Keepeek digital asset management : nouvelle version en approche !

Les nouveautés de la version 4.45 de Keepeek

La version 4.45 propose des évolutions principalement pour les administrateurs de la solution. L’évolution phare concerne la gestion désormais possible de tous les paniers par les profils administrateurs. Quelques corrections, des évolutions dans l’ergonomie des statistiques, la personnalisation des cartouches des médias et un suivi facilité des quotas complètent cette version. Découvrez en détail les évolutions de la 4.45 !

Accès des administrateurs à tous les paniers


Pour faciliter la gestion des paniers et de l’espace de stockage, l’accès à tous les paniers des utilisateurs est à présent possible pour les profils administrateurs. Un bouton sur l’écran des paniers permet aux administrateurs soit d’afficher uniquement leurs paniers, soit d’afficher les paniers de l’ensemble des utilisateurs. 

Cette évolution a plusieurs avantages, et notamment : 

– d’accéder aux paniers des ex-utilisateurs

Lorsqu’une collaboration s’arrête, il est courant que les personnes ne suppriment pas leurs paniers avant leur départ. Lorsque les paniers sont partagés en mode collaboratif, ils ne sont pas supprimés avec la suppression du compte, comme le sont les paniers personnels, mais restent disponibles pour les autres membres du panier. Les administrateurs peuvent ainsi supprimer les paniers partagés qui n’ont plus d’intérêt afin d’alléger les interfaces et de libérer l’espace de stockage correspondant. 

– de partager un panier si le créateur du panier est absent

Jusqu’à présent, seul le propriétaire du panier pouvait supprimer ou partager celui-ci en mode collaboratif ou public. Les administrateurs peuvent accéder aux paniers de tous les utilisateurs comme s’ils en étaient les propriétaires et peuvent les modifier (membres, contenu, partages, nom du panier, etc.)

– de mieux maîtriser l’espace de stockage

En cas d’espace de stockage un peu juste, les administrateurs peuvent plus facilement identifier les utilisateurs qui ont beaucoup de paniers pour leur demander de faire le ménage. 

Ajout d’une information métier dans le cartouche d’un élément

Le cartouche du média apparaît au niveau de plusieurs onglets (statut, diffusion, associations, etc.) et affiche par défaut le titre, le statut, la date de création de l’élément et quelques informations techniques sur le média. En cas de besoin, un champ supplémentaire de type texte libre ou date peut être ajouté, à définir par fiche. Si vous souhaitez en bénéficier, merci de faire la demande soit à votre chef·fe de projet, soit à notre service support.

Amélioration de l’ergonomie dans les statistiques

L’ergonomie des statistiques a été améliorée pour être plus intuitive : lorsque le système consolide les informations, un message ‘en cours de chargement’ s’affiche pour faire patienter l’utilisateur. 

Alertes espace de stockage

Les administrateurs peuvent connaître à tout moment l’espace de stockage utilisé sous le bouton ‘licence Keepeek’. A partir de cette version, un bandeau à la connexion les prévient lorsque le quota d’espace va bientôt être atteint, permettant d’intervenir avant que les imports ne soient bloqués. En complément, Keepeek suggère plusieurs actions possibles pour libérer de l’espace ou accroître le quota autorisé. 

Alertes quota utilisateurs

De la même manière, les administrateurs sont avertis lors de la connexion lorsque leurs quotas d’utilisateurs sont bientôt atteints, permettant un nettoyage des comptes utilisateurs avant blocage. 

Champ multilingue dans les planches contact

Dans le paramétrage des planches contact, il était jusqu’à présent demandé de choisir un champ dans une langue précise. A présent, il est possible de choisir le champ pour qu’il s’adapte à la langue de l’utilisateur.

Plusieurs correctifs

Quelques problèmes ont par ailleurs été résolus dans cette version : 

– augmentation du nombre limite de caractères dans les descriptions des formats

meilleure identification dans les statistiques des recherches par référence et des imports via la fonctionnalité des tableaux

– résolution d’un problème d’affichage des étiquettes dans le détail des médias

– correction d’une anomalie se produisant lors d’un export CSV des statistiques avec filtre sur les dossiers

– résolution d’un message d’erreur sur l’écran de rétention d’audience

– rétablissement de la fonctionnalité de retouche d’image pour les fichiers de format TIFF

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 9 septembre.

Démo des nouveautés

Le webinaire des dernières fonctionnalités est en cours de fabrication. Surveillez votre boite mail pour être alerté·e de sa mise en ligne.

Dam SaaS Keepeek process production version saas

Découvrez le processus de production d’une version Keepeek en une infographie

Découvrez le processus de production d'une version Keepeek en une infographie

Toutes les trois semaines, Keepeek met en production une nouvelle version du DAM (Digital Asset Management) pour tous ses clients SaaS. De l’identification des fonctionnalités à la mise en production, découvrez en image les secrets de fabrication des nouvelles fonctionnalités Keepeek !

Processus de développement d'une version du DAM Keepeek en SaaS

keepeek mise a jour elasticsearch

Les nouveautés de la version 4.44 de Keepeek

Les développements de cette version se sont focalisés sur la sécurité et la pérennité de la plateforme. Découvrez en détail les évolutions de la 4.44 !

Nouvelle version du moteur de recherche

Keepeek s’appuie sur le moteur de recherche et d’analyse Elasticsearch depuis le lancement de sa version V4 en 2016. Réputé pour ses performances, sa scalabilité et sa résilience, Elasticsearch est le moteur le plus utilisé au monde. Pour bénéficier des dernières évolutions déployées, Keepeek va réaliser une montée de version et équiper ainsi tous les clients en SaaS de la version 7 d’Elasticsearch. 

Cette mise à jour permettra par ailleurs de réaliser à nouveau des recherches croisées : lorsque vous tapez plusieurs termes dans la recherche libre, le système remontera les médias dont les termes sont présents dans les champs, même si chaque terme se trouve dans un champ différent des autres. Ce comportement n’était plus pris en compte dans la version 6 d’Elasticsearch, qui ne remontait que les médias dont les termes de recherche devaient obligatoirement se trouver tous dans le même champ.

Niveau de force minimum augmenté pour les mots de passe

Par défaut, il est désormais nécessaire d’inclure huit caractères au minimum et un caractère spécial dans les mots de passe. Les mots de passe actuels ne respectant pas cette nouvelle exigence continuent cependant de fonctionner. 

La sécurité de vos données est une des priorités de Keepeek. Des audits de sécurité sont réalisés régulièrement sur notre plateforme et permettent d’identifier les développements comme celui-ci, nécessaires pour garantir un niveau de sécurité optimal.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 19 août.

Démo des nouveautés

Les webinaires des nouvelles fonctionnalités seront de retour à la rentrée !

keepeek sso integration digital asset management

Connectez-vous à Keepeek avec vos identifiants d’entreprise

Keepeek s’intègre avec la plupart des solutions d’identification du marché. Keepeek peut se synchroniser avec votre annuaire d’entreprise. Vos utilisateurs utilisent alors le même identifiant/mot de passe pour se connecter à Keepeek qu’à leurs autres outils (boite mail, intranet, etc.).

De multiples avantages

Vous garantissez la sécurité de l’accès à vos médias. En utilisant l’annuaire interne, vous supprimez toute possibilité pour un utilisateur ne travaillant plus pour l’entreprise de se connecter au DAM Keepeek. En effet, son compte a déjà été désactivé ou supprimé par votre service RH.

Vous vous libérez de la création et gestion des comptes utilisateurs internes. Si votre SSO le permet, certaines données (le service de l’entreprise, par exemple) permettent d’attribuer automatiquement l’utilisateur à un groupe avec des droits spécifiques.

Vous faites gagner un temps précieux à vos utilisateurs. Ils accèdent en un clic au DAM au lieu d’avoir à taper des identifiants. De plus, ils n’ont plus à remplir un formulaire d’inscription : l’accès au DAM est immédiat ! Seuls les utilisateurs externes non référencés dans votre annuaire doivent faire la démarche.

Enfin, vous vous libérez des demandes d’utilisateurs ayant oublié leur identifiant ou leur mot de passe.

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

keepeek digital asset management nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.43 de Keepeek

La version 4.43 propose des évolutions concernant l’import/export des données et une nouvelle option pour optimiser les performances des fonds très volumineux

Désactivation des compteurs dans le plan de classement

Il est à présent possible de désactiver les compteurs du nombre de médias par dossier dans le plan de classement, comme il était déjà possible de le faire dans la gestion du thesaurus. Cette évolution permet d’améliorer les performances de l’affichage d’un plan de classement contenant un très grand nombre de médias (plusieurs centaines de milliers de fichiers). Si vous souhaitez désactiver vos compteurs, vous pouvez contacter notre service support.

Inclusion de champs de type texte avec mise en forme dans le fichier de données

Les champs de types ‘texte avec mise en forme’ n’étaient pas compatibles avec l’extraction des données dans le fichier information.pdf (ou .txt) qui accompagne les éléments téléchargés. C’est désormais le cas. Par souci de compatibilité, les styles de mise en forme (couleur, gras, italique…) sont toutefois retirés. Seuls les retours à la ligne sont conservés dans le fichier généré.

Gestion des caractères de langues étrangères à l’import

Lorsqu’on importe des médias contenant des accents, caractères spéciaux ou langues étrangères, le système les transformait en tirets. Les caractères sont à présent importés tels quels.

Compléments de l’API sur les statistiques

Dans sa démarche ‘API First’, Keepeek continue de renforcer son API. Pour cette version, il s’agit de permettre, via l’API, de récolter des données statistiques supplémentaires sur l’utilisation des médias, en fonction de besoins et contextes spécifiques.

Activation progressive du nouveau système de génération des formats des médias

Comme nous l’évoquions dans le billet de la version précédente, nous avons mis en place un système plus robuste et réactif pour la génération des formats des médias. 

La solution a passé avec succès la phase de beta test et est progressivement activée sur le Cloud Keepeek. Aucune action à faire de votre côté : tout est transparent pour les utilisateurs.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 29 juillet.

Démo des nouveautés

Les webinaires des nouvelles fonctionnalités seront de retour à la rentrée !

Plugin Keepeek pour Microsoft Office

Plugins Keepeek : un accès direct à vos médias depuis vos applications quotidiennes

Les plugins Keepeek permettent de rechercher et d’inclure vos médias dans vos outils du quotidien : Microsoft Office, Google Drive, Photoshop, InDesign ou Illustrator, entre autres.

Microsoft Word et Powerpoint

Le plugin Keepeek dans Microsoft Word

Votre plugin s’ouvre dans un menu à droite de votre écran et vous permet de rechercher en plein texte ou de naviguer parmi les dossiers. Un clic sur l’image vous permet de l’ajouter automatiquement dans le document ouvert, dans un format adapté pour ne pas alourdir inutilement votre document.

Adobe Creative Suite

Le plugin Keepeek dans InDesign

Vous pouvez ajouter des images dans vos documents graphiques sans va-et-vient entre Keepeek et Adobe.

Dans Photoshop et Lightroom, vous pouvez modifier vos fichiers et réimporter les images retouchées en quelques clics via le plugin. Keepeek conserve l’historique de vos versions pour traçabilité.

Google Drive

Facilitez les échanges entre Keepeek et Google Drive.

Enregistrer les médias du DAM directement dans Google Drive

Poussez vos médias vers Google Drive en déterminant le dossier de destination directement depuis Keepeek.

A l’inverse, sélectionnez les fichiers présents sur votre drive pour les intégrer directement dans le DAM :

Drupal

Le plugin permet t’intégrer des images directement sur les pages web créées à l’aide de votre CMS, en choisissant le format souhaité parmi les différentes tailles de vignettes paramétrables dans Keepeek.

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keepeek DAM traduction automatique reverso

Traduction automatique des données dans le DAM Keepeek avec Reverso

Récupérez de façon automatique la traduction de vos données directement dans les champs, grâce à une nouvelle intégration avec l’outil de traduction Reverso !

De manière complètement automatisée, Keepeek interroge Reverso pour obtenir les traductions de tout ou partie de vos champs dans une ou plusieurs langues. Les traductions sont intégrées dans le DAM, directement dans chaque champ correspondant.

Vous limitez les ressources nécessaires à l’indexation multilingue et facilitez les recherches de vos utilisateurs à l’international.

Le plus

La synchronisation des traductions dans Keepeek peut être lancée sur action manuelle au moment de l’indexation ou de manière entièrement automatique sur une fréquence à définir !

En savoir plus

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Keepeek dam nouvelle version

Les nouveautés de la version 4.42 de Keepeek

Keepeek modernise un outil clé de sa plateforme et poursuit ses développements API pour une meilleure intégration du DAM dans les systèmes d’information. Quelques évolutions mineures viennent compléter cette version dans le module des tableaux et l’historique des médias !

Evolution de l’API

Keepeek poursuit ses développements API avec des évolutions côté gestion des utilisateurs cette fois-ci. Il est à présent possible, via l’API, de réaliser une recherche exacte sur le login des fiches utilisateurs.

Optimisation de la génération des formats des médias

Depuis plusieurs mois, notre équipe R&D travaille à la mise en place d’une nouvelle technologie visant à améliorer les performances de la génération des formats des médias. Ce nouveau système, plus robuste et réactif, permettra d’optimiser le temps nécessaire pour générer les vignettes des médias lors de vos imports et les formats personnalisés au téléchargement. 

Cette solution est actuellement en beta test et sera progressivement activée sur le SaaS. Aucune action à faire de votre côté : tout est transparent pour les utilisateurs. 

Lancement des scripts dans le module des tableaux

Vous êtes de plus en plus nombreux à utiliser notre module tableaux pour organiser vos processus d’alimentation ou de validation des médias. Il est maintenant possible de lancer vos scripts personnalisés depuis l’interface des tableaux !

Actions supplémentaires intégrées dans l’historique

A partir de la version V4.42, l’historique va lister des informations supplémentaires : 

changement de dossier : l’historique liste à présent le chemin complet du dossier concerné et son identifiant au lieu de seulement indiquer le nom du dossier.

version des fichiers :

– lorsqu’on supprime une version de fichier dans l’historique des versions, l’information de suppression apparaîtra dans l’historique.

– lorsqu’on modifie la version courante depuis l’historique des versions, le changement de version courante sera également listé dans l’historique.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 8 juillet !

Démo des nouveautés

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Keepeek integration getty images FR

Intégration automatique des médias achetés sur Getty Images dans le DAM Keepeek

Récupérez de façon automatique les images libres de droit achetées sur Getty Images, avec leurs informations (mots-clés, légende, auteur, localisation, conditions d’utilisation, etc.), en une ou plusieurs langues.

De manière complètement automatisée, Keepeek interroge votre compte Getty toutes les heures pour obtenir les images qui viennent d’y être achetées. Elles sont intégrées dans le DAM, avec toutes les métadonnées associées qui s’ajoutent dans chaque champ correspondant.

Vous rentabilisez davantage vos investissements en achat d’art : les images achetées par un utilisateur de votre compte Getty Images peuvent être réutilisées à volonté par l’ensemble des collaborateurs qui les retrouvent directement dans le DAM.

Le plus

Toutes les nuits, un script automatique réinterroge Getty Images pour mettre à jour toutes les données qui auraient pu être modifiées sur Getty Images (ajout de mots-clés, changements dans la légende, etc.)

En savoir plus

Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

Les nouveautés de la version 4.41 de Keepeek

Découvrez une nouvelle fonctionnalité : le comparateur de versions pour les images et les vidéos ! La mise à jour propose également des nouveautés autour des statistiques : accès pour les contributeurs et rétention d’audience des vidéos.

Comparateur de versions

Dans l’onglet Commentaires d’un élément, vous pouvez à présent comparer les deux dernières versions d’une même image ou d’une vidéo

Cette fonctionnalité est idéale pour vérifier des corrections ou demandes de retouche sur une image ou une vidéo en comparant le média avant et après sur le même écran !

Pour les images, vous gardez la possibilité de zoomer sur chacune des deux images et d’annoter les zones de la dernière version. 

Pour les vidéos, vous pouvez lire les deux versions en parallèle :

Comme pour les images, les fonctions de commentaires, notamment sur time codes restent accessibles sur la version principale.

Statistiques dans le détail du média

L’accès aux statistiques des médias n’est plus limité aux administrateurs ! Les contributeurs peuvent à présent accéder aux statistiques des éléments sur lesquels ils ont un droit d’écriture. Un nouvel onglet apparaît pour donner accès aux données statistiques de chaque élément. 

L’interface permet de filtrer sur les groupes utilisateurs, une période donnée et/ou une interface spécifique !

Statistiques de rétention d’audience

Dans les statistiques de chaque vidéo, vous pouvez visualiser la courbe de rétention de votre audience, c’est à dire le nombre de consultations à chaque instant de la vidéo. Ces statistiques permettent de savoir à quel moment vos utilisateurs décrochent et arrêtent de visionner la vidéo ou s’ils en sautent une partie. 

Sur l’exemple ci-dessous, on peut constater qu’un chapitre de notre webinaire, qui commence à 3”30, a rencontré plus de succès auprès de nos utilisateurs : 

Un clic sur un marqueur du graphique permet de positionner le lecteur vidéo affiché en dessous au moment correspondant au marqueur. Cela permet de visualiser facilement le moment de la vidéo qui correspond à la donnée statistique. 

Rechercher et filtrer dans les workflows

Après les paniers dans la version précédente, ce sont les workflows qui bénéficient cette fois-ci des fonctionnalités de recherche : filtrez sur les éléments classés/non classés, sur des données des champs ou le type de médias directement dans les étapes de vos workflows !

Evolutions API

Les options de recherche dans les paniers et workflows sont également accessibles depuis l’API.

Evolutions mineures des portails

Quelques évolutions ont été réalisées pour les portails utilisateurs Keepeek :

– possibilité d’avoir plusieurs champs sous la vignette des médias dans la vue panier

– bouton de partage désormais disponible depuis la vue tuile

– url spécifiques générées pour les articles

Attention ! Contrairement aux évolutions de l’interface d’administration, les évolutions des portails ne sont pas automatiques. Contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 17 juin !

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Nouveau, dans la version 4.40 de Keepeek

Recherche et indexation : ces deux piliers du DAM continuent d’être renforcés dans cette nouvelle version Keepeek !

Rechercher et filtrer dans les paniers

Toutes les fonctionnalités de recherche sont à présent disponibles dans les paniers ! Trouvez facilement à l’intérieur d’un panier tous les médias dont vous avez besoin grâce à la recherche libre et l’auto-complétion. Vous pouvez également utiliser les filtres pour limiter vos résultats par statut, type de média, étiquette ou valeurs des champs.

Le plus : dans le filtre des statuts, vous pouvez également filtrer pour isoler tous les médias classés, ou au contraire non classés, présents dans votre panier ! Idéal pour s’assurer que tous les médias ont bien été rangés dans le plan de classement avant d’archiver ou de supprimer un panier.

Modifier par lot les champs de texte avec mise en forme

Les champs de type texte avec mise en forme permettent de proposer des textes élaborés avec des paragraphes, des termes surlignés, en gras, intégrant des liens, des puces, etc. Ce type de champ n’était pas éligible au traitement par lot, ce qui limitait son utilisation. A présent, il est possible de modifier ce type de champ lors des opérations de traitement par lot.

Remplacer par lot une chaîne de caractère n’importe où dans un champ texte

Grâce à cette nouvelle option du traitement par lot, vous pouvez remplacer une chaîne de caractères dans un champ texte sans écraser le reste du contenu.

Par exemple, cinq légendes différentes contiennent le nom d’une personne. Ce nom a été par erreur mal orthographié. Vous pourrez, à partir de mercredi, le corriger sur toutes les légendes en une seule opération, sans altérer le reste du texte des différentes légendes.

Vous pouvez indiquer au préalable si la modification doit ignorer la casse ou non : si la casse est respectée, le ou les termes à remplacer devront être exactement écrits comme indiqués dans la cellule initiale.

Date de disponibilité de la version

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 27 mai !

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keepeek digital asset management video replay

Avec Keepeek, vivez vos réunions… en replay

La limite des réunions à distance en temps réel

Le télétravail nous donne l’occasion de découvrir, à grande échelle, les réunions à distance grâce aux plateformes de téléconférence. Ces dernières semaines, l’usage de Teams (Microsoft), Meet (Google) ou Zoom a explosé. Ces solutions permettent de se réunir virtuellement, parfois avec de très nombreux participants.

Cette prouesse technique a cependant ses limites, notamment en termes d’organisation :

–   Les collaborateurs sont invités chaque semaine à des dizaines de réunions virtuelles. Cela rallonge souvent les dates possibles pour trouver un créneau commun.

–   Elles peuvent créer un vrai stress lorsqu’une réunion démarre en retard ou s’éternise.

–   Les participants arrivent et repartent à tout moment, parfois sans un «bonjour» ou un «au revoir», sans garantie qu’ils ont bien eu les informations importantes.

Dans de nombreux cas, les participants sont là à titre informatif. Le débat est piloté par le présentateur avec peu d’interactions.

Pour ces collaborateurs, la complexité de planification ou la fatigue d’enchainer ainsi des réunions sont disproportionnées au regard du bénéfice. En fait :

–   Ils n’ont pas besoin de participer en temps réel.

–   Ils n’ont pas besoin d’être là 100% du temps, car seules certaines parties les intéressent.

–   De toute façon ils éteignent le micro et font autre chose.

Pour ceux-là, la participation à la réunion virtuelle en temps réel n’est pas vitale, et nous proposons de la suivre en différé.

Enregistrer ses réunions, oui mais… 

Les plateformes proposent aujourd’hui l’enregistrement des réunions. L’organisateur a la possibilité de lancer un enregistrement, puis reçoit un lien pour récupérer la vidéo générée.

Ce lien peut être communiqué aux participants pour bénéficier d’un replay.

Toutefois, ces vidéos ne sont pas conservées indéfiniment, et le lien n’est pas toujours accessible. De plus, ces vidéos sont conservées dans les espaces personnels des plateformes de téléconférence. Il s’agit parfois même de comptes gratuits ou d’essai, ce qui peut s’avérer risqué.

Keepeek vous propose donc une solution simple de replay de vos réunions

Votre plateforme Keepeek devient la plateforme pour stocker ces vidéos, les organiser, et les re-diffuser indéfiniment.

Les bénéfices :

–   Vous bénéficiez de toute la puissance de Keepeek pour organiser et indexer vos réunions.

–   Grâce au moteur de recherche et aux filtres, il est très simple de retrouver les vidéos en replay. Vous pouvez même rechercher sur le titre d’un chapitre.

–   Vous permettez à n’importe quel collaborateur de créer des espaces privés pour ranger les vidéos en toute autonomie.

–   Vous bénéficiez des fonctionnalités de chapitrage pour permettre à vos utilisateurs d’accéder uniquement aux moments importants qui les intéressent.

–   Vos utilisateurs peuvent choisir la vitesse de lecture pour optimiser leur temps.

–   Vous bénéficiez du streaming auto-adaptatif, permettant à vos utilisateurs de visionner les vidéos sur ordinateur, tablette ou mobile.

–   Vous disposez de liens de partages privés ou publics activables, désactivables ou protégés par mot de passe.

–   Vous bénéficiez des statistiques de consultation des vidéos, ainsi que de la courbe d’engagement (pour constater si les visiteurs décrochent et à quel moment).

–   Vous pouvez y ajouter les sous-titres dans une ou plusieurs langues.

Comment faire ?

Si vous disposez déjà d’un espace Keepeek

Une fois la vidéo terminée, vous allez recevoir un lien par mail en provenance de la plateforme de téléconférence. Il vous est alors possible de télécharger la vidéo sur votre poste puis de l’importer dans Keepeek.

Vous pouvez l’importer dans le plan de classement pour pérenniser son stockage ou l’importer dans votre panier utilisateur pour restreindre sa diffusion à une équipe.

Deux options de partage s’offrent à vous en fonction des besoins : le partage public pour une diffusion simple et le partage collaboratif pour pouvoir échanger et commenter.

Par le partage public

Allez dans l’onglet de diffusion et activez le partage public. Vous pouvez limiter sa diffusion dans le temps et/ou protéger l’accès par mot de passe.

Vos disposez alors du lien final à diffuser auprès de votre audience.

Vos utilisateurs ont juste besoin de cliquer sur le lien pour visualiser la vidéo et bénéficier des fonctionnalités de streaming, de chapitrage, etc.

Par le partage collaboratif

Toujours dans l’onglet de diffusion, activez le partage collaboratif et invitez les personnes concernées.

Chaque personne peut alors consulter les vidéos et y apporter des commentaires, généraux ou spécifiques sur un time code précis.

Si vous ne disposez pas d’un espace Keepeek

C’est très simple à résoudre, contactez-nous pour bénéficier d’un espace de test !

Retour d’expérience du replay chez Keepeek

Chez Keepeek nous utilisons depuis 5 ans notre plateforme pour permettre à nos collaborateurs de vivre les réunions en replay.

Démonstrations produits

Nous avons commencé par les démonstrations produits qui concluent chaque sprint de développement. Ces vidéos en replay ont notamment permis à nos forces commerciales de découvrir les futures fonctionnalités, même s’ils étaient en déplacement le jour J.

Webinaires

Nous avons étendu cette pratique aux webinaires permettant à nos clients d’assister aux présentations des nouvelles fonctionnalités quand ils le souhaitent.

Veille

Ces pratiques se sont développées avec des vidéos de veille, permettant de découvrir de nouveaux produits et usages et les partager avec les équipes produits.

Communication interne

Le replay est généralisé à tous les services :

– enregistrement des écrans pour montrer un bug (avec voix off)

– enregistrement des points hebdomadaires de notre dirigeant depuis la mise en place du télétravail

– enregistrement des réunions internes (BBL, réunions d’équipes, ateliers d’amélioration continue, etc.)

Des fonctionnalités optimisées pour la vidéo

Keepeek propose de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion et la diffusion des vidéos. Contactez-nous pour bénéficier d’une démo !

Les nouveautés de la version 4.39 de Keepeek

Ce mois-ci dans la nouvelle version, découvrez des compléments pour l’extension YouTube et des améliorations au niveau de l’API.

Envoyer une couverture de vidéo YouTube

Pour mieux automatiser la publication de vos vidéos sur YouTube depuis Keepeek, une nouvelle option vous est proposée. Vous pouviez déjà envoyer votre vidéo sur votre chaîne YouTube directement depuis Keepeek, en y ajoutant les informations présentes dans vos champs. A présent, il est également possible d’envoyer à YouTube la miniature de votre vidéo, c’est à dire l’image de prévisualisation de la vidéo que vous avez choisie dans Keepeek !

Notifier ses abonnés YouTube

Lorque vous chargez une vidéo dans YouTube depuis Keepeek, vous avez maintenant la possibilité de notifier tous les abonnés de votre chaîne de la publication de votre vidéo.

Vous n’avez pas encore l’extension YouTube ? Contactez-nous pour en bénéficier !

Performances de l’API

Les performances de L’API ont été optimisées pour permettre d’appeler les éléments associés aux médias de manière beaucoup plus efficace, l’occasion d’améliorer les temps de réponse dans vos applications intégrées avec Keepeek !

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 6 mai !

Démo des nouveautés

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Reprise de donnees digital asset management keepeek

Comment les objectifs d’un DAM influent-ils sur la reprise de l’existant ?

Comment aborder la reprise de l’existant ?

Lors de la mise en place d’un DAM ou l’intégration d’un nouveau type de contenu dans un DAM déjà en place, la question de la reprise de l’existant est inéluctable. Les médias à récupérer peuvent provenir d’une autre solution de type DAM, de répertoires de fichiers, de disques durs externes ou encore de drives. Ces médias peuvent être accompagnés d’informations (date, description, etc.) qui doivent absolument être récupérées sous peine de perdre tout contexte et valeur des médias.

Cette phase de migration est un challenge technique, avec parfois des délais très serrés. Pour l’appréhender dans de bonnes conditions, il est nécessaire de bien avoir en tête les objectifs de son DAM. A qui s’adresse-t-il ? Pour quels usages ? en fonction des réponses, la reprise de vos médias préexistants ne sera pas la même. Définir les objectifs de votre DAM va vous permettre de privilégier la meilleure stratégie de reprise.

Quels objectifs pour un projet DAM ?

Plusieurs problématiques poussent les organisations à s’équiper d’un DAM ou à ajouter un type de contenu jusque là absent du DAM. Ces problématiques s’articulent autour de trois grands usages du DAM : 

1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation

2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation

3. Automatiser la diffusion multicanale des médias

En fonction de chacun de ces objectifs, la reprise devra s’adapter : 

1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation

Pour beaucoup d’entreprises, l’objectif est de centraliser tous les médias produits par leurs équipes communication et marketing. Il est en effet nécessaire de donner un accès unique aux contenus pour garantir l’utilisation de médias validés par l’organisation. Le but est ainsi de faciliter la circulation des images, vidéos, contenus print ou web. Ces fichiers sont mis à disposition de communautés d’utilisateurs définis. Il faut pouvoir organiser les contenus produits quotidiennement. On doit pouvoir les retrouver facilement et les réutiliser dans un objectif de capitalisation des médias produits.

Si l’objectif de votre DAM est de centraliser et partager des médias validés, la reprise des données devra s’attacher à identifier, collecter et intégrer tous les contenus d’actualité. Il faudra s’assurer de bien récupérer les informations de droits des médias : dates de début et fin des droits, copyrights, territoires et supports couverts par les droits, etc. Ces informations juridiques sont essentielles pour garantir des usages conformes. Ce type de reprise doit se faire de façon efficace : les médias ont une durée de vie souvent assez courte. Leur mise à disposition via le DAM doit se faire dans les meilleurs délais. 

2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation

La conservation des médias qui ne sont plus d’actualité est aussi un enjeu pour beaucoup d’entreprises. L’objectif est alors de constituer des archives patrimoniales multimédias exploitables. La tendance du storytelling pousse les marques à se réapproprier les contenus anciens. Les entreprises commencent à mieux prendre en compte la valeur de leur patrimoine iconographique, audiovisuel et publicitaire. L’archivage sur disques durs externes au fond d’une armoire n’est alors plus une option.

Si l’objectif de votre DAM est la conservation du patrimoine multimédia, alors la reprise de données nécessitera une vraie préparation. La volumétrie des fonds peut atteindre plusieurs téraoctets de données, surtout si le fonds vidéo est conséquent. Le réflexe est souvent de vouloir tout intégrer, au risque d’obtenir dans son DAM : 

– des médias de faible qualité, inexploitables, même en format web 

– des médias fantômes : des éléments pour lesquels il n’y a aucune information. Sans provenance, sans contexte, les médias perdent toute valeur.

– des médias doublons : la même image pourra être intégrée plusieurs fois dans des formats, versions ou tailles différentes. Ces doublons polluent les recherches et rendent les utilisateurs perplexes.

Pour être une réussite, la reprise devra alors nécessairement passer par un inventaire des contenus et des données associées, ainsi qu’une phase de tri. Heureusement, les délais de reprise peuvent être plus longs que pour la reprise d’un fonds d’actualité.

3. Automatiser la diffusion multicanale des médias

Pour d’autres entreprises, l’enjeu de la mise en place du DAM se situe dans sa capacité à s’intégrer avec le système d’information. De la création à la diffusion, le circuit du média doit être au maximum automatisé. Le DAM doit communiquer avec les autres outils : PIM, MDM, plateforme eCommerce, CMS des sites web. Toutes les applications doivent pouvoir s’inter-alimenter en données et médias. 

Si l’objectif de votre DAM est d’automatiser la diffusion de vos médias, la reprise devra avant tout s’assurer de l’homogénéité des médias. Ils devront être conformes en termes de :

– qualité technique : pour un affichage optimal, 

– qualité artistique : cadrage, détourage, angle de prise de vue, etc. 

– validité : proposer le packaging actuel d’un produit, et non celui de l’année dernière, 

– données : proposer le média qui correspond bien aux données affichées (comme une fiche produit, par exemple).

Les médias obsolètes seront en général exclus du périmètre de la reprise, ou intégrés dans un second temps pour en conserver l’historique. 

Des usages multiples

Il n’est pas exclu que votre projet combine deux, voire trois, des usages listés ci-dessus. Dans ce cas là, il est courant de réaliser une reprise en plusieurs étapes. Les médias dont la mise à disposition représente le plus d’enjeux seront repris en priorité.

Dans le cadre d’un projet DAM avec Keepeek, la phase de reprise est anticipée dès le stade d’avant-vente. Des ateliers dédiés permettent de cadrer le périmètre et de lever tous les obstacles.

Au gré de nombreuses reprises de contenus, nos équipes ont affiné un processus de reprise performant, de la phase d’audit jusqu’aux tests de vérification. Des fonctionnalités permettent également de “nettoyer” ses contenus après la reprise, comme notre module de dédoublonnage.


Vous avez un projet DAM qui intègre une reprise de données ? Parlons-en !

chrome edge firefox digital asset management

Quel navigateur pour utiliser Keepeek ?

Le choix du navigateur pour l’utilisation d’applications SaaS telles que Keepeek peut avoir un impact non négligeable sur la productivité. En effet, une seconde perdue à chaque opération peut s’avérer avoir fait perdre un temps précieux à la fin de la journée.

Google Chrome est depuis plusieurs années une valeur sûre pour utiliser efficacement Keepeek. Il reste le navigateur le plus courant auprès de nos utilisateurs (49,5% des utilisateurs dans l’interface d’administration). Firefox (30% des utilisateurs de Keepeek) est également conseillé. S’il a des performances légèrement inférieures à Google Chrome, il a pour réputation de mieux protéger la vie privée de ses utilisateurs.

Qu’en est-il de Microsoft Edge ?

Microsoft Edge version 2020

Début 2020, Microsoft a lancé une nouvelle version de Microsoft Edge basée sur Chromium, moteur sur lequel se base également Google Chrome. Depuis, le nouveau Microsoft Edge ne cesse de grignoter des parts de marché. Il dépasse dorénavant Firefox pour l’utilisation sur ordinateur.

Microsoft Edge commence à séduire pour plusieurs raisons :

– il ressemble énormément à Google Chrome : les interfaces sont très similaires et les extensions de Chrome fonctionnent aussi dans Edge

– il nécessite beaucoup moins de mémoire : selon plusieurs comparatifs, Edge consomme en moyenne deux fois moins de mémoire que Chrome

– il permet de limiter plus facilement le pistage et propose des paramètres de confidentialité plus simples à mettre en place

– il s’intègre mieux avec Microsoft 365 (nouveau nom de Office 365)

– Microsoft a annoncé le 30 mars l’arrivée prochaine de nouvelles fonctionnalités attrayantes avec notamment un système d’onglets verticaux

Quel navigateur privilégier pour utiliser Keepeek ? 

Alors, faut-il changer pour Microsoft Edge ? Notre pôle documentaire, utilisateur intensif de Keepeek, a testé pendant plusieurs mois l’utilisation de Keepeek avec Microsoft Edge, sous Mac et sous Windows. Le verdict : aussi efficace que Google Chrome.

Alors, faut-il changer pour Microsoft Edge ? Notre pôle documentaire, utilisateur intensif de Keepeek, a testé pendant plusieurs mois l’utilisation de Keepeek avec Microsoft Edge, sous Mac et sous Windows.

Le verdict : Microsoft Edge s’avère aussi efficace que Google Chrome. Vous pouvez donc utiliser indifféremment Microsoft Edge et Google Chrome pour vos opérations dans Keepeek ! Firefox reste néanmoins pertinent à utiliser si vous êtes sensible à la protection de votre vie privée.

Nouveau, dans la version Keepeek 4.38

La version 4.38 s’est attachée à améliorer les interfaces du mur des imports, des résultats de recherche et des espaces collaboratifs, avec plusieurs évolutions pour faciliter l’accès aux informations depuis la mosaïque. Notre équipe a également mis à jour le plugin Keepeek pour Drupal 8.

L’identifiant de l’élément devient accessible dans le résumé

L’identifiant unique de chaque élément est à présent accessible directement depuis le résumé du média. En double-cliquant sur le numéro, vous pouvez le sélectionner pour le copier/coller où vous le souhaitez !

Identifiez plus facilement vos vidéos dans un résultat de recherche

Les icônes permettant d’identifier les médias par type sous les vignettes sont à présent plus claires. Des pictos représentatifs ont remplacé les anciens pictos, parfois un peu obscurs. Pour les vidéos, il s’agit par exemple d’une icône ‘play’, plus intuitive pour vos utilisateurs et plus facile à distinguer par rapport aux images fixes.

Identifiez en un coup d’oeil les médias qui proposent des éléments associés

Il n’est plus nécessaire d’aller sur le détail d’un élément ou dans le résumé pour savoir si des éléments y sont associés. Dès la mosaïque, une icône bleue représentant un picto ‘maillon’ sous les vignettes correspondantes vous indique l’existence d’au moins un élément associé.

Un clic sur l’icône vous permet d’accéder directement à l’onglet des associations de l’élément.

Mise à jour du plugin Keepeek pour Drupal 8 (CK Editor)

Keepeek propose depuis plusieurs années un plugin pour intégrer les images stockées dans le DAM sur des pages web. Ce plugin fonctionne avec le CMS Drupal via l’éditeur de texte open source CK Editor.

Le plugin a été mis à jour pour fonctionner sur la toute dernière version de Drupal (version 8.8) et permet à présent de choisir le format de l’image souhaité afin d’optimiser l’affichage des images sur les pages web.

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du jeudi 16 avril !

Démo des nouveautés

Vous êtes client·e ? La vidéo des nouveautés de la dernière version sera à votre disposition dans quelques jours sur un espace qui vous est réservé ! Si vous n’êtes pas déjà inscrit·e à notre newsletter, vous pouvez vous y inscrire ici !

Les nouveautés Keepeek de la version 4.37

Première fournée de notre nouveau rythme de production sur trois semaines, la version 4.37 est également notre première version réalisée pour plus de moitié en télétravail. Nos équipes de conception, développement et tests ont su entretenir une belle cohésion d’équipe à distance pour assurer tous les développements initialement prévus !

Sans plus attendre, découvrez les évolutions de cette version !

Personnalisez vos filtres pour la recherche d’éléments à associer

Les évolutions du module des associations touchent à leur fin avec un dernier développement qui permet de sauvegarder ses préférences de filtres dans la recherche des associations. Choisissez ainsi d’afficher uniquement les filtres qui sont pertinents pour votre usage et retrouvez les d’une session à l’autre !

Déplacez plus facilement vos médias entre les dossiers

Il n’était pas possible jusqu’à présent de déplacer des médias d’un dossier à un autre si l’affichage des sous-dossiers était activé. Il était seulement possible de les copier. Cette limitation a été levée pour faciliter la réorganisation des médias dans le plan de classement !

Proposez des options de retouche sur les portails

Il est possible de proposer à vos utilisateurs de retoucher leurs photos depuis le portail utilisateurs avant de les télécharger.

Vous avez la possibilité de faire un recadrage manuel ou de redimensionner l’image selon un gabarit prédéfini ou au choix de l’utilisateur.

Une fois la retouche effectuée, l’utilisateur peut choisir dans quel format (original, pré-généré ou format personnalisé) il souhaite obtenir son fichier retouché !

Attention, contrairement aux évolutions de l’interface d’administration, les évolutions des portails ne sont pas installées automatiquement. Contactez votre chargé·e de compte si vous souhaitez en bénéficier !

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 1er avril !

Démo des nouveautés

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Les nouveautés Keepeek de la version 4.36

Découvrez quatre évolutions qui facilitent le traitement par lot et d’autres nouveautés pour les vidéos et les statistiques !

Evolutions du traitement par lot

Le traitement par lot devient plus pratique avec plusieurs évolutions !

les médias sélectionnés apparaissent à présent en parallèle de la fenêtre d’indexation. Par défaut, ce sont les grandes vignettes qui sont affichées. Notre service support peut néanmoins modifier ce paramétrage par défaut si vous préférez les petites vignettes.

– vous pouvez retirer un ou plusieurs médias sur l’écran de modification par lot sans quitter la fenêtre ! Utile pour enlever un média qui se serait glissé dans la sélection à votre insu.

– Vous n’êtes plus forcé·e de passer par le récapitulatif pour lancer la modification par lot. Si vous êtes sûr·e de votre coup, vous pouvez procéder au traitement par lot sans vérifier votre indexation au préalable !

– vous pouvez désormais ouvrir le résumé des médias dans l’écran de modification par lot. Cela peut s’avérer pratique pour vérifier les informations qui ont déjà été renseignées avant d’en ajouter ou de les modifier.

Rechercher sur la durée des vidéos de moins d’une minute

Lors de vos recherches, vous aviez déjà la possibilité de rechercher des vidéos d’une durée précise. Cependant, il était impossible de descendre sous la minute.

Les vidéos très courtes étant de plus en plus courantes, le filtre permet de rechercher sur des durées inférieures à la minute !

Statistiques : sites référents maintenant disponibles

Les statistiques deviennent de plus en plus complètes dans Keepeek ! Vous pouvez à présent connaitre les sites référents des contenus mis à disposition via partages publics.

Une option dans les statistiques vous permet de filtrer pour isoler les consultations et téléchargements réalisés à partir de ces sites référents.

Ce filtre vous permet de mieux comprendre quels sont vos parcours utilisateurs et vos canaux d’acquisition. Vous pourrez ainsi constater, par exemple, qu’une sélection partagée sur l’un de vos sites a généré x téléchargements.

Indexation des chapitres vidéo

Vous pouvez à présent rechercher sur les intitulés des chapitres. Lorsque vous tapez un terme présent dans un titre de chapitre, votre vidéo remonte dans les résultats de recherche.

Attention, si vous avez des vidéos déjà chapitrées, il est nécessaire de régénérer l’index de recherche. Contactez notre service support ou votre chef·fe de projet pour cette opération.

Date de mise en ligne

La nouvelle version sera disponible sur le Cloud à partir du mercredi 18 mars !

Démo des nouveautés

Pour vous permettre de bénéficier d’une démo quand et où vous le souhaitez, le webinaire qui pique évolue ! Une vidéo des nouvelles fonctionnalités va prochainement vous être proposée sur le site web Keepeek. Vous pourrez également nous y poser toutes vos questions !

Application mobile Android par Keepeek

Application Android : le DAM mobile par Keepeek !

Après l’application iOS pour iPhone et iPad, Keepeek lance son application Android qui permet d’accéder à Keepeek où que vous soyez. Bénéficiez de l’essentiel des fonctionnalités de votre DAM Keepeek sur l’application mobile pour smartphones et tablettes !

L’application Android vous permet d’envoyer les photos prises avec votre mobile dans Keepeek. Vous pouvez aussi partager les contenus de votre médiathèque avec vos contacts, par sms, email, etc.

L’application vous permet d’accéder à tous les contenus de votre DAM, de rechercher des médias, de les visualiser et de lire les données associées. Vous pouvez aussi télécharger les médias sur votre smartphone ou les partager directement depuis l’application !

Quels bénéfices pourriez-vous tirer d’une application DAM mobile ?

Voici trois exemples d’usages que vous pouvez rencontrer au quotidien :

1. Lors d’un événement ou d’un déplacement sur le terrain, vous pouvez centraliser vos photos sur Keepeek immédiatement. Ainsi, Quelques minutes seulement après les prises de vue, elles sont à disposition de vos collègues, clients ou prestataires !

2. Un·e collègue vous demande au détour d’un couloir une image pour illustrer une plaquette ou un article de blog ? Il ou elle peut choisir, sur votre téléphone, l’image la plus pertinente parmi celles contenues dans Keepeek. Ainsi, en une seconde, vous pouvez la lui transmettre immédiatement !

3. Vous êtes dans les transports en commun et votre responsable vous appelle. Il faut d’urgence envoyer une sélection de médias à votre agence de communication. Où que vous soyez, vous pouvez faire une recherche, sélectionner vos médias et les partager avec votre agence dans un panier.

L’application Android Keepeek est soumise à licence, contactez votre chargé·e de compte pour en savoir plus ou envoyez nous un message à info@keepeek.com !

DAM vs DRIVE

DAM ou drive : quelle solution adopter ?

DAM (Digital Asset Management) versus drive (OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc.) : comment choisir le bon outil ? Quelles sont leurs usages, leurs spécificités, leurs avantages ? Ces solutions sont-elles concurrentes ?

Le DAM : définition

Les solutions DAM permettent de centraliser et retrouver facilement tous les médias produits par les organisations : photos, vidéos, documents marketing, etc. avec des fonctionnalités qui permettent de les visualiser, de générer des formats et de les diffuser facilement, même quand les fichiers sont volumineux (pour les vidéos ou les fichiers sources de type InDesign par exemple). Découvrez à quoi sert un DAM en détail dans notre article dédié.

Les drives ou stockage en ligne

Les solutions de stockage en ligne comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox permettent elles aussi de centraliser et de partager facilement des documents, y compris des médias. Certaines de ces solutions permettent également d’éditer des documents (selon le format), directement en ligne et par plusieurs utilisateurs en même temps.

DAM/Drive : des usages différents

Ces deux solutions ne sont en fait que rarement concurrentes car leur utilisation répond à des cas d’usages très distincts :

Si vous avez besoin de travailler en mode collaboratif sur des documents textes, des présentations ou de partager des tableurs, alors le drive sera mieux adapté. Il permettra de mettre à jour les documents, de travailler à plusieurs dessus, de l’annoter, tout en conservant un historique et un versioning des fichiers.

Si par contre, vous avez besoin de centraliser des médias, notamment des photos et des vidéos, de partager des sélections, de mettre à disposition différents formats, etc. Alors le DAM sera plus efficace car il propose des fonctionnalités dédiées à la gestion des médias.

Les 5 avantages majeurs du DAM pour la gestion des médias

La recherche

Lorsqu’on cherche un document, il est facile à retrouver en tapant quelques mots parmi ceux qu’il contient. Par contre, pour une image ou une vidéo, par exemple, seul le nom de fichier peut en général aider à retrouver le média.

Dans un DAM, vous pouvez qualifier chaque média d’informations : auteur, mots-clés, description, localisation, référence produit, etc. Vous évitez ainsi de devoir naviguer dans une multitude de dossiers ou sous-dossiers comme sur les serveurs en ligne. Des filtres à facettes permettent, comme sur un site eCommerce, de restreindre les résultats de manière simple, rapide et intuitive.

La consultation des médias

Dans un DAM, les médias sont affichés pour favoriser leur identification et leur consultation :

– Les résultats s’affichent sous forme de mosaïque de médias avec leurs données associées. En un coup d’oeil, vous retrouvez le bon média :

– Des associations entre médias sont possibles pour rebondir facilement sur les photos d’un même reportage, les supports marketing d’une même campagne, les différentes versions d’une même vidéo, etc.

– Les médias peuvent être accessibles à plusieurs endroits sans duplication, contrairement à un serveur de fichiers.

– La prévisualisation des médias est possible même quand on ne possède pas le logiciel correspondant (eps, indd, psd, ai, mov, etc.).

– Les images et vidéos peuvent être commentées et annotées facilement.

– Des formats légers permettent de visualiser ou de lancer la lecture d’un document immédiatement, sans temps de chargement.

– Des diaporamas, des playlists ou des sélections temporaires permettent également un meilleur confort de consultation.

La gestion des doublons et des versions de fichier

Dans un drive, rien ne vous alerte si vous chargez trois fois le même fichier dans des dossiers différents. Vous vous retrouvez ainsi avec des doublons qui surchargent votre espace de stockage. Si vous remplacez un média par une version actualisée, vous allez devoir aller le remplacer partout sans jamais être sûr·e que vous avez bien la bonne version du fichier à chaque endroit. Par conséquent, vos utilisateurs risquent d’utiliser des versions obsolètes.

Dans un DAM, le système vous alerte lorsque vous chargez un média qui existe déjà ou qui est très similaire à un média existant. Vous pouvez alors les comparer, décider de garder les deux versions ou de choisir le média le plus pertinent, tout en gardant un historique des différentes versions en cas de besoin et en gardant le média disponible dans différents dossiers sans duplication.

La maitrise des droits liés aux médias

Votre DAM gère le cycle de vie complet de vos médias. Si vous faites appel à un prestataire pour créer vos médias, ceux-ci ont bien souvent des conditions d’utilisation limitées (durée, supports autorisés, territoires couverts). Utiliser un média dans un cadre non autorisé par les droits est un danger pour votre organisation. Un DAM vous permet d’alerter les utilisateurs qui ont téléchargé le média et d’archiver automatiquement ceux qui ne doivent plus être utilisés.

Comme les drives, les DAM permettent de gérer qui accède à quels fichiers. Par contre, les DAM permettent aussi de définir des statuts pour les médias. Au cours de son cycle de vie, un fichier peut ainsi passer par différents statuts : confidentiel, pré-reveal, publié, droits expirés, archivé. En fonction du statut du média, différentes populations peuvent y avoir accès sans avoir à revoir les conditions de partage manuellement. Ainsi, lorsque les droits ont expiré à la date de fin des droits, les fichiers peuvent rester accessibles pour information mais sans téléchargement possible, par exemple.

Les portails utilisateurs

Les solutions DAM proposent souvent des portails de diffusion. L’intérêt de ces portails est de proposer des interfaces légères et conformes à l’image de marque de l’organisation. Ils donnent la possibilité de diffuser les contenus à la fois en interne, mais également auprès d’utilisateurs externes (prestataires, clients, grand public). Sur ces portails, il est possible de présenter ses contenus de manière plus graphique que sur un drive :

dossiers illustrés donnant un aperçu visuel des contenus

sélections de médias temporaires en fonction de l’actualité, de thématiques mises en avant

– contenu éditorial : texte d’accueil, recherches pré-enregistrées, etc.

DAM ou Drive… et pourquoi pas les deux ?

Vous l’aurez compris, les deux solutions sont en général nécessaires dans une organisation, chacune répondant à des cas d’usages que l’on retrouve dans la plupart des structures, petites ou grandes. Le drive servira donc plutôt pour gérer tous les documents texte quand le DAM inclura tous les médias.

Faire communiquer DAM et Drive

Il est possible de faire communiquer les deux applications. Keepeek propose par exemple un plugin Google Drive qui permet d’envoyer des médias stockés dans Keepeek vers des dossiers de Google Drive. Utile si vous souhaitez partager un dossier de documents créés dans Google Drive en y ajoutant une image ou une vidéo !

A l’inverse, il est possible de déposer dans le DAM des fichiers présents dans Google Drive, pour centraliser des documents validés qui n’ont plus lieu d’être modifiés et pour les présenter sur les portails de diffusion en parallèle des médias, comme pour les communiqués de presse par exemple, ou le rapport annuel de l’entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d’une démo ou testez directement l’application !