Garantir la conservation et la valorisation des contenus audiovisuels

stockage des vidéos sur le cloud : une option rentable pour valoriser son fonds patrimonial

Alors que la vidéo prend une place prépondérante dans la communication, les problématiques de conservation et de diffusion des contenus audiovisuels deviennent un enjeu important pour les entreprises. Conserver ses fonds audiovisuels en ligne et les rendre accessibles simplement, sans engager des coûts faramineux, devient aujourd’hui possible. 

Problématiques des responsables de vidéothèque d’entreprise

Les responsables de vidéothèque sont confronté·e·s à trois grandes problématiques aujourd’hui :

L’obsolescence et la fragilité des supports

L’obsolescence rapide des supports physiques des vidéos (VHS, Super 8, 16mm, etc.) met en péril la conservation du patrimoine audiovisuel des entreprises. Les supports anciens nécessitent effectivement des infrastructures souvent coûteuses (entrepôts dédiés avec critères stricts de température et de taux d’humidité). Si le fonds a eu la chance d’être numérisé, les contenus sont souvent hébergés sur des DVDs ou des disques durs externes. Tous ces supports restent extrêmement fragiles

la volumétrie des contenus

Le volume des fichiers a contraint les responsables vidéo des entreprises à conserver leurs fichiers en local. Rushs, masters et déclinaisons dans les divers formats nécessitent un espace de stockage important. On conserve alors les archives audiovisuelles sur des ordinateurs à grande capacité, sur une multitude de disques durs externes, voire même chez des prestataires spécialisés. 

la localisation et l’exploitation des contenus

En étant stockés sur des supports physiques ou simplement en local, les contenus vidéo ne sont pas accessibles facilement. Pour obtenir un extrait vidéo, un collaborateur ou prestataire va généralement solliciter les responsables vidéo. A eux ensuite d’identifier, de localiser, d’obtenir et de mettre à disposition le document audiovisuel souhaité, dans un format utilisable. Cela peut prendre beaucoup de temps. A contrario, obtenir une image depuis le DAM prendra une minute tout au plus. En conséquence, les communicants auront plutôt tendance à exploiter le fonds iconographique pour répondre à leurs besoins d’illustration. Les archives audiovisuelles se retrouvent sous-exploitées en raison des contraintes de délai et de la complexité à récupérer les fichiers. 

Une nouvelle option : le stockage cloud à faible coût 

Le stockage sur cloud public change aujourd’hui la donne. Héberger des dizaines de téraoctets de fichiers n’est plus inaccessible en termes de technique et de coût. Le cloud permet de donner un accès simple aux fichiers. Il est possible d’y accéder de n’importe où, en accès direct ou asynchrone en fonction du type de stockage choisi. Il garantit aussi la sauvegarde et ainsi la pérennité des contenus

Les DSI et services communication pourraient alors être tentés de charger tous les contenus sur le Cloud et de s’en tenir là. Ce serait pourtant s’arrêter au milieu du gué. 

Le mariage vertueux du Cloud public et du DAM

Une fois chargés sur le Cloud public, les fichiers deviennent techniquement accessibles pour les utilisateurs finaux. Cependant, si les utilisateurs ne peuvent ni trouver, ni consulter rapidement les contenus, ils ne pourront pas plus les utiliser que lorsque ceux-ci étaient au fond d’un placard. 

Trouver les vidéos

Le DAM va apporter toute sa valeur par ses fonctionnalités d’indexation, de recherche et de consultation des médias. Dans un DAM (Digital Asset Management), l’information liée aux contenus permet en quelques secondes de retrouver le bon média. Les recherches s’effectuent par mot-clé, date, titre, personne représentée ou toute autre information utile. La précision de la recherche permet ainsi d’isoler les quelques vidéos qui correspondent à tous les critères recherchés. 

Consulter les vidéos

Le DAM permet ensuite de les consulter en ligne sans téléchargement, pour valider la pertinence du film trouvé. Pour toutes ces actions, il n’est souvent pas nécessaire d’avoir la vidéo HD. Un format léger suffit en effet pour visionner le fichier. 

Accéder aux fichiers sources

Une fois qu’un utilisateur identifie la bonne vidéo, le DAM peut l’orienter vers le bon fichier master, stocké sur le cloud. 

Les réponses de Keepeek

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Indexation et génération des formats de consultation

Dans le DAM, des champs, paramétrés sur mesure en fonction des besoins métiers, permettent de qualifier chaque vidéo. En un instant, on peut retrouver des contenus par nom de chantier, période de tournage ou nom de campagne, par exemple. En parallèle, Keepeek peut proposer une version légère de chaque vidéo pour visualiser la vidéo directement dans le DAM. 

Récupération des fichiers stockés sur le Cloud

Dans le DAM, la description de la vidéo donne accès, via un lien, au fichier source hébergé sur le Cloud. En fonction du type de stockage choisi (chaud/froid ou hors ligne/archive), le fichier cible sera accessible immédiatement (chaud), quasi-immédiatement (froid) ou dans un délai de quelques heures (hors ligne/archive). 

Workflows d’archivage automatisés

Keepeek peut également aller plus loin. Les vidéos d’actualité chargées sur le DAM peuvent faire l’objet d’un archivage automatique sur le Cloud. Après une période définie, le système peut automatiquement déplacer les fichiers vidéo du DAM vers un hébergement moins coûteux sur le cloud. Cela permet de réduire les coûts de stockage des vidéos, celles-ci étant devenues peu susceptibles d’être utilisées. Le lien entre le média de prévisualisation et le fichier sur le cloud garantit l’accès au fichier source en cas de besoin. 

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