l’autre !

Déplacez plus facilement vos médias entre les dossiers

Il n’était pas possible jusqu’à présent de déplacer des médias d’un dossier à un autre si l’affichage des sous-dossiers était activé. Il était seulement possible de les copier. Cette limitation a été levée pour faciliter la réorganisation des médias dans le plan de classement !

Proposez des options de retouche sur les portails

Il est possible de proposer à vos utilisateurs de retoucher leurs photos depuis le portail utilisateurs avant de les télécharger.

Vous avez la possibilité de faire un recadrage manuel ou de redimensionner l’image selon un gabarit prédéfini ou au choix de l’utilisateur.

Une fois la retouche effectuée, l’utilisateur peut choisir dans quel format (original, pré-généré ou format personnalisé) il souhaite obtenir son fichier retouché !

Attention, contrairement aux évolutions de l’interface d’administration, les évolutions des portails ne sont pas installées automatiquement. Contactez votre chargé·e de compte si vous souhaitez en bénéficier !

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 1er avril !

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Les nouveautés Keepeek de la version 4.36

Découvrez quatre évolutions qui facilitent le traitement par lot et d’autres nouveautés pour les vidéos et les statistiques !

Evolutions du traitement par lot

Le traitement par lot devient plus pratique avec plusieurs évolutions !

les médias sélectionnés apparaissent à présent en parallèle de la fenêtre d’indexation. Par défaut, ce sont les grandes vignettes qui sont affichées. Notre service support peut néanmoins modifier ce paramétrage par défaut si vous préférez les petites vignettes.

– vous pouvez retirer un ou plusieurs médias sur l’écran de modification par lot sans quitter la fenêtre ! Utile pour enlever un média qui se serait glissé dans la sélection à votre insu.

– Vous n’êtes plus forcé·e de passer par le récapitulatif pour lancer la modification par lot. Si vous êtes sûr·e de votre coup, vous pouvez procéder au traitement par lot sans vérifier votre indexation au préalable !

– vous pouvez désormais ouvrir le résumé des médias dans l’écran de modification par lot. Cela peut s’avérer pratique pour vérifier les informations qui ont déjà été renseignées avant d’en ajouter ou de les modifier.

Rechercher sur la durée des vidéos de moins d’une minute

Lors de vos recherches, vous aviez déjà la possibilité de rechercher des vidéos d’une durée précise. Cependant, il était impossible de descendre sous la minute.

Les vidéos très courtes étant de plus en plus courantes, le filtre permet de rechercher sur des durées inférieures à la minute !

Statistiques : sites référents maintenant disponibles

Les statistiques deviennent de plus en plus complètes dans Keepeek ! Vous pouvez à présent connaitre les sites référents des contenus mis à disposition via partages publics.

Une option dans les statistiques vous permet de filtrer pour isoler les consultations et téléchargements réalisés à partir de ces sites référents.

Ce filtre vous permet de mieux comprendre quels sont vos parcours utilisateurs et vos canaux d’acquisition. Vous pourrez ainsi constater, par exemple, qu’une sélection partagée sur l’un de vos sites a généré x téléchargements.

Indexation des chapitres vidéo

Vous pouvez à présent rechercher sur les intitulés des chapitres. Lorsque vous tapez un terme présent dans un titre de chapitre, votre vidéo remonte dans les résultats de recherche.

Attention, si vous avez des vidéos déjà chapitrées, il est nécessaire de régénérer l’index de recherche. Contactez notre service support ou votre chef·fe de projet pour cette opération.

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 18 mars !

Démo des nouveautés

Pour vous permettre de bénéficier d’une démo quand et où vous le souhaitez, le webinaire qui pique évolue ! Une vidéo des nouvelles fonctionnalités va prochainement vous être proposée sur le site web Keepeek. Vous pourrez également nous y poser toutes vos questions !

Application mobile Android par Keepeek

Application Android : le DAM mobile par Keepeek !

Après l’application iOS pour iPhone et iPad, Keepeek lance son application Android qui permet d’accéder à Keepeek où que vous soyez. Bénéficiez de l’essentiel des fonctionnalités de votre DAM Keepeek sur l’application mobile pour smartphones et tablettes !

L’application Android vous permet d’envoyer les photos prises avec votre mobile dans Keepeek. Vous pouvez aussi partager les contenus de votre médiathèque avec vos contacts, par sms, email, etc.

L’application vous permet d’accéder à tous les contenus de votre DAM, de rechercher des médias, de les visualiser et de lire les données associées. Vous pouvez aussi télécharger les médias sur votre smartphone ou les partager directement depuis l’application !

Quels bénéfices pourriez-vous tirer d’une application DAM mobile ?

Voici trois exemples d’usages que vous pouvez rencontrer au quotidien :

1. Lors d’un événement ou d’un déplacement sur le terrain, vous pouvez centraliser vos photos sur Keepeek immédiatement. Ainsi, Quelques minutes seulement après les prises de vue, elles sont à disposition de vos collègues, clients ou prestataires !

2. Un·e collègue vous demande au détour d’un couloir une image pour illustrer une plaquette ou un article de blog ? Il ou elle peut choisir, sur votre téléphone, l’image la plus pertinente parmi celles contenues dans Keepeek. Ainsi, en une seconde, vous pouvez la lui transmettre immédiatement !

3. Vous êtes dans les transports en commun et votre responsable vous appelle. Il faut d’urgence envoyer une sélection de médias à votre agence de communication. Où que vous soyez, vous pouvez faire une recherche, sélectionner vos médias et les partager avec votre agence dans un panier.

L’application Android Keepeek est soumise à licence, contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

DAM vs DRIVE

DAM ou drive : quelle solution adopter ?

DAM (Digital Asset Management) versus drive (OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc.) : comment choisir le bon outil ? Quelles sont leurs usages, leurs spécificités, leurs avantages ? Ces solutions sont-elles concurrentes ?

Le DAM : définition

Les solutions DAM permettent de centraliser et retrouver facilement tous les médias produits par les organisations : photos, vidéos, documents marketing, etc. avec des fonctionnalités qui permettent de les visualiser, de générer des formats et de les diffuser facilement, même quand les fichiers sont volumineux (pour les vidéos ou les fichiers sources de type InDesign par exemple). Découvrez à quoi sert un DAM en détail dans notre article dédié.

Les drives ou stockage en ligne

Les solutions de stockage en ligne comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox permettent elles aussi de centraliser et de partager facilement des documents, y compris des médias. Certaines de ces solutions permettent également d’éditer des documents (selon le format), directement en ligne et par plusieurs utilisateurs en même temps.

DAM/Drive : des usages différents

Ces deux solutions ne sont en fait que rarement concurrentes car leur utilisation répond à des cas d’usages très distincts :

Si vous avez besoin de travailler en mode collaboratif sur des documents textes, des présentations ou de partager des tableurs, alors le drive sera mieux adapté. Il permettra de mettre à jour les documents, de travailler à plusieurs dessus, de l’annoter, tout en conservant un historique et un versioning des fichiers.

Si par contre, vous avez besoin de centraliser des médias, notamment des photos et des vidéos, de partager des sélections, de mettre à disposition différents formats, etc. Alors le DAM sera plus efficace car il propose des fonctionnalités dédiées à la gestion des médias.

Les 5 avantages majeurs du DAM pour la gestion des médias

La recherche

Lorsqu’on cherche un document, il est facile à retrouver en tapant quelques mots parmi ceux qu’il contient. Par contre, pour une image ou une vidéo, par exemple, seul le nom de fichier peut en général aider à retrouver le média.

Dans un DAM, vous pouvez qualifier chaque média d’informations : auteur, mots-clés, description, localisation, référence produit, etc. Vous évitez ainsi de devoir naviguer dans une multitude de dossiers ou sous-dossiers comme sur les serveurs en ligne. Des filtres à facettes permettent, comme sur un site eCommerce, de restreindre les résultats de manière simple, rapide et intuitive.

La consultation des médias

Dans un DAM, les médias sont affichés pour favoriser leur identification et leur consultation :

– Les résultats s’affichent sous forme de mosaïque de médias avec leurs données associées. En un coup d’oeil, vous retrouvez le bon média :

– Des associations entre médias sont possibles pour rebondir facilement sur les photos d’un même reportage, les supports marketing d’une même campagne, les différentes versions d’une même vidéo, etc.

– Les médias peuvent être accessibles à plusieurs endroits sans duplication, contrairement à un serveur de fichiers.

– La prévisualisation des médias est possible même quand on ne possède pas le logiciel correspondant (eps, indd, psd, ai, mov, etc.).

– Les images et vidéos peuvent être commentées et annotées facilement.

– Des formats légers permettent de visualiser ou de lancer la lecture d’un document immédiatement, sans temps de chargement.

– Des diaporamas, des playlists ou des sélections temporaires permettent également un meilleur confort de consultation.

La gestion des doublons et des versions de fichier

Dans un drive, rien ne vous alerte si vous chargez trois fois le même fichier dans des dossiers différents. Vous vous retrouvez ainsi avec des doublons qui surchargent votre espace de stockage. Si vous remplacez un média par une version actualisée, vous allez devoir aller le remplacer partout sans jamais être sûr·e que vous avez bien la bonne version du fichier à chaque endroit. Par conséquent, vos utilisateurs risquent d’utiliser des versions obsolètes.

Dans un DAM, le système vous alerte lorsque vous chargez un média qui existe déjà ou qui est très similaire à un média existant. Vous pouvez alors les comparer, décider de garder les deux versions ou de choisir le média le plus pertinent, tout en gardant un historique des différentes versions en cas de besoin et en gardant le média disponible dans différents dossiers sans duplication.

La maitrise des droits liés aux médias

Votre DAM gère le cycle de vie complet de vos médias. Si vous faites appel à un prestataire pour créer vos médias, ceux-ci ont bien souvent des conditions d’utilisation limitées (durée, supports autorisés, territoires couverts). Utiliser un média dans un cadre non autorisé par les droits est un danger pour votre organisation. Un DAM vous permet d’alerter les utilisateurs qui ont téléchargé le média et d’archiver automatiquement ceux qui ne doivent plus être utilisés.

Comme les drives, les DAM permettent de gérer qui accède à quels fichiers. Par contre, les DAM permettent aussi de définir des statuts pour les médias. Au cours de son cycle de vie, un fichier peut ainsi passer par différents statuts : confidentiel, pré-reveal, publié, droits expirés, archivé. En fonction du statut du média, différentes populations peuvent y avoir accès sans avoir à revoir les conditions de partage manuellement. Ainsi, lorsque les droits ont expiré à la date de fin des droits, les fichiers peuvent rester accessibles pour information mais sans téléchargement possible, par exemple.

Les portails utilisateurs

Les solutions DAM proposent souvent des portails de diffusion. L’intérêt de ces portails est de proposer des interfaces légères et conformes à l’image de marque de l’organisation. Ils donnent la possibilité de diffuser les contenus à la fois en interne, mais également auprès d’utilisateurs externes (prestataires, clients, grand public). Sur ces portails, il est possible de présenter ses contenus de manière plus graphique que sur un drive :

dossiers illustrés donnant un aperçu visuel des contenus

sélections de médias temporaires en fonction de l’actualité, de thématiques mises en avant

– contenu éditorial : texte d’accueil, recherches pré-enregistrées, etc.

DAM ou Drive… et pourquoi pas les deux ?

Vous l’aurez compris, les deux solutions sont en général nécessaires dans une organisation, chacune répondant à des cas d’usages que l’on retrouve dans la plupart des structures, petites ou grandes. Le drive servira donc plutôt pour gérer tous les documents texte quand le DAM inclura tous les médias.

Faire communiquer DAM et Drive

Il est possible de faire communiquer les deux applications. Keepeek propose par exemple un plugin Google Drive qui permet d’envoyer des médias stockés dans Keepeek vers des dossiers de Google Drive. Utile si vous souhaitez partager un dossier de documents créés dans Google Drive en y ajoutant une image ou une vidéo !

A l’inverse, il est possible de déposer dans le DAM des fichiers présents dans Google Drive, pour centraliser des documents validés qui n’ont plus lieu d’être modifiés et pour les présenter sur les portails de diffusion en parallèle des médias, comme pour les communiqués de presse par exemple, ou le rapport annuel de l’entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d’une démo ou testez directement l’application !

Sébastien Rupin – directeur technique de Keepeek

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Sébastien Rupin a été nommé Directeur Technique de Keepeek en octobre 2019.

Découvrez, au travers d’une courte interview, son parcours, son rôle et les enjeux de la Direction Technique pour 2020 !

Parcours

J’ai commencé à travailler en 1998 en tant que développeur. Assez vite je suis devenu chef de projet en SSII. En 2006, je suis parti chez Pages Jaunes en tant que développeur au sein d’une grosse équipe. Trois ans plus tard, j’y ai pris en charge l’équipe de développement, deux ans après l’équipe d’intégration, puis également l’équipe Qualité.

Arrivée chez Keepeek

C’est ce qui a séduit Keepeek dans mon parcours : cet aspect multi-équipe. Je suis entré chez Keepeek pour prendre en charge l’équipe d’intégration uniquement, mais avec l’optique de manager d’autres entités par la suite. Après trois mois, j’ai repris le management de l’équipe Qualité parce qu’il était nécessaire de commencer à parler automatisation des tests. En mars 2019, j’ai repris également l’équipe Support qui a des synergies fortes avec la qualité.

Rôle chez Keepeek

J’ai pris en charge à mon arrivée une équipe d’intégration assez jeune et très axée sur l’exécution des tâches. J’ai engagé rapidement une démarche de réflexion autour des pratiques et de l’amélioration continue. Que pouvait-on changer pour aller plus vite ? Qu’est ce qui nous gênait au quotidien ?

J’ai voulu apporter également une cohérence globale :  que chacun dans l’équipe puisse faire un peu de tout, venir en aide aux autres, lever les blocages. Ca leur a beaucoup plu. Ca a encouragé l’autonomie, dans un climat de confiance.

Pour la partie qualité, j’ai engagé les travaux d’automatisation des tests, essentiels pour tenir le rythme de Keepeek qui augmente constamment sa vélocité.

En octobre 2019, nous avons décidé, avec la direction de Keepeek, de créer une direction technique pour une meilleure coordination de toutes les équipes techniques (intégration, R&D, exploitation, support et qualité), direction qui m’a été confiée.

La Direction technique de Keepeek

Mon rôle en tant que directeur technique consiste en trois missions principales :

Garantir l’alignement des équipes : faire collaborer les équipes entre elles, pousser l’entraide et le partage d’expérience pour une meilleure résolution des problèmes.

– Mettre en place une organisation qui facilite l’innovation. Dans nos métiers, c’est extrêmement important qu’on puisse avoir des équipes qui innovent, que ce soit techniquement mais aussi fonctionnellement.

Entretenir une culture d’amélioration continue des équipes et de prise de recul. Le fait de ne pas être directement dans l’opérationnel me permet de poser les bonnes questions, sachant que ce sont les collaborateurs qui ont les bonnes solutions. Dans cette optique, nous travaillons sur les aspects automatisation, déploiement, fiabilisation et supervision, entre autres.

Les enjeux de la Direction technique

Notre enjeu majeur est de livrer plus vite nos bonnes idées. Cela implique beaucoup de choses : 

– la modernisation de nos frameworks de développement et de notre infrastructure

– l’amélioration et la fluidification de nos process

– l’industrialisation de notre chaîne de développement et de delivery

Il est nécessaire également de diffuser plus largement notre savoir-faire à nos clients. Cela passe par le développement systématique de nos fonctionnalités à l’aide d’API. Nos clients peuvent ainsi les utiliser pour développer leurs propres usages.

On a également toujours besoin de travailler sur l’amélioration de nos performances : avoir un socle technique optimisé, tout en gardant un niveau de qualité important.

Le dernier point, c’est l’aspect Cloud compatible. Nos clients ont des attentes plus fortes en termes de SLA, de temps de réponse, de traitements lourds. On doit donc avoir une plateforme capable de s’adapter à ces différents traitements. Cela passe aujourd’hui par une architecture cloud (élastique et résiliente).

Gestion contrats droits image auteur propriete oeuvres dam

Intégrez et reliez contrats et médias dans votre DAM

Le DAM Keepeek (Digital Asset Management) propose de centraliser et diffuser tous vos médias. Mais la solution permet d’aller plus loin, et notamment de gérer tous les documents que vous devez conserver en parallèle de vos médias.

Gestion des droits des médias

Le module d’association de Keepeek permet de gérer efficacement les contrats et tous les documents relatifs à vos photos, vidéos, médias print ou web, comme par exemple :

– autorisation de droit à l’image des personnes (mannequins pour les shootings, par exemple, ou autres personnes représentées) ou model release

– autorisation de droit à l’image des biens (property release)

contrat des photographes, agences ou réalisateurs

droits musicaux des fichiers vidéo ou audio

Accès facilité aux contrats

Avec les associations, vous pouvez relier, par exemple, un lot d’images au contrat du photographe, mais aussi au contrat du mannequin représenté sur les photos. Ainsi, si vous souhaitez réutiliser une image après expiration des droits mannequin, vous pourrez retrouver en une seconde le contrat. Vous pouvez ainsi accéder à toutes les informations nécessaires pour renégocier les droits.

S’assurer des droits de reproduction des médias

En un coup d’oeil, vos utilisateurs peuvent vérifier que l’usage qu’ils veulent faire du média est autorisé. Ils peuvent s’assurer qu’ils peuvent utiliser le média dans le délai, sur le territoire et pour le support prévu, sans risque. Grâce à ce contrôle facilité, vous réduisez les risques d’utilisation non autorisée de vos médias.

Lorsque vous produisez des vidéos publicitaires, vous devez en général gérer a minima les droits du réalisateur. Mais bien souvent, il y a aussi les droits de la musique utilisée, des personnes représentées et parfois même les droits des monuments, propriétés ou œuvres visibles dans la vidéo !

Tous ces documents juridiques peuvent avoir des dates d’expiration, voire des supports et des territoires couverts différents. C’est un vrai casse tête pour s’y retrouver… Avec l’affichage en mode grille, vous pouvez visualiser ces informations consolidées sur le même écran.

Parce que notre module permet de faire plusieurs types d’associations, vous pouvez également relier vos médias par campagne ou tout autre ensemble pertinent pour votre usage.

associations medias contrats

Découvrez cette fonctionnalité en détail ou contactez-nous pour bénéficier d’une démo en ligne !


Les nouveautés Keepeek de la version 4.35

Découvrez en détail les nouvelles capacités de recherche pour associer vos médias les uns avec les autres !

Nous vous parlions il y a quelques mois de pouvoir plus facilement associer des médias entre eux. Avec le mode grille et les filtres de recherche, notre module d’association devient plus ergonomique, précis et efficace.

Associer médias et documents : de nouvelles possibilités

Les filtres se combinent et s’adaptent aux types de vos champs : dates, statut, champs texte, cases à cocher, etc. En une seconde, vous appliquez une restriction sur votre résultat pour trouver rapidement les contenus à associer.

Le mode grille permet de visualiser plusieurs champs, que vous pouvez paramétrer vous même, pour afficher les informations essentielles et ainsi choisir les bons documents.

Ce module a été conçu spécialement pour mieux gérer les contrats et autres documents légaux rattachés à vos médias.

Téléchargement dans les paniers publics

Keepeek permettait déjà de créer des partages publics avec téléchargement. Cependant, vos utilisateurs n’étant pas identifiés sur ce genre de partage, il n’était pas possible de savoir qui avait téléchargé quoi. Pour garantir une meilleure traçabilité de l’utilisation des médias, Keepeek permet à présent le téléchargement par envoi d’email. L’utilisateur sélectionne un ou plusieurs médias et peut demander le téléchargement. Au lieu de télécharger directement depuis le partage, l’utilisateur reçoit un lien de téléchargement transmis par email, l’obligeant ainsi à fournir une adresse email valide.

Watermarks texte : champs thésaurus autorisés

Deux types de watermark (ou tatouage) sont possibles dans Keepeek :

– le watermark image, qui permet d’utiliser un logo, par exemple.

– le watermark texte, qui permet d’inclure en transparence sur une image le contenu d’un champ de la fiche d’information.

Les champs de type thésaurus peuvent à présent être utilisés pour générer le watermark texte sur les images de votre DAM.

Assistez à la démo !

Envie d’en savoir plus ? Participez à notre webinaire pour assister à la démo et échanger avec notre équipe et d’autres utilisateurs ! Cliquez ici

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 19 février !

Un DAM oui, mais un POC d’abord !

Les avantages de faire un POC (Proof of concept) dans le cadre d’un projet DAM

Vous êtes peut-être convaincu·e de la pertinence de mettre en place une solution DAM (Digital Asset Management) dans votre organisation. Cependant, c’est un projet de grande envergure et qui va nécessiter l’implication de nombreuses personnes et services. Vous avez besoin de garanties de succès.

Comment vous assurer de choisir le meilleur partenaire logiciel pour vous accompagner ? Comment être sûr·e que votre projet ne va pas se terminer en usine à gaz qui explose le budget ?

Faites comme le Groupe Orange, La Redoute ou Valeo Service : un POC !

Qu’est-ce qu’un POC ? 

Un POC est une preuve de concept (Proof of Concept) ou démonstration de faisabilité. C’est la mise en place d’une solution, souvent incomplète et limitée à un périmètre restreint, qui permet de s’assurer que ce qu’on veut mettre en place est possible avec la solution envisagée. 

A l’origine, il s’agissait essentiellement de faisabilité technique pour s’assurer qu’on parvient bien à résoudre des problématiques techniques complexes. Aujourd’hui, l’acronyme POC peut faire l’objet d’un petit abus de langage et désigner plutôt un prototype, un projet sur un périmètre restreint, sans qu’il n’y ait toujours de grand challenge technique.

Comment se passe un POC concrètement ? 

Un POC se déroule comme un projet très court et plutôt intense, qui implique la mise en place de la solution sur un périmètre restreint. Les aspects les plus importants à valider sont identifiés et inclus de manière partielle ou complète dans le POC.

Ainsi, un POC DAM peut inclure un paramétrage documentaire, un portail peu personnalisé, une reprise partielle des données, une intégration du SSO (annuaire interne), des développements spécifiques stratégiques pour l’entreprise (la mise en place d’un CDN par exemple).

Le POC va permettre de garantir que la solution peut s’intégrer efficacement avec votre système d’information, par exemple (PIM, site web ou eCommerce, outils métiers, etc.) ou que la migration des médias et données de votre ancien système est possible.

Combien de temps dure un POC ? 

Le POC se passe sur un planning en général assez serré pour obtenir rapidement un résultat concret (entre un et six mois maximum en général).

Quelle différence par rapport à la mise à disposition d’un environnement de test ? 

Un environnement de test va vous permettre de tester les fonctionnalités, d’essayer l’outil dans des conditions réelles, à un ou plusieurs.

Un POC va plus loin : vous êtes accompagné·e par des expert·e·s à chaque étape du projet : documentaliste pour la structure documentaire, chef·fe de projet pour coordonner les acteurs, référents techniques pour l’intégration avec votre SI, etc.

Vos interlocuteurs vont étudier vos besoins, soulever des problématiques auxquelles vous n’aviez pas forcément pensé et proposer les meilleurs solutions.

Dans quels cas faut-il éviter de faire un POC ? 

Un POC n’est pas nécessaire lorsque votre projet DAM est un projet simple. Si vos besoins sont couverts par les fonctionnalités de base d’un DAM et si votre projet ne nécessite pas de développements spécifiques particuliers, il sera plus rapide, simple et économique de lancer votre projet directement, sans passer par un POC.

Ce type de stratégie n’est payant que lorsque le périmètre du DAM est vaste, avec des problématiques complexes à adresser. 

Quels sont les avantages ? 

Le POC va permettre de lever tous les risques inhérents à un projet IT d’envergure :

1. Valider le périmètre fonctionnel de votre future solution

Choisir un logiciel sur le papier, après une démo ou quelques tests ne permet pas toujours de vérifier que le logiciel choisi sera le mieux adapté à vos besoins. En mettant en place un POC, vous allez pouvoir tester les possibilités et les limites de la ou des solutions que vous avez choisies, en conditions réelles.

2. Vous assurer du sérieux de votre prestataire

Vérifiez si la méthodologie de gestion de projet du prestataire convient à votre organisation. Vos interlocuteurs sont-ils efficaces, professionnels, forces de proposition ? Le planning du POC est-il tenu ? La solution livrée est-elle conforme au résultat attendu ? 

En réalisant un POC, vous vous assurez que votre partenaire est à la hauteur pour vous accompagner dans un projet de grande ampleur. 

3. Donner des preuves de résultat à votre direction

Avec le POC, vous apportez à vos décideurs les preuves d’un résultat, certes partiel, mais concret et mesurable. Ce premier retour sur investissement va vous aider à convaincre d’engager les coûts d’un déploiement à grande échelle. 

4. Fédérer vos utilisateurs autour de votre projet 

En quelques mois, ils verront un résultat concret et commenceront à entrevoir les bénéfices qu’ils peuvent tirer d’un DAM. Ils seront alors plus enclins à soutenir le projet, participer aux ateliers de mise en place et vous fournir les médias qu’ils produisent.

5. Réajuster le périmètre de votre projet

Nous le voyons tous les jours chez Keepeek : les projets DAM peuvent changer de périmètre très rapidement. C’est grâce à nos méthodes agiles et à la souplesse de notre solution que nous parvenons à inclure de nouvelles problématiques même en milieu de projet. 

Une fois votre POC réalisé, présentez le dans votre organisation : en voyant concrètement ce que le DAM permet, d’autres services pourraient remonter des besoins similaires. Il arrive également que d’autres problématiques soient soulevées, entraînant des changements qui impactent la mise en place à grande échelle.   

6. Comparer avant de vous engager 

Si vous en avez les moyens, vous pouvez lancer un POC sur deux solutions distinctes. Cela vous permettra de comparer tous les aspects listés plus hauts : fonctionnalités, méthodologie de gestion de projet, adhésion des utilisateurs, etc. 

A l’issue de leur POC, des sociétés comme Orange, La Redoute et Valeo Service ont choisi Keepeek pour déployer leur DAM.

Etes vous prêt·e à vous lancer ? Contactez-nous pour parler de votre projet !

Les nouveautés Keepeek de la version 4.34 !

Une version de début d’année qui vous propose des évolutions pour :

– faciliter les phases de validation des médias

– mieux adapter les modes d’affichage aux contextes métiers

– et recevoir des notifications sur des éléments précis.

Un meilleur zoom pour les fichiers eps et psd

Lors de l’import de fichiers eps ou psd, Keepeek génère une image jpg qui permet la visualisation du détail du fichier. Cependant, un zoom important sur cette image ne permettait pas d’obtenir une image nette. Pour palier à ce problème, avec la génération d’un jpg de plus haute définition le zoom ne perd plus de sa qualité. Tout ça sans avoir à ouvrir le fichier original !

NB: l’activation de cette fonctionnalité est gratuite mais n’est pas proposée par défaut, pour ne pas encombrer votre espace de stockage inutilement. Pour activer ce zoom HD, merci de contacter votre chargé.e de compte.

Optimisation des préférences d’affichage des médias

Chaque utilisateur Keepeek a son mode d’affichage de prédilection et chaque mode a ses avantages. Jusqu’à présent, en changeant le mode d’affichage dans un contexte , vous le changiez sur toutes les datas views : résultat de recherche, mur des imports, espaces collaboratifs, associations.

Avec cette nouvelle version, gardez le mode tableau dans les associations et la mosaïque dans les résultats de recherche ! Vos préférences d’affichage sont conservées en mémoire pour chaque contexte.

Petit bonus ! Vos paramétrages de l’affichage grille peuvent également être différents pour chaque contexte !

Notifications sur média depuis un portail

Les utilisateurs des portails peuvent à présent recevoir des notifications par email sur des médias spécifiques.

Dès que le fichier ou ses informations sont modifiés, que ses associations sont mises à jour ou qu’il change de statut, l’utilisateur reçoit un email pour l’avertir.

Attention, contrairement aux évolutions back office, les développements des portails ne sont pas disponibles automatiquement. Contactez votre chargé·e de compte si vous souhaitez en bénéficier !

Assistez à la démo !

Envie d’en savoir plus ? Participez à notre webinaire pour assister à la démo et échanger avec notre équipe et d’autres utilisateurs ! Cliquez ici

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 21 janvier !

5 chiffres clés pour le bilan 2019 de votre DAM

Comme chaque année, le mois de janvier est le moment incontournable pour faire le bilan 2019 de votre DAM. Inutile d’être un·e data scientist pour extraire toutes les données dont vous avez besoin pour mesurer la pertinence de votre application ! Pour obtenir un rapport détaillé de votre activité DAM et définir les priorités et les axes d’amélioration pour 2020, suivez le guide !

Les chiffres essentiels

Le nombre de visites

Combien de personnes se sont connectées sur l’application en 2019 ? Ce premier chiffre global que vous pouvez extraire facilement des statistiques (avec le graphique de l’année correspondant) vous permet de mesurer l’activité. Quels sont les pics d’activité pour votre DAM ? Les utilisateurs sont-ils de plus en plus nombreux ou l’attrait du DAM est-il en train de faiblir ?

Le nombre de médias intégrés

Combien de photos, vidéos, bannières digitales, toolboxes ou documents print ont été intégrés en 2019 ? Le DAM centralise-t-il bien tous les contenus multimédias ? Y a t-il des manques, des types de médias peu présents ?

Avec la recherche avancée ou la navigation personnalisée, vous pouvez extraire en quelques secondes les imports de l’année par type de média, typologie de document, par contributeur ou tout autre regroupement pertinent pour votre activité.

Les imports de l’année sur l’application interne de Keepeek, par grandes thématiques

Le nombre de téléchargements

Les médias de votre DAM sont-ils utiles pour vos utilisateurs ? Visualiser les catégories de médias que personne ne télécharge, peut vous permettre d’identifier les contenus qu’il faut peut-être arrêter de produire. Ou au contraire, si beaucoup de médias d’un certain type sont téléchargés, il faut peut être en intégrer davantage dans le DAM.

En utilisant ou en constituant des dossiers en fonction de vos campagnes marketing, projets ou reportages, vous pouvez extraire leurs statistiques spécifiques pour identifier les projets qui ont été les plus téléchargés.

Les habitudes de recherche

Comment vos utilisateurs effectuent leurs recherches ? Ces informations vous aide à adapter les données rattachées à vos médias. Dans le module de statistiques, en filtrant sur les modes de recherche , vous pouvez facilement voir si les utilisateurs utilisent le plan de classement, la recherche avancée ou au contraire la recherche plein texte.

Les utilisateurs passent systématiquement par le plan de classement pour trouver des médias ? Il faut sans doute passer moins de temps sur une indexation très fine des contenus. Et inversement ! S’ils recherchent plutôt avec des combinaisons de mots-clés, l’indexation est primordiale !

Grâce au filtre sur les recherches infructueuses, retrouvez en une seconde toutes les recherches qui n’ont ramené aucun résultat : un bon moyen de vérifier votre indexation ou si des contenus manquent dans votre DAM. Cette analyse oriente vos productions de contenus nécessaires en 2020. Ou permet d’ajouter des mots-clés, synonymes et autres données pour faciliter les recherches.

La qualité de l’indexation

Avec le module de recherche avancée, trouvez les médias pour lesquels il n’y a pas de valeur dans un champ précis. Repérez ainsi en une seconde tous les médias qui n’ont pas de mots-clés ou aucune légende. En fonction de la volumétrie à compléter, anticipez la planification d’une réindexation en 2020 !

Prévoir les besoins de 2020

Définir KPI et objectifs

Avec tous les éléments listés ci-dessus, vous allez pouvoir vous fixer des objectifs précis et définir les indicateurs pour mesurer la pertinence de vos actions ! Voici quelques propositions, à adapter bien sûr :

Objectif #1 : collecter plus de contenus. KPI : + 15% de contenus.

Objectif #2 : accroitre l’utilisation du DAM. KPI : +1000 visites par mois.

Objectif #3 : produire davantage de vidéos. KPI : + 35% de contenus vidéo.

Objectif #4 : améliorer l’indexation. KPI : 0 médias sans mots clés.

Anticiper l’évolution de l’espace de stockage

Votre espace licence dans Keepeek vous permet de vérifier où vous en êtes dans votre espace de stockage. Il est occupé à 95% ? Vous avez de grandes productions de vidéo prévues pour 2020 ? Il est peut être temps de faire le ménage sur le DAM ou de nous contacter pour augmenter l’espace alloué.

Pour libérer de l’espace, pensez à vider votre corbeille. L’extension dédoublonnage peut également vous aider à faire le tri dans vos contenus.

Mettre à jour la base utilisateurs

Profitez de ce début d’année pour faire le ménage dans votre base pour supprimer les utilisateurs obsolètes. Vous libérerez ainsi des licences utilisateurs pour de nouveaux collaborateurs, clients ou prestataires au cours de l’année.

Activer de nouvelles fonctionnalités

Grâce à l’API Keepeek, vous pouvez connecter votre DAM à d’autres outils : PIM, site web, site eCommerce ou autre. Vous pourrez alors plus facilement piloter la diffusion de vos médias et contrôler leur usage.

Si vous utilisez beaucoup d’images dans vos documents Word, Powerpoint ou Adobe, le plugin Keepeek vous simplifiera vos tâches en vous permettant d’intégrer des images directement dans vos applications.

Si vous lancez une chaîne YouTube, activer l’extension pour y relier Keepeek peut vous permettre de gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez également mettre en place des tableaux Kanban pour simplifier les échanges lors des processus de production ou de validation de contenus.

Ajoutez de nouveaux contenus grâce au module wiki intégré à Keepeek pour intégrer un Brand Center, un catalogue produit ou des pages éditoriales utiles pour vos utilisateurs.

Anticiper les pics d’activité

Si vous avez déjà de la visibilité sur la volumétrie des médias qui vont être produits ou des chantiers documentaires à lancer en 2020, vous pouvez d’ors et déjà anticiper les éventuels besoins de renfort et recruter les ressources nécessaires. Les étudiants de l’INA et de l’INTD recherchent chaque année des entreprises pour effectuer leur apprentissage. Vous pouvez également diffuser des offres d’emploi gratuitement sur le site du CEPID, spécialisé en info-doc. Keepeek propose également des prestations documentaires pour vous épauler dans vos missions !

Vous avez à présent tous les éléments pour tirer le meilleur de votre DAM. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter une belle année 2020 !

Une version 4.33 pour bien préparer 2020

En parallèle des développements des fonctionnalités que vous trouvez ci-dessous, les développeurs Keepeek ont également travaillé sur des chantiers techniques pour préparer la plateforme pour 2020. Objectif : la rendre plus solide et plus performante pour nos clients SaaS de plus en plus nombreux !

Compteur d’associations dans le détail d’un média

Il n’est désormais plus nécessaire d’aller sur l’onglet des associations pour savoir si le média que vous consultez propose des médias associés. Dès que vous êtes sur un média, un indicateur au niveau de l’onglet des associations précise combien de médias y sont associés.

Modifications dans les associations maintenant prises en compte dans l’historique des actions du média

Depuis l’historique du média, visualisez dans la liste des actions réalisées sur l’élément, les mouvements de ses associations. Si des médias ont été liés ou déliés, l’historique le détaille.

Compléments dans l’API : levée de la limite des 10 000

L’API de Keepeek permettant d’intégrer les contenus du DAM dans d’autres canaux de diffusion est de plus en plus utilisée. C’est pour cette raison que nous avons fait quelques développements supplémentaires pour permettre d’extraire davantage de contenu par l’API : les appels ne sont plus limités à 10 000 médias par requête ! Vous être à présent plus libre pour synchroniser votre DAM avec votre site eCommerce ou votre PIM, par exemple !

Nouvelles possibilités de recherche avancée sur les portails

De nouvelles possibilités sont maintenant proposées au niveau de la recherche avancée sur les portails : recherche sur les nombres, les URL et également sur l’absence de valeurs (pour retrouver tous les médias pour lesquels un ou plusieurs champs spécifiques n’ont pas été remplis) !

Intégration des recherches avancées dans le widget des dernières recherches effectuées sur le portail

Jusqu’à présent, le widget qui liste les dernières recherches effectuées sur le portail, par chaque utilisateur, n’intégrait que les recherches plein texte. A présent, les recherches avancées sont également listées dans l’historique des dernières recherches. Les deux types de recherche sont identifiées par des pictogrammes spécifiques, pour mieux les distinguer !

Nouvelles possibilités de recherche par facette sur les portails

Filtrer des résultats sur l’absence de valeurs est à présent possible sur les portails : utile pour ne pas rater des médias qui ne sont pas complètement indexés !

Attention, contrairement aux évolutions back office, les développements des portails ne sont pas disponibles automatiquement. Contactez votre chargé de compte si vous souhaitez en bénéficier !

Assistez à la démo !

Envie d’en savoir plus ? Participez à notre webinaire pour assister à la démo et échanger avec notre équipe et d’autres utilisateurs ! Cliquez ici

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mardi 31 décembre !

crédit photo : Movidagrafica Barcelona

think outside the box

12 façons d’utiliser votre DAM dans vos actions de communication

Vous vous êtes équipés d’une solution DAM (Digital Asset Management) et tous vos contenus multimédias sont maintenant réunis dans votre solution, organisés, dédoublonnés et bien indexés. Vous souhaitez pousser plus loin votre utilisation et exploiter davantage les fonctionnalités de votre DAM ? Voici douze moyens d’en tirer profit, pour la communication externe comme interne !

1. Proposez une sélection de médias accessible depuis vos communiqués de presse

Intégrez un lien vers une sélection de médias dans vos communiqués de presse pour permettre aux journalistes de télécharger images, vidéos, logos ou documents. Vous multipliez ainsi vos chances qu’ils relaient l’information. Grâce au contrôle que permet une solution DAM, vous pourrez mesurer pour chaque média mis à disposition combien de fois il a été consulté ou téléchargé, idéal pour mesurer le succès de vos actions !

2. Facilitez l’accès à vos tutoriels vidéo

Vos tutos vidéos sont trop longs et personne ne les regarde ? Séquencez les vidéos de vos formations ou webinaires et intégrez les sur une page de votre espace client pour permettre à vos utilisateurs d’accéder directement à la présentation de la fonctionnalité qui les intéresse !

3. Intégrez un diaporama d’images sur une page web

Intégrez un diaporama photo dans votre article de blog pour parler de votre dernier événement client. Vous proposez un album photo sans surcharger votre page. Vous recevez des photos supplémentaires de l’événement ? Pas de problème, vous pouvez les rajouter dans votre galerie photo en quelques secondes sans avoir à modifier votre article.

4. Poussez les vidéos de votre DAM sur les réseaux sociaux

Vous republiez manuellement vos vidéos sur vos différentes chaines YouTube ? Votre DAM vous permet de les pousser automatiquement en y ajoutant automatiquement vos titres, mots-clés et autres données saisies dans votre DAM.

5. Créez un brand center

Combien de temps perdu à chercher le logo à jour, dans la bonne taille, dans la version couleur ou noir et blanc, verticale ou horizontale ? Intégrez une partie Brand Center à votre DAM où vous allez pouvoir centraliser logos, chartes graphiques, modèles de documents, signatures emails, icones et pictogrammes utiles. Votre DAM peut même vous permettre de créer des arborescences de pages éditoriales pour expliquer les bonnes pratiques.

6. Projetez facilement films et interviews dans votre hall d’accueil en créant une playlist vidéo

Votre hall d’accueil propose un écran qui joue des vidéos en continu ? Créez une playlist vidéo pour projeter vos films et interviews. Votre DAM vous permet de mettre à jour cette playlist dès que vous avez de nouveaux contenus. Plus besoin de faire des allers-retours à l’accueil avec votre clé USB !

7. Proposez un espace ‘nouveaux arrivants’

Facilitez la prise de poste de vos collaboratrices et collaborateurs en proposant un espace sur votre DAM avec le livret d’accueil, le trombinoscope, les photos des équipes, les documents de référence de votre organisation, etc. Ils arriveront plus rapidement à identifier tous leurs nouveaux collègues, les éléments de langage de votre organisation, et à récupérer les logos, modèles de documents et de signature mail : tout ce qu’il faut pour bien démarrer dans leur nouveau poste !

8. Créez un référentiel marketing

Créez un espace marketing pour vos commerciaux avec toutes les informations de vos produits, les livres blancs, les brochures, vidéos et impressions écrans toujours à jour, dans chaque langue, qu’ils pourront envoyer en trois clics à leurs prospects !

9. Proposez un espace de partage et de convivialité pour vos collègues

Proposez à vos collègues de centraliser leurs photos du dernier séminaire ou événement interne dans un panier pour pouvoir les partager, les commenter et recréer ainsi un espace de convivialité digital !

10. Créez un référentiel pour la veille

Organisez un espace Veille dans votre DAM pour permettre à vos collègues de centraliser tous les documents, médias ou autres captures d’écran collectés lors de leur veille technologique ou concurrentielle. Vous ferez gagner du temps à tous en mutualisant ainsi les ressources, et mettrez à disposition une base de connaissance utile sur vos concurrents ou votre secteur d’activité.

11. Gérez vos projets de production ou validation de médias

Créez des tableaux Kanban pour organiser la production ou la validation de vos médias. En quelques clics, créez un espace collaboratif et confidentiel en définissant les étapes de votre projet ou en catégorisant vos contenus dans les colonnes d’un tableau !

12. Créez un mini intranet

Si vous êtes dans une PME, votre service RH n’a peut-être pas les moyens de vous proposer un Intranet. Le DAM peut faire office d’intranet où les différents services pourront mettre à disposition les documents à communiquer aux autres équipes : les RH pourront par exemple mettre à disposition la convention collective, les accords d’entreprise et informations sur la Mutuelle, Prévoyance, etc.

Faites de votre DAM un outil incontournable

Toutes ces façons d’exploiter votre DAM vont contribuer à familiariser, puis fédérer vos utilisateurs autour de votre solution. Naturellement, le DAM va devenir le référentiel principal où ils ont l’habitude de trouver facilement les contenus dont ils ont besoin, ainsi que les outils qui vont leur permettre de partager et diffuser ces contenus.

Après avoir mis en place vos actions de communication, les statistiques de votre DAM vous permettront de mesurer le taux de fréquentation de votre application et le succès de vos initiatives.

Besoin d’accompagnement ?

Keepeek peut vous accompagner pour identifier les besoins à adresser en priorité et vous conseiller dans la mise en place de solutions. Contactez-nous pour en parler !

Keepeek, 100% DAM in France

Depuis sa création, Keepeek, leader français du Digital Asset Management, a toujours eu à cœur de faire travailler des équipes basées en France. De nombreux acteurs du logiciel se sont pourtant largement tournés vers l’offshore, alors pourquoi adopter cette stratégie ?

Thomas Larzillière, directeur de Keepeek depuis sa création en 2008, explique les raisons de ce choix.

Localisation de nos équipes entre Paris et Rennes

Keepeek est né à Paris, mais a rapidement été confronté à un vrai problème de recrutement pour ses collaborateurs techniques. Les salaires parisiens et le coût des bureaux était difficilement compatibles avec nos moyens. Nous avons étudié plusieurs possibilités, notamment le offshore. Nous avons finalement saisi l’opportunité de lancer l’agence de Rennes pour y placer notre direction technique. Il s’agissait d’un choix économique, mais également d’un choix stratégique de recrutement en profitant d’une région riche en écoles d’ingénieurs. Nous n’avons jamais regretté ce choix et Rennes est aujourd’hui la plus grande agence de Keepeek.

L’appel des sirènes du offshore

Bien évidement, nous avons étudié les différentes options que l’on pouvait activer pour accélérer notre développement. L’équation économique proposée par l’offshore est attirante et permet de mobiliser des ressources difficiles à trouver dans l’hexagone. En termes d’organisation, nous avons regardé comment nos méthodes agiles de développement pouvaient faciliter (ou non) l’intégration d’équipes très distantes.

Nous avons finalement décidé de ne pas activer cette possibilité et de concentrer nos forces sur les équipes locales. La question de la compétitivité est alors abordée à travers une amélioration de nos processus internes.

Optimisation des processus internes pour compenser le coût des salaires

Notre stratégie est de chercher l’optimisation dans nos processus pour que nos équipes ne gaspillent pas leur temps. C’est la démarche Lean que nous avons engagée en 2018. Notre démarche rend possible de gagner au fur et à mesure du temps sur nos tâches répétitives et amener nos ingénieurs à développer leur culture d’amélioration continue. Cette chasse au gaspillage devient progressivement une culture d’entreprise.

Agilité, communication et télétravail

Cela fait plus de dix ans que Keepeek a adopté les méthodes agiles (Scrum, Kanban, Lean). La question de la communication est au cœur de ces méthodes. Le management visuel, les standup matinaux et les mêlés de sprint sont autant de rituels qui participent à fluidifier les échanges. Une proximité physique régulière permet de lever de nombreuses difficultés, que la distance a tendance à enraciner. Nous facilitons le télétravail pour nos équipes, mais demandons des rencontres physiques régulières à nos collaborateurs.

Conservation du savoir

Nous établissons avec nos clients des relations dans la durée et il est primordial de conserver la mémoire technique et fonctionnelle au sein de nos équipes. Nous avons par exemple un client qui en 6 ans a renouvelé 8 fois son équipe interne. C’est un atout que de notre côté le chef de projet et les développeurs soient toujours les mêmes pour assurer la continuité. Nous pensons que cette fidélité est liée au management de proximité, à la cohésion du groupe et à l’esprit que l’équipe a développé.

Cette cohésion nous paraît inenvisageable dans un contexte offshore.

Sécurité et confidentialité

Nous travaillons avec de très grands acteurs du CAC 40. Les projets que nous menons et les données que nous manipulons revêtent souvent un caractère confidentiel. Nous sensibilisons nos équipes régulièrement sur ces sujets. Il est pour nous beaucoup plus rassurant de bien connaître nos collaborateurs et de mettre en place avec eux les bonnes pratiques de sécurité.

Notre engagement citoyen

Nous ne brandissons pas spécialement un drapeau français (ou breton 🙂 ), mais nous revendiquons une certaine fierté à créer de l’emploi sur le territoire français. Nous tenons aussi à être cohérents et honnêtes vis à vis de nos institutions. Nous avons bénéficié des statuts JEI et CII. Bpifrance est également notre partenaire de financement. La ville de Rennes nous a aussi aidé. En retour, il nous paraît indispensable que ces financements alimentent notre écosystème local.