Un DAM oui, mais un POC d’abord !

Les avantages de faire un POC (Proof of concept) dans le cadre d’un projet DAM

Vous êtes peut-être convaincu·e de la pertinence de mettre en place une solution DAM (Digital Asset Management) dans votre organisation. Cependant, c’est un projet de grande envergure et qui va nécessiter l’implication de nombreuses personnes et services. Vous avez besoin de garanties de succès.

Comment vous assurer de choisir le meilleur partenaire logiciel pour vous accompagner ? Comment être sûr·e que votre projet ne va pas se terminer en usine à gaz qui explose le budget ?

Faites comme le Groupe Orange, La Redoute ou Valeo Service : un POC !

Qu’est-ce qu’un POC ? 

Un POC est une preuve de concept (Proof of Concept) ou démonstration de faisabilité. C’est la mise en place d’une solution, souvent incomplète et limitée à un périmètre restreint, qui permet de s’assurer que ce qu’on veut mettre en place est possible avec la solution envisagée. 

A l’origine, il s’agissait essentiellement de faisabilité technique pour s’assurer qu’on parvient bien à résoudre des problématiques techniques complexes. Aujourd’hui, l’acronyme POC peut faire l’objet d’un petit abus de langage et désigner plutôt un prototype, un projet sur un périmètre restreint, sans qu’il n’y ait toujours de grand challenge technique.

Comment se passe un POC concrètement ? 

Un POC se déroule comme un projet très court et plutôt intense, qui implique la mise en place de la solution sur un périmètre restreint. Les aspects les plus importants à valider sont identifiés et inclus de manière partielle ou complète dans le POC.

Ainsi, un POC DAM peut inclure un paramétrage documentaire, un portail peu personnalisé, une reprise partielle des données, une intégration du SSO (annuaire interne), des développements spécifiques stratégiques pour l’entreprise (la mise en place d’un CDN par exemple).

Le POC va permettre de garantir que la solution peut s’intégrer efficacement avec votre système d’information, par exemple (PIM, site web ou eCommerce, outils métiers, etc.) ou que la migration des médias et données de votre ancien système est possible.

Combien de temps dure un POC ? 

Le POC se passe sur un planning en général assez serré pour obtenir rapidement un résultat concret (entre un et six mois maximum en général).

Quelle différence par rapport à la mise à disposition d’un environnement de test ? 

Un environnement de test va vous permettre de tester les fonctionnalités, d’essayer l’outil dans des conditions réelles, à un ou plusieurs.

Un POC va plus loin : vous êtes accompagné·e par des expert·e·s à chaque étape du projet : documentaliste pour la structure documentaire, chef·fe de projet pour coordonner les acteurs, référents techniques pour l’intégration avec votre SI, etc.

Vos interlocuteurs vont étudier vos besoins, soulever des problématiques auxquelles vous n’aviez pas forcément pensé et proposer les meilleurs solutions.

Dans quels cas faut-il éviter de faire un POC ? 

Un POC n’est pas nécessaire lorsque votre projet DAM est un projet simple. Si vos besoins sont couverts par les fonctionnalités de base d’un DAM et si votre projet ne nécessite pas de développements spécifiques particuliers, il sera plus rapide, simple et économique de lancer votre projet directement, sans passer par un POC.

Ce type de stratégie n’est payant que lorsque le périmètre du DAM est vaste, avec des problématiques complexes à adresser. 

Quels sont les avantages ? 

Le POC va permettre de lever tous les risques inhérents à un projet IT d’envergure :

1. Valider le périmètre fonctionnel de votre future solution

Choisir un logiciel sur le papier, après une démo ou quelques tests ne permet pas toujours de vérifier que le logiciel choisi sera le mieux adapté à vos besoins. En mettant en place un POC, vous allez pouvoir tester les possibilités et les limites de la ou des solutions que vous avez choisies, en conditions réelles.

2. Vous assurer du sérieux de votre prestataire

Vérifiez si la méthodologie de gestion de projet du prestataire convient à votre organisation. Vos interlocuteurs sont-ils efficaces, professionnels, forces de proposition ? Le planning du POC est-il tenu ? La solution livrée est-elle conforme au résultat attendu ? 

En réalisant un POC, vous vous assurez que votre partenaire est à la hauteur pour vous accompagner dans un projet de grande ampleur. 

3. Donner des preuves de résultat à votre direction

Avec le POC, vous apportez à vos décideurs les preuves d’un résultat, certes partiel, mais concret et mesurable. Ce premier retour sur investissement va vous aider à convaincre d’engager les coûts d’un déploiement à grande échelle. 

4. Fédérer vos utilisateurs autour de votre projet 

En quelques mois, ils verront un résultat concret et commenceront à entrevoir les bénéfices qu’ils peuvent tirer d’un DAM. Ils seront alors plus enclins à soutenir le projet, participer aux ateliers de mise en place et vous fournir les médias qu’ils produisent.

5. Réajuster le périmètre de votre projet

Nous le voyons tous les jours chez Keepeek : les projets DAM peuvent changer de périmètre très rapidement. C’est grâce à nos méthodes agiles et à la souplesse de notre solution que nous parvenons à inclure de nouvelles problématiques même en milieu de projet. 

Une fois votre POC réalisé, présentez le dans votre organisation : en voyant concrètement ce que le DAM permet, d’autres services pourraient remonter des besoins similaires. Il arrive également que d’autres problématiques soient soulevées, entraînant des changements qui impactent la mise en place à grande échelle.   

6. Comparer avant de vous engager 

Si vous en avez les moyens, vous pouvez lancer un POC sur deux solutions distinctes. Cela vous permettra de comparer tous les aspects listés plus hauts : fonctionnalités, méthodologie de gestion de projet, adhésion des utilisateurs, etc. 

A l’issue de leur POC, des sociétés comme Orange, La Redoute et Valeo Service ont choisi Keepeek pour déployer leur DAM.

Etes vous prêt·e à vous lancer ? Contactez-nous pour parler de votre projet !