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Keepeek grimpe de 7 places ⬆︎ dans le top 250 des éditeurs de logiciels français.

Le classement annuel des éditeurs de logiciel français, réalisé par EY (Ernst & Young) et Numeum, a été publié. Il annonce une croissance du secteur de plus de 9% en 2020.

Keepeek grimpe de 7 places ⬆︎ dans le top 250 des éditeurs de logiciels français et prend la 79ème place de la catégorie éditeurs horizontaux.

Keepeek continue de croître fortement sur le marché du DAM et prouve une nouvelle fois l’intérêt des Direction Marketing et Communication pour sa solution SaaS de gestion des médias.

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Intégration DAM Keepeek traduction Deepl

Traduction automatique des données dans le DAM Keepeek avec DeepL

Traduction automatique dans votre solution de Digital Asset Management

Traduisez automatiquement le contenu des champs de votre DAM avec DeepL, le service de traduction automatique basé sur l’IA. Keepeek propose désormais une intégration avec DeepL. Traduisez les données de votre DAM, en profitant de l’efficacité d’un des meilleurs outils de traduction du marché !

De façon totalement automatisée, votre DAM interroge DeepL pour obtenir la meilleure traduction de vos données. Keepeek intègre directement les traductions dans les champs correspondants, dans une ou plusieurs langues.

Les bénéfices

Vous facilitez les recherches de vos utilisateurs à l’international : les données sont disponibles dans les langues de vos utilisateurs étrangers.

Vous limitez également les ressources dédiées à l’indexation de vos données dans les différentes langues.

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Cloud Provider Azure integration keepeek

Connecteur Azure pour le Digital Asset Management

connecteur azure pour le digital asset management
Bénéficiez d’un stockage pérenne et accessible pour vos médias volumineux

Une offre optimisée pour les fonds volumineux

Keepeek vous permet de stocker tous vos fichiers médias volumineux sur un espace de stockage à faible coût. Connectez votre DAM Keepeek au cloud provider Microsoft Azure !

Profitez de l’alliance de deux solutions performantes : 

– la puissance de recherche et de consultation du DAM Keepeek

– l’économie, la sécurité et la scalabilité du stockage sur Azure 

Conserver, centraliser et valoriser

Les bénéfices d’une association Keepeek/Azure sont multiples :

– Vous garantissez la conservation de vos fichiers volumineux sur un support pérenne et sauvegardé

– Vous centralisez tous vos fichiers patrimoniaux au même endroit pour y donner un accès simple

– En quelques instants, vous et vos utilisateurs retrouvez les fichiers souhaités parmi des téraoctets de données

– Vos médias patrimoniaux deviennent accessibles simplement pour une meilleure ré-exploitation et valorisation

– Vos coûts de stockage restent faibles et maitrisés

Deux exemples de cas d’usages : campagnes marketing & fonds audiovisuels

Campagnes marketing

Les organisations créent régulièrement des campagnes marketing intégrant une multitude de médias. Ces contenus sont créés dans divers formats pour s’adapter à tous les canaux de diffusion. Ces campagnes doivent être à disposition de tout le réseau à un instant T. Elles seront alors déclinées dans chaque pays. La durée d’une campagne marketing peut aller de quelques semaines à plusieurs mois. Ces fichiers volumineux, rapidement obsolètes, peuvent faire l’objet d’un stockage en ligne sur Azure pendant et après leur période d’exploitation. Cela permet un téléchargement des fichiers sources très rapide, qu’ils s’agissent de print, de vidéo ou de contenus pour les réseaux sociaux. Une fois la campagne terminée, les fichiers volumineux peuvent être stockés hors ligne, car peu susceptibles d’être téléchargés.

Fonds audiovisuels

Le patrimoine audiovisuel des organisations est un véritable atout pour la communication. L’histoire des marques permet de surfer sur la tendance du storytelling dans la communication.

Difficilement accessibles jusqu’à présent, les vidéos d’archives trouvent une nouvelle jeunesse avec le stockage à faible coût.

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Vous souhaitez en savoir plus sur notre offre ? Contactez nous pour échanger sur vos problématiques de stockage !

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Conservation des archives video

Garantir la conservation et la valorisation des contenus audiovisuels

stockage des vidéos sur le cloud : une option rentable pour valoriser son fonds patrimonial

Alors que la vidéo prend une place prépondérante dans la communication, les problématiques de conservation et de diffusion des contenus audiovisuels deviennent un enjeu important pour les entreprises. Conserver ses fonds audiovisuels en ligne et les rendre accessibles simplement, sans engager des coûts faramineux, devient aujourd’hui possible. 

Problématiques des responsables de vidéothèque d’entreprise

Les responsables de vidéothèque sont confronté·e·s à trois grandes problématiques aujourd’hui :

L’obsolescence et la fragilité des supports

L’obsolescence rapide des supports physiques des vidéos (VHS, Super 8, 16mm, etc.) met en péril la conservation du patrimoine audiovisuel des entreprises. Les supports anciens nécessitent effectivement des infrastructures souvent coûteuses (entrepôts dédiés avec critères stricts de température et de taux d’humidité). Si le fonds a eu la chance d’être numérisé, les contenus sont souvent hébergés sur des DVDs ou des disques durs externes. Tous ces supports restent extrêmement fragiles

la volumétrie des contenus

Le volume des fichiers a contraint les responsables vidéo des entreprises à conserver leurs fichiers en local. Rushs, masters et déclinaisons dans les divers formats nécessitent un espace de stockage important. On conserve alors les archives audiovisuelles sur des ordinateurs à grande capacité, sur une multitude de disques durs externes, voire même chez des prestataires spécialisés. 

la localisation et l’exploitation des contenus

En étant stockés sur des supports physiques ou simplement en local, les contenus vidéo ne sont pas accessibles facilement. Pour obtenir un extrait vidéo, un collaborateur ou prestataire va généralement solliciter les responsables vidéo. A eux ensuite d’identifier, de localiser, d’obtenir et de mettre à disposition le document audiovisuel souhaité, dans un format utilisable. Cela peut prendre beaucoup de temps. A contrario, obtenir une image depuis le DAM prendra une minute tout au plus. En conséquence, les communicants auront plutôt tendance à exploiter le fonds iconographique pour répondre à leurs besoins d’illustration. Les archives audiovisuelles se retrouvent sous-exploitées en raison des contraintes de délai et de la complexité à récupérer les fichiers. 

Une nouvelle option : le stockage cloud à faible coût 

Le stockage sur cloud public change aujourd’hui la donne. Héberger des dizaines de téraoctets de fichiers n’est plus inaccessible en termes de technique et de coût. Le cloud permet de donner un accès simple aux fichiers. Il est possible d’y accéder de n’importe où, en accès direct ou asynchrone en fonction du type de stockage choisi. Il garantit aussi la sauvegarde et ainsi la pérennité des contenus

Les DSI et services communication pourraient alors être tentés de charger tous les contenus sur le Cloud et de s’en tenir là. Ce serait pourtant s’arrêter au milieu du gué. 

Le mariage vertueux du Cloud public et du DAM

Une fois chargés sur le Cloud public, les fichiers deviennent techniquement accessibles pour les utilisateurs finaux. Cependant, si les utilisateurs ne peuvent ni trouver, ni consulter rapidement les contenus, ils ne pourront pas plus les utiliser que lorsque ceux-ci étaient au fond d’un placard. 

Trouver les vidéos

Le DAM va apporter toute sa valeur par ses fonctionnalités d’indexation, de recherche et de consultation des médias. Dans un DAM (Digital Asset Management), l’information liée aux contenus permet en quelques secondes de retrouver le bon média. Les recherches s’effectuent par mot-clé, date, titre, personne représentée ou toute autre information utile. La précision de la recherche permet ainsi d’isoler les quelques vidéos qui correspondent à tous les critères recherchés. 

Consulter les vidéos

Le DAM permet ensuite de les consulter en ligne sans téléchargement, pour valider la pertinence du film trouvé. Pour toutes ces actions, il n’est souvent pas nécessaire d’avoir la vidéo HD. Un format léger suffit en effet pour visionner le fichier. 

Accéder aux fichiers sources

Une fois qu’un utilisateur identifie la bonne vidéo, le DAM peut l’orienter vers le bon fichier master, stocké sur le cloud. 

Les réponses de Keepeek

intégration digital asset management Keepeek avec cloud public microsoft azure

Indexation et génération des formats de consultation

Dans le DAM, des champs, paramétrés sur mesure en fonction des besoins métiers, permettent de qualifier chaque vidéo. En un instant, on peut retrouver des contenus par nom de chantier, période de tournage ou nom de campagne, par exemple. En parallèle, Keepeek peut proposer une version légère de chaque vidéo pour visualiser la vidéo directement dans le DAM. 

Récupération des fichiers stockés sur le Cloud

Dans le DAM, la description de la vidéo donne accès, via un lien, au fichier source hébergé sur le Cloud. En fonction du type de stockage choisi (chaud/froid ou hors ligne/archive), le fichier cible sera accessible immédiatement (chaud), quasi-immédiatement (froid) ou dans un délai de quelques heures (hors ligne/archive). 

Workflows d’archivage automatisés

Keepeek peut également aller plus loin. Les vidéos d’actualité chargées sur le DAM peuvent faire l’objet d’un archivage automatique sur le Cloud. Après une période définie, le système peut automatiquement déplacer les fichiers vidéo du DAM vers un hébergement moins coûteux sur le cloud. Cela permet de réduire les coûts de stockage des vidéos, celles-ci étant devenues peu susceptibles d’être utilisées. Le lien entre le média de prévisualisation et le fichier sur le cloud garantit l’accès au fichier source en cas de besoin. 

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keepeek partage digital asset management

12 façons de partager des médias avec Keepeek

options de partage de medias avec Keepeek Digital Asset Management

Que vous ayez besoin de partager un média ou une sélection de plusieurs contenus, Keepeek propose de multiples fonctionnalités qui s’adaptent aux différents cas d’usage que vous rencontrez au quotidien. Découvrez ci-dessous le récapitulatif des possibilités !

Partager des médias à l’unité

Partager une image en plein écran

Dans l’onglet ‘Diffusion’ du détail d’un média, vous pouvez choisir de partager une image en plein écran en utilisant l’option ‘lien direct vers l’image’. L’image s’affiche alors sur une page, sans fioriture. Le lien peut ensuite se désactiver automatiquement à une date que vous avez définie, ou manuellement en désactivant le partage.

Partager un média avec ses informations

Toujours dans l’onglet ‘Diffusion’ du détail d’un média, vous pouvez choisir, via le partage public, de mettre à disposition n’importe quel type de fichier (vidéo, image, document, fichier zip, audio, etc.) avec les données de sa fiche documentaire en dessous. Pour cela, utilisez l’option ‘lien direct vers le détail’. Le média s’affiche alors dans le player adapté à son type, avec en dessous les données publiques de sa fiche documentaire. Pour les vidéos, les sous-titres et chapitres sont également proposés. Comme toujours, vous pouvez désactiver cette page manuellement ou de façon automatique à une date donnée !

Partager une vidéo à consulter en ligne

Utilisez l’option ‘lien direct vers le player vidéo‘ du partage public de l’onglet ‘Diffusion’ pour partager une vidéo en plein écran. La vidéo s’affiche alors en plein écran, sans téléchargement. Vous bénéficiez de toutes les options du player : vitesse de lecture, définition de la vidéo, sous-titres et accès direct aux chapitres.

Le lien peut ensuite se désactiver automatiquement à une date que vous avez définie, ou manuellement en désactivant le partage.

Utiliser les permaliens

Dans la partie diffusion de chaque média, vous pouvez accéder aux permaliens de ses différents formats pré-générés. Ces liens, générés à l’aide de caractères aléatoires pour garantir leur imprédictibilité, permettent un accès direct et permanent à chaque format. L’avantage de ces permaliens réside dans le fait que même en cas de remplacement de fichier, ces liens sont toujours à jour sur la dernière version.

Attention, contrairement au partage public, ces liens ne sont pas désactivables, sauf à supprimer le média dans Keepeek.

Utiliser les QR Codes

Au niveau des permaliens (voir ci-dessus), chaque format propose à son niveau une icône ‘QRCode’. Elle permet de récupérer le lien sous forme de QRcode. Lorsqu’on clique dessus, le code se télécharge en local au format png.

Partager plusieurs médias

Partager un diaporama de photos

Placez jusqu’à 50 images dans un panier pour créer un diaporama épuré. Une fois dans le panier, activez le partage public. Copiez le lien accessible via l’option ‘Lien direct vers la galerie pour les images‘.

Ce lien permet d’afficher les images sous la forme d’un diaporama. Les images défilent toutes les trois secondes en affichant le titre de l’image.

Si des médias d’autres natures sont présents dans le panier (vidéos, documents, fichiers audio ou autres), ils ne seront pas inclus dans le diaporama.

Partager une playlist vidéo

Sélectionnez les vidéos à inclure dans la playlist, placez les dans un panier et activez le partage public. Choisissez l’option ‘Lien vers la playlist pour les vidéos‘. Un lien est alors généré pour afficher le player vidéo avec la première vidéo du panier. Les autres vidéos s’affichent dans un menu à droite du player. Dès qu’une vidéo est terminée, la suivante démarre.

Partager une sélection de médias avec ou sans téléchargement

Toujours via les paniers, vous pouvez activer le partage public d’une sélection de médias. En utilisant le lien ‘Lien direct vers le panier‘, vous générez une URL. Elle affiche une page avec le nom du panier et son contenu. Des options proposent d’autoriser ou non le téléchargement du contenu. Si vous possédez un portail, vous avez également l’option de générer une page à l’image de votre portail au lieu de l’interface plus sobre de l’interface d’administration.

Partager sur une page web existante

Dans les options de partage public, vous pouvez utiliser le code embed proposé au niveau du partage public d’un média seul ou d’un panier pour intégrer une image, une vidéo, une galerie ou une playlist directement au sein d’une page web.

Partager un espace de travail autour des médias

Les options présentées plus hauts permettent de mettre à disposition les médias. Les espace collaboratifs présentés ci-dessous le permettent également, mais vont plus loin. En effet, ils permettent également à d’autres utilisateurs ou invités, d’interagir avec vous. En effet, ils peuvent vous partager également des médias et collaborer via des fonctionnalités de commentaires, annotations, étiquettes, votes, etc.

Les paniers collaboratifs

A partir d’un panier, activez cette fois le partage collaboratif. Invitez d’autres utilisateurs (qu’ils aient un compte dans Keepeek ou qu’ils soient simplement invités via leur adresse email). Partagez avec eux le contenu du panier, modifier le contenu, ajouter commentaires, notes, étiquettes et votes.

Les workflows

Cliquez sur la fonction ‘Workflows‘ dans la barre du haut de l’interface d’administration. Vous pouvez ainsi créer des processus sur mesure pour gérer la création, la validation ou le traitement de vos médias. Créez les étapes nécessaires, définissez pour chaque étape les personnes concernées et les dates d’échéance de chaque étape. Les médias peuvent être ajoutés à chaque étape du workflow. Des notifications permettent à chaque interlocuteur d’être alerté lorsque le workflow atteint la ou les étapes qui le concernent.

Les tableaux

Module complémentaire du socle Keepeek, l’extension des tableaux permet de créer des espaces collaboratifs avec colonnes. Cette fonctionnalité, comme les paniers et les workflows, permet d’inviter d’autres utilisateurs (enregistrés ou invités par email) pour gérer des projets médias comme la validation de catalogues, l’editing ou l’indexation de médias.

Une problématique de partage ?

Keepeek peut vous accompagner dans la mise en place de vos bonnes pratiques pour une gestion efficace et la plus simple possible de vos médias. Contactez-nous pour échanger avec nos expert·e·s !

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Gestion contrats droits image auteur propriete oeuvres dam

Tout savoir sur les questions de droits liés aux médias

Gestion contrats droits image auteur propriete oeuvres dam

Les services marketing et communication des organisations gèrent des volumes de médias de plus en plus importants. A ces médias sont liés des droits d’auteur, mais aussi souvent des droits à l’image. Comment s’y retrouver et s’organiser pour y faire face ? 

Le droit d’auteur

Les données juridiques liées aux médias 

Gérer les droits d’auteur des contenus multimédias peut s’avérer très complexe. En effet, en fonction des types de contenus produits et des contrats signés avec les créateurs, gérer les droits peut être un vrai challenge. 

Il est nécessaire de bien renseigner les informations liées au droit de reproduction des images, vidéos et autres médias. Pour permettre aux utilisateurs de votre DAM d’utiliser les médias sans risque de litige, les conditions d’utilisation, négociées avec les créateurs, doivent être claires. Il s’agit de la durée des droits, des supports d’utilisation autorisés, ainsi que des territoires couverts par les droits. 

Indiquer le copyright correct pour permettre aux ayant-droits d’être correctement crédités est un passage obligatoire.

Un média peut également avoir plusieurs auteurs : la photo d’une oeuvre par exemple (l’auteur de l’oeuvre et l’auteur de la photo). Le DAM doit ainsi pouvoir traiter ce genre d’informations.

Pour la vidéo, c’est la même problématique. Un film peut inclure des niveaux de droits supplémentaires : outre les droits du réalisateur, on pourra également avoir par exemple, les droits de la musique utilisée (pour les spots publicitaires notamment).

Chacun de ces droits d’auteur peuvent avoir une durée, des supports et des territoires différents. Ils nécessitent alors une gestion des droits très détaillée dans le DAM. 

Droit d’auteur et user generated content (UGC)

Sur les réseaux sociaux, les influenceurs et communautés d’utilisateurs produisent eux-mêmes des contenus, souvent d’excellente qualité. Il est tentant pour les marques de vouloir utiliser ces images et vidéos. Cependant, il est nécessaire au préalable de négocier l’utilisation et l’éventuelle rémunération des auteurs

En effet, même si les auteurs des images ou vidéos les partagent publiquement sur les réseaux sociaux, ils restent titulaires des droits d’auteur. Les personnes représentées sont également titulaires des droits à l’image. Il est essentiel de passer par un accord écrit comme pour les droits d’auteur classiques. Cet accord doit préciser notamment les supports de diffusion prévus, la durée et les territoires couverts.

Le droit à l’image

Droits des personnes représentées

Le droit français indique que le photographe/vidéaste doit obtenir l’accord écrit des personnes représentées avant de diffuser leur image. Leur accord doit être précis et notamment indiquer la durée et les supports de diffusion. Un accord est également nécessaire si l’image de la personne est réutilisée dans un but différent de la première diffusion.

Il est donc nécessaire de recueillir des autorisations de droits à l’image signées par les personnes représentées.

Les salariés peuvent cependant être filmés ou photographiés dans le cadre de leur activité professionnelle, sans leur accord. C’est uniquement valable s’il n’y a pas d’exploitation commerciale du média créé. Le magazine Archimag donne dans un article des informations détaillées pour tout savoir sur le droit à l’image des personnes au travail.

Droits des mannequins

Les mannequins recrutés pour réaliser des photos ou des films ont également des droits, en général légués pour une période donnée, des territoires couverts et des supports de diffusion précis.

Il faut être vigilant car l’utilisation d’une image représentant un mannequin après l’expiration de ses droits est interdite, même si les droits d’auteur du photographe ou réalisateur sont encore valables.

Property releases

De la même manière, une ‘property release‘ doit être obtenue auprès du propriétaire d’un bien reconnaissable utilisé dans une photo ou une vidéo à usage commercial. Lorsque les images contiennent des bâtiments, monuments ou oeuvres, une property release protège contre les réclamations juridiques du propriétaire du bien.

DAM et gestion des droits

Gestion des données juridiques

Le DAM permet pour chaque asset de renseigner des données spécifiques concernant ses droits : copyright, date d’expiration des droits, supports couverts, territoires inclus, etc. Ces informations doivent être paramétrées sur mesure pour s’adapter à chaque type de contenu (notamment s’il y a plusieurs catégories de droits à gérer pour un même média) et aux spécificités des fonds multimédia gérés dans le DAM.

Par exemple, une entreprise de produits alimentaires n’aura pas les problématiques de droit à l’image d’une entreprise de textile.

La gestion des droits d’accès comme garant d’une utilisation conforme

Les DAM comme Keepeek permettent de restreindre l’accès des contenus par profil d’utilisateurs. Cela permet aux utilisateurs du DAM de ne voir que les contenus qu’ils pourront utiliser dans leurs contextes d’utilisation. Ces restrictions peuvent se faire, par exemple, sur les supports couverts, le territoire ou la date d’échéance des droits. Ces règles permettent de limiter les utilisations non autorisées des médias proposés par le DAM.

Restrictions sur les supports couverts

Il s’agit de définir des catégories d’utilisateurs selon leur usage : publicité, presse, réseaux sociaux, etc. 

Par exemple, une personne d’un service relations presse ne pourra accéder qu’à des contenus autorisés pour un usage presse. 

Restrictions sur des critères géographiques

Un autre standard est de restreindre l’accès d’utilisateurs d’un pays ou d’un continent aux seuls contenus négociés pour leur territoire

Par exemple, un utilisateur d’Argentine ne pourra rechercher et télécharger que les contenus dont les droits ont été acquis pour l’Amérique Latine. 

Restrictions sur les dates d’échéance des droits

Une bonne pratique largement répandue est d’empêcher tout accès aux médias une fois que les droits d’utilisation ont expiré. Les médias sont alors automatiquement archivés et inaccessibles pour les utilisateurs. 

Restrictions sur les statuts

Il est également possible de définir des statuts particuliers pour des catégories de médias.

Par exemple, certaines photos peuvent être ultra-confidentielles avant le lancement d’un produit phare de la marque. Il faut bien sûr que ces images puissent être accessibles par les équipes marketing pour préparer le lancement. Par contre, d’autres équipes, partenaires ou prestataires ne doivent surtout pas y avoir accès. Dans ce cas, les médias peuvent être rattachés à un statut qui les rend invisibles à la majorité des utilisateurs. Les médias basculent automatiquement dans un statut standard à l’heure exacte du reveal produit et deviennent alors accessibles à tous. 

Responsabiliser les utilisateurs

Il est toutefois recommandé de sensibiliser les utilisateurs à ces questions pour les responsabiliser dans leur utilisation des médias. 

Validation des conditions d’utilisation

Par exemple, une bonne pratique est de les amener à valider les conditions d’utilisation d’un média avant de pouvoir le télécharger. En donnant son consentement actif, la personne s’engage à utiliser le média dans la limite des usages permis. 

Notifications des médias à ne plus utiliser

Les utilisateurs qui auraient utilisé des médias dont les droits ont depuis expiré doivent être avertis qu’ils doivent cesser leur exploitation. Vous pouvez mettre en place des mécanismes de notifications automatiques. Ils permettent d’informer toutes les personnes qui ont téléchargé les médias concernés par une expiration des droits qu’ils ne doivent plus les utiliser.

Etape de validation des demandes de téléchargement

Dans certains cas, il est préférable de ne pas permettre à certaines catégories d’utilisateurs de télécharger directement les médias. Il est alors possible de mettre en place dans le DAM un système de demandes de téléchargement, adressées à des valideurs en charge de vérifier la conformité de l’usage prévu avec les droits acquis.

Ces workflows de validation sont optimisés pour faciliter le travail des valideurs qui peuvent traiter une demande de téléchargement en une minute.

Des solutions et services pour faciliter la gestion des droits 

Des solutions ou sociétés de services peuvent vous faciliter la gestion de vos droits. Voici trois exemples aujourd’hui couramment utilisés.

Applications mobiles pour les autorisations de droits à l’image

Jusqu’à récemment, il était assez fastidieux d’obtenir les accords des personnes photographiées ou filmées. Il s’agissait en général de faire signer des documents papiers. Ces autorisations, stockées à part des photos et vidéos, étaient ensuite difficilement accessibles en cas de besoin. 

Ce processus a été facilité, comme beaucoup, par l’arrivée des applications mobiles. Easy release et Model releaser permettent, depuis un smartphone, de générer des autorisations de droits à l’image pour obtenir le consentement des personnes en quelques minutes.

Les DAM permettent aujourd’hui de relier ces documents numériques directement aux photos ou vidéos représentant les personnes. Il est ainsi très simple de retrouver les justificatifs nécessaires en cas de litige. 

Plateforme de gestion des droits du user generated content (UGC) 

Des applications comme Stackla ou Taggbox proposent des fonctionnalités dédiées à l’UGC. Elles facilitent l’obtention et la gestion des droits d’auteur et droit à l’image des contenus créés par les influenceurs ou clients des marques. Elles permettent de mettre en place des workflows pour solliciter la permission des créateurs de contenus. Une fois l’accord obtenu, il est possible d’utiliser leurs médias dans des actions marketing.

Des intégrations peuvent s’opérer entre ces applications et le DAM. Par exemple, Keepeek permet de récupérer automatiquement dans le DAM les contenus négociés avec les créateurs par Stackla. 

Services de “clearance” des droits

Des sociétés se sont spécialisées dans la “clearance” des éléments de propriété intellectuelle utilisés dans des films, séries, clips, documentaires, projets audiovisuels ou spots publicitaires. Il peut s’agir d’éléments protégés par le droit des marques, le droit d’auteur, le droit à l’image ou au nom. C’est le cas par exemple de I Mediate Clearance que nous avions interviewé il y a quelques années pour obtenir leur éclairage sur les droits liés aux médias

Droits et DAM Keepeek

Keepeek peut vous accompagner dans la mise en place d’une gestion des droits efficace pour vos médias. Contactez-nous pour échanger avec nos experts et bénéficier d’une démo en ligne !

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Partenariat technologique PIM DAM Akeneo Keepeek

Keepeek devient partenaire Akeneo !

partenariat intégration pim dam Akeneo Keepeek

Plusieurs intégrations déjà réalisées

Keepeek s’est intégré à plusieurs reprises ces dernières années avec Akeneo. Cet éditeur français et leader mondial du PIM (Product Information Management) ou PXM (Product Experience Management) a récemment intégré le classement French Tech Next 40. Il était grand temps de rendre les choses plus officielles. C’est désormais chose faite avec un partenariat technologique en tant que Community Partner !

Résoudre les problématiques médias du Retail

En combinant les fonctionnalités avancées du PIM et du DAM (Digital Asset Management), l’intégration Keepeek/Akeneo permet d’adresser les grandes problématiques du secteur Retail. 

Dans son enquête mondiale B2B 2020, Akeneo a mis en lumière que la gestion des images et vidéos était une des trois principales difficultés liées à la gestion des informations produits. 39% des personnes interrogées admettent avoir du mal à gérer les contenus numériques de leurs produits (images, vidéos, pdf, etc.). Ces difficultés les empêchent de promouvoir efficacement leurs produits. 

Pour résoudre cette problématique, de plus en plus d’acteurs du retail comme Oxybul ou Renault s’équipent d’un DAM Keepeek pour

– centraliser toutes les images, vidéos, catalogues, notices et autres contenus numériques de leurs produits
– bénéficier des fonctionnalités de génération automatique de formats et de gestion des versions
– automatiser les processus d’alimentation, de validation et de diffusion de leurs contenus vers leurs plateformes eCommerce, sites web et autres canaux de diffusion. 

Une intégration qui s’appuie sur l’API Akeneo

Grâce à son équipe d’intégration, Keepeek réalise la synchronisation des données entre Keepeek et Akeneo PIM. Keepeek fournit également à Akeneo, via son API, des URLs pour les différents formats de diffusion souhaités pour chaque média (image, vidéo, etc.). 

Une mise à jour instantanée des médias sur tous les canaux de diffusion

Grâce à ce système centralisé, l’alimentation et la mise à jour des médias est simplifiée. Lorsqu’une image produit devient obsolète, elle peut être remplacée dans Keepeek. Le système la met alors à jour en temps réel sur tous les canaux de diffusion. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire. 

Vous souhaitez en savoir plus ? Téléchargez notre livre blanc PIM-DAM les frères ennemis ou contactez-nous pour en parler et bénéficier d’une démo !

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Les chef·fe·s de projet Keepeek

Comment nos clients évaluent-ils leur expérience avec les équipes Keepeek ?

L’amélioration continue fait partie de l’ADN de Keepeek. Pour nous adapter au mieux aux attentes et besoins de nos clients, nous leur demandons régulièrement un retour sur leur expérience. A la fin de chaque projet, nous leur proposons ainsi de remplir un formulaire pour connaitre leur satisfaction. Découvrez les appréciations de plus de 60 clients lors de l’année 2020, une année pas tout à fait comme les autres !

9,1/10 de satisfaction globale pour les équipes projet de Keepeek !

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Faites le rapport 2020 de votre DAM à travers 5 chiffres clés

Comme chaque année, le mois de janvier est le moment incontournable pour faire le bilan de votre DAM. Mesurez simplement le succès de votre médiathèque, brand center ou photothèque grâce aux statistiques disponibles dans Keepeek ! Pour rédiger un rapport détaillé de votre activité et définir les priorités et les axes d’amélioration pour 2021, suivez le guide !

Les chiffres essentiels

Le nombre de visites

Combien de personnes se sont connectées sur l’application en 2020 ? Ce premier chiffre global que vous pouvez extraire facilement des statistiques (avec le graphique de l’année correspondant) vous permet de mesurer l’activité. Quels sont les pics d’activité pour votre DAM ? Les utilisateurs sont-ils de plus en plus nombreux ou l’attrait du DAM est-il en train de faiblir ?

Le nombre de médias intégrés

Combien de photos, vidéos, bannières digitales, toolboxes ou documents print ont été intégrés en 2020 ? Le DAM centralise-t-il bien tous les contenus multimédias ? Y a t-il des manques, des types de médias peu présents ?

Avec la recherche avancée ou la navigation personnalisée, vous pouvez extraire en quelques secondes les imports de l’année par type de média, typologie de document, par contributeur ou tout autre regroupement pertinent pour votre activité.

Les imports de l’année sur l’application interne de Keepeek, par grandes thématiques

Le nombre de téléchargements

Les médias de votre DAM sont-ils utiles pour vos utilisateurs ? Visualiser les catégories de médias que personne ne télécharge peut vous permettre d’identifier les contenus qu’il faut peut-être arrêter de produire. Ou au contraire, si beaucoup de médias d’un certain type sont téléchargés, il faut peut être proposer un choix plus large sur le même thème.

En utilisant ou en constituant des dossiers en fonction de vos campagnes marketing, projets ou reportages, vous pouvez extraire leurs statistiques spécifiques pour identifier les projets qui ont eu le plus d’engagement.

Les habitudes de recherche

Comment vos utilisateurs effectuent leurs recherches ? Ces informations vous aide à adapter les données rattachées à vos médias. Dans le module de statistiques, en filtrant sur les modes de recherche , vous pouvez facilement voir si les utilisateurs utilisent le plan de classement, la recherche avancée ou au contraire la recherche plein texte.

Les utilisateurs passent systématiquement par le plan de classement pour trouver des médias ? Il faut sans doute passer moins de temps sur une indexation très fine des contenus. Et inversement ! S’ils recherchent plutôt avec des combinaisons de mots-clés, l’indexation doit être précise et exhaustive.

Grâce au filtre sur les recherches infructueuses, retrouvez en une seconde toutes les recherches qui n’ont ramené aucun résultat : un bon moyen de vérifier que votre indexation utilise les mêmes termes que vos utilisateurs. L’absence de réponse peut aussi signifier que des contenus manquent dans votre DAM. Cette analyse oriente vos productions de contenus nécessaires en 2021. Elle permet aussi d’ajouter des mots-clés, synonymes et autres données pour faciliter les recherches.

La qualité de l’indexation

Avec le module de recherche avancée, trouvez les médias pour lesquels il n’y a pas de valeur dans un champ précis. Repérez ainsi en une seconde tous les médias qui n’ont pas de mots-clés ou aucune légende. En fonction de la volumétrie à compléter, anticipez la planification d’une tâche pour compléter les données en 2021 !

Prévoir les besoins de 2021

Définir KPI et objectifs

Avec tous les éléments listés ci-dessus, vous allez pouvoir vous fixer des objectifs précis et définir les indicateurs pour mesurer la pertinence de vos actions ! Voici quelques propositions, à adapter bien sûr :

Objectif #1 : collecter plus de contenus. KPI : + 15% de contenus.

Objectif #2 : accroitre l’utilisation du DAM. KPI : +1000 visites par mois.

Objectif #3 : produire davantage de vidéos. KPI : + 35% de contenus vidéo.

Objectif #4 : améliorer l’indexation. KPI : 0 médias sans mots clés.

Anticiper l’évolution de l’espace de stockage

Votre espace licence dans Keepeek vous permet de vérifier où vous en êtes dans votre espace de stockage. Il est occupé à 95% ? Vous avez de grandes productions de vidéo prévues pour 2021 ? Il est peut être temps de faire le ménage sur le DAM ou de nous contacter pour augmenter l’espace alloué.

Pour libérer de l’espace, pensez à vider votre corbeille. L’extension dédoublonnage peut également vous aider à faire le tri dans vos contenus.

Mettre à jour la base utilisateurs

Profitez de ce début d’année pour faire le ménage dans votre base pour supprimer les utilisateurs obsolètes. Vous libérerez ainsi des licences utilisateurs pour de nouveaux collaborateurs, clients ou prestataires au cours de l’année.

Activer de nouvelles fonctionnalités

Grâce à l’API Keepeek, vous pouvez connecter votre DAM à d’autres outils : PIM, site web, site eCommerce ou autre. Vous pourrez alors plus facilement piloter la diffusion de vos médias et contrôler leur usage.

Si vous utilisez beaucoup d’images dans vos documents Word, Powerpoint ou Adobe, le plugin Keepeek vous simplifiera vos tâches en vous permettant d’intégrer des images directement dans vos applications.

Vous pouvez également mettre en place des tableaux Kanban collaboratifs pour simplifier le travail, notamment à distance, lors des processus de production ou de validation de contenus.

Ajoutez de nouveaux contenus grâce au module wiki intégré à Keepeek pour intégrer un Brand Center, un catalogue produit ou des pages éditoriales utiles pour vos utilisateurs.

Anticiper les pics d’activité

Si vous avez déjà de la visibilité sur la volumétrie des médias qui vont être produits ou des chantiers documentaires à lancer en 2021, vous pouvez d’ors et déjà anticiper les éventuels besoins de renfort et recruter les ressources nécessaires. Les étudiants de l’INA et de l’INTD recherchent chaque année des entreprises pour effectuer leur apprentissage. Vous pouvez également diffuser des offres d’emploi gratuitement sur le site du CEPID, spécialisé en info-doc. Keepeek propose également des prestations documentaires ponctuelles ou récurrentes pour vous épauler dans vos missions !

Vous avez à présent tous les éléments pour tirer le meilleur de votre DAM. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter une belle année 2021 !

Bonne année 2021 avec Keepeek !
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logo french tech keepeek

Keepeek continue sa progression dans les tops de la Tech française

Comme chaque année, le mois de novembre est le mois des classements annuels des acteurs de la Tech française.

Après une belle performance en 2019, Keepeek revient dans les palmarès et continue de progresser dans tous les classements !

Keepeek prend la 86e place du top 250 des éditeurs de logiciels français, dans la catégorie éditeurs horizontaux (nous étions 88e l’année dernière) édité par Syntec Numérique, EY (Ernst & Young) et Tech IN France.

Keepeek progresse de 44 places dans le French Web 500 en arrivant à la 141e place des acteurs de la French Tech.

Ces belles performances témoignent de la solidité de Keepeek après 12 ans d’existence, renforcée par l’implication de ses équipes et la fidélité d’un nombre de clients en constante augmentation.

Pour en savoir plus sur Keepeek, découvrez le processus de développement de notre solution DAM.

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keepeek digital asset management impacts 2020

Digital Asset Management : 3 impacts de 2020

Alors que plusieurs pays d’Europe entament un énième confinement, nous revenons sur l’évolution des usages constaté auprès des utilisateurs du DAM Keepeek depuis le début de la crise sanitaire. En quoi le travail à distance et le confinement ont-ils modifié l’utilisation de notre logiciel photothèque, vidéothèque ou médiathèque ?

Les impacts de 2020 sur les usages du Digital Asset Management

Baisse temporaire d’alimentation en médias 

En avril/mai 2020, les utilisateurs de Keepeek ont importé moins de médias qu’à l’ordinaire. On a pu constater une baisse d’environ 23% des imports sur notre plateforme SaaS. Les photographes et réalisateurs étant confinés, la production de nouveaux médias s’est arrêtée net pour beaucoup d’entreprises. Cependant, ce ralentissement n’a pas duré. La reprise de l’activité s’est en effet faite relativement rapidement, avec une utilisation depuis septembre/octobre redevenue équivalente à celle de janvier/février 2020.

Diffusion des vidéos de communication interne

Plusieurs de nos clients ont privilégié Keepeek pour diffuser les messages vidéos de leur direction à destination de leurs employé·e·s. En cette période d’incertitude, suivre les prises de parole régulières de la direction a été essentiel pour les salarié·e·s. Le partage public des vidéos a permis de mettre à disposition largement ces vidéos de communication interne. Les vidéos ont ainsi pu être partagées sur les intranets des entreprises. Les liens ont pu être envoyés facilement par email ou par sms, en toute confidentialité. 

Forte augmentation de l’usage des modules collaboratifs

Notre module Tableaux, qui permet d’organiser ses médias en colonnes “à la Trello”, a connu un nouvel essor à partir d’avril (+137% d’utilisations). Plusieurs de nos clients ont profité de la baisse de production pour travailler sur leurs processus de travail et mettre en place de nouveaux workflows totalement dématérialisés. Ils ont ainsi pu continuer à travailler à distance, mais en étroite collaboration. 

Les tableaux, paramétrables en quelques secondes pour un usage sur mesure, ont ainsi été déployés dans divers contextes : 

Sélection des images illustrant les pages de catalogues produits

Proposer un choix de photos pour faire la sélection à plusieurs, sur un espace de travail sécurisé s’est avéré judicieux. En effet, en utilisant un tableau pour chaque double page, le temps passé à chaque étape de la production du catalogue a été réduit de près de 50% chez l’un de nos clients.

Demande et validation des retouches

Mettre à disposition facilement les médias à retoucher. Pouvoir vérifier les fichiers retouchés au même endroit. Eviter les échanges de mails. Commenter directement sur les images et vidéos en cas de besoin. Toutes ces fonctionnalités ont permis à nos clients de continuer à avancer sur leurs projets de manière fluide, à distance.

Validation de reportages

Workflow simple et rapide, un editing des images avec trois colonnes (dépôt, images choisies et images refusées), comme celui-ci :

tableau Kanban simple de workflow d'editing de reportage photo

Un usage qui se pérennise

L’utilisation des tableaux n’a pas freiné après le premier confinement, bien au contraire. Cette nouvelle organisation du travail a même drastiquement accéléré. On a constaté chez Keepeek une augmentation de l’utilisation des tableaux de +263% à partir de juin et jusqu’à aujourd’hui, par rapport à l’utilisation déjà accrue pendant le confinement.

Parlons-en !

Et vous, avez-vous constaté des évolutions dans vos propres usages pendant cette année particulière ? Souhaiteriez-vous en discuter et partager vos expériences avec d’autres administrateurs de DAM ? Si oui, remplissez le formulaire ci-dessous et nous vous contacterons pour arranger tout ça !

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Keepeek digital asset management modele collaboratif

Amener les producteurs de médias à centraliser leurs contenus dans votre DAM

La production des contenus se décentralise. Quelle stratégie adopter pour amener les producteurs de contenus à intégrer leurs médias dans votre solution de Digital Asset Management ?

Une production de plus en plus décentralisée des contenus médias des entreprises

A l’origine, la production des contenus multimédias des entreprises incombait essentiellement aux services communication. Ceux-ci organisaient reportages photos et vidéos, commissionnaient leurs agences pour produire contenus web, print et pub. Les agences ou le service communication lui-même intégraient ensuite les contenus dans le DAM pour les diffuser. Ce modèle pyramidal historique tend à disparaître. Pour beaucoup d’entreprises, une nouvelle organisation collaborative se met en place avec de nouveaux types de contenus :

les contenus des collaborateurs

Les équipes qui sont sur le terrain prennent directement photos et vidéos, avec leurs téléphones. C’est par exemple le cas pour le secteur du BTP, où ingénieur·e·s et ouvrier·e·s documentent leur travaux sur les chantiers. C’est aussi le cas dans le cadre d’événements, au cours desquels les collaborateurs prennent des images. Ces contenus sont ensuite directement partagés sur les réseaux sociaux. 

les contenus graphiques créés en ligne via des applications

PlayPlay, Canva, Genially… les applications permettant de créer facilement infographies, vidéos, illustrations, etc. se multiplient. Il n’est plus nécessaire de faire appel à un·e graphiste ou une agence de communication. A présent, toute personne dans l’entreprise qui a besoin de créer un média peut le faire en toute autonomie et obtenir un fichier final diffusable.

le “user-generated content”

Les utilisateurs ou clients des marques produisent eux-mêmes du contenu qu’ils publient sur Instagram, Twitter, TikTok, etc. Les vacanciers se prennent en photo au bord des piscines du Club Med. Les influenceuses tournent des vidéos avec le dernier parfum Guerlain. Les blogueurs partagent des images des essais presse de la dernière Citroën… Ce contenu est une manne pour les marques, parce qu’il n’engage souvent aucun coût pour les services marketing et communication. Encore faut-il négocier les droits pour pouvoir le réutiliser… 

Des problématiques nouvelles

Ces nouveaux types de contenus créent de nouvelles problématiques pour les administrateurs de DAM : 

Qualité du contenu

Les photos et vidéos prises par téléphone ne remplissent pas forcément les critères de qualité qu’on peut retrouver dans les productions des photographes et réalisateurs professionnels. Idem pour les créations graphiques plus ou moins automatisées. Elles ne peuvent pas répondre aux mêmes exigences que celles des graphistes et designers professionnels. Communiquer avec des médias pauvres en qualité peut avoir un impact négatif sur l’image de marque de l’entreprise ou de la marque. Il faut donc s’assurer que les contenus respectent bien la charte de l’organisation.

Données liées

Les médias sont bien souvent ce qu’on appelle des contenus “muets”. Ils sont impossibles à trouver sans données associées, contrairement aux contenus texte. Sans information qualifiée ni contexte, les images deviennent inutilisables. Que faire d’une centaine de photos d’un événement, sans pouvoir identifier ni les personnes représentées dessus, ni l’événement lui-même ? Comment retrouver une illustration, au milieu de milliers d’autres médias, si elle a simplement été intégrée dans le DAM sous le nom ‘untitled.png’, sans aucune autre indication ?

Droits et conformité

Les professionnels connaissent les bases de la gestion des droits d’auteur et du droit à l’image. Lors de leurs prises de vue, ils vont penser à faire signer les autorisations nécessaires pour utiliser les images sans litige. Ils peuvent également s’arranger pour que les personnes ou lieux représentés ne soient pas identifiables. Ces automatismes ne sont pas ceux des collaborateurs lambda qui n’ont pas forcément connaissance de ces problématiques. 

Pour certains secteurs, les médias produits doivent cocher des cases supplémentaires. C’est par exemple le cas du BTP. Dans ce secteur, les photos de chantiers doivent obligatoirement montrer des ouvriers portant leurs équipements de sécurité. Aucune photo avec un·e employé·e sans casque, gants ou gilet réfléchissant ne doit être diffusée. 

Quantité

Les quantités produites sont en constante augmentation. Alors qu’on ne prenait que quelques photos d’un événement, on peut facilement se retrouver aujourd’hui avec des centaines d’images. Tous les contenus n’ont pas la même valeur. Il devient nécessaire de faire un editing des contenus qui proposent la plus grande valeur ajoutée. Tout garder n’est pas une solution pérenne : noyés au milieu des contenus inutiles, vos médias pertinents sont plus difficilement trouvables.  

Collecte

Enfin et surtout, la question de la collecte des médias se pose. Les producteurs de médias vont rarement d’eux-mêmes ajouter leurs contenus dans le DAM. Comment identifier qui produit des médias pertinents pour l’entreprise ? Que faire pour les collecter et obtenir les informations de contexte et de description ? Comment poussez les personnes ressources à contribuer à votre DAM ? 

L’enjeu de la centralisation des médias

C’est un travail de fourmi qui est demandé aux responsables DAM aujourd’hui. Il faut trouver les sources des médias produits à travers l’entreprise. Mais surtout, il faut arriver à les récolter pour les diffuser dans le DAM. Les responsables photothèques ou médiathèques doivent aller chercher les médias partout où ils se trouvent dans l’entreprise. Ils doivent communiquer avec tous les services pour savoir qui produit quels médias et pour quels usages. 

Une fois les producteurs de contenus identifiés, le plus dur reste à faire. Il faut les convaincre de prendre le temps de transmettre leurs médias AVEC les informations liées, une tâche souvent perçue comme chronophage et fastidieuse. Alors comment les convaincre ? 

6 axes pour amener les producteurs d’images, de vidéos ou d’autres contenus à centraliser leurs médias sur votre DAM

1. Simplifier les process au maximum

Plus le temps nécessaire pour intégrer des contenus sera long, moins les gens seront à même de contribuer. En simplifiant au maximum le processus, vous facilitez les contributions. Oubliez les fiches documentaires avec 15 champs à saisir : personne ne les remplira. Simplifiez au maximum, et privilégiez deux ou trois informations clés qui vous permettront ensuite de compléter l’indexation vous-mêmes. 

2. Automatiser la contribution lorsque c’est possible

Encore mieux que la contribution manuelle, privilégiez lorsque c’est possible l’intégration automatique des contenus dans votre DAM. Des scripts d’import peuvent être mis en place. Ils permettent d’intégrer dans le DAM des contenus déposés dans des répertoires ou publiés dans certaines applications. Par exemple, Keepeek s’intègre avec des applications comme Grand Shooting ou des plateformes de gestion de user generated content comme Stackla

3. Apporter de la valeur aux contributeurs

Rien de tel pour pousser les personnes ressources à contribuer que de leur montrer les avantages qu’ils peuvent apporter. Pour cela, interrogez-les sur les contenus dont eux ont besoin dans leur quotidien. En trouvant dans le DAM des contenus utiles, ils seront plus enclins à mettre leurs propres médias à disposition. Montrez-leur que le DAM est un outil qui va leur permettre de gagner du temps, pas d’en perdre !

De la même manière, essayez de récupérer le maximum de typologies de contenus différents. Pour gagner l’adhésion, il faut que les utilisateurs se disent : je cherche tel contenu, il doit être dans le DAM. Plus votre DAM sera exhaustif dans les contenus qu’il propose, plus les utilisateurs prendront l’automatisme d’aller y chercher les contenus… et plus ils auront le réflexe d’y intégrer leurs propres productions. 

4. Animer, coordonner et soutenir

Montrez que votre DAM est actif, qu’il propose de nouveaux médias régulièrement et que tout le monde y contribue. Régulièrement, envoyez des informations sur les nouveaux contenus dans une simple newsletter, par exemple. Vous pouvez aussi personnaliser la page d’accueil avec les nouveaux contenus intégrés. En voyant que le DAM est constamment enrichi, les contributeurs auront davantage envie d’améliorer l’exhaustivité du contenu disponible. 

Si certains contributeurs n’intègrent pas leurs contenus, essayez de creuser pour comprendre les causes racines. Allez les voir sur le terrain. Ils vont en général vous dire qu’ils n’ont pas le temps. Essayez d’approfondir : est-ce qu’ils savent bien comment importer dans le DAM de manière optimale ? Est-ce que l’url du DAM est facile à retrouver ? Que pourriez-vous faire pour les aider ? Est-ce qu’un simple guide d’une page pourrait régler leur problème ? Analysez leurs blocages avec bienveillance et trouvez des solutions pour leur faciliter la vie. Ils auront plus envie de vous aider si vous leur montrez que vous êtes prêt·e à les soutenir également.  

5. Valoriser et promouvoir

Pensez à vous appuyer sur des personnes moteurs. Vous trouverez toujours une ou deux personnes qui contribuent et comprennent l’intérêt du DAM : faites-en vos ambassadrices et ambassadeurs. Valorisez leurs contributions. Remerciez les devant leurs équipes et leurs managers, montrez à tous qu’ils apportent de la valeur à l’entreprise. 

Donnez des cas d’usages où un contenu a fait gagner du temps à quelqu’un ou apporté de la valeur à l’entreprise. En donnant des exemples concrets, vous arriverez plus facilement à convaincre les contributeurs d’ajouter leurs contenus. 

6. Impliquer son sponsor/sa direction

Il suffit parfois que la direction de l’entreprise ou de la communication apporte son soutien pour changer la donne. Lorsqu’un·e dirigeant·e communique sur l’importance de centraliser les contenus, appuie la démarche de partage et de capitalisation sur les médias produits, les équipes prennent davantage conscience que le DAM est un axe stratégique pour la communication de l’entreprise. 

Et vous, comment faites-vous pour convaincre vos contributeurs de charger leurs contenus dans le DAM ? Souhaiteriez-vous partager vos expériences et bonnes pratiques lors d’un atelier thématique avec d’autres administrateurs de DAM ? Si oui, remplissez le formulaire ci-dessous et nous vous contacterons pour arranger tout ça !

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Gouvernance des applications SaaS

Votre DSI sait-elle que vous utilisez Keepeek ?

Avec la généralisation des applications en SaaS, les directions informatiques ont parfois perdu un peu le contrôle des logiciels utilisés dans l’entreprise. En 2020, les DSI ne connaissent en moyenne que près de 50% des applications SaaS utilisées dans les différents services de leur société*. En effet, les métiers s’équipent de logiciels selon leurs besoins, sans nécessairement intégrer la DSI dans le choix de leurs solutions. C’est ce qu’on appelle le ‘shadow IT’ (ou Shadow SaaS pour les puristes).

Pourquoi est-il nécessaire d’informer votre DSI de vos choix logiciels ? 

Ne pas informer sa DSI peut avoir des conséquences pour le système d’information de votre entreprise. Sans centralisation des informations concernant les logiciels que vous utilisez, les applications se multiplient, sans rationalisation, sans suivi des coûts et des usages :  

– Les directions informatiques peuvent ainsi continuer à payer des solutions qui ne sont plus du tout utilisées

– Les mêmes solutions sont achetées plusieurs fois car les services n’ont pas connaissance des outils utilisés dans d’autres départements

– Les entreprises utilisent plusieurs solutions différentes pour le même usage (comme les DAM, par exemple !), freinant la communication entre les services 

– Sans regard de la DSI, les solutions utilisées ne sont pas forcément conformes au RGPD ou aux exigences de sécurité de l’entreprise et peuvent mettre en danger le système d’information. 

Comment les DSI tentent de remédier à ce problème ? 

Des solutions commencent à apparaître sur le marché pour permettre aux DSI et aux services des achats d’assurer simplement le suivi des applications en SaaS utilisées dans l’entreprise. 

Par exemple, Keepeek est depuis peu référencé sur Beamy, une plateforme de détection et d’intelligence SaaS pour les entreprises. Start-up française, Beamy propose une solution pour cartographier et piloter ses applications SaaS : 

détection automatique des solutions utilisées par les collaborateurs par une analyse comptable & de la navigation Internet

– catégorisation métier et propositions d’actions d’optimisation 

– évaluation des risques RGPD / sécurité et processus de mise en conformité

– collecte des informations auprès des éditeurs et des référents du client (sécurité, RGPD, conditions contractuelles, points de contacts etc.)

catalogue de solutions SaaS référencées par catégorie pour faciliter le choix de nouveaux outils pour la transformation digitale

– processus de gouvernance d’implémentation de nouvelles applications

Quels avantages à cartographier toutes ses applications SaaS ? 

Répertorier ses applications SaaS a de multiples avantages : 

Mutualiser les coûts

Il peut arriver que la même application soit utilisée et facturée distinctement dans plusieurs services de l’entreprise. La mutualisation du compte client peut permettre de réduire les coûts ou de faire bénéficier à tous d’un contrat cadre

Rationaliser les outils

Votre entreprise utilise trois solutions différentes pour faire plus ou moins la même chose ? Migrer vers une solution commune permettra de “désiloter” vos services. Le partage de compétences et la communication entre entités de votre entreprise seront facilités. A l’inverse, il sera plus facile de repérer les outils laissés à l’abandon et de rompre les contrats obsolètes.

Equiper plus facilement l’entreprise

Lorsqu’un besoin d’outil émerge dans une équipe, elle pourra plus facilement identifier un outil correspondant déjà utilisé dans l’entreprise. Elle pourra l’adopter plus facilement (et rapidement), en bénéficiant de l’expérience voire de l’accompagnement des services qui l’utilisent déjà.

Diminuer les risques RGPD / Sécurité

Avec le SaaS, l’éditeur porte beaucoup de responsabilité notamment sur la sécurisation de la solution et la gestion des données personnelles. La RGPD oblige les donneurs d’ordre à tenir un registre des traitements de données à jour, ce qui est très complexe avec le Shadow SaaS et les constantes mise à jour de l’écosystème SaaS.

Keepeek, une solution adaptée pour une utilisation multi-entité

Vous avez peut-être des réticences à ce que votre DSI mutualise votre application Keepeek avec d’autres entités de votre entreprise (autres marques, autres départements). Vous craignez peut-être que vos données ou médias soit modifiables par d’autres personnes. Keepeek permet de partager l’application tout en conservant l’administration étanche des contenus, données et utilisateurs. C’est ce qu’a fait Stellantis (ex groupe PSA), par exemple, en mutualisant sept marques différentes dans une seule solution Keepeek.

Alors pensez-y ! D’autres services de votre entreprise ont peut-être les mêmes problématiques de gestion de médias que vous !

Pour en savoir plus, obtenir les informations nécessaires de notre part pour votre DSI ou échanger avec nos équipes, contactez-nous.

*selon Beamy

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Dam SaaS Keepeek process production version saas

Découvrez le processus de production d’une version Keepeek en une infographie

Découvrez le processus de production d'une version Keepeek en une infographie

Toutes les trois semaines, Keepeek met en production une nouvelle version du DAM (Digital Asset Management) pour tous ses clients SaaS. De l’identification des fonctionnalités à la mise en production, découvrez en image les secrets de fabrication des nouvelles fonctionnalités Keepeek !

Processus de développement d'une version du DAM Keepeek en SaaS

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keepeek DAM traduction automatique reverso

Traduction automatique des données dans le DAM Keepeek avec Reverso

Récupérez de façon automatique la traduction de vos données directement dans les champs, grâce à une nouvelle intégration avec l’outil de traduction Reverso !

De manière complètement automatisée, Keepeek interroge Reverso pour obtenir les traductions de tout ou partie de vos champs dans une ou plusieurs langues. Les traductions sont intégrées dans le DAM, directement dans chaque champ correspondant.

Vous limitez les ressources nécessaires à l’indexation multilingue et facilitez les recherches de vos utilisateurs à l’international.

Le plus

La synchronisation des traductions dans Keepeek peut être lancée sur action manuelle au moment de l’indexation ou de manière entièrement automatique sur une fréquence à définir !

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

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Keepeek integration getty images FR

Intégration automatique des médias achetés sur Getty Images dans le DAM Keepeek

Récupérez de façon automatique les images libres de droit achetées sur Getty Images, avec leurs informations (mots-clés, légende, auteur, localisation, conditions d’utilisation, etc.), en une ou plusieurs langues.

De manière complètement automatisée, Keepeek interroge votre compte Getty toutes les heures pour obtenir les images qui viennent d’y être achetées. Elles sont intégrées dans le DAM, avec toutes les métadonnées associées qui s’ajoutent dans chaque champ correspondant.

Vous rentabilisez davantage vos investissements en achat d’art : les images achetées par un utilisateur de votre compte Getty Images peuvent être réutilisées à volonté par l’ensemble des collaborateurs qui les retrouvent directement dans le DAM.

Le plus

Toutes les nuits, un script automatique réinterroge Getty Images pour mettre à jour toutes les données qui auraient pu être modifiées sur Getty Images (ajout de mots-clés, changements dans la légende, etc.)

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

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keepeek digital asset management video replay

Avec Keepeek, vivez vos réunions… en replay

La limite des réunions à distance en temps réel

Le télétravail nous donne l’occasion de découvrir, à grande échelle, les réunions à distance grâce aux plateformes de téléconférence. Ces dernières semaines, l’usage de Teams (Microsoft), Meet (Google) ou Zoom a explosé. Ces solutions permettent de se réunir virtuellement, parfois avec de très nombreux participants.

Cette prouesse technique a cependant ses limites, notamment en termes d’organisation :

–   Les collaborateurs sont invités chaque semaine à des dizaines de réunions virtuelles. Cela rallonge souvent les dates possibles pour trouver un créneau commun.

–   Elles peuvent créer un vrai stress lorsqu’une réunion démarre en retard ou s’éternise.

–   Les participants arrivent et repartent à tout moment, parfois sans un «bonjour» ou un «au revoir», sans garantie qu’ils ont bien eu les informations importantes.

Dans de nombreux cas, les participants sont là à titre informatif. Le débat est piloté par le présentateur avec peu d’interactions.

Pour ces collaborateurs, la complexité de planification ou la fatigue d’enchainer ainsi des réunions sont disproportionnées au regard du bénéfice. En fait :

–   Ils n’ont pas besoin de participer en temps réel.

–   Ils n’ont pas besoin d’être là 100% du temps, car seules certaines parties les intéressent.

–   De toute façon ils éteignent le micro et font autre chose.

Pour ceux-là, la participation à la réunion virtuelle en temps réel n’est pas vitale, et nous proposons de la suivre en différé.

Enregistrer ses réunions, oui mais… 

Les plateformes proposent aujourd’hui l’enregistrement des réunions. L’organisateur a la possibilité de lancer un enregistrement, puis reçoit un lien pour récupérer la vidéo générée.

Ce lien peut être communiqué aux participants pour bénéficier d’un replay.

Toutefois, ces vidéos ne sont pas conservées indéfiniment, et le lien n’est pas toujours accessible. De plus, ces vidéos sont conservées dans les espaces personnels des plateformes de téléconférence. Il s’agit parfois même de comptes gratuits ou d’essai, ce qui peut s’avérer risqué.

Keepeek vous propose donc une solution simple de replay de vos réunions

Votre plateforme Keepeek devient la plateforme pour stocker ces vidéos, les organiser, et les re-diffuser indéfiniment.

Les bénéfices :

–   Vous bénéficiez de toute la puissance de Keepeek pour organiser et indexer vos réunions.

–   Grâce au moteur de recherche et aux filtres, il est très simple de retrouver les vidéos en replay. Vous pouvez même rechercher sur le titre d’un chapitre.

–   Vous permettez à n’importe quel collaborateur de créer des espaces privés pour ranger les vidéos en toute autonomie.

–   Vous bénéficiez des fonctionnalités de chapitrage pour permettre à vos utilisateurs d’accéder uniquement aux moments importants qui les intéressent.

–   Vos utilisateurs peuvent choisir la vitesse de lecture pour optimiser leur temps.

–   Vous bénéficiez du streaming auto-adaptatif, permettant à vos utilisateurs de visionner les vidéos sur ordinateur, tablette ou mobile.

–   Vous disposez de liens de partages privés ou publics activables, désactivables ou protégés par mot de passe.

–   Vous bénéficiez des statistiques de consultation des vidéos, ainsi que de la courbe d’engagement (pour constater si les visiteurs décrochent et à quel moment).

–   Vous pouvez y ajouter les sous-titres dans une ou plusieurs langues.

Comment faire ?

Si vous disposez déjà d’un espace Keepeek

Une fois la vidéo terminée, vous allez recevoir un lien par mail en provenance de la plateforme de téléconférence. Il vous est alors possible de télécharger la vidéo sur votre poste puis de l’importer dans Keepeek.

Vous pouvez l’importer dans le plan de classement pour pérenniser son stockage ou l’importer dans votre panier utilisateur pour restreindre sa diffusion à une équipe.

Deux options de partage s’offrent à vous en fonction des besoins : le partage public pour une diffusion simple et le partage collaboratif pour pouvoir échanger et commenter.

Par le partage public

Allez dans l’onglet de diffusion et activez le partage public. Vous pouvez limiter sa diffusion dans le temps et/ou protéger l’accès par mot de passe.

Vos disposez alors du lien final à diffuser auprès de votre audience.

Vos utilisateurs ont juste besoin de cliquer sur le lien pour visualiser la vidéo et bénéficier des fonctionnalités de streaming, de chapitrage, etc.

Par le partage collaboratif

Toujours dans l’onglet de diffusion, activez le partage collaboratif et invitez les personnes concernées.

Chaque personne peut alors consulter les vidéos et y apporter des commentaires, généraux ou spécifiques sur un time code précis.

Si vous ne disposez pas d’un espace Keepeek

C’est très simple à résoudre, contactez-nous pour bénéficier d’un espace de test !

Retour d’expérience du replay chez Keepeek

Chez Keepeek nous utilisons depuis 5 ans notre plateforme pour permettre à nos collaborateurs de vivre les réunions en replay.

Démonstrations produits

Nous avons commencé par les démonstrations produits qui concluent chaque sprint de développement. Ces vidéos en replay ont notamment permis à nos forces commerciales de découvrir les futures fonctionnalités, même s’ils étaient en déplacement le jour J.

Webinaires

Nous avons étendu cette pratique aux webinaires permettant à nos clients d’assister aux présentations des nouvelles fonctionnalités quand ils le souhaitent.

Veille

Ces pratiques se sont développées avec des vidéos de veille, permettant de découvrir de nouveaux produits et usages et les partager avec les équipes produits.

Communication interne

Le replay est généralisé à tous les services :

– enregistrement des écrans pour montrer un bug (avec voix off)

– enregistrement des points hebdomadaires de notre dirigeant depuis la mise en place du télétravail

– enregistrement des réunions internes (BBL, réunions d’équipes, ateliers d’amélioration continue, etc.)

Des fonctionnalités optimisées pour la vidéo

Keepeek propose de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion et la diffusion des vidéos. Contactez-nous pour bénéficier d’une démo !

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A quoi sert une solution DAM (Digital Asset Management) ?

Tout ce que qu’il faut savoir sur le Digital Asset Management : fonctionnalités, avantages, ressources et gestion au quotidien de votre photothèque, médiathèque ou vidéothèque.

Qu’est ce qu’un DAM ?

Par définition, une solution DAM permet de centraliser, d’organiser et de diffuser toutes les productions multimédias d’un service ou d’une organisation. Les solutions de Digital Asset Management sont également appelées par d’autres noms, comme photothèque, médiathèque ou media center. Un DAM permet de retrouver et consulter facilement des médias parmi un grand volume d’images, de vidéos et de documents de toutes sortes.

Aujourd’hui, ces solutions photothèque/médiathèque sont souvent enrichies de fonctionnalités plus avancées. Les DAM proposent ainsi des intégrations avec d’autres outils comme les sites eCommerce ou les PIM. Ils offrent aussi des fonctionnalités de retouche d’image, de séquençage vidéo ou encore de travail collaboratif, par exemple.

Qui utilise les solutions DAM ?

Une solution DAM est nécessaire dans une entreprise ou une institution dès qu’elle commence à produire ou utiliser un grand nombre de médias. Le besoin d’organiser les photos, vidéos et autres supports est souvent le point de départ d’un projet de DAM.

Ce sont généralement les services marketing et communication, grands consommateurs de médias, qui ont besoin d’organiser leurs médias. Ils doivent pouvoir les retrouver facilement et les partager avec leurs prestataires, filiales et clients. Tous types d’organisations les utilisent. On trouve des DAM au sein de nombreuses associations, des grandes institutions, d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. De la même manière, les collectivités locales et les organisations internationales possèdent généralement un DAM.

Qui gère le DAM dans une organisation ? 

Les responsables de DAM sont souvent des documentalistes, aujourd’hui aussi appelé·e·s media managers. Les chargé·e·s de communication peuvent également réaliser cette mission, souvent en complément de leurs missions principales. 

Une importante partie du travail d’un·e responsable de DAM est d’identifier les sources qui produisent des médias. Il s’agit ensuite de les collecter avec toutes les informations qui peuvent s’avérer utile (droits notamment) et d’organiser ces contenus. Une des tâches essentielles est la phase d’indexation. Il s’agit d’ajouter les bonnes informations qui permettront aux utilisateurs, en tapant un ou quelques mots, de retrouver immédiatement les médias dont ils ont besoin.

Il est souvent nécessaire pour ces profils d’avoir quelques notions de droits d’auteur et du droit à l’image. L’INA et l’INTD (CNAM) proposent des licences professionnelles pour ces types de poste.

A quoi sert un DAM ?

Mettre en place une solution de Digital Asset Management dans son organisation permet d’adresser les problématiques suivantes : 

Problématiques de base

centraliser tous les médias au même endroit pour permettre aux personnes qui en ont besoin d’y accéder sans perdre de temps à les chercher.

partager les médias en interne et en externe aux bonnes personnes en générant des formats adaptés à chaque usage.

– décrire les médias pour pouvoir créditer les auteurs, donner le contexte, préciser les restrictions d’utilisation, ajouter des mots clés ou les noms des personnes représentées. Cela permet ainsi de retrouver les médias facilement et de les utiliser à bon escient.

tracer l’utilisation des médias et garder le contrôle de leur usage (gestion des droits : diffusion sélective à des groupes d’utilisateurs identifiés, archivage automatique des médias dont les droits ont expirés, gestion des contrats).

Problématiques avancées

– fournir des données statistiques sur les médias (nombre de vues, de téléchargements, de partage, statistiques d’engagement).

– proposer des fonctionnalités de traitement sur les médias eux-mêmes (floutage, recadrage, séquençage, etc.).

– être disponible sous forme d’application mobile pour permettre aux personnes qui sont sur le terrain d’envoyer leurs photos ou vidéos en temps réel.

Problématiques expertes

– intégrer un brand center avec toutes les ressources d’image de marque (logos, chartes graphiques, modèles de documents, pictos, etc.).

– s’intégrer avec d’autres solutions : PIM, sites web, eCommerce, solutions Web to Print, etc.

– proposer les médias dans d’autres applications sous forme de plugin (Microsoft Office, Google Suite, logiciels Adobe, CMS, YouTube, etc.).

Que peut-on mettre dans un DAM ? 

Un DAM permet de contenir et surtout d’organiser tous types de médias :

Images

Photos produit, photos corporate ou d’événements internes, illustrations, ou infographies : toutes les images produites par ou pour votre organisation peuvent intégrer la plateforme.

Vidéos

Productions publicitaires, vidéos à destination de la presse ou des réseaux sociaux, webinaires, interviews, événements filmés, etc. Le DAM permet de consulter les vidéos directement dans l’outil et ainsi de supprimer la problématique de partage de ces fichiers volumineux.

Fichiers audio

Podcasts, interviews, signatures sonores, spots radio : ces fichiers nécessitent souvent d’être accompagnés de métadonnées pour être retrouvés.

Print

Les annonces presse et affiches peuvent être intégrées dans un DAM en pdf. Vous pouvez aussi y intégrer les sources (InDesign ou autres), pour être téléchargées et adaptées (déclinaison par langue ou pays, réactualisation, etc.) ou reliées à vos outils Web to print.

Documents

Les documents bureautique peuvent également être inclus. Ainsi, communiqués et dossiers de presse, magazines internes, dépliants, libres blancs ou autres peuvent être stockés et diffusés. Le DAM permet en général une recherche plein texte pour retrouver et lire facilement les pdf ou documents Microsoft Word ou Powerpoint.

Digital

Tous les contenus digitaux s’y intègrent également : bannières, emailings, mini-sites, configurateurs 3D, contenus pour les réseaux sociaux. Tous ces médias peuvent donc être réunis et diffusés depuis le DAM sur les canaux numériques.

Contenus d’image de marque

Logos, chartes, modèles de documents, pictogrammes, signatures, etc : le DAM peut aussi intégrer un brand center pour garantir le respect de votre marque.

Combien coûte un DAM et comment faire adhérer sa direction au projet ?

Vous êtes convaincu·e de l’intérêt de vous équiper d’un DAM ? Des éléments concrets peuvent vous permettre de le vendre en interne. Nous vous donnons tous les éléments de langage à utiliser auprès de vos décideurs ici, y compris en ce qui concerne les coûts et la rentabilité.

Combien de temps ou de ressources sont nécessaires pour gérer efficacement un DAM ? 

Le temps nécessaire est à estimer à partir du volume de médias que vous produisez ou collectez. Par conséquent, une structure qui produit peu n’aura besoin que de quelques jours par mois pour gérer son DAM. Par contre, des structures qui produisent beaucoup de contenus vont avoir plusieurs personnes dédiées à temps plein à l’indexation, la publication des médias et la gestion des utilisateurs.

Une gestion qui doit s’adapter à des pics d’activité

Le temps passé sur le DAM peut également être très variable. Par exemple, il peut y avoir très peu de contenu pendant des semaines et tout à coup, une campagne de lancement de produit ou un événement clé peuvent générer une charge de travail très importante. C’est pourquoi beaucoup d’organisations choisissent de déléguer ces tâches à des prestataires. Il existent des sociétés spécialisées qui proposent des prestations d’indexation. Leurs documentalistes interviennent à distance ou en régie en fonction des besoins. Les grands éditeurs de DAM proposent également ce genre de service. Keepeek emploie par exemple une équipe de cinq documentalistes. Ils administrent les solutions de nos clients, assurent un renfort temporaire ou régulier sur des missions d’accompagnement, de refonte, de reprise ou de support.  

Puis-je tester gratuitement un DAM pour me faire une meilleure idée ? 

Rien ne vaut la pratique ! Keepeek peut vous mettre à disposition un espace de test en quelques minutes pour voir concrètement comment fonctionne notre solution.

Et si vous préférez bénéficier d’une visite guidée, notre équipe commerciale est à votre disposition pour vous faire une démonstration du DAM Keepeek !

Article mis en avant

Un DAM oui, mais un POC d’abord !

Les avantages de faire un POC (Proof of concept) dans le cadre d’un projet DAM

Projet DAM : le POC permet de lever les risques en vérifiant les challenges techniques

Vous êtes peut-être convaincu·e de la pertinence de mettre en place une solution DAM (Digital Asset Management) dans votre organisation. Cependant, c’est un projet de grande envergure et qui va nécessiter l’implication de nombreuses personnes et services. Vous avez besoin de garanties de succès.

Comment vous assurer de choisir le meilleur partenaire logiciel pour vous accompagner ? Comment être sûr·e que votre projet ne va pas se terminer en usine à gaz qui explose le budget ?

Faites comme le Groupe Orange, La Redoute ou Valeo Service : un POC !

Qu’est-ce qu’un POC ? 

Un POC est une preuve de concept (Proof of Concept) ou démonstration de faisabilité. C’est la mise en place d’une solution, souvent incomplète et limitée à un périmètre restreint, qui permet de s’assurer que ce qu’on veut mettre en place est possible avec la solution envisagée. 

A l’origine, il s’agissait essentiellement de faisabilité technique pour s’assurer qu’on parvient bien à résoudre des problématiques techniques complexes. Aujourd’hui, l’acronyme POC peut faire l’objet d’un petit abus de langage et désigner plutôt un prototype, un projet sur un périmètre restreint, sans qu’il n’y ait toujours de grand challenge technique.

Comment se passe un POC concrètement ? 

Un POC se déroule comme un projet très court et plutôt intense, qui implique la mise en place de la solution sur un périmètre restreint. Les aspects les plus importants à valider sont identifiés et inclus de manière partielle ou complète dans le POC.

Ainsi, un POC DAM peut inclure un paramétrage documentaire, un portail peu personnalisé, une reprise partielle des données, une intégration du SSO (annuaire interne), des développements spécifiques stratégiques pour l’entreprise (la mise en place d’un CDN par exemple).

Le POC va permettre de garantir que la solution peut s’intégrer efficacement avec votre système d’information, par exemple (PIM, site web ou eCommerce, outils métiers, etc.) ou que la migration des médias et données de votre ancien système est possible.

Combien de temps dure un POC ? 

Le POC se passe sur un planning en général assez serré pour obtenir rapidement un résultat concret (entre un et six mois maximum en général).

Quelle différence par rapport à la mise à disposition d’un environnement de test ? 

Un environnement de test va vous permettre de tester les fonctionnalités, d’essayer l’outil dans des conditions réelles, à un ou plusieurs.

Un POC va plus loin : vous êtes accompagné·e par des expert·e·s à chaque étape du projet : documentaliste pour la structure documentaire, chef·fe de projet pour coordonner les acteurs, référents techniques pour l’intégration avec votre SI, etc.

Vos interlocuteurs vont étudier vos besoins, soulever des problématiques auxquelles vous n’aviez pas forcément pensé et proposer les meilleurs solutions.

Dans quels cas faut-il éviter de faire un POC ? 

Un POC n’est pas nécessaire lorsque votre projet DAM est un projet simple. Si vos besoins sont couverts par les fonctionnalités de base d’un DAM et si votre projet ne nécessite pas de développements spécifiques particuliers, il sera plus rapide, simple et économique de lancer votre projet directement, sans passer par un POC.

Ce type de stratégie n’est payant que lorsque le périmètre du DAM est vaste, avec des problématiques complexes à adresser. 

Quels sont les avantages ? 

Le POC va permettre de lever tous les risques inhérents à un projet IT d’envergure :

1. Valider le périmètre fonctionnel de votre future solution

Choisir un logiciel sur le papier, après une démo ou quelques tests ne permet pas toujours de vérifier que le logiciel choisi sera le mieux adapté à vos besoins. En mettant en place un POC, vous allez pouvoir tester les possibilités et les limites de la ou des solutions que vous avez choisies, en conditions réelles.

2. Vous assurer du sérieux de votre prestataire

Vérifiez si la méthodologie de gestion de projet du prestataire convient à votre organisation. Vos interlocuteurs sont-ils efficaces, professionnels, forces de proposition ? Le planning du POC est-il tenu ? La solution livrée est-elle conforme au résultat attendu ? 

En réalisant un POC, vous vous assurez que votre partenaire est à la hauteur pour vous accompagner dans un projet de grande ampleur. 

3. Donner des preuves de résultat à votre direction

Avec le POC, vous apportez à vos décideurs les preuves d’un résultat, certes partiel, mais concret et mesurable. Ce premier retour sur investissement va vous aider à convaincre d’engager les coûts d’un déploiement à grande échelle. 

4. Fédérer vos utilisateurs autour de votre projet 

En quelques mois, ils verront un résultat concret et commenceront à entrevoir les bénéfices qu’ils peuvent tirer d’un DAM. Ils seront alors plus enclins à soutenir le projet, participer aux ateliers de mise en place et vous fournir les médias qu’ils produisent.

5. Réajuster le périmètre de votre projet

Nous le voyons tous les jours chez Keepeek : les projets DAM peuvent changer de périmètre très rapidement. C’est grâce à nos méthodes agiles et à la souplesse de notre solution que nous parvenons à inclure de nouvelles problématiques même en milieu de projet. 

Une fois votre POC réalisé, présentez le dans votre organisation : en voyant concrètement ce que le DAM permet, d’autres services pourraient remonter des besoins similaires. Il arrive également que d’autres problématiques soient soulevées, entraînant des changements qui impactent la mise en place à grande échelle.   

6. Comparer avant de vous engager 

Si vous en avez les moyens, vous pouvez lancer un POC sur deux solutions distinctes. Cela vous permettra de comparer tous les aspects listés plus hauts : fonctionnalités, méthodologie de gestion de projet, adhésion des utilisateurs, etc. 

A l’issue de leur POC, des sociétés comme Orange, La Redoute et Valeo Service ont choisi Keepeek pour déployer leur DAM.

Etes vous prêt·e à vous lancer ? Contactez-nous pour parler de votre projet !

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Soirée Tableaux Keepeek

Soirée de lancement des tableaux : une réussite à la sauce Keepeek !

Ce 10 octobre, Keepeek a fait salle comble pour présenter en exclusivité sa nouvelle extension : les tableaux.

Une soirée conviviale sous le signe de l’innovation

Keepeek a accueilli ses clients et partenaires dans les magnifiques locaux de Claranet, à Bastille. Les participants ont pu découvrir l’outil de gestion de projet revisité à la sauce Keepeek : les tableaux ! Un outil qui permet enfin de gérer les projets de production de photos, vidéos et autres contenus marketing de manière intuitive et efficace.

C’est grâce à sa maturité sur les méthodes agiles, utilisées pour le développement du logiciel depuis 2010, que Keepeek a pu créer une solution de gestion agile performante appliquée aux médias. Les tableaux allient la conduite de projet avec toute la puissance de la gestion des médias qui fait la force du DAM Keepeek.

Partage autour des processus de travail collaboratif

Carole Marlot du Groupe Renault lors de la présentation des tableaux Keepeek

Carole Marlot, responsable de la médiathèque du Groupe Renault, a pu partager les besoins qui ont conduit Renault à choisir les tableaux Keepeek pour gérer les projets de création et validation des productions multimédias. Pour Renault, l’utilisation des tableaux Keepeek représente des gains en productivité, sécurité et traçabilité, une harmonisation des processus à l’international, via une solution simple et intuitive !

Les participants ont pu ensuite échanger avec les équipes Keepeek et confronter l’outil à leurs besoins de workflows efficaces avec leurs photographes, agences et décideurs.

Vous souhaitez avoir accès à l’enregistrement de la présentation ? contactez nous à com@keepeek.com

En savoir plus sur les tableaux

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Keepeek : le Digital Asset Management pour la vidéo

Silence ! Moteur… ça tourne !

Vous produisez des vidéos de plus en plus souvent ? Découvrez comment Keepeek peut vous faciliter leur production, leur gestion et leur diffusion !

Vos différents formats et des conversions automatiques

Gérez vos divers types de fichiers vidéo (.mov, .avi, .mp4, etc.) et créez automatiquement d’autres versions pour vos usages spécifiques de façon automatique !

Un sentiment de déjà vu ?

Keepeek détecte automatiquement dès l’import si la vidéo que vous venez d’intégrer a déjà été chargée dans l’application. Vous pouvez comparer les deux versions pour vérifier et supprimer tout doublon !

Misez sur l’accroche

L’image de prévisualisation de votre vidéo peut faire toute la différence sur l’engagement de vos utilisateurs. Avec Keepeek, vous pouvez choisir l’image au sein de la vidéo ou intégrer une image que vous avez créée à part, pour augmenter les clics !

Ça va trancher !

Depuis une vidéo dans Keepeek, vous pouvez extraire des séquences et des images fixes.  Votre vidéo peut ainsi produire plusieurs autres contenus pour s’adapter à vos usages ! Notre player vidéo permet aux utilisateurs d’accéder directement aux chapitres qui les intéressent et de ne télécharger qu’une partie de la vidéo s’ils le souhaitent.  

Un gobelet oublié dans le cadre ou autre raté de production ?

Avec Keepeek, profitez des modules collaboratifs pour faire valider vos vidéos avant leur diffusion. Vos valideurs peuvent commenter sur un time code précis de vos vidéos pour pointer des incohérences, des erreurs ou faire des remarques !

Ouvrez vous au monde entier

L’application propose plusieurs types de diffusion pour s’adapter aux usages : relations presse, réseaux sociaux, clients, partenaires… Créez des playlists vidéo ou partagez facilement vos vidéos volumineuses avec les acteurs de vos projets dans des paniers confidentiels. Intégrez vos vidéos dans vos pages web grâce au code embed et ajoutez des sous-titres en les tapant directement dans Keepeek ou en chargeant les fichiers srt ou vtt correspondants !

Obtenez des chiffres de consultation

Retrouvez facilement les vidéos les plus consultées, découvrez celles que les utilisateurs ne regardent pas jusqu’au bout, identifiez les mots-clés utilisés par les utilisateurs pour lesquels ils ne trouvent aucun contenu. Filtrez vos statistiques sur certains contenus ou certains groupes d’utilisateurs pour mieux comprendre les besoins et les usages et adapter votre DAM en conséquence !

Fort de sa démarche agile, Keepeek poursuit ses développements, pour s’adapter aux nouveaux challenges de ses utilisateurs !

Découvrez notre extension YouTube, pour piloter vos chaines sans quitter Keepeek !

Keepeek dam nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.66 de Keepeek

Des évolutions principalement dans l’API et plusieurs corrections, dans cette version !

Keepeek dam nouvelle version

Nouveautés API

Deux fonctionnalités déjà disponibles dans l’application Keepeek ont été ajoutées à l’API : 

Références non trouvées dans une recherche par liste

Lorsqu’un utilisateur réalise une recherche par liste, il sera désormais possible d’obtenir la liste des références qui n’ont pas été trouvées

Recherche dans une sélection d’élément

Une recherche peut à présent être restreinte pour être réalisée dans une sélection d’éléments. 

Connexion par SSO dans le plugin AEM

Les utilisateurs du plugin AEM pourront désormais se connecter avec leurs identifiants d’entreprise

Evolutions techniques

Evolution de sécurité

Une montée de version d’un composant (librairie VideoJS) a été réalisée. 

Evolution de performance

Une intervention au niveau des serveurs est prévue pour répartir plus efficacement la charge des traitements à l’import et au téléchargement, pour supprimer durablement les problèmes de lenteur lors de la génération des formats. 

Corrections dans l’interface d’administration

– La fonctionnalité de dédoublonnage automatique tournait inutilement lors de la création d’éléments sans médias. Ce n’est désormais plus le cas. 

– La taille des boutons de sauvegarde automatique sur les fiches des médias a été agrandie pour les rendre plus visibles. 

– Une erreur Oops a été corrigée, elle apparaissait dans certains cas de notifications sur les dossiers

– Nous avons corrigé un bug empêchant la création d’un terme candidat dans le thesaurus depuis l’édition des notices lorsqu’un terme existant finissait par la même valeur.  

– Lors de la modification d’un terme de thesaurus, en cas d’erreur (tentative de création d’un terme déjà existant, par exemple), il n’était plus possible de sauvegarder, même après avoir résolu l’erreur. Ce n’est à présent plus le cas. 

– L’affichage de la pastille du nombre de commentaires et du bouton permettant de commenter a été ajouté sur les interfaces du plan de classement en mode petite mosaïque et liste.

– Un bug d’affichage survenant après la fin de l’opération de dédoublonnage a été corrigé. Il remplaçait la vignette par une image d’erreur pour la personne qui avait fait l’import. 

– Une robustesse sur les partages de player vidéo a été ajoutée pour traiter une anomalie rare. 

Correction API

Nous avons ajouté une robustesse dans le rafraîchissement des vignettes à l’import quand la reconnaissance de visage est activée.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 24 novembre 2021. 

keepeek digital asset management nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.65 de Keepeek

keepeek digital asset management nouvelle version

Des évolutions au niveau des envois par email, des planches contact et de l’API dans cette version 4.65 !

Envoi par email dans un format express

Dans la fonctionnalité d’envoi par email, il est désormais possible de choisir de transmettre un format express (fichier original ou vignette pré-générée) au lieu d’un format personnalisé.

Envoi par email en masse

La fonctionnalité d’envoi par email était jusqu’à ce jour limitée à la page en cours. Il est désormais possible d’envoyer un contenu téléchargeable par email sur un tout un résultat de recherche (dans une limite de 5000 éléments).

Attention :

– Seuls les formats express sont alors disponibles.

– Cette fonctionnalité nécessite une activation par Keepeek. 

Contactez-nous à csm@keepeek.com pour la mettre en place. 

Gestion des langues des champs thesaurus au niveau des planches contact

Il est à présent possible de choisir la langue des champs thesaurus lors de l’export de planche-contacts.

Evolution API : demandes de téléchargement

Keepeek propose une fonctionnalité de demande de téléchargement pour adresser une sélection de médias à un·e responsable pour validation. Cette fonctionnalité est désormais disponible via l’API

Corrections interface d’administration

– nous avons corrigé un bug sur le lien des références non trouvées pour la recherche par liste. 

– La création de valeur de listes déroulantes empêche désormais la création de doublons. Elle supprime également les espaces en début ou fin de valeur.

– une montée de version d’une librairie a permis de corriger un problème de colorimétrie pour les fichiers .dng

– La fonctionnalité d’envoi par mail utilisée par les utilisateurs invités dans le partage collaboratif de panier est désormais opérationnelle.

– Une erreur survenait dans certains cas de partage public, lorsque l’utilisateur effectuait une demande de téléchargement. Nous avons résolu ce problème. 

Correction API

Keepeek a ajouté une robustesse technique pour un cas de pièces jointes sans statut.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 3 novembre 2021. 

Keepeek digital asset management nouvelle version dam

Les nouveautés de la version 4.64 de Keepeek

Keepeek digital asset management nouvelle version dam

Les développements réalisés pour cette version concernent la mise à niveau du plugin Drupal, des évolutions dans l’API, une nouvelle option de permalien vers des résultats de recherche précis et des optimisations sur la sauvegarde automatique réalisées suite à vos retours. Plusieurs anomalies mineures ont également été corrigées dans cette version !

Plugin Keepeek pour Drupal 

Mise en conformité du plugin avec la version Drupal 9

Le plugin Keepeek est désormais compatible avec la version 9 de Drupal. Si vous souhaitez acquérir une licence et installer le plugin Keepeek pour Drupal, merci de contacter votre chargé de compte. 

Connexion via SSO

Le plugin Keepeek pour Drupal permet désormais les connexions via SSO (annuaires d’entreprise). 

Accès direct à un résultat de recherche par une url prédictive

Il est possible de créer des liens vers des résultats de recherche dans l’interface d’administration en construisant l’url avec des critères de recherche. Cette fonctionnalité permet de faire un lien vers un résultat de recherche très précis comme un numéro de reportage ou un code produit (par exemple, je suis dans mon PIM et je veux intégrer un lien vers tous les médias de ce produit, en me basant sur sa référence produit). 

La mise en place de cette fonctionnalité nécessite une syntaxe particulière, merci de nous contacter à csm@keepeek.com pour qu’un membre de Keepeek vous accompagne sur ce sujet. 

Évolutions API

Exposition des liens de téléchargement des pièces jointes Azure

Notre connecteur Azure permet de joindre des fichiers stockés sur Azure à un média stocké dans Keepeek. L’API permet désormais de générer un lien de téléchargement valable 15 jours par défaut.

Capacité à augmenter la limite de téléchargement à 500

Il est maintenant possible de télécharger jusqu’à 500 médias à la fois via l’API (Attention, ce paramétrage nécessite un accord technique au préalable). 

Évolutions dans la sauvegarde automatique

Les choix de sauvegardes automatique et multilingue peuvent désormais être conservés d’une session à l’autre dans les préférences utilisateurs. Il est également possible de choisir le comportement par défaut pour tous les utilisateurs (activé par défaut ou désactivé par défaut). 

Affichage de la version de Keepeek

Les administrateurs peuvent désormais visualiser la version de Keepeek qu’ils utilisent dans la partie ‘Paramètres’ : ‘Personnalisation’. 

Inscription aux newsletters Keepeek

Les contributeurs et administrateurs peuvent à présent accéder depuis l’interface d’administration à la page d’inscription aux newsletters Keepeek pour définir plus finement les communications qu’ils souhaitent recevoir : astuces, informations de version, mise en ligne des webinaires et incidents sur la plateforme. 

Corrections dans l’interface d’administration

Erreur lors d’import en masse

Des renforcements ont été faits sur l’import en masse des petits fichiers, qui pouvaient partir en erreur. 

Liens cliquables dans les emails

Dans Outlook, certains liens inclus dans les notifications Keepeek n’étaient pas actifs, c’est désormais le cas. 

Notifications intempestives dans les tableaux

Le module des tableaux envoyait parfois des emails de notification d’activité qui n’incluaient aucune activité récente. Ce problème a été corrigé. 

Erreur 404 sur permalien lors d’un versioning d’image

Un renforcement de la gestion des permaliens lors du remplacement d’éléments a été mené pour résoudre une erreur 404.

Problème de rafraichissement dans le thésaurus

Une correction a été réalisée pour résoudre un problème d’affichage à l’ajout d’un terme de thésaurus lorsque les compteurs n’étaient pas activés. 

Ordre d’affichage des sous-statuts

Un souci de réordonnancement des sous-statuts a été corrigé. 

Erreur lors d’ajout d’un commentaire dans les workflows

Une erreur Oops lors de l’affichage des commentaires a été résolue. 

Contrôle du type MIME à l’import

La sécurité lors de l’import d’un média dans Keepeek a été renforcée avec un contrôle du type MIME. 

Problème d’affichage du compteur du nombre de séquences

Un bug d’affichage sur les compteurs de séquences d’une vidéo se produisait lorsqu’il y en avait plus de 100. c’est résolu. 

Bug d’affichage sur le volet des chapitres vidéos

Un problème d’affichage survenant lors de l’élargissement du volet de chapitres d’une vidéo a été corrigé.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 13 octobre 2021. 

Keepeek digital asset management : nouvelle version en approche !

Les nouveautés de la version 4.63 de Keepeek

Keepeek digital asset management : nouvelle version en approche !

Conformité RGPD

Plusieurs évolutions de cette version ont porté sur des développements garantissant notre conformité aux exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Opter pour les notifications à la première connexion dans l’interface d’administration Keepeek

Désormais, les nouveaux utilisateurs de Keepeek peuvent décider s’ils souhaitent activer ou désactiver les notifications automatiques de l’outil (activité dans les partages collaboratifs, expirations des droits des médias, etc.). Certaines notifications nécessaires pour l’utilisation de certaines fonctionnalités sont néanmoins conservées. 

Rendre l’acceptation des Conditions Générales d’Utilisation (CGU) plus explicite

Le consentement RGPD à la première connexion a été rendu plus explicite. Avant, cliquer sur le bouton constituait implicitement consentement. Désormais, il faut cocher une case pour expliciter ce choix, conformément à la législation en vigueur.

Se désinscrire des notifications par email

Désormais, dans les pieds de page des emails de notification automatique, il est possible de demander à se désabonner pour ne plus recevoir ces notifications par la suite.

Bandeau de cookie réajusté sur les portails utilisateurs

Le bandeau de cookie a été ajusté pour mieux respecter la forme requise par la législation. Aucun cookie utilisé par Keepeek ne requiert de consentement, car ils ne stockent pas d’informations personnelles. Ils sont toutefois désormais listés pour que vous puissiez connaître l’exhaustivité des cookies du portail et leur usage.

Corrections dans l’interface d’administration

– Dans la gestion du thesaurus, une correction a été réalisée au niveau de l’affichage des compteurs et de l’ajout d’un nouveau terme, en cas de préférence utilisateur avec compteurs activés.

– Il y avait une incohérence dans le partage des médias entre le message d’alerte sur les restrictions de téléchargement à la basse définition et les droits des utilisateurs. Ce n’est plus le cas. 

– Le glisser-déposer d’un panier à l’autre via le presse papier ne fonctionnait pas correctement, c’est à présent corrigé. 

– Dans l’écran des vignettes personnalisées, si la liste des vignettes était longue, il était impossible d’accéder à la dernière vignette créée. Ce problème a été résolu. 

Correction portails utilisateurs

Une correction a été réalisée au niveau de la recherche avancée du portail pour les champs avec suggestion qui ne ramenaient pas les mêmes résultats qu’une recherche identique dans l’interface d’administration. 

Correction plugin AEM

Au niveau du plugin AEM (Adobe Experience Manager), une robustesse a été ajoutée sur la détection du ‘colorspace’ dans le cas particulier du retaillage des images.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 22 septembre 2021. 

options gestionnaire dam

Les nouveautés de la version 4.62 de Keepeek

Nouvelle option pour la gestion des groupes dans Keepeek

Autoriser la gestion d’un groupe à tous les gestionnaires

Jusqu’à présent, un gestionnaire pouvait seulement assigner un utilisateur à un groupe qui était sous sa responsabilité. Il pourra désormais également assigner un utilisateur à d’autres groupes lorsqu’on lui en donne les droits (si la case ci-dessus est cochée).

Cela permet par exemple d’autoriser les gestionnaires de chaque entité à placer des utilisateurs dans un groupe commun à toutes les entités.

Correction API

Gestion des champs obligatoires sur les éléments en brouillon

Il n’était pas possible de valider l’indexation d’un média en brouillon lorsque tous les champs obligatoires n’étaient pas renseignés, ce qui n’est pas cohérent : un média au statut brouillon ne nécessite pas d’avoir tous ses champs obligatoires remplis.

Meilleur filtrage des métadonnées encapsulées dans les medias

Il est désormais possible d’exclure les champs non remplis d’un appel API ou au contraire de les conserver. Jusqu’à présent, certains étaient inclus tandis que d’autres n’apparaissaient pas. Le comportement de tous les champs est à présent uniformisé, avec les deux options.

Problème de droit en reconnexion automatique

Lors d’une reconnexion automatique à l’API, l’évaluation de droit échouait, et les champs de fiche n’étaient alors plus disponibles. C’est à présent corrigé.

Corrections interface d’administration

Anomalies dans le partage vers les réseaux sociaux

Plusieurs corrections liées au partage sur les réseaux sociaux sont déployées sur cette version :

– Le lien de partage public d’un élément vers les réseaux sociaux ne conservait pas les options choisies sur l’interface de paramétrage du partage.

– Le partage vers Viadeo n’étant plus possible (évolution à l’initiative de Viadeo), la possibilité de partage a été retirée.

– Le lien de partage LinkedIn à partir du player vidéo a été corrigé.

– Le lien de partage public d’un élément ou d’un panier vers Twitter a été corrigé.

– Lors de l’ajout d’une nouvelle chaîne YouTube, Keepeek sollicite YouTube afin de récupérer la chaîne de l’utilisateur. Cette chaîne doit appartenir à l’utilisateur. Si ce n’est pas le cas, ou si l’utilisateur n’a pas de chaîne YouTube, le message d’erreur n’était pas assez explicite (“Oops une erreur est survenue”). Le message est désormais plus clair : “Erreur détectée : aucune chaîne trouvée pour ce compte.”

Correctif d’un écart de police sur l’affichage des playlists vidéo

Les titres des vidéos de la playlist ne bénéficiaient pas de la même police de caractères que le titre de la vidéo principale. La police a été uniformisée pour être la même partout.

Montée de versions de plusieurs librairies javascript

Trois librairies JavaScript ont été mises à jour pour éviter toute faille de sécurité.

Problèmes de lancement de recherche de doublons

Des recherches lancées dans le module de dédoublonnage ne donnaient aucun résultat si la recherche n’était pas au préalable réinitialisée. Cette anomalie a été corrigée.

Meilleure gestion des droits lors de la détection de doublon à l’import

Lorsque l’utilisateur n’a pas les droits de suppression sur un dossier, le bouton permettant de supprimer un doublon dans la fenêtre popup de dédoublonnage n’apparait plus.

Wording dans la fenêtre de changement de statut

Un libellé apparaissant dans une fenêtre popup lors du changement de statut a été corrigé (il manquait un mot). 

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 1er septembre 2021. 

Webinaire

Le dernier webinaire (version 4.59) est à votre disposition. Contactez-nous pour obtenir l’accès direct à la vidéo (accès restreint à nos clients).

nouvelle version de Keepeek en fabrication

Les nouveautés de la version 4.61 de Keepeek

Alerter des utilisateurs : de nouvelles options 

Jusqu’à présent, la fonctionnalité Alerter les utilisateurs permettait de signaler une information aux utilisateurs ayant téléchargé, diffusé et/ou modifié un élément (exemples : fin des droits, nouveau fichier de remplacement, etc).

Cette fonctionnalité permet désormais également d’informer les utilisateurs n’ayant pas encore accédé à un contenu, en précisant les destinataires (utilisateurs et/ou groupes). Par exemple pour qu’ils ou elles soient informé·e·s que ce nouveau contenu est disponible.

Par exemple, j’ai mis en ligne un kit média pour le lancement d’un produit. Je peux faire en sorte que tous les utilisateurs du groupe ‘équipes marketing’ reçoivent une notification par email pour les informer et les guider directement vers le contenu en ligne. Pour éviter l’envoi d’emails inutiles, ils ne recevront pas de notification s’ils ont déjà consulté le contenu.

Personnalisation des couleurs des statuts

Le code couleur des statuts était jusqu’à présent restreint à trois couleurs : gris pour les statuts brouillon, vert pour les statuts publiés ou orange pour les statuts archivés. A partir de la version 4.61, il est possible de paramétrer la couleur des statuts pour mieux distinguer les différents statuts d’un même ensemble.  

Stockage : rendre ajustable les paramètres pour les formats vidéos

Il est désormais possible d’ajuster certains paramètres des formats vidéos pré-générés afin de trouver un meilleur compromis entre qualité et espace de stockage consommé. Si vous souhaitez en bénéficier, merci de nous contacter à l’adresse : csm@keepeek.com

Désactiver la détection de doublons à l’import

Il est désormais possible de désactiver la détection automatique de doublons à l’import. Si vous souhaitez désactiver cette option, merci d’envoyer votre demande à l’adresse suivante : csm@keepeek.com

Évolutions dans l’API

Exposer les droits sur les dossiers de l’utilisateur courant dans l’API

Dans l’obtention de l’arborescence du plan de classement via l’API, le niveau de droit (lecture, écriture…) de l’utilisateur courant a été ajouté.

Eléments de complétion pour les champs de type thésaurus

Il est désormais possible d’obtenir des termes suggérés issus d’un champ de type thésaurus. Ces suggestions sont des termes complets (identifiant, terme, synonymes…) du thésaurus.

Correction API

Une incohérence existait dans les facettes remontées lors d’une recherche, lorsqu’il s’agissait de champs de type thésaurus. Les synonymes y étaient intégrés, rendant les facettes inexploitables pour déclencher une nouvelle recherche.
Les synonymes ont été retirés des facettes remontées.

Corrections interface d’administration

– Correction d’un bug d’affichage lors d’ajout de termes à la racine d’un thesaurus.

– Correction pour conserver le contexte de recherche dans la navigation des recherches avancées.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 11 août 2021. 

Keepeek dam nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.60 de Keepeek

Consolidation au niveau du traitement des tâches

Les usages de la plateforme Keepeek augmentent et évoluent vers de nouvelles tendances. Depuis environ un an, la part des imports de vidéos est, par exemple, en très nette augmentation. Lors de chaque import de vidéo, Keepeek génère plusieurs formats de prévisualisation et de téléchargement. Ces traitements sont beaucoup plus lourds que des générations de formats images. 

Comme vous le savez, un nouvel ordonnanceur de tâches a été déployé progressivement en 2021 auprès de tous nos clients SaaS. La semaine dernière, notre équipe DevOps est intervenue pour augmenter significativement sa capacité afin de traiter en parallèle plus de vidéos et d’accélérer ainsi les délais d’import dans l’application ou de téléchargement des formats personnalisés générés à la volée. 

D’autres opérations de consolidation de la plateforme sont par ailleurs déjà programmées sur le deuxième semestre 2021.

Intégrer des pages externes en iFrame 

Il est désormais possible d’intégrer une série de pages web accessibles depuis la barre de menu de l’interface d’administration. L’icône et l’intitulé dans le menu sont personnalisables pour s’adapter aux besoins.

intégrer une ou plusieurs urls dans un  iframe de l'interface d'administration.

Ici, nous avons par exemple intégré le site web Keepeek en iframe dans l’interface d’administration. 

Cette fonctionnalité permet par exemple d’intégrer des tableaux de bord externes, des pages d’aide, des ressources utiles, etc. 

Ces pages sont pour l’instant uniquement accessibles aux administrateurs. Dans une future version, il sera possible de paramétrer des accès aux pages par groupes utilisateurs. 

Si vous êtes intéressé·e par cette fonctionnalité, merci de contacter votre chargé de compte ou interlocuteur/interlocutrice principal·e. 

Évolution dans l’API

Permettre la mise à jour des utilisateurs issus d’un annuaire externe

L’édition d’informations d’un utilisateur issu d’un annuaire externe est désormais possible via l’API.

Corrections interface d’administration

Problème de génération des vignettes lors d’imports via API

Nous avons ajouté une robustesse à la sauvegarde d’éléments pour resynchroniser d’éventuels problèmes sur le statut de génération des vignettes.

Champs inaccessibles en traitement par lot

Lorsqu’un titre de champ était très long, cela pouvait occasionner un problème d’affichage dans le traitement par lot, empêchant la modification des valeurs.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 21 juillet 2021. 

Webinaire

Le webinaire des versions 4.59/4.60 est en cours de fabrication. Vous recevrez prochainement un email pour vous informer de sa mise en ligne.

sauvegarde automatique au changement de fiche

Les nouveautés de la version 4.59 de Keepeek

Sauvegarde automatique au changement de fiche

Les utilisateurs de Keepeek qui ont connu la V3 attendaient cette fonctionnalité avec impatience : la sauvegarde automatique est enfin disponible ! A partir de cette version, il est possible d’enregistrer automatiquement les modifications réalisées au niveau des champs en passant à la fiche suivante (ou précédente ou en changeant d’onglet).

Pour les bases multilingues, la sauvegarde automatique n’enregistre par défaut que dans la langue courante. Il est cependant possible, via un deuxième bouton, d’activer l’enregistrement dans toutes les langues. 

Simplification des interfaces

Plusieurs évolutions de cette version visent à donner la possibilité d’épurer les interfaces pour supprimer les options qui peuvent perturber les utilisateurs occasionnels ou complexifier les processus d’alimentation.  Pour bénéficier de ces ajustements, merci de nous contacter.

Empêcher le classement de médias avec des données manquantes

Aujourd’hui, lorsque des champs obligatoires ne sont pas renseignés, les utilisateurs peuvent malgré tout déposer leurs éléments dans un dossier, en sélectionnant un statut de type “brouillon” ou “archivé” (seuls les statuts publiés sont interdits tant que les champs obligatoires ne sont pas remplis).

Désormais, il est possible d’empêcher tout dépôt dans un dossier s’il manque des données dans les champs obligatoires.

Empêcher le dépôt dans le plan de classement

Il est désormais possible d’empêcher tout contributeur d’uploader un fichier directement dans un dossier. Les contributeurs devront alors forcément utiliser leur mur des imports ou un espace collaboratif pour effectuer leur dépôt.

Il est également possible d’empêcher les imports de fichiers dans les dossiers depuis Google Drive

Désactiver la fonctionnalité de demande de classement

Il est désormais possible de désactiver la fonctionnalité de demande de classement proposée aux utilisateurs dans leur mur des imports.

Désactiver la création d’éléments vides

Pour empêcher la création d’éléments vides dans des dossiers du plan de classement, il est possible de désactiver cette fonctionnalité pour tous les utilisateurs. La création d’élément vide reste possible dans les espaces collaboratifs et le mur des imports.

Ajout de la gestion des fichiers audio .FLAC

Les fichiers audio avec l’extension .flac sont désormais des formats acceptés dans Keepeek.

Corrections API

Problème de filtre sur dossier sur une recherche d’éléments

Un filtre sur un identifiant de dossier inexistant retournait la totalité des résultats de la base. Ce problème a été corrigé. 

Impossible de consulter un élément par l’API après modification d’un champ de type liste

Ajout d’une robustesse pour gérer correctement le rendu des valeurs de liste déroulante dans l’API. 

Corrections interface d’administration

Amélioration des notifications à échéances du module de workflow

Lorsqu’une étape de workflow arrive à échéance, seuls les utilisateurs ayant accès à l’étape en cours sont notifiés (et non plus tous les utilisateurs du workflow).

Correction de sécurité

Une couche de protection de sécurité (contrôle XSS) à l’import a été ajoutée.

Notifications de paniers superflues

Une correction a été effectuée au niveau des notifications par email pour éviter d’envoyer en double certaines notifications concernant les paniers et les tableaux.

Pop-up de sous-titrage trop grande

La taille des popups de sous-titres a été ajustée afin de prendre en compte la taille d’affichage minimale de la fenêtre (1260×600 d’espace de travail, ce qui correspond à une résolution d’écran de 720p sur les navigateurs les plus utilisés). 

Robustesse sur l’affiche des libellés de la recherche avancée

Un problème de changement de langues dans plusieurs fenêtres popup de l’application a été corrigé. 

Corrections portail

Un problème de lenteur sur les portails a été corrigé. Il apparaissait lorsque les vidéos previews étaient activées. 

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 30 juin 2021. 

Webinaire

Le webinaire des versions 4.57 et 4.58 a été mis à disposition en début de semaine. Le webinaire de la version 4.59 est en cours de fabrication. Vous recevrez prochainement un email pour vous informer de sa mise en ligne.

Ecrans de Keepeek V3

Clap de fin pour Keepeek V3

Ecrans de la version 3 de Keepeek

La version 3 de Keepeek, lancée en décembre 2009 a été officiellement arrêtée le 25 mai dernier après plus de dix ans de bons et loyaux services !

Mise en place pour plus de 150 clients entre 2010 et 2016, la V3 a été progressivement remplacée par Keepeek V4, une version plus moderne, intuitive et résolument orientée vers le travail collaboratif.

Keepeek V3 a été pour beaucoup de nos clients la première expérience du DAM. A l’époque, il était plus courant de parler de ‘logiciel photothèque’ ou ‘logiciel médiathèque’ que de Digital Asset Management ! Si les interfaces paraissent aujourd’hui bien austères, la V3 fut le premier DAM français accessible via un simple navigateur et hébergé en mode SaaS. Les déploiements très simples ont permis à la V3 de conquérir rapidement de nombreux clients. Il s’agissait alors d’une petite révolution, permettant à tous les utilisateurs de travailler de n’importe quel ordinateur, sans avoir à installer un client lourd sur chaque poste de travail.

L’arrêt de la V3 nous permet à présent de nous consacrer à la plateforme V4 et de vous proposer un DAM à la pointe de la technologie pour relever vos nouveaux challenges médias !

Prochaine étape : les portails dernière génération, à découvrir fin 2021 !

Keepeek digital asset management ressources

Utilisateurs Keepeek : quelles ressources attendez-vous de votre éditeur ?

Keepeek propose à ses clients une aide en ligne directement disponible depuis l’application, un billet de version toutes les trois semaines pour annoncer les nouveautés et des webinaires accessibles en libre accès pour présenter les fonctionnalités. Avez-vous d’autres attentes, d’autres besoins ?

Aidez-nous à vous proposer une expérience plus riche en répondant à ces quelques questions !

digital asset management note d'application

Les nouveautés de la version 4.58 de Keepeek

Guidez la saisie de vos contributeurs !

Proposez des aides à la saisie pour aider vos contributeurs à remplir les données adéquates ! Keepeek permet d’ajouter une note d’application pour chaque champ, adaptée à la langue de données de l’utilisateur.

ajouter une aide à la saisie au niveau des champs

Dans l’administration des champs, il suffit de saisir les textes souhaités au niveau des champs de description, disponibles dans une ou plusieurs langues selon la structure de votre DAM : 

digital asset management : notes d'application multilingues pour la saisie des champs

Le contenu ajouté dans ‘Description’ s’affiche dans la langue de données de l’utilisateur, en passant le curseur sur l’icône d’information qui apparaît à gauche de l’intitulé du champ. L’icône d’information ne s’affiche que si une description a été ajoutée. 

Visualiser la durée des vidéos et fichiers audio sur les vignettes 

Les durées des vidéos et fichiers audio sont désormais visibles dans les mosaïques (grandes vignettes uniquement) : 

video asset management by keepeek

Evolution de sécurité des mots de passe

Lorsque vous mettez en place une politique de renouvellement de mot de passe pour vos utilisateurs, vous pouvez désormais empêcher que ceux-ci réutilisent un mot de passe parmi les X derniers déjà utilisés (X étant une valeur paramétrable).

Supprimer les champs vides dans l’export des informations

Une nouvelle option de paramétrage technique permet d’éviter d’intégrer les champs vides dans les fichiers ‘information’ des exports.

Corrections interface d’administration

Mauvaise gestion des virgules dans les champs de type URL

Les champs de type URL interprétaient mal les virgules, coupant parfois une URL en deux. Cette anomalie a été corrigée. 

Erreur d’envoi de mail si message trop long

Il arrivait qu’une erreur se produise lorsque l’on partageait un panier avec un message un peu long à l’attention des collaborateurs.

Problème de colorimétrie d’un format personnalisé

Un souci de colorimétrie pouvait se produire sur des images CMYK lors de l’export avec watermark. C’est désormais corrigé.

Désactivation du préchargement sur le player vidéo

Par défaut, le preload des vidéos est désormais désactivé pour éviter de surcharger les communications réseau sur les envois en masse de partage vidéo. 

Correction API

Problème d’accès au panier après création d’un utilisateur

Lors d’une création d’utilisateur via l’API, ce dernier ne bénéficiait pas de panier créé par défaut. Cela occasionnait une erreur lors de l’appel API de récupération des paniers. Ce problème a été corrigé.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 9 juin 2021. 

Webinaire

Le webinaire des versions 4.57 et 4.58 est en cours de finalisation. Une notification par email vous sera envoyée pour vous informer de sa mise en ligne !

integration medias tableaux keepeek

Les nouveautés de la version 4.57 de Keepeek

Nouvelles évolutions dans les tableaux !

Insérer des éléments classés dans un tableau

Plus besoin d’utiliser le presse-papier pour ajouter des éléments classés dans un tableau Keepeek ! Directement depuis le tableau, vous pouvez rechercher les éléments du plan de classement et les ajouter dans une colonne du tableau. Une nouvelle option ‘Ajouter des éléments du plan de classement’ est proposée au niveau de chaque colonne. Cette option permet d’afficher l’interface de recherche déjà disponible dans l’onglet des associations.

keepeek digital asset management evolutions recherche tableaux

Supprimer des tableaux par lot

Il est désormais possible de sélectionner plusieurs tableaux et de les supprimer par lot.

supprimer par lot des tableaux Keepeek

Attention : seuls les tableaux sur lesquels l’utilisateur a un rôle de gestionnaire peuvent être supprimés. Si le tableau a d’autres gestionnaires, ou si vous êtes seulement contributeur ou lecteur, vous avez seulement la possibilité de quitter le tableau.

Les administrateurs peuvent supprimer les tableaux par lot également, même s’ils n’y sont pas participants.

3 évolutions dans la gestion des formats personnalisés des médias

Permettre la modification des vignettes personnalisées

Il est désormais possible d’éditer les vignettes personnalisées, afin de réajuster les transformations existantes, tout en maintenant la même url.

Alerter au remplacement de fichier si présence de vignettes personnalisées

Lors du remplacement du fichier original d’un élément, l’utilisateur est désormais alerté si des vignettes personnalisées avait été créés, car celles-ci restent par défaut basées sur l’ancienne version du fichier.

Régénération automatique des vignettes personnalisées en cas de remplacement du fichier original

Lors d’un remplacement de fichier, en plus d’être désormais alerté que des vignettes personnalisées existent, l’utilisateur a la possibilité de régénérer ces vignettes. Cela permet d’assurer que toutes les vignettes personnalisées diffusées sont à jour sur la dernière version du fichier.

Cette régénération reste optionnelle car le remplacement n’est pas pertinent en cas de recadrage de l’image personnalisée, par exemple.

Corrections API

Amélioration des performances de téléchargement

Nous avons réalisé des optimisations pour améliorer les performances des téléchargements personnalisés déclenchés par l’API.

Problème de recherche avec filtre de dossiers

Une recherche avec des filtres dossiers occasionnait des impacts en termes de performance sur la plateforme. Nous avons corrigé ce problème.

Correction interface d’administration

Message d’erreur lors du téléchargement d’un chapitre

Les caractères spéciaux (accents, etc.) dans le nom de la vidéo causaient une erreur lors du téléchargement de ses chapitres. Nous avons résolu ce problème. 

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 19 mai 2021. 

Webinaire

Le webinaire de cette version est en cours de fabrication. Contactez-nous pour consulter l’historique des webinaires si vous n’y avez pas déjà accès.

keepeek digital asset management nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.56 de Keepeek

keepeek digital asset management nouvelle version

Evolution portail utilisateur

Il est désormais possible sur les portails de trier les résultats sur un critère date/heure (seul le tri par date était possible jusqu’à présent). 

Attention, contrairement à l’interface d’administration, les évolutions des portails ne sont pas appliquées automatiquement. Si cette évolution vous intéresse, vous pouvez contacter votre chargé·e de compte pour en savoir plus. 

Corrections API

Les performances de la fonctionnalité d’auto-complétion, récemment ajoutée dans l’API, ont été renforcées. 

Corrections interface d’administration

Le compteur de médias dans les colonnes des tableaux était erroné lorsque l’affichage des tableaux de tous les utilisateurs était activé. Cette anomalie a été résolue. 

La recherche par liste ne fonctionnait pas lorsque utilisée pour trouver des valeurs dans les champs de type URL/email, ce problème a été corrigé. 

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 28 avril 2021. 

Webinaire

Le dernier webinaire vous présente 4 évolutions de la version 4.55 (masquer/verrouiller des champs dans l’édition et options de recherche avancée, entre autres). Contactez-nous pour obtenir les accès.

keepeek digital asset management version

Les nouveautés de la version 4.55 de Keepeek

Masquer des champs ou les afficher en lecture seule

Il est désormais possible de définir qu’un champ ne sera pas visible ou modifiable par les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs. Dans le paramétrage du champ, des cases à cocher permettent de restreindre la visibilité et/ou la modification aux seuls administrateurs.

Nouveau widget : mes recherches avancées

Un nouveau widget peut être ajouté sur la page d’accueil de l’interface d’administration. Il permet de lister jusqu’à 10 recherches avancées enregistrées par l’utilisateur. Le nombre de résultats est directement indiqué, et l’utilisateur peut déclencher en un clic la recherche de son choix.

Pour l’ajouter sur votre page d’accueil, cliquez dans le menu sous votre nom, puis sur ‘mes informations’ et ‘widgets d’accueil’ dans le menu de gauche.

Quitter un panier collaboratif

Les collaborateurs d’un panier peuvent désormais quitter par eux-mêmes un panier qui leur avait été partagé. L’icône de corbeille apparaît désormais sur tous les paniers. Le panier reste bien entendu disponible pour les autres utilisateurs.

Téléchargement express de masse

Pour les utilisateurs ayant le droit aux opérations de masse, il est désormais possible de réaliser un téléchargement express sur tout un résultat de recherche (jusqu’à 5000 éléments).

Pouvoir définir des périodes glissantes dans la recherche avancée

Dans la recherche avancée, pour les champs de type date, un nouveau critère permet de définir une période future glissante. Par exemple, rechercher les éléments qui expireront dans les x prochains jours. Cette évolution est également intégrée dans l’API.

Corrections interface d’administration

– Problème de langue d’interface sur certaines fonctionnalités : plusieurs soucis mineurs sur la gestion de langue ont été résolus.

– Un problème a été corrigé pour l’ajout d’un groupe à un utilisateur lorsqu’il y a une durée de validité (le cas “attente d’activation” ne pouvait pas être paramétré). 

– Dans le module des workflows, le bouton d’activation/désactivation des notifications apparaissait comme dans les paniers. Il a été retiré car les notifications des workflows se déclenchent uniquement au passage d’une étape à l’autre.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 7 avril 2021.

Webinaire

Le webinaire de cette version sera disponible dans quelques jours.