Ventajas de organizar una PdC en el marco de un proyecto DAM

Puede que esté convencido de las ventajas de implantar una solución de Gestión de Activos Digitales (DAM ) en su organización. Sin embargo, se trata de un proyecto a gran escala que requerirá la participación de muchas partes interesadas. Así que necesita garantías de éxito.

¿Cómo puede estar seguro de que elige al mejor socio para ayudarle? ¿Cómo puede estar seguro de que su proyecto no se convertirá en una fábrica de gas y hará volar su presupuesto?

Haga lo que Orange, La Redoute o Valeo han hecho: organice una PdC (Prueba de concepto) ¡!

¿Qué es un PdC? 

Una PdC es una prueba de concepto o demostración de viabilidad. Consiste en poner en marcha una solución, a menudo incompleta y limitada a un perímetro restringido, para asegurarse de que el proyecto que se desea desarrollar es viable con la solución prevista. 

Originalmente, la viabilidad técnica de se comprobaba esencialmente para garantizar que las cuestiones técnicas complejas pudieran resolverse . Hoy en día, el acrónimo PoC puede utilizarse erróneamente para referirse a un prototipo o a un proyecto de alcance limitado, sin que siempre haya una cuestión técnica importante en juego.

En la práctica, ¿cómo funciona un PdC? 

Una PoC tiene lugar como un proyecto muy corto y bastante intenso que implica la implantación de la solución en un perímetro pequeño. Los aspectos más importantes que deben validarse se identifican y se incluyen total o parcialmente en la PdC.

Por ejemplo, un PoC como parte de un proyecto DAM puede incluir la parametrización de documentos, un portal personalizado, la recuperación parcial de datos, la integración SSO o incluso desarrollos estratégicos específicos para la empresa (por ejemplo, la creación de una CDN).

El PoC garantizará que la solución pueda integrarse eficazmente con su sistema de información (PIM, sitio web o comercio electrónico, CMS....) o que sea posible la migración de soportes y datos de su antiguo sistema al nuevo software.

¿Cuánto dura un PdC? 

El PdC se suele realizar en un plazo bastante ajustado, para obtener rápidamente un resultado concreto (entre uno y seis meses como máximo).

¿Cuál es la diferencia con respecto a proporcionar un entorno de pruebas? 

Un entorno de pruebas le permitirá comprobar las funcionalidades y probar la herramienta en condiciones reales.

PdC va más allá: usted cuenta con el apoyo de expertos en cada fase del proyecto (un documentalista para la estructura documental, un gestor de proyectos para laimplantación del software, un consultor técnico para laintegración con su SI, etc.).

Sus interlocutores estudiarán sus necesidades, le plantearán cuestiones en las que quizá no había pensado y le sugerirán las mejores soluciones.

¿Cuándo se debe evitar hacer una PdC? 

Un PoC no es necesario si tu proyecto DAM es sencillo. Si tus necesidades están cubiertas por las funcionalidades básicas de un DAM y si tu proyecto no requiere desarrollos específicos, será más rápido, sencillo y barato lanzarlo directamente.

Este tipo de estrategia sólo resulta rentable cuando el alcance del proyecto DAM es muy amplio, con problemas complejos que resolver. 

¿Cuáles son las ventajas? 

La PdC eliminará todos los riesgos inherentes a un proyecto informático a gran escala:

1. Valide el alcance funcional de su futura solución

Elegir un software tras una demostración o unas cuantas pruebas no siempre significa que pueda estar seguro de que la solución que ha elegido será la que mejor se adapte a sus necesidades. Mediante la creación de un PoC, podrá probar las posibilidades y limitaciones del software que haya elegido, en condiciones reales.

2. Asegúrese de que su proveedor de servicios es fiable

Compruebe si la metodología de gestión de proyectos del proveedor de servicios es adecuada para su organización. ¿Sus contactos son eficientes, profesionales y proactivos? ¿Se cumple el calendario de la PdC? ¿La solución entregada se ajusta al resultado esperado? 

Al llevar a cabo una PdC, puede estar seguro de que su socio está a la altura de la tarea de apoyarle en un proyecto a gran escala. 

3. Proporcione pruebas de los resultados a su dirección

Con la PdC, usted proporciona a sus responsables la prueba de un resultado que, aunque parcial, es concreto y mensurable. Este retorno inicial de la inversión te ayudará a convencerles de que asuman los costes de una implantación a gran escala.

4. Une a tus usuarios en torno a tu proyecto 

En unos meses, verán un resultado concreto y empezarán a ver los beneficios que pueden obtener de un DAM. Entonces estarán más dispuestos a apoyar el proyecto, participar en los talleres de implantación y poner a tu disposición los medios que produzcan.

5. Reajuste el alcance de su proyecto

Lo vemos todos los días en Keepeek: los proyectos DAM pueden cambiar de alcance muy rápidamente. Gracias a nuestros métodos ágiles y a la flexibilidad de nuestra solución, podemos incluir nuevas cuestiones, incluso en mitad de un proyecto. 

Una vez finalizada tu PdC, preséntala a tu organización: al ver en términos concretos lo que puede hacer el DAM, otros departamentos pueden plantear necesidades similares. También ocurre que se planteen otras cuestiones, lo que da lugar a cambios que repercuten en la implantación a gran escala.

6. Compare antes de comprometerse 

Si dispone de recursos, puede lanzar una PoC sobre dos soluciones distintas. Esto le permitirá comparar todos los aspectos enumerados anteriormente: funcionalidades, metodología de gestión de proyectos, asistencia al usuario, etc. 

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Tras su PoC, empresas como Orange, La Redoute y Valeo eligieron a Keepeek para desplegar su solución DAM.

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¿Está listo para empezar? Póngase en contacto con nosotros para hablar de su proyecto DAM.

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