Avec Keepeek, vivez vos réunions… en replay

La limite des réunions à distance en temps réel

Le télétravail nous donne l’occasion de découvrir, à grande échelle, les réunions à distance grâce aux plateformes de téléconférence. Ces dernières semaines, l’usage de Teams (Microsoft), Meet (Google) ou Zoom a explosé. Ces solutions permettent de se réunir virtuellement, parfois avec de très nombreux participants.

Cette prouesse technique a cependant ses limites, notamment en termes d’organisation :

–   Les collaborateurs sont invités chaque semaine à des dizaines de réunions virtuelles. Cela rallonge souvent les dates possibles pour trouver un créneau commun.

–   Elles peuvent créer un vrai stress lorsqu’une réunion démarre en retard ou s’éternise.

–   Les participants arrivent et repartent à tout moment, parfois sans un «bonjour» ou un «au revoir», sans garantie qu’ils ont bien eu les informations importantes.

Dans de nombreux cas, les participants sont là à titre informatif. Le débat est piloté par le présentateur avec peu d’interactions.

Pour ces collaborateurs, la complexité de planification ou la fatigue d’enchainer ainsi des réunions sont disproportionnées au regard du bénéfice. En fait :

–   Ils n’ont pas besoin de participer en temps réel.

–   Ils n’ont pas besoin d’être là 100% du temps, car seules certaines parties les intéressent.

–   De toute façon ils éteignent le micro et font autre chose.

Pour ceux-là, la participation à la réunion virtuelle en temps réel n’est pas vitale, et nous proposons de la suivre en différé.

Enregistrer ses réunions, oui mais… 

Les plateformes proposent aujourd’hui l’enregistrement des réunions. L’organisateur a la possibilité de lancer un enregistrement, puis reçoit un lien pour récupérer la vidéo générée.

Ce lien peut être communiqué aux participants pour bénéficier d’un replay.

Toutefois, ces vidéos ne sont pas conservées indéfiniment, et le lien n’est pas toujours accessible. De plus, ces vidéos sont conservées dans les espaces personnels des plateformes de téléconférence. Il s’agit parfois même de comptes gratuits ou d’essai, ce qui peut s’avérer risqué.

Keepeek vous propose donc une solution simple de replay de vos réunions

Votre plateforme Keepeek devient la plateforme pour stocker ces vidéos, les organiser, et les re-diffuser indéfiniment.

Les bénéfices :

–   Vous bénéficiez de toute la puissance de Keepeek pour organiser et indexer vos réunions.

–   Grâce au moteur de recherche et aux filtres, il est très simple de retrouver les vidéos en replay. Vous pouvez même rechercher sur le titre d’un chapitre.

–   Vous permettez à n’importe quel collaborateur de créer des espaces privés pour ranger les vidéos en toute autonomie.

–   Vous bénéficiez des fonctionnalités de chapitrage pour permettre à vos utilisateurs d’accéder uniquement aux moments importants qui les intéressent.

–   Vos utilisateurs peuvent choisir la vitesse de lecture pour optimiser leur temps.

–   Vous bénéficiez du streaming auto-adaptatif, permettant à vos utilisateurs de visionner les vidéos sur ordinateur, tablette ou mobile.

–   Vous disposez de liens de partages privés ou publics activables, désactivables ou protégés par mot de passe.

–   Vous bénéficiez des statistiques de consultation des vidéos, ainsi que de la courbe d’engagement (pour constater si les visiteurs décrochent et à quel moment).

–   Vous pouvez y ajouter les sous-titres dans une ou plusieurs langues.

Comment faire ?

Si vous disposez déjà d’un espace Keepeek

Une fois la vidéo terminée, vous allez recevoir un lien par mail en provenance de la plateforme de téléconférence. Il vous est alors possible de télécharger la vidéo sur votre poste puis de l’importer dans Keepeek.

Vous pouvez l’importer dans le plan de classement pour pérenniser son stockage ou l’importer dans votre panier utilisateur pour restreindre sa diffusion à une équipe.

Deux options de partage s’offrent à vous en fonction des besoins : le partage public pour une diffusion simple et le partage collaboratif pour pouvoir échanger et commenter.

Par le partage public

Allez dans l’onglet de diffusion et activez le partage public. Vous pouvez limiter sa diffusion dans le temps et/ou protéger l’accès par mot de passe.

Vos disposez alors du lien final à diffuser auprès de votre audience.

Vos utilisateurs ont juste besoin de cliquer sur le lien pour visualiser la vidéo et bénéficier des fonctionnalités de streaming, de chapitrage, etc.

Par le partage collaboratif

Toujours dans l’onglet de diffusion, activez le partage collaboratif et invitez les personnes concernées.

Chaque personne peut alors consulter les vidéos et y apporter des commentaires, généraux ou spécifiques sur un time code précis.

Si vous ne disposez pas d’un espace Keepeek

C’est très simple à résoudre, contactez-nous pour bénéficier d’un espace de test !

Retour d’expérience du replay chez Keepeek

Chez Keepeek nous utilisons depuis 5 ans notre plateforme pour permettre à nos collaborateurs de vivre les réunions en replay.

Démonstrations produits

Nous avons commencé par les démonstrations produits qui concluent chaque sprint de développement. Ces vidéos en replay ont notamment permis à nos forces commerciales de découvrir les futures fonctionnalités, même s’ils étaient en déplacement le jour J.

Webinaires

Nous avons étendu cette pratique aux webinaires permettant à nos clients d’assister aux présentations des nouvelles fonctionnalités quand ils le souhaitent.

Veille

Ces pratiques se sont développées avec des vidéos de veille, permettant de découvrir de nouveaux produits et usages et les partager avec les équipes produits.

Communication interne

Le replay est généralisé à tous les services :

– enregistrement des écrans pour montrer un bug (avec voix off)

– enregistrement des points hebdomadaires de notre dirigeant depuis la mise en place du télétravail

– enregistrement des réunions internes (BBL, réunions d’équipes, ateliers d’amélioration continue, etc.)

Des fonctionnalités optimisées pour la vidéo

Keepeek propose de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion et la diffusion des vidéos. Contactez-nous pour bénéficier d’une démo !