¿Cómo gestionar eficazmente más de 2.000 referencias de productos y 4.600 soportes de 6 marcas diferentes? Este es el reto que ha asumido el Grupo Optic 2000 (Optic 2000, Audio 2000 y Lissac) gracias a laalianza del PIM Akeneo y Keepeek DAM.
A través de los testimonios de Cédrine Montagne -responsable de Marca y Comunicación Operativa- yAlexandre Jourdan -responsable Digital- descubra lo que ocurre entre bastidores de una transformación digital de éxito: centralización de datos, automatización de procesos y gestión optimizada de los derechos de difusión.
Una transformación impulsada por la necesidad de centralizar los contenidos
En 2021, el Grupo Optic 2000 se enfrenta a grandes retos en la gestión de sus contenidos digitales."Teníamos una enorme cantidad de contenidos que nos llegaban a través de diferentes fuentes de información y diferentes socios.Lacuestión era: ¿cómo reunir todos estos contenidos en una herramienta única, armonizada y unificada?", explica Alexandre Jourdan.
"En lo que respecta al equipo de comunicación, nos enfrentábamos al problema de que los medios de comunicación estaban muy dispersos por los servidores internos. Cada equipo utilizaba su propio servidor para almacenar sus medios", añade Cédrine Montagne.
La gestión de los medios de comunicación de los productos refleja las dificultades a las que se enfrentan muchas empresas:
- Ficheros dispersos: datos producidos en ficheros Excel y soportes dispersos en servidores internos;
- Procesos manuales: intercambio de información y soportes por correo electrónico y ausencia de flujos de trabajo centralizados;
- Cumplimiento difícil: falta de visibilidad sobre los derechos de uso de los medios de comunicación.
En respuesta, el Grupo Optic 2000 ha desplegado una estrategia basada en dos pilares: el PIM de Akeneo para estructurar los datos de los productos y el DAM de Keepeek, llamado Babil, para gestionar los soportes.
Esta iniciativa ha permitido a la empresa beneficiarse de una visión unificada de todos los datos de los productos, ha simplificado la colaboración entre los equipos internos y los socios, y ha acelerado la comercialización de los productos.
El papel clave del PIM en la gestión de la información sobre productos
¿Por qué se eligió el PIM de Akeneo?
Akeneo, una solución PIM líder, fue la elección obvia gracias a su solidez, madurez y rico ecosistema de integraciones. Para el Grupo Optic 2000, era esencial centralizar todos los datos de productos, ya procedieran de ERP, archivos Excel o proveedores externos.
"Buscábamos una solución sólida y madura que satisficiera todas nuestras necesidades en cuanto a funcionalidad inmediata, pero también en cuanto a la hoja de ruta para futuros desarrollos", explica Alexandre Jourdan.
Akeneo era la elección obvia por varias razones:
- Información del producto claramente estructurada (títulos, descripciones, imágenes) ;
- Flujos de trabajo personalizables para satisfacer las necesidades específicas de sus equipos ;
- Una interfaz ergonómica e intuitiva, accesible a colaboradores con distintos conocimientos técnicos.
Resultados concretos tras la implantación del PIM de Akeneo
En la actualidad, el PIM de Akeneo centraliza información sobre más de 2.000 referencias de productos, repartidas entre 2 marcas. Estos datos incluyen descripciones detalladas, elementos visuales de calidad (packshots, shootings) y datos SEO.
Los resultados son convincentes:"Hoy gestionamos más de 2.000 referencias de productos con una tasa de finalización superior al 90%", explica Alexandre Jourdan.
Gracias al PIM :
- El tiempo de procesamiento del producto se reduce considerablemente;
- Los equipos pueden trabajar de forma autónoma, sin depender de otros departamentos;
- Se facilita la gestión de derechos y versiones.
Un DAM para la gestión de medios de productos
Babil, el Keepeek DAM en el corazón de los productos visuales del Grupo Optic 2000
El DAM Optic 2000 reúne todos los soportes de las 6 marcas del grupo. Incluye logotipos, vídeos, imágenes de campañas, materiales de comunicación y documentos técnicos.
"Para que se haga una idea, tengo unos 160 clientes al año que se ponen en contacto con mi equipo para recuperar contenidos existentes o crear nuevos. La gestión de derechos era un problema importante para nosotros. Babil nos permite estar más atentos a la gestión de los soportes que han llegado al final de sus derechos y gestionar mejor la distribución a nuestros usuarios", explica Cédrine Montagne.
Principales características del Babil DAM :
- Centralización de soportes por marcas: Optic 2000, Audio 2000, Lissac, etc. ;
- Gestión de derechos: alertas sobre la expiración de los derechos de los medios de comunicación para garantizar su cumplimiento;
- Acceso personalizado: gestionar los derechos de los usuarios para adaptar el acceso de cada usuario o grupo de usuarios en función de sus necesidades;
- Estadísticas de uso: seguimiento de la consulta y distribución de los medios producidos.
Simplificación de los procesos de gestión de medios de productos para los equipos
Antes de Babil, los equipos internos perdían tiempo buscando archivos o solicitándolos a sus colegas por correo electrónico o mensajería instantánea. Hoy, gracias al DAM, los jefes de proyecto tienen acceso directo a los soportes y elementos visuales producidos y validados, sin tener que depender de los diseñadores gráficos. Los colaboradores de la empresa pueden enviar los medios y elementos visuales producidos a través de un flujo de trabajo supervisado y validado por un documentalista.
"En mi equipo hemos ganado un día al mes. Puede no parecer mucho, pero ese día corresponde a un cierto número de solicitudes regulares para enviar un logotipo, una imagen o un enlace de vídeo. Ahora el equipo de prensa puede encontrar un medio de comunicación en 15-20 minutos, en lugar de tener que esperar varios días", señala Cédrine Montagne.
Una interfaz de usuario personalizada
El DAM de Babil también se ha diseñado para reflejar la identidad visual del Grupo Optic 2000:
- Interfaz con los colores del Grupo;
- Navegación simplificada con una estructura de árbol adaptada a los hábitos de los usuarios;
- Potente motor de búsqueda con filtros avanzados.
"Piense que es un motor de búsqueda, como un navegador de Internet. No tienes que preguntarte '¿dónde voy a encontrar la información?', sino preguntar directamente a Babil, que hará la búsqueda por ti", explica Cédrine Montagne sobre la interfaz de usuario de Babil.
Integración PIM/DAM: un acelerador del rendimiento
La integración entre Akeneo PIM y Keepeek DAM, posible gracias al conector conector Akepeekha transformado la gestión de los soportes de productos del Grupo Optic 2000.
Principales ventajas:
- El plazo de comercialización se redujo de varias semanas a solo 20 días;
- Transferencia multimedia: los archivos de gran tamaño se alojan en el DAM, lo que reduce la carga de los servidores de comercio electrónico;
- Optimización del flujo de trabajo: los datos y los visuales producidos se sincronizan automáticamente.
Un ejemplo concreto: los soportes añadidos al DAM de Babil se sincronizan regularmente con el PIM de Akeneo para enriquecer las fichas de productos. Esto garantiza una actualización fluida, coherente y en tiempo real en los sitios de comercio electrónico del grupo.
"El objetivo es que nuestros productos salgan al mercado en 20 días", afirma Alexandre Jourdan.
Esta optimización es posible gracias a :
- Sincronización automática entre el PIM y el DAM ;
- Transferencia suave de soportes voluminosos ;
- Optimización de los flujos de validación ;
- Gestión centralizada de los derechos de los usuarios.
Para saber más, descubra el conector Akepeek que conecta el PIM Akeneo al Keepeek DAM.
Transformación digital continua para afrontar los retos del futuro
"Cambiar los hábitos lleva mucho más tiempo del que se piensa. Tenemos que integrar este aspecto mediante documentación, reuniones e información. Es parte integrante del proyecto y no se detiene cuando entra en la fase de ejecución", afirma Cédrine Montagne.
El Grupo Optic 2000 prosigue su transformación digital con varios proyectos:"Estamos estudiando la posibilidad de conectar Babil a nuestra intranet para determinados elementos multimedia", afirma Cédrine Montagne. "Enel ámbito digital, nuestro objetivo es agilizar los procesos y automatizar la gestión de contenidos", añade Alexandre Jourdan.
El equipo también está estudiando el uso de la IA para comprobar automáticamente la calidad de los visuales producidos antes de su publicación.
Descubra cómo La IA comprueba automáticamente la calidad de los medios producidos en Intermarché.
¿Cuáles son las ventajas de la integración PIM/DAM?
La experiencia del Grupo Optic 2000 es un buen ejemplo de las ventajas de una estrategia combinada PIM/DAM:
- Centralización de contenidos: un repositorio único y seguro para los datos y soportes producidos ;
- Mejora de la colaboración: los equipos de marketing, digital y técnico trabajan en sinergia;
- Ahorro de tiempo: los procesos se optimizan para acelerar la comercialización de los productos;
- Cumplimiento garantizado: la gestión de los derechos de uso de los medios se define con total transparencia.
¿Tiene un proyecto DAM y se pregunta cuáles son las ventajas de la integración PIM/DAM? Póngase en contacto con nosotros para una demostración personalizada.
El éxito del dúo PIM/DAM en una estrategia de gestión de contenidos multicanal
Con Akeneo PIM y Keepeek DAM, el Grupo Optic 2000 demuestra que el éxito de la transformación digital se basa en una estrategia clara y en las herramientas adecuadas. La combinación de un PIM y un DAM, con el apoyo de un potente conector como Akepeek, ofrece un apalancamiento eficaz para una gestión de medios de productos de alto rendimiento y una experiencia de cliente óptima.
Esta historia de éxito muestra el camino a seguir a todas las empresas que deseen optimizar la gestión de sus soportes de productos al tiempo que aumentan su agilidad.
