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Keepeek digital asset management modele collaboratif

Amener les producteurs de médias à centraliser leurs contenus dans votre DAM

La production des contenus se décentralise. Quelle stratégie adopter pour amener les producteurs de contenus à intégrer leurs médias dans votre solution de Digital Asset Management ?

Une production de plus en plus décentralisée des contenus médias des entreprises

A l’origine, la production des contenus multimédias des entreprises incombait essentiellement aux services communication. Ceux-ci organisaient reportages photos et vidéos, commissionnaient leurs agences pour produire contenus web, print et pub. Les agences ou le service communication lui-même intégraient ensuite les contenus dans le DAM pour les diffuser. Ce modèle pyramidal historique tend à disparaître. Pour beaucoup d’entreprises, une nouvelle organisation collaborative se met en place avec de nouveaux types de contenus :

les contenus des collaborateurs

Les équipes qui sont sur le terrain prennent directement photos et vidéos, avec leurs téléphones. C’est par exemple le cas pour le secteur du BTP, où ingénieur·e·s et ouvrier·e·s documentent leur travaux sur les chantiers. C’est aussi le cas dans le cadre d’événements, au cours desquels les collaborateurs prennent des images. Ces contenus sont ensuite directement partagés sur les réseaux sociaux. 

les contenus graphiques créés en ligne via des applications

PlayPlay, Canva, Genially… les applications permettant de créer facilement infographies, vidéos, illustrations, etc. se multiplient. Il n’est plus nécessaire de faire appel à un·e graphiste ou une agence de communication. A présent, toute personne dans l’entreprise qui a besoin de créer un média peut le faire en toute autonomie et obtenir un fichier final diffusable.

le “user-generated content”

Les utilisateurs ou clients des marques produisent eux-mêmes du contenu qu’ils publient sur Instagram, Twitter, TikTok, etc. Les vacanciers se prennent en photo au bord des piscines du Club Med. Les influenceuses tournent des vidéos avec le dernier parfum Guerlain. Les blogueurs partagent des images des essais presse de la dernière Citroën… Ce contenu est une manne pour les marques, parce qu’il n’engage souvent aucun coût pour les services marketing et communication. Encore faut-il négocier les droits pour pouvoir le réutiliser… 

Des problématiques nouvelles

Ces nouveaux types de contenus créent de nouvelles problématiques pour les administrateurs de DAM : 

Qualité du contenu

Les photos et vidéos prises par téléphone ne remplissent pas forcément les critères de qualité qu’on peut retrouver dans les productions des photographes et réalisateurs professionnels. Idem pour les créations graphiques plus ou moins automatisées. Elles ne peuvent pas répondre aux mêmes exigences que celles des graphistes et designers professionnels. Communiquer avec des médias pauvres en qualité peut avoir un impact négatif sur l’image de marque de l’entreprise ou de la marque. Il faut donc s’assurer que les contenus respectent bien la charte de l’organisation.

Données liées

Les médias sont bien souvent ce qu’on appelle des contenus “muets”. Ils sont impossibles à trouver sans données associées, contrairement aux contenus texte. Sans information qualifiée ni contexte, les images deviennent inutilisables. Que faire d’une centaine de photos d’un événement, sans pouvoir identifier ni les personnes représentées dessus, ni l’événement lui-même ? Comment retrouver une illustration, au milieu de milliers d’autres médias, si elle a simplement été intégrée dans le DAM sous le nom ‘untitled.png’, sans aucune autre indication ?

Droits et conformité

Les professionnels connaissent les bases de la gestion des droits d’auteur et du droit à l’image. Lors de leurs prises de vue, ils vont penser à faire signer les autorisations nécessaires pour utiliser les images sans litige. Ils peuvent également s’arranger pour que les personnes ou lieux représentés ne soient pas identifiables. Ces automatismes ne sont pas ceux des collaborateurs lambda qui n’ont pas forcément connaissance de ces problématiques. 

Pour certains secteurs, les médias produits doivent cocher des cases supplémentaires. C’est par exemple le cas du BTP. Dans ce secteur, les photos de chantiers doivent obligatoirement montrer des ouvriers portant leurs équipements de sécurité. Aucune photo avec un·e employé·e sans casque, gants ou gilet réfléchissant ne doit être diffusée. 

Quantité

Les quantités produites sont en constante augmentation. Alors qu’on ne prenait que quelques photos d’un événement, on peut facilement se retrouver aujourd’hui avec des centaines d’images. Tous les contenus n’ont pas la même valeur. Il devient nécessaire de faire un editing des contenus qui proposent la plus grande valeur ajoutée. Tout garder n’est pas une solution pérenne : noyés au milieu des contenus inutiles, vos médias pertinents sont plus difficilement trouvables.  

Collecte

Enfin et surtout, la question de la collecte des médias se pose. Les producteurs de médias vont rarement d’eux-mêmes ajouter leurs contenus dans le DAM. Comment identifier qui produit des médias pertinents pour l’entreprise ? Que faire pour les collecter et obtenir les informations de contexte et de description ? Comment poussez les personnes ressources à contribuer à votre DAM ? 

L’enjeu de la centralisation des médias

C’est un travail de fourmi qui est demandé aux responsables DAM aujourd’hui. Il faut trouver les sources des médias produits à travers l’entreprise. Mais surtout, il faut arriver à les récolter pour les diffuser dans le DAM. Les responsables photothèques ou médiathèques doivent aller chercher les médias partout où ils se trouvent dans l’entreprise. Ils doivent communiquer avec tous les services pour savoir qui produit quels médias et pour quels usages. 

Une fois les producteurs de contenus identifiés, le plus dur reste à faire. Il faut les convaincre de prendre le temps de transmettre leurs médias AVEC les informations liées, une tâche souvent perçue comme chronophage et fastidieuse. Alors comment les convaincre ? 

6 axes pour amener les producteurs d’images, de vidéos ou d’autres contenus à centraliser leurs médias sur votre DAM

1. Simplifier les process au maximum

Plus le temps nécessaire pour intégrer des contenus sera long, moins les gens seront à même de contribuer. En simplifiant au maximum le processus, vous facilitez les contributions. Oubliez les fiches documentaires avec 15 champs à saisir : personne ne les remplira. Simplifiez au maximum, et privilégiez deux ou trois informations clés qui vous permettront ensuite de compléter l’indexation vous-mêmes. 

2. Automatiser la contribution lorsque c’est possible

Encore mieux que la contribution manuelle, privilégiez lorsque c’est possible l’intégration automatique des contenus dans votre DAM. Des scripts d’import peuvent être mis en place. Ils permettent d’intégrer dans le DAM des contenus déposés dans des répertoires ou publiés dans certaines applications. Par exemple, Keepeek s’intègre avec des applications comme Grand Shooting ou des plateformes de gestion de user generated content comme Stackla

3. Apporter de la valeur aux contributeurs

Rien de tel pour pousser les personnes ressources à contribuer que de leur montrer les avantages qu’ils peuvent apporter. Pour cela, interrogez-les sur les contenus dont eux ont besoin dans leur quotidien. En trouvant dans le DAM des contenus utiles, ils seront plus enclins à mettre leurs propres médias à disposition. Montrez-leur que le DAM est un outil qui va leur permettre de gagner du temps, pas d’en perdre !

De la même manière, essayez de récupérer le maximum de typologies de contenus différents. Pour gagner l’adhésion, il faut que les utilisateurs se disent : je cherche tel contenu, il doit être dans le DAM. Plus votre DAM sera exhaustif dans les contenus qu’il propose, plus les utilisateurs prendront l’automatisme d’aller y chercher les contenus… et plus ils auront le réflexe d’y intégrer leurs propres productions. 

4. Animer, coordonner et soutenir

Montrez que votre DAM est actif, qu’il propose de nouveaux médias régulièrement et que tout le monde y contribue. Régulièrement, envoyez des informations sur les nouveaux contenus dans une simple newsletter, par exemple. Vous pouvez aussi personnaliser la page d’accueil avec les nouveaux contenus intégrés. En voyant que le DAM est constamment enrichi, les contributeurs auront davantage envie d’améliorer l’exhaustivité du contenu disponible. 

Si certains contributeurs n’intègrent pas leurs contenus, essayez de creuser pour comprendre les causes racines. Allez les voir sur le terrain. Ils vont en général vous dire qu’ils n’ont pas le temps. Essayez d’approfondir : est-ce qu’ils savent bien comment importer dans le DAM de manière optimale ? Est-ce que l’url du DAM est facile à retrouver ? Que pourriez-vous faire pour les aider ? Est-ce qu’un simple guide d’une page pourrait régler leur problème ? Analysez leurs blocages avec bienveillance et trouvez des solutions pour leur faciliter la vie. Ils auront plus envie de vous aider si vous leur montrez que vous êtes prêt·e à les soutenir également.  

5. Valoriser et promouvoir

Pensez à vous appuyer sur des personnes moteurs. Vous trouverez toujours une ou deux personnes qui contribuent et comprennent l’intérêt du DAM : faites-en vos ambassadrices et ambassadeurs. Valorisez leurs contributions. Remerciez les devant leurs équipes et leurs managers, montrez à tous qu’ils apportent de la valeur à l’entreprise. 

Donnez des cas d’usages où un contenu a fait gagner du temps à quelqu’un ou apporté de la valeur à l’entreprise. En donnant des exemples concrets, vous arriverez plus facilement à convaincre les contributeurs d’ajouter leurs contenus. 

6. Impliquer son sponsor/sa direction

Il suffit parfois que la direction de l’entreprise ou de la communication apporte son soutien pour changer la donne. Lorsqu’un·e dirigeant·e communique sur l’importance de centraliser les contenus, appuie la démarche de partage et de capitalisation sur les médias produits, les équipes prennent davantage conscience que le DAM est un axe stratégique pour la communication de l’entreprise. 

Et vous, comment faites-vous pour convaincre vos contributeurs de charger leurs contenus dans le DAM ? Souhaiteriez-vous partager vos expériences et bonnes pratiques lors d’un atelier thématique avec d’autres administrateurs de DAM ? Si oui, remplissez le formulaire ci-dessous et nous vous contacterons pour arranger tout ça !

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Gouvernance des applications SaaS

Votre DSI sait-elle que vous utilisez Keepeek ?

Avec la généralisation des applications en SaaS, les directions informatiques ont parfois perdu un peu le contrôle des logiciels utilisés dans l’entreprise. En 2020, les DSI ne connaissent en moyenne que près de 50% des applications SaaS utilisées dans les différents services de leur société*. En effet, les métiers s’équipent de logiciels selon leurs besoins, sans nécessairement intégrer la DSI dans le choix de leurs solutions. C’est ce qu’on appelle le ‘shadow IT’ (ou Shadow SaaS pour les puristes).

Pourquoi est-il nécessaire d’informer votre DSI de vos choix logiciels ? 

Ne pas informer sa DSI peut avoir des conséquences pour le système d’information de votre entreprise. Sans centralisation des informations concernant les logiciels que vous utilisez, les applications se multiplient, sans rationalisation, sans suivi des coûts et des usages :  

– Les directions informatiques peuvent ainsi continuer à payer des solutions qui ne sont plus du tout utilisées

– Les mêmes solutions sont achetées plusieurs fois car les services n’ont pas connaissance des outils utilisés dans d’autres départements

– Les entreprises utilisent plusieurs solutions différentes pour le même usage (comme les DAM, par exemple !), freinant la communication entre les services 

– Sans regard de la DSI, les solutions utilisées ne sont pas forcément conformes au RGPD ou aux exigences de sécurité de l’entreprise et peuvent mettre en danger le système d’information. 

Comment les DSI tentent de remédier à ce problème ? 

Des solutions commencent à apparaître sur le marché pour permettre aux DSI et aux services des achats d’assurer simplement le suivi des applications en SaaS utilisées dans l’entreprise. 

Par exemple, Keepeek est depuis peu référencé sur Beamy, une plateforme de détection et d’intelligence SaaS pour les entreprises. Start-up française, Beamy propose une solution pour cartographier et piloter ses applications SaaS : 

détection automatique des solutions utilisées par les collaborateurs par une analyse comptable & de la navigation Internet

– catégorisation métier et propositions d’actions d’optimisation 

– évaluation des risques RGPD / sécurité et processus de mise en conformité

– collecte des informations auprès des éditeurs et des référents du client (sécurité, RGPD, conditions contractuelles, points de contacts etc.)

catalogue de solutions SaaS référencées par catégorie pour faciliter le choix de nouveaux outils pour la transformation digitale

– processus de gouvernance d’implémentation de nouvelles applications

Quels avantages à cartographier toutes ses applications SaaS ? 

Répertorier ses applications SaaS a de multiples avantages : 

Mutualiser les coûts

Il peut arriver que la même application soit utilisée et facturée distinctement dans plusieurs services de l’entreprise. La mutualisation du compte client peut permettre de réduire les coûts ou de faire bénéficier à tous d’un contrat cadre

Rationaliser les outils

Votre entreprise utilise trois solutions différentes pour faire plus ou moins la même chose ? Migrer vers une solution commune permettra de “désiloter” vos services. Le partage de compétences et la communication entre entités de votre entreprise seront facilités. A l’inverse, il sera plus facile de repérer les outils laissés à l’abandon et de rompre les contrats obsolètes.

Equiper plus facilement l’entreprise

Lorsqu’un besoin d’outil émerge dans une équipe, elle pourra plus facilement identifier un outil correspondant déjà utilisé dans l’entreprise. Elle pourra l’adopter plus facilement (et rapidement), en bénéficiant de l’expérience voire de l’accompagnement des services qui l’utilisent déjà.

Diminuer les risques RGPD / Sécurité

Avec le SaaS, l’éditeur porte beaucoup de responsabilité notamment sur la sécurisation de la solution et la gestion des données personnelles. La RGPD oblige les donneurs d’ordre à tenir un registre des traitements de données à jour, ce qui est très complexe avec le Shadow SaaS et les constantes mise à jour de l’écosystème SaaS.

Keepeek, une solution adaptée pour une utilisation multi-entité

Vous avez peut-être des réticences à ce que votre DSI mutualise votre application Keepeek avec d’autres entités de votre entreprise (autres marques, autres départements). Vous craignez peut-être que vos données ou médias soit modifiables par d’autres personnes. Keepeek permet de partager l’application tout en conservant l’administration étanche des contenus, données et utilisateurs. C’est ce qu’a fait le groupe PSA, par exemple, en mutualisant sept marques différentes dans une seule solution Keepeek.

Alors pensez-y ! D’autres services de votre entreprise ont peut-être les mêmes problématiques de gestion de médias que vous !

Pour en savoir plus, obtenir les informations nécessaires de notre part pour votre DSI ou échanger avec nos équipes, contactez-nous.

*selon Beamy

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Dam SaaS Keepeek process production version saas

Découvrez le processus de production d’une version Keepeek en une infographie

Découvrez le processus de production d'une version Keepeek en une infographie

Toutes les trois semaines, Keepeek met en production une nouvelle version du DAM (Digital Asset Management) pour tous ses clients SaaS. De l’identification des fonctionnalités à la mise en production, découvrez en image les secrets de fabrication des nouvelles fonctionnalités Keepeek !

Processus de développement d'une version du DAM Keepeek en SaaS

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keepeek DAM traduction automatique reverso

Traduction automatique des données dans le DAM Keepeek avec Reverso

Récupérez de façon automatique la traduction de vos données directement dans les champs, grâce à une nouvelle intégration avec l’outil de traduction Reverso !

De manière complètement automatisée, Keepeek interroge Reverso pour obtenir les traductions de tout ou partie de vos champs dans une ou plusieurs langues. Les traductions sont intégrées dans le DAM, directement dans chaque champ correspondant.

Vous limitez les ressources nécessaires à l’indexation multilingue et facilitez les recherches de vos utilisateurs à l’international.

Le plus

La synchronisation des traductions dans Keepeek peut être lancée sur action manuelle au moment de l’indexation ou de manière entièrement automatique sur une fréquence à définir !

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

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Keepeek integration getty images FR

Intégration automatique des médias achetés sur Getty Images dans le DAM Keepeek

Récupérez de façon automatique les images libres de droit achetées sur Getty Images, avec leurs informations (mots-clés, légende, auteur, localisation, conditions d’utilisation, etc.), en une ou plusieurs langues.

De manière complètement automatisée, Keepeek interroge votre compte Getty toutes les heures pour obtenir les images qui viennent d’y être achetées. Elles sont intégrées dans le DAM, avec toutes les métadonnées associées qui s’ajoutent dans chaque champ correspondant.

Vous rentabilisez davantage vos investissements en achat d’art : les images achetées par un utilisateur de votre compte Getty Images peuvent être réutilisées à volonté par l’ensemble des collaborateurs qui les retrouvent directement dans le DAM.

Le plus

Toutes les nuits, un script automatique réinterroge Getty Images pour mettre à jour toutes les données qui auraient pu être modifiées sur Getty Images (ajout de mots-clés, changements dans la légende, etc.)

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

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keepeek digital asset management video replay

Avec Keepeek, vivez vos réunions… en replay

La limite des réunions à distance en temps réel

Le télétravail nous donne l’occasion de découvrir, à grande échelle, les réunions à distance grâce aux plateformes de téléconférence. Ces dernières semaines, l’usage de Teams (Microsoft), Meet (Google) ou Zoom a explosé. Ces solutions permettent de se réunir virtuellement, parfois avec de très nombreux participants.

Cette prouesse technique a cependant ses limites, notamment en termes d’organisation :

–   Les collaborateurs sont invités chaque semaine à des dizaines de réunions virtuelles. Cela rallonge souvent les dates possibles pour trouver un créneau commun.

–   Elles peuvent créer un vrai stress lorsqu’une réunion démarre en retard ou s’éternise.

–   Les participants arrivent et repartent à tout moment, parfois sans un «bonjour» ou un «au revoir», sans garantie qu’ils ont bien eu les informations importantes.

Dans de nombreux cas, les participants sont là à titre informatif. Le débat est piloté par le présentateur avec peu d’interactions.

Pour ces collaborateurs, la complexité de planification ou la fatigue d’enchainer ainsi des réunions sont disproportionnées au regard du bénéfice. En fait :

–   Ils n’ont pas besoin de participer en temps réel.

–   Ils n’ont pas besoin d’être là 100% du temps, car seules certaines parties les intéressent.

–   De toute façon ils éteignent le micro et font autre chose.

Pour ceux-là, la participation à la réunion virtuelle en temps réel n’est pas vitale, et nous proposons de la suivre en différé.

Enregistrer ses réunions, oui mais… 

Les plateformes proposent aujourd’hui l’enregistrement des réunions. L’organisateur a la possibilité de lancer un enregistrement, puis reçoit un lien pour récupérer la vidéo générée.

Ce lien peut être communiqué aux participants pour bénéficier d’un replay.

Toutefois, ces vidéos ne sont pas conservées indéfiniment, et le lien n’est pas toujours accessible. De plus, ces vidéos sont conservées dans les espaces personnels des plateformes de téléconférence. Il s’agit parfois même de comptes gratuits ou d’essai, ce qui peut s’avérer risqué.

Keepeek vous propose donc une solution simple de replay de vos réunions

Votre plateforme Keepeek devient la plateforme pour stocker ces vidéos, les organiser, et les re-diffuser indéfiniment.

Les bénéfices :

–   Vous bénéficiez de toute la puissance de Keepeek pour organiser et indexer vos réunions.

–   Grâce au moteur de recherche et aux filtres, il est très simple de retrouver les vidéos en replay. Vous pouvez même rechercher sur le titre d’un chapitre.

–   Vous permettez à n’importe quel collaborateur de créer des espaces privés pour ranger les vidéos en toute autonomie.

–   Vous bénéficiez des fonctionnalités de chapitrage pour permettre à vos utilisateurs d’accéder uniquement aux moments importants qui les intéressent.

–   Vos utilisateurs peuvent choisir la vitesse de lecture pour optimiser leur temps.

–   Vous bénéficiez du streaming auto-adaptatif, permettant à vos utilisateurs de visionner les vidéos sur ordinateur, tablette ou mobile.

–   Vous disposez de liens de partages privés ou publics activables, désactivables ou protégés par mot de passe.

–   Vous bénéficiez des statistiques de consultation des vidéos, ainsi que de la courbe d’engagement (pour constater si les visiteurs décrochent et à quel moment).

–   Vous pouvez y ajouter les sous-titres dans une ou plusieurs langues.

Comment faire ?

Si vous disposez déjà d’un espace Keepeek

Une fois la vidéo terminée, vous allez recevoir un lien par mail en provenance de la plateforme de téléconférence. Il vous est alors possible de télécharger la vidéo sur votre poste puis de l’importer dans Keepeek.

Vous pouvez l’importer dans le plan de classement pour pérenniser son stockage ou l’importer dans votre panier utilisateur pour restreindre sa diffusion à une équipe.

Deux options de partage s’offrent à vous en fonction des besoins : le partage public pour une diffusion simple et le partage collaboratif pour pouvoir échanger et commenter.

Par le partage public

Allez dans l’onglet de diffusion et activez le partage public. Vous pouvez limiter sa diffusion dans le temps et/ou protéger l’accès par mot de passe.

Vos disposez alors du lien final à diffuser auprès de votre audience.

Vos utilisateurs ont juste besoin de cliquer sur le lien pour visualiser la vidéo et bénéficier des fonctionnalités de streaming, de chapitrage, etc.

Par le partage collaboratif

Toujours dans l’onglet de diffusion, activez le partage collaboratif et invitez les personnes concernées.

Chaque personne peut alors consulter les vidéos et y apporter des commentaires, généraux ou spécifiques sur un time code précis.

Si vous ne disposez pas d’un espace Keepeek

C’est très simple à résoudre, contactez-nous pour bénéficier d’un espace de test !

Retour d’expérience du replay chez Keepeek

Chez Keepeek nous utilisons depuis 5 ans notre plateforme pour permettre à nos collaborateurs de vivre les réunions en replay.

Démonstrations produits

Nous avons commencé par les démonstrations produits qui concluent chaque sprint de développement. Ces vidéos en replay ont notamment permis à nos forces commerciales de découvrir les futures fonctionnalités, même s’ils étaient en déplacement le jour J.

Webinaires

Nous avons étendu cette pratique aux webinaires permettant à nos clients d’assister aux présentations des nouvelles fonctionnalités quand ils le souhaitent.

Veille

Ces pratiques se sont développées avec des vidéos de veille, permettant de découvrir de nouveaux produits et usages et les partager avec les équipes produits.

Communication interne

Le replay est généralisé à tous les services :

– enregistrement des écrans pour montrer un bug (avec voix off)

– enregistrement des points hebdomadaires de notre dirigeant depuis la mise en place du télétravail

– enregistrement des réunions internes (BBL, réunions d’équipes, ateliers d’amélioration continue, etc.)

Des fonctionnalités optimisées pour la vidéo

Keepeek propose de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion et la diffusion des vidéos. Contactez-nous pour bénéficier d’une démo !

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A quoi sert une solution DAM (Digital Asset Management) ?

Tout ce que qu’il faut savoir sur le Digital Asset Management : fonctionnalités, avantages, ressources et gestion au quotidien de votre photothèque, médiathèque ou vidéothèque.

Qu’est ce qu’un DAM ?

Par définition, une solution DAM permet de centraliser, d’organiser et de diffuser toutes les productions multimédias d’un service ou d’une organisation. Les solutions de Digital Asset Management sont également appelées par d’autres noms, comme photothèque, médiathèque ou media center. Un DAM permet de retrouver et consulter facilement des médias parmi un grand volume d’images, de vidéos et de documents de toutes sortes.

Aujourd’hui, ces solutions photothèque/médiathèque sont souvent enrichies de fonctionnalités plus avancées. Les DAM proposent ainsi des intégrations avec d’autres outils comme les sites eCommerce ou les PIM. Ils offrent aussi des fonctionnalités de retouche d’image, de séquençage vidéo ou encore de travail collaboratif, par exemple.

Qui utilise les solutions DAM ?

Une solution DAM est nécessaire dans une entreprise ou une institution dès qu’elle commence à produire ou utiliser un grand nombre de médias. Le besoin d’organiser les photos, vidéos et autres supports est souvent le point de départ d’un projet de DAM.

Ce sont généralement les services marketing et communication, grands consommateurs de médias, qui ont besoin d’organiser leurs médias. Ils doivent pouvoir les retrouver facilement et les partager avec leurs prestataires, filiales et clients. Tous types d’organisations les utilisent. On trouve des DAM au sein de nombreuses associations, des grandes institutions, d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. De la même manière, les collectivités locales et les organisations internationales possèdent généralement un DAM.

Qui gère le DAM dans une organisation ? 

Les responsables de DAM sont souvent des documentalistes, aujourd’hui aussi appelé·e·s media managers. Les chargé·e·s de communication peuvent également réaliser cette mission, souvent en complément de leurs missions principales. 

Une importante partie du travail d’un·e responsable de DAM est d’identifier les sources qui produisent des médias. Il s’agit ensuite de les collecter avec toutes les informations qui peuvent s’avérer utile (droits notamment) et d’organiser ces contenus. Une des tâches essentielles est la phase d’indexation. Il s’agit d’ajouter les bonnes informations qui permettront aux utilisateurs, en tapant un ou quelques mots, de retrouver immédiatement les médias dont ils ont besoin.

Il est souvent nécessaire pour ces profils d’avoir quelques notions de droits d’auteur et du droit à l’image. L’INA et l’INTD (CNAM) proposent des licences professionnelles pour ces types de poste.

A quoi sert un DAM ?

Mettre en place une solution de Digital Asset Management dans son organisation permet d’adresser les problématiques suivantes : 

Problématiques de base

centraliser tous les médias au même endroit pour permettre aux personnes qui en ont besoin d’y accéder sans perdre de temps à les chercher.

partager les médias en interne et en externe aux bonnes personnes en générant des formats adaptés à chaque usage.

– décrire les médias pour pouvoir créditer les auteurs, donner le contexte, préciser les restrictions d’utilisation, ajouter des mots clés ou les noms des personnes représentées. Cela permet ainsi de retrouver les médias facilement et de les utiliser à bon escient.

tracer l’utilisation des médias et garder le contrôle de leur usage (gestion des droits : diffusion sélective à des groupes d’utilisateurs identifiés, archivage automatique des médias dont les droits ont expirés, gestion des contrats).

Problématiques avancées

– fournir des données statistiques sur les médias (nombre de vues, de téléchargements, de partage, statistiques d’engagement).

– proposer des fonctionnalités de traitement sur les médias eux-mêmes (floutage, recadrage, séquençage, etc.).

– être disponible sous forme d’application mobile pour permettre aux personnes qui sont sur le terrain d’envoyer leurs photos ou vidéos en temps réel.

Problématiques expertes

– intégrer un brand center avec toutes les ressources d’image de marque (logos, chartes graphiques, modèles de documents, pictos, etc.).

– s’intégrer avec d’autres solutions : PIM, sites web, eCommerce, solutions Web to Print, etc.

– proposer les médias dans d’autres applications sous forme de plugin (Microsoft Office, Google Suite, logiciels Adobe, CMS, YouTube, etc.).

Que peut-on mettre dans un DAM ? 

Un DAM permet de contenir et surtout d’organiser tous types de médias :

Images

Photos produit, photos corporate ou d’événements internes, illustrations, ou infographies : toutes les images produites par ou pour votre organisation peuvent intégrer la plateforme.

Vidéos

Productions publicitaires, vidéos à destination de la presse ou des réseaux sociaux, webinaires, interviews, événements filmés, etc. Le DAM permet de consulter les vidéos directement dans l’outil et ainsi de supprimer la problématique de partage de ces fichiers volumineux.

Fichiers audio

Podcasts, interviews, signatures sonores, spots radio : ces fichiers nécessitent souvent d’être accompagnés de métadonnées pour être retrouvés.

Print

Les annonces presse et affiches peuvent être intégrées dans un DAM en pdf. Vous pouvez aussi y intégrer les sources (InDesign ou autres), pour être téléchargées et adaptées (déclinaison par langue ou pays, réactualisation, etc.) ou reliées à vos outils Web to print.

Documents

Les documents bureautique peuvent également être inclus. Ainsi, communiqués et dossiers de presse, magazines internes, dépliants, libres blancs ou autres peuvent être stockés et diffusés. Le DAM permet en général une recherche plein texte pour retrouver et lire facilement les pdf ou documents Microsoft Word ou Powerpoint.

Digital

Tous les contenus digitaux s’y intègrent également : bannières, emailings, mini-sites, configurateurs 3D, contenus pour les réseaux sociaux. Tous ces médias peuvent donc être réunis et diffusés depuis le DAM sur les canaux numériques.

Contenus d’image de marque

Logos, chartes, modèles de documents, pictogrammes, signatures, etc : le DAM peut aussi intégrer un brand center pour garantir le respect de votre marque.

Combien coûte un DAM et comment faire adhérer sa direction au projet ?

Vous êtes convaincu·e de l’intérêt de vous équiper d’un DAM ? Des éléments concrets peuvent vous permettre de le vendre en interne. Nous vous donnons tous les éléments de langage à utiliser auprès de vos décideurs ici, y compris en ce qui concerne les coûts et la rentabilité.

Combien de temps ou de ressources sont nécessaires pour gérer efficacement un DAM ? 

Le temps nécessaire est à estimer à partir du volume de médias que vous produisez ou collectez. Par conséquent, une structure qui produit peu n’aura besoin que de quelques jours par mois pour gérer son DAM. Par contre, des structures qui produisent beaucoup de contenus vont avoir plusieurs personnes dédiées à temps plein à l’indexation, la publication des médias et la gestion des utilisateurs.

Une gestion qui doit s’adapter à des pics d’activité

Le temps passé sur le DAM peut également être très variable. Par exemple, il peut y avoir très peu de contenu pendant des semaines et tout à coup, une campagne de lancement de produit ou un événement clé peuvent générer une charge de travail très importante. C’est pourquoi beaucoup d’organisations choisissent de déléguer ces tâches à des prestataires. Il existent des sociétés spécialisées qui proposent des prestations d’indexation. Leurs documentalistes interviennent à distance ou en régie en fonction des besoins. Les grands éditeurs de DAM proposent également ce genre de service. Keepeek emploie par exemple une équipe de cinq documentalistes. Ils administrent les solutions de nos clients, assurent un renfort temporaire ou régulier sur des missions d’accompagnement, de refonte, de reprise ou de support.  

Puis-je tester gratuitement un DAM pour me faire une meilleure idée ? 

Rien ne vaut la pratique ! Keepeek peut vous mettre à disposition un espace de test en quelques minutes pour voir concrètement comment fonctionne notre solution.

Et si vous préférez bénéficier d’une visite guidée, notre équipe commerciale est à votre disposition pour vous faire une démonstration du DAM Keepeek !

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Soirée Tableaux Keepeek

Soirée de lancement des tableaux : une réussite à la sauce Keepeek !

Ce 10 octobre, Keepeek a fait salle comble pour présenter en exclusivité sa nouvelle extension : les tableaux.

Une soirée conviviale sous le signe de l’innovation

Keepeek a accueilli ses clients et partenaires dans les magnifiques locaux de Claranet, à Bastille. Les participants ont pu découvrir l’outil de gestion de projet revisité à la sauce Keepeek : les tableaux ! Un outil qui permet enfin de gérer les projets de production de photos, vidéos et autres contenus marketing de manière intuitive et efficace.

C’est grâce à sa maturité sur les méthodes agiles, utilisées pour le développement du logiciel depuis 2010, que Keepeek a pu créer une solution de gestion agile performante appliquée aux médias. Les tableaux allient la conduite de projet avec toute la puissance de la gestion des médias qui fait la force du DAM Keepeek.

Partage autour des processus de travail collaboratif

Carole Marlot du Groupe Renault lors de la présentation des tableaux Keepeek

Carole Marlot, responsable de la médiathèque du Groupe Renault, a pu partager les besoins qui ont conduit Renault à choisir les tableaux Keepeek pour gérer les projets de création et validation des productions multimédias. Pour Renault, l’utilisation des tableaux Keepeek représente des gains en productivité, sécurité et traçabilité, une harmonisation des processus à l’international, via une solution simple et intuitive !

Les participants ont pu ensuite échanger avec les équipes Keepeek et confronter l’outil à leurs besoins de workflows efficaces avec leurs photographes, agences et décideurs.

Vous souhaitez avoir accès à l’enregistrement de la présentation ? contactez nous à com@keepeek.com

En savoir plus sur les tableaux

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Keepeek : le Digital Asset Management pour la vidéo

Silence ! Moteur… ça tourne !

Vous produisez des vidéos de plus en plus souvent ? Découvrez comment Keepeek peut vous faciliter leur production, leur gestion et leur diffusion !

Vos différents formats et des conversions automatiques

Gérez vos divers types de fichiers vidéo (.mov, .avi, .mp4, etc.) et créez automatiquement d’autres versions pour vos usages spécifiques de façon automatique !

Un sentiment de déjà vu ?

Keepeek détecte automatiquement dès l’import si la vidéo que vous venez d’intégrer a déjà été chargée dans l’application. Vous pouvez comparer les deux versions pour vérifier et supprimer tout doublon !

Misez sur l’accroche

L’image de prévisualisation de votre vidéo peut faire toute la différence sur l’engagement de vos utilisateurs. Avec Keepeek, vous pouvez choisir l’image au sein de la vidéo ou intégrer une image que vous avez créée à part, pour augmenter les clics !

Ça va trancher !

Depuis une vidéo dans Keepeek, vous pouvez extraire des séquences et des images fixes.  Votre vidéo peut ainsi produire plusieurs autres contenus pour s’adapter à vos usages ! Notre player vidéo permet aux utilisateurs d’accéder directement aux chapitres qui les intéressent et de ne télécharger qu’une partie de la vidéo s’ils le souhaitent.  

Un gobelet oublié dans le cadre ou autre raté de production ?

Avec Keepeek, profitez des modules collaboratifs pour faire valider vos vidéos avant leur diffusion. Vos valideurs peuvent commenter sur un time code précis de vos vidéos pour pointer des incohérences, des erreurs ou faire des remarques !

Ouvrez vous au monde entier

L’application propose plusieurs types de diffusion pour s’adapter aux usages : relations presse, réseaux sociaux, clients, partenaires… Créez des playlists vidéo ou partagez facilement vos vidéos volumineuses avec les acteurs de vos projets dans des paniers confidentiels. Intégrez vos vidéos dans vos pages web grâce au code embed et ajoutez des sous-titres en les tapant directement dans Keepeek ou en chargeant les fichiers srt ou vtt correspondants !

Obtenez des chiffres de consultation

Retrouvez facilement les vidéos les plus consultées, découvrez celles que les utilisateurs ne regardent pas jusqu’au bout, identifiez les mots-clés utilisés par les utilisateurs pour lesquels ils ne trouvent aucun contenu. Filtrez vos statistiques sur certains contenus ou certains groupes d’utilisateurs pour mieux comprendre les besoins et les usages et adapter votre DAM en conséquence !

Fort de sa démarche agile, Keepeek poursuit ses développements, pour s’adapter aux nouveaux challenges de ses utilisateurs !

Découvrez notre extension YouTube, pour piloter vos chaines sans quitter Keepeek !

Keepeek digital asset management nouvelle version dam

Les nouveautés de la version 4.47 de Keepeek

Nouvelle version de Keepeek prochainement sur le SaaS !

Nos développements se concentrent depuis la rentrée sur une nouvelle fonctionnalité ET un nouveau produit que nous avons hâte de vous présenter ! En attendant de pouvoir vous dévoiler tout ça, découvrez les nouveautés de la version 4.47 : une fonctionnalité supplémentaire disponible dans l’API et plusieurs correctifs. 

Le player vidéo désormais disponible via l’API en composant web

Un composant web indépendant de nos applications Keepeek (qui requiert cependant une instance et notre API REST), permet d’intégrer dans n’importe quel site tiers, un player vidéo permettant de profiter de toute la richesse métier des vidéos Keepeek (chapitres, sous-titres, statistiques…).

Deux actions menées pour consolider l’ordonnanceur de tâches

Des opérations ont été menées pour apporter plus de robustesse à notre ordonnanceur de tâches (qui répartit la charge des actions utilisateurs pour une meilleure réactivité de la plateforme).

Correctifs

– Amélioration de l’affichage des noms des formats d’export pour les noms très longs

– Il est désormais possible d’intégrer du texte formaté dans le widget édito de la page d’accueil de l’interface d’administration même quand le filtre XSS est activé (avant, la politique de sécurité XSS supprimait toutes les balises HTML)

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 21 octobre.

Démo des nouveautés

N’ayant pas de fonctionnalités nouvelles à proposer, il n’est pas prévu de produire de webinaire pour cette version. Seriez-vous intéressé·e par un webinaire thématique sur un sujet particulier ? Si oui, dites-nous lequel ci-dessous ! 

Keepeek phototheque previsualisation image

Les nouveautés de la version 4.46 de Keepeek

Nos développeurs travaillent sur de nouvelles fonctionnalités qui seront terminées dans quelques semaines. En attendant, voici quelques évolutions mineures dont vous pourrez bénéficier dans la version 4.46 et un focus sur la personnalisation des sections affichées dans l’aperçu des médias.

Personnalisation de l'ordre des éléments de la notice

Accéder aux hits de statistiques via l’API

Il est désormais possible de récupérer via l’API la liste complète des hits de statistiques enregistrés dans le module de statistiques, avec un ensemble de filtres équivalents à celui de l’interface d’administration. 

Exclure des groupes de la procédure de renouvellement de mot de passe

Lorsqu’une durée avant expiration de mot de passe était définie, elle concernait tous les utilisateurs, sans exception. Cette nouvelle option permet désormais d’exclure de cette expiration les groupes utilisateurs souhaités

Corrections

– Une désynchronisation pouvait apparaître lorsqu’on naviguait rapidement sur le plan de classement entre des dossiers avec peu de médias et des dossiers avec beaucoup de médias (une recherche antérieure pouvait être affichée après la plus récente). Cette anomalie a été réglée. 

– Le clic multiple sur l’action de remplacement de la couverture d’une video par une de ses frames entraînait une erreur de génération de la vignette. La fenêtre disparaît maintenant dès le premier clic pour éviter ce problème. 

– Les caractères spéciaux des titres des planches-contact pdf s’affichaient encodés. C’est désormais corrigé.

– Correction d’un contrôle de droits sur la création de dossiers via API.

– Ajout d’une information manquante (état de verrouillage des utilisateurs) dans l’API 

– Les fils d’ariane des dossiers très longs n’ont plus de bug graphique de superposition dans l’affichage du détail de l’élément.

Evolutions mineures

– Ajout d’une robustesse de sécurité pour éviter les injection CSV

– Mise à jour de version d’un composant utilisé pour l’import de médias 

– Montée de version d’une librairie pour amélioration de validateurs d’urls pour l’API

– Une propriété technique permet désormais de désactiver l’envoi du mail de verrouillage des comptes, si celui-ci se trouve redondant avec un traitement externalisé, par exemple.

Le saviez-vous ? 

Dans l’interface d’administration (le ‘back office’), vous pouvez changer l’ordre des informations affichées dans l’aperçu. Par défaut, l’ordre est le suivant : 

1. statistiques de consultation/téléchargement du média

2. informations sur le fichier (taille, extension, dimensions, durée, etc.)

3. informations sur la fiche (date de création, créateur, date de dernière modification, modèle de fiche utilisé, etc.)

4. dossiers qui contiennent le média

5. contenu des champs 

Vous avez la possibilité de retirer certaines informations et/ou de modifier leur ordre. 

Attention, toute modification impacte tous les utilisateurs de votre application, il faut donc l’accord des administrateurs ou administratrices pour réaliser ces changements. 

Chez Keepeek, nous avons choisi l’ordre suivant pour notre médiathèque interne : 

1. dossiers

2. contenu des champs

3. informations sur la fiche

4. informations sur le fichier

5. statistiques

Voilà ce que ça donne : 

personnalisation de l'ordre d'affichage des sections dans la notice documentaire des médias

Comment faire pour changer le paramétrage par défaut ? 

Si vous êtes en SaaS, Keepeek doit faire la modification pour vous. Pour cela, vous pouvez remplir le formulaire ci-dessous avec l’URL de votre instance et l’ordre souhaité (par exemple : dossier, champs, fiche, fichier, statistiques). Après vérification auprès des admins, nous procéderons à la modification et vous préviendrons dès que ce sera effectif. 


Si Keepeek est installé sur vos serveurs, ce paramétrage nécessite d’avoir la version 4.31 ou une version postérieure. Vous pouvez contacter notre service support pour obtenir la propriété technique permettant d’effectuer la modification.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 30 septembre.

Démo des nouveautés

Le dernier webinaire Keepeek est en ligne depuis le 15 septembre. Pour recevoir les alertes de mise à disposition des webinaires et plus généralement paramétrer les communications que vous recevez de la part de Keepeek, vous pouvez vous rendre sur cet espace.

Keepeek digital asset management : nouvelle version en approche !

Les nouveautés de la version 4.45 de Keepeek

La version 4.45 propose des évolutions principalement pour les administrateurs de la solution. L’évolution phare concerne la gestion désormais possible de tous les paniers par les profils administrateurs. Quelques corrections, des évolutions dans l’ergonomie des statistiques, la personnalisation des cartouches des médias et un suivi facilité des quotas complètent cette version. Découvrez en détail les évolutions de la 4.45 !

Accès des administrateurs à tous les paniers


Pour faciliter la gestion des paniers et de l’espace de stockage, l’accès à tous les paniers des utilisateurs est à présent possible pour les profils administrateurs. Un bouton sur l’écran des paniers permet aux administrateurs soit d’afficher uniquement leurs paniers, soit d’afficher les paniers de l’ensemble des utilisateurs. 

Cette évolution a plusieurs avantages, et notamment : 

– d’accéder aux paniers des ex-utilisateurs

Lorsqu’une collaboration s’arrête, il est courant que les personnes ne suppriment pas leurs paniers avant leur départ. Lorsque les paniers sont partagés en mode collaboratif, ils ne sont pas supprimés avec la suppression du compte, comme le sont les paniers personnels, mais restent disponibles pour les autres membres du panier. Les administrateurs peuvent ainsi supprimer les paniers partagés qui n’ont plus d’intérêt afin d’alléger les interfaces et de libérer l’espace de stockage correspondant. 

– de partager un panier si le créateur du panier est absent

Jusqu’à présent, seul le propriétaire du panier pouvait supprimer ou partager celui-ci en mode collaboratif ou public. Les administrateurs peuvent accéder aux paniers de tous les utilisateurs comme s’ils en étaient les propriétaires et peuvent les modifier (membres, contenu, partages, nom du panier, etc.)

– de mieux maîtriser l’espace de stockage

En cas d’espace de stockage un peu juste, les administrateurs peuvent plus facilement identifier les utilisateurs qui ont beaucoup de paniers pour leur demander de faire le ménage. 

Ajout d’une information métier dans le cartouche d’un élément

Le cartouche du média apparaît au niveau de plusieurs onglets (statut, diffusion, associations, etc.) et affiche par défaut le titre, le statut, la date de création de l’élément et quelques informations techniques sur le média. En cas de besoin, un champ supplémentaire de type texte libre ou date peut être ajouté, à définir par fiche. Si vous souhaitez en bénéficier, merci de faire la demande soit à votre chef·fe de projet, soit à notre service support.

Amélioration de l’ergonomie dans les statistiques

L’ergonomie des statistiques a été améliorée pour être plus intuitive : lorsque le système consolide les informations, un message ‘en cours de chargement’ s’affiche pour faire patienter l’utilisateur. 

Alertes espace de stockage

Les administrateurs peuvent connaître à tout moment l’espace de stockage utilisé sous le bouton ‘licence Keepeek’. A partir de cette version, un bandeau à la connexion les prévient lorsque le quota d’espace va bientôt être atteint, permettant d’intervenir avant que les imports ne soient bloqués. En complément, Keepeek suggère plusieurs actions possibles pour libérer de l’espace ou accroître le quota autorisé. 

Alertes quota utilisateurs

De la même manière, les administrateurs sont avertis lors de la connexion lorsque leurs quotas d’utilisateurs sont bientôt atteints, permettant un nettoyage des comptes utilisateurs avant blocage. 

Champ multilingue dans les planches contact

Dans le paramétrage des planches contact, il était jusqu’à présent demandé de choisir un champ dans une langue précise. A présent, il est possible de choisir le champ pour qu’il s’adapte à la langue de l’utilisateur.

Plusieurs correctifs

Quelques problèmes ont par ailleurs été résolus dans cette version : 

– augmentation du nombre limite de caractères dans les descriptions des formats

meilleure identification dans les statistiques des recherches par référence et des imports via la fonctionnalité des tableaux

– résolution d’un problème d’affichage des étiquettes dans le détail des médias

– correction d’une anomalie se produisant lors d’un export CSV des statistiques avec filtre sur les dossiers

– résolution d’un message d’erreur sur l’écran de rétention d’audience

– rétablissement de la fonctionnalité de retouche d’image pour les fichiers de format TIFF

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 9 septembre.

Démo des nouveautés

Le webinaire des dernières fonctionnalités est en cours de fabrication. Surveillez votre boite mail pour être alerté·e de sa mise en ligne.

keepeek mise a jour elasticsearch

Les nouveautés de la version 4.44 de Keepeek

Les développements de cette version se sont focalisés sur la sécurité et la pérennité de la plateforme. Découvrez en détail les évolutions de la 4.44 !

Nouvelle version du moteur de recherche

Keepeek s’appuie sur le moteur de recherche et d’analyse Elasticsearch depuis le lancement de sa version V4 en 2016. Réputé pour ses performances, sa scalabilité et sa résilience, Elasticsearch est le moteur le plus utilisé au monde. Pour bénéficier des dernières évolutions déployées, Keepeek va réaliser une montée de version et équiper ainsi tous les clients en SaaS de la version 7 d’Elasticsearch. 

Cette mise à jour permettra par ailleurs de réaliser à nouveau des recherches croisées : lorsque vous tapez plusieurs termes dans la recherche libre, le système remontera les médias dont les termes sont présents dans les champs, même si chaque terme se trouve dans un champ différent des autres. Ce comportement n’était plus pris en compte dans la version 6 d’Elasticsearch, qui ne remontait que les médias dont les termes de recherche devaient obligatoirement se trouver tous dans le même champ.

Niveau de force minimum augmenté pour les mots de passe

Par défaut, il est désormais nécessaire d’inclure huit caractères au minimum et un caractère spécial dans les mots de passe. Les mots de passe actuels ne respectant pas cette nouvelle exigence continuent cependant de fonctionner. 

La sécurité de vos données est une des priorités de Keepeek. Des audits de sécurité sont réalisés régulièrement sur notre plateforme et permettent d’identifier les développements comme celui-ci, nécessaires pour garantir un niveau de sécurité optimal.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 19 août.

Démo des nouveautés

Les webinaires des nouvelles fonctionnalités seront de retour à la rentrée !

keepeek sso integration digital asset management

Connectez-vous à Keepeek avec vos identifiants d’entreprise

Keepeek s’intègre avec la plupart des solutions d’identification du marché. Keepeek peut se synchroniser avec votre annuaire d’entreprise. Vos utilisateurs utilisent alors le même identifiant/mot de passe pour se connecter à Keepeek qu’à leurs autres outils (boite mail, intranet, etc.).

De multiples avantages

Vous garantissez la sécurité de l’accès à vos médias. En utilisant l’annuaire interne, vous supprimez toute possibilité pour un utilisateur ne travaillant plus pour l’entreprise de se connecter au DAM Keepeek. En effet, son compte a déjà été désactivé ou supprimé par votre service RH.

Vous vous libérez de la création et gestion des comptes utilisateurs internes. Si votre SSO le permet, certaines données (le service de l’entreprise, par exemple) permettent d’attribuer automatiquement l’utilisateur à un groupe avec des droits spécifiques.

Vous faites gagner un temps précieux à vos utilisateurs. Ils accèdent en un clic au DAM au lieu d’avoir à taper des identifiants. De plus, ils n’ont plus à remplir un formulaire d’inscription : l’accès au DAM est immédiat ! Seuls les utilisateurs externes non référencés dans votre annuaire doivent faire la démarche.

Enfin, vous vous libérez des demandes d’utilisateurs ayant oublié leur identifiant ou leur mot de passe.

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

keepeek digital asset management nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.43 de Keepeek

La version 4.43 propose des évolutions concernant l’import/export des données et une nouvelle option pour optimiser les performances des fonds très volumineux

Désactivation des compteurs dans le plan de classement

Il est à présent possible de désactiver les compteurs du nombre de médias par dossier dans le plan de classement, comme il était déjà possible de le faire dans la gestion du thesaurus. Cette évolution permet d’améliorer les performances de l’affichage d’un plan de classement contenant un très grand nombre de médias (plusieurs centaines de milliers de fichiers). Si vous souhaitez désactiver vos compteurs, vous pouvez contacter notre service support.

Inclusion de champs de type texte avec mise en forme dans le fichier de données

Les champs de types ‘texte avec mise en forme’ n’étaient pas compatibles avec l’extraction des données dans le fichier information.pdf (ou .txt) qui accompagne les éléments téléchargés. C’est désormais le cas. Par souci de compatibilité, les styles de mise en forme (couleur, gras, italique…) sont toutefois retirés. Seuls les retours à la ligne sont conservés dans le fichier généré.

Gestion des caractères de langues étrangères à l’import

Lorsqu’on importe des médias contenant des accents, caractères spéciaux ou langues étrangères, le système les transformait en tirets. Les caractères sont à présent importés tels quels.

Compléments de l’API sur les statistiques

Dans sa démarche ‘API First’, Keepeek continue de renforcer son API. Pour cette version, il s’agit de permettre, via l’API, de récolter des données statistiques supplémentaires sur l’utilisation des médias, en fonction de besoins et contextes spécifiques.

Activation progressive du nouveau système de génération des formats des médias

Comme nous l’évoquions dans le billet de la version précédente, nous avons mis en place un système plus robuste et réactif pour la génération des formats des médias. 

La solution a passé avec succès la phase de beta test et est progressivement activée sur le Cloud Keepeek. Aucune action à faire de votre côté : tout est transparent pour les utilisateurs.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 29 juillet.

Démo des nouveautés

Les webinaires des nouvelles fonctionnalités seront de retour à la rentrée !

Plugin Keepeek pour Microsoft Office

Plugins Keepeek : un accès direct à vos médias depuis vos applications quotidiennes

Les plugins Keepeek permettent de rechercher et d’inclure vos médias dans vos outils du quotidien : Microsoft Office, Google Drive, Photoshop, InDesign ou Illustrator, entre autres.

Microsoft Word et Powerpoint

Le plugin Keepeek dans Microsoft Word

Votre plugin s’ouvre dans un menu à droite de votre écran et vous permet de rechercher en plein texte ou de naviguer parmi les dossiers. Un clic sur l’image vous permet de l’ajouter automatiquement dans le document ouvert, dans un format adapté pour ne pas alourdir inutilement votre document.

Adobe Creative Suite

Le plugin Keepeek dans InDesign

Vous pouvez ajouter des images dans vos documents graphiques sans va-et-vient entre Keepeek et Adobe.

Dans Photoshop et Lightroom, vous pouvez modifier vos fichiers et réimporter les images retouchées en quelques clics via le plugin. Keepeek conserve l’historique de vos versions pour traçabilité.

Google Drive

Facilitez les échanges entre Keepeek et Google Drive.

Enregistrer les médias du DAM directement dans Google Drive

Poussez vos médias vers Google Drive en déterminant le dossier de destination directement depuis Keepeek.

A l’inverse, sélectionnez les fichiers présents sur votre drive pour les intégrer directement dans le DAM :

Drupal

Le plugin permet t’intégrer des images directement sur les pages web créées à l’aide de votre CMS, en choisissant le format souhaité parmi les différentes tailles de vignettes paramétrables dans Keepeek.

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

Keepeek dam nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.42 de Keepeek

Keepeek modernise un outil clé de sa plateforme et poursuit ses développements API pour une meilleure intégration du DAM dans les systèmes d’information. Quelques évolutions mineures viennent compléter cette version dans le module des tableaux et l’historique des médias !

Evolution de l’API

Keepeek poursuit ses développements API avec des évolutions côté gestion des utilisateurs cette fois-ci. Il est à présent possible, via l’API, de réaliser une recherche exacte sur le login des fiches utilisateurs.

Optimisation de la génération des formats des médias

Depuis plusieurs mois, notre équipe R&D travaille à la mise en place d’une nouvelle technologie visant à améliorer les performances de la génération des formats des médias. Ce nouveau système, plus robuste et réactif, permettra d’optimiser le temps nécessaire pour générer les vignettes des médias lors de vos imports et les formats personnalisés au téléchargement. 

Cette solution est actuellement en beta test et sera progressivement activée sur le SaaS. Aucune action à faire de votre côté : tout est transparent pour les utilisateurs. 

Lancement des scripts dans le module des tableaux

Vous êtes de plus en plus nombreux à utiliser notre module tableaux pour organiser vos processus d’alimentation ou de validation des médias. Il est maintenant possible de lancer vos scripts personnalisés depuis l’interface des tableaux !

Actions supplémentaires intégrées dans l’historique

A partir de la version V4.42, l’historique va lister des informations supplémentaires : 

changement de dossier : l’historique liste à présent le chemin complet du dossier concerné et son identifiant au lieu de seulement indiquer le nom du dossier.

version des fichiers :

– lorsqu’on supprime une version de fichier dans l’historique des versions, l’information de suppression apparaîtra dans l’historique.

– lorsqu’on modifie la version courante depuis l’historique des versions, le changement de version courante sera également listé dans l’historique.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 8 juillet !

Démo des nouveautés

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Les nouveautés de la version 4.41 de Keepeek

Découvrez une nouvelle fonctionnalité : le comparateur de versions pour les images et les vidéos ! La mise à jour propose également des nouveautés autour des statistiques : accès pour les contributeurs et rétention d’audience des vidéos.

Comparateur de versions

Dans l’onglet Commentaires d’un élément, vous pouvez à présent comparer les deux dernières versions d’une même image ou d’une vidéo

Cette fonctionnalité est idéale pour vérifier des corrections ou demandes de retouche sur une image ou une vidéo en comparant le média avant et après sur le même écran !

Pour les images, vous gardez la possibilité de zoomer sur chacune des deux images et d’annoter les zones de la dernière version. 

Pour les vidéos, vous pouvez lire les deux versions en parallèle :

Comme pour les images, les fonctions de commentaires, notamment sur time codes restent accessibles sur la version principale.

Statistiques dans le détail du média

L’accès aux statistiques des médias n’est plus limité aux administrateurs ! Les contributeurs peuvent à présent accéder aux statistiques des éléments sur lesquels ils ont un droit d’écriture. Un nouvel onglet apparaît pour donner accès aux données statistiques de chaque élément. 

L’interface permet de filtrer sur les groupes utilisateurs, une période donnée et/ou une interface spécifique !

Statistiques de rétention d’audience

Dans les statistiques de chaque vidéo, vous pouvez visualiser la courbe de rétention de votre audience, c’est à dire le nombre de consultations à chaque instant de la vidéo. Ces statistiques permettent de savoir à quel moment vos utilisateurs décrochent et arrêtent de visionner la vidéo ou s’ils en sautent une partie. 

Sur l’exemple ci-dessous, on peut constater qu’un chapitre de notre webinaire, qui commence à 3”30, a rencontré plus de succès auprès de nos utilisateurs : 

Un clic sur un marqueur du graphique permet de positionner le lecteur vidéo affiché en dessous au moment correspondant au marqueur. Cela permet de visualiser facilement le moment de la vidéo qui correspond à la donnée statistique. 

Rechercher et filtrer dans les workflows

Après les paniers dans la version précédente, ce sont les workflows qui bénéficient cette fois-ci des fonctionnalités de recherche : filtrez sur les éléments classés/non classés, sur des données des champs ou le type de médias directement dans les étapes de vos workflows !

Evolutions API

Les options de recherche dans les paniers et workflows sont également accessibles depuis l’API.

Evolutions mineures des portails

Quelques évolutions ont été réalisées pour les portails utilisateurs Keepeek :

– possibilité d’avoir plusieurs champs sous la vignette des médias dans la vue panier

– bouton de partage désormais disponible depuis la vue tuile

– url spécifiques générées pour les articles

Attention ! Contrairement aux évolutions de l’interface d’administration, les évolutions des portails ne sont pas automatiques. Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 17 juin !

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Nouveau, dans la version 4.40 de Keepeek

Recherche et indexation : ces deux piliers du DAM continuent d’être renforcés dans cette nouvelle version Keepeek !

Rechercher et filtrer dans les paniers

Toutes les fonctionnalités de recherche sont à présent disponibles dans les paniers ! Trouvez facilement à l’intérieur d’un panier tous les médias dont vous avez besoin grâce à la recherche libre et l’auto-complétion. Vous pouvez également utiliser les filtres pour limiter vos résultats par statut, type de média, étiquette ou valeurs des champs.

Le plus : dans le filtre des statuts, vous pouvez également filtrer pour isoler tous les médias classés, ou au contraire non classés, présents dans votre panier ! Idéal pour s’assurer que tous les médias ont bien été rangés dans le plan de classement avant d’archiver ou de supprimer un panier.

Modifier par lot les champs de texte avec mise en forme

Les champs de type texte avec mise en forme permettent de proposer des textes élaborés avec des paragraphes, des termes surlignés, en gras, intégrant des liens, des puces, etc. Ce type de champ n’était pas éligible au traitement par lot, ce qui limitait son utilisation. A présent, il est possible de modifier ce type de champ lors des opérations de traitement par lot.

Remplacer par lot une chaîne de caractère n’importe où dans un champ texte

Grâce à cette nouvelle option du traitement par lot, vous pouvez remplacer une chaîne de caractères dans un champ texte sans écraser le reste du contenu.

Par exemple, cinq légendes différentes contiennent le nom d’une personne. Ce nom a été par erreur mal orthographié. Vous pourrez, à partir de mercredi, le corriger sur toutes les légendes en une seule opération, sans altérer le reste du texte des différentes légendes.

Vous pouvez indiquer au préalable si la modification doit ignorer la casse ou non : si la casse est respectée, le ou les termes à remplacer devront être exactement écrits comme indiqués dans la cellule initiale.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 27 mai !

Démo des nouveautés

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Les nouveautés de la version 4.39 de Keepeek

Ce mois-ci dans la nouvelle version, découvrez des compléments pour l’extension YouTube et des améliorations au niveau de l’API.

Envoyer une couverture de vidéo YouTube

Pour mieux automatiser la publication de vos vidéos sur YouTube depuis Keepeek, une nouvelle option vous est proposée. Vous pouviez déjà envoyer votre vidéo sur votre chaîne YouTube directement depuis Keepeek, en y ajoutant les informations présentes dans vos champs. A présent, il est également possible d’envoyer à YouTube la miniature de votre vidéo, c’est à dire l’image de prévisualisation de la vidéo que vous avez choisie dans Keepeek !

Notifier ses abonnés YouTube

Lorque vous chargez une vidéo dans YouTube depuis Keepeek, vous avez maintenant la possibilité de notifier tous les abonnés de votre chaîne de la publication de votre vidéo.

Vous n’avez pas encore l’extension YouTube ? Contactez-nous pour en bénéficier !

Performances de l’API

Les performances de L’API ont été optimisées pour permettre d’appeler les éléments associés aux médias de manière beaucoup plus efficace, l’occasion d’améliorer les temps de réponse dans vos applications intégrées avec Keepeek !

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 6 mai !

Démo des nouveautés

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Reprise de donnees digital asset management keepeek

Comment les objectifs d’un DAM influent-ils sur la reprise de l’existant ?

Comment aborder la reprise de l’existant ?

Lors de la mise en place d’un DAM ou l’intégration d’un nouveau type de contenu dans un DAM déjà en place, la question de la reprise de l’existant est inéluctable. Les médias à récupérer peuvent provenir d’une autre solution de type DAM, de répertoires de fichiers, de disques durs externes ou encore de drives. Ces médias peuvent être accompagnés d’informations (date, description, etc.) qui doivent absolument être récupérées sous peine de perdre tout contexte et valeur des médias.

Cette phase de migration est un challenge technique, avec parfois des délais très serrés. Pour l’appréhender dans de bonnes conditions, il est nécessaire de bien avoir en tête les objectifs de son DAM. A qui s’adresse-t-il ? Pour quels usages ? en fonction des réponses, la reprise de vos médias préexistants ne sera pas la même. Définir les objectifs de votre DAM va vous permettre de privilégier la meilleure stratégie de reprise.

Quels objectifs pour un projet DAM ?

Plusieurs problématiques poussent les organisations à s’équiper d’un DAM ou à ajouter un type de contenu jusque là absent du DAM. Ces problématiques s’articulent autour de trois grands usages du DAM : 

1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation

2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation

3. Automatiser la diffusion multicanale des médias

En fonction de chacun de ces objectifs, la reprise devra s’adapter : 

1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation

Pour beaucoup d’entreprises, l’objectif est de centraliser tous les médias produits par leurs équipes communication et marketing. Il est en effet nécessaire de donner un accès unique aux contenus pour garantir l’utilisation de médias validés par l’organisation. Le but est ainsi de faciliter la circulation des images, vidéos, contenus print ou web. Ces fichiers sont mis à disposition de communautés d’utilisateurs définis. Il faut pouvoir organiser les contenus produits quotidiennement. On doit pouvoir les retrouver facilement et les réutiliser dans un objectif de capitalisation des médias produits.

Si l’objectif de votre DAM est de centraliser et partager des médias validés, la reprise des données devra s’attacher à identifier, collecter et intégrer tous les contenus d’actualité. Il faudra s’assurer de bien récupérer les informations de droits des médias : dates de début et fin des droits, copyrights, territoires et supports couverts par les droits, etc. Ces informations juridiques sont essentielles pour garantir des usages conformes. Ce type de reprise doit se faire de façon efficace : les médias ont une durée de vie souvent assez courte. Leur mise à disposition via le DAM doit se faire dans les meilleurs délais. 

2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation

La conservation des médias qui ne sont plus d’actualité est aussi un enjeu pour beaucoup d’entreprises. L’objectif est alors de constituer des archives patrimoniales multimédias exploitables. La tendance du storytelling pousse les marques à se réapproprier les contenus anciens. Les entreprises commencent à mieux prendre en compte la valeur de leur patrimoine iconographique, audiovisuel et publicitaire. L’archivage sur disques durs externes au fond d’une armoire n’est alors plus une option.

Si l’objectif de votre DAM est la conservation du patrimoine multimédia, alors la reprise de données nécessitera une vraie préparation. La volumétrie des fonds peut atteindre plusieurs téraoctets de données, surtout si le fonds vidéo est conséquent. Le réflexe est souvent de vouloir tout intégrer, au risque d’obtenir dans son DAM : 

– des médias de faible qualité, inexploitables, même en format web 

– des médias fantômes : des éléments pour lesquels il n’y a aucune information. Sans provenance, sans contexte, les médias perdent toute valeur.

– des médias doublons : la même image pourra être intégrée plusieurs fois dans des formats, versions ou tailles différentes. Ces doublons polluent les recherches et rendent les utilisateurs perplexes.

Pour être une réussite, la reprise devra alors nécessairement passer par un inventaire des contenus et des données associées, ainsi qu’une phase de tri. Heureusement, les délais de reprise peuvent être plus longs que pour la reprise d’un fonds d’actualité.

3. Automatiser la diffusion multicanale des médias

Pour d’autres entreprises, l’enjeu de la mise en place du DAM se situe dans sa capacité à s’intégrer avec le système d’information. De la création à la diffusion, le circuit du média doit être au maximum automatisé. Le DAM doit communiquer avec les autres outils : PIM, MDM, plateforme eCommerce, CMS des sites web. Toutes les applications doivent pouvoir s’inter-alimenter en données et médias. 

Si l’objectif de votre DAM est d’automatiser la diffusion de vos médias, la reprise devra avant tout s’assurer de l’homogénéité des médias. Ils devront être conformes en termes de :

– qualité technique : pour un affichage optimal, 

– qualité artistique : cadrage, détourage, angle de prise de vue, etc. 

– validité : proposer le packaging actuel d’un produit, et non celui de l’année dernière, 

– données : proposer le média qui correspond bien aux données affichées (comme une fiche produit, par exemple).

Les médias obsolètes seront en général exclus du périmètre de la reprise, ou intégrés dans un second temps pour en conserver l’historique. 

Des usages multiples

Il n’est pas exclu que votre projet combine deux, voire trois, des usages listés ci-dessus. Dans ce cas là, il est courant de réaliser une reprise en plusieurs étapes. Les médias dont la mise à disposition représente le plus d’enjeux seront repris en priorité.

Dans le cadre d’un projet DAM avec Keepeek, la phase de reprise est anticipée dès le stade d’avant-vente. Des ateliers dédiés permettent de cadrer le périmètre et de lever tous les obstacles.

Au gré de nombreuses reprises de contenus, nos équipes ont affiné un processus de reprise performant, de la phase d’audit jusqu’aux tests de vérification. Des fonctionnalités permettent également de “nettoyer” ses contenus après la reprise, comme notre module de dédoublonnage.


Vous avez un projet DAM qui intègre une reprise de données ? Parlons-en !

chrome edge firefox digital asset management

Quel navigateur pour utiliser Keepeek ?

Le choix du navigateur pour l’utilisation d’applications SaaS telles que Keepeek peut avoir un impact non négligeable sur la productivité. En effet, une seconde perdue à chaque opération peut s’avérer avoir fait perdre un temps précieux à la fin de la journée.

Google Chrome est depuis plusieurs années une valeur sûre pour utiliser efficacement Keepeek. Il reste le navigateur le plus courant auprès de nos utilisateurs (49,5% des utilisateurs dans l’interface d’administration). Firefox (30% des utilisateurs de Keepeek) est également conseillé. S’il a des performances légèrement inférieures à Google Chrome, il a pour réputation de mieux protéger la vie privée de ses utilisateurs.

Qu’en est-il de Microsoft Edge ?

Microsoft Edge version 2020

Début 2020, Microsoft a lancé une nouvelle version de Microsoft Edge basée sur Chromium, moteur sur lequel se base également Google Chrome. Depuis, le nouveau Microsoft Edge ne cesse de grignoter des parts de marché. Il dépasse dorénavant Firefox pour l’utilisation sur ordinateur.

Microsoft Edge commence à séduire pour plusieurs raisons :

– il ressemble énormément à Google Chrome : les interfaces sont très similaires et les extensions de Chrome fonctionnent aussi dans Edge

– il nécessite beaucoup moins de mémoire : selon plusieurs comparatifs, Edge consomme en moyenne deux fois moins de mémoire que Chrome

– il permet de limiter plus facilement le pistage et propose des paramètres de confidentialité plus simples à mettre en place

– il s’intègre mieux avec Microsoft 365 (nouveau nom de Office 365)

– Microsoft a annoncé le 30 mars l’arrivée prochaine de nouvelles fonctionnalités attrayantes avec notamment un système d’onglets verticaux

Quel navigateur privilégier pour utiliser Keepeek ? 

Alors, faut-il changer pour Microsoft Edge ? Notre pôle documentaire, utilisateur intensif de Keepeek, a testé pendant plusieurs mois l’utilisation de Keepeek avec Microsoft Edge, sous Mac et sous Windows. Le verdict : aussi efficace que Google Chrome.

Alors, faut-il changer pour Microsoft Edge ? Notre pôle documentaire, utilisateur intensif de Keepeek, a testé pendant plusieurs mois l’utilisation de Keepeek avec Microsoft Edge, sous Mac et sous Windows.

Le verdict : Microsoft Edge s’avère aussi efficace que Google Chrome. Vous pouvez donc utiliser indifféremment Microsoft Edge et Google Chrome pour vos opérations dans Keepeek ! Firefox reste néanmoins pertinent à utiliser si vous êtes sensible à la protection de votre vie privée.

Nouveau, dans la version Keepeek 4.38

La version 4.38 s’est attachée à améliorer les interfaces du mur des imports, des résultats de recherche et des espaces collaboratifs, avec plusieurs évolutions pour faciliter l’accès aux informations depuis la mosaïque. Notre équipe a également mis à jour le plugin Keepeek pour Drupal 8.

L’identifiant de l’élément devient accessible dans le résumé

L’identifiant unique de chaque élément est à présent accessible directement depuis le résumé du média. En double-cliquant sur le numéro, vous pouvez le sélectionner pour le copier/coller où vous le souhaitez !

Identifiez plus facilement vos vidéos dans un résultat de recherche

Les icônes permettant d’identifier les médias par type sous les vignettes sont à présent plus claires. Des pictos représentatifs ont remplacé les anciens pictos, parfois un peu obscurs. Pour les vidéos, il s’agit par exemple d’une icône ‘play’, plus intuitive pour vos utilisateurs et plus facile à distinguer par rapport aux images fixes.

Identifiez en un coup d’oeil les médias qui proposent des éléments associés

Il n’est plus nécessaire d’aller sur le détail d’un élément ou dans le résumé pour savoir si des éléments y sont associés. Dès la mosaïque, une icône bleue représentant un picto ‘maillon’ sous les vignettes correspondantes vous indique l’existence d’au moins un élément associé.

Un clic sur l’icône vous permet d’accéder directement à l’onglet des associations de l’élément.

Mise à jour du plugin Keepeek pour Drupal 8 (CK Editor)

Keepeek propose depuis plusieurs années un plugin pour intégrer les images stockées dans le DAM sur des pages web. Ce plugin fonctionne avec le CMS Drupal via l’éditeur de texte open source CK Editor.

Le plugin a été mis à jour pour fonctionner sur la toute dernière version de Drupal (version 8.8) et permet à présent de choisir le format de l’image souhaité afin d’optimiser l’affichage des images sur les pages web.

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du jeudi 16 avril !

Démo des nouveautés

Vous êtes client·e ? La vidéo des nouveautés de la dernière version sera à votre disposition dans quelques jours sur un espace qui vous est réservé ! Si vous n’êtes pas déjà inscrit·e à notre newsletter, vous pouvez vous y inscrire ici !