Ça y est, vous êtes convaincus d'avoir besoin de vous équiper d'une solution de Digital Asset Management pour mettre en valeur vos éléments de communication, fluidifier la production et le partage de vos médias ?
C’est parti pour le lancement de votre projet de DAM ! Attention toutefois à ne pas confondre vitesse et précipitation. En effet, pas question de bloquer le déploiement de votre plateforme DAM, non pas à cause de considérations techniques, mais à cause de l’organisation de votre fonds documentaire ! Impensable que le temps passé à la reprise et l’indexation de vos médias bloque le déploiement de la plateforme. Ou pire, que celle ci soit mise en ligne vide !
Pas question non plus de risquer d’accumuler du retard dès le début du projet. Nous vous avons déjà détaillé l’importance du thésaurus dans le succès de votre projet DAM.
Mais quand commencer à réfléchir à l’épineuse question de l’indexation ? Quelles sont les compétences et ressources nécessaires en interne ? Découvrez ici pourquoi et comment l'expertise documentaire s’avère précieuse et souvent indispensable pour accélérer le lancement de votre projet.
Les premières questions de votre projet DAM : qui sont les utilisateurs et quel usage vont-il faire des médias ?
Une fois votre solution DAM en place, qui seront ses administrateurs et contributeurs au quotidien ? Dans la plupart des cas, il s’agira des équipes Marketing et Communication. Or, les collaborateurs qui produisent et indexent les illustrations, photos et vidéos n’ont pas toujours une connaissance des méthodologies de structuration de l’information. Pourtant, ces compétences documentaires s’avèrent nécessaires pour la réussite de votre projet.
Pourquoi construire un thésaurus sur mesure, quel plan de classement choisir ou encore quels champs d’indexation rendre obligatoires sont autant de questions nécessitant une expertise fine.
Quel sera le profil des utilisateurs finaux : grand public et/ou professionnels familiers du vocabulaire technique de votre secteur d’activité ? Quelles langues parlent-ils ? Quels types d'accès et de droits attribuer à chaque typologie d’utilisateurs ? Et face à ces interrogations, par quoi commencer ?
Il y a de quoi se sentir perdu… Or, non seulement ces étapes sont obligatoires, mais ce sont elles qui détermineront la qualité d’indexation de vos médias. Et de l’indexation fine de vos médias dépendra ensuite la vitesse à laquelle les utilisateurs accéderont aux contenus correspondant à leurs besoins. Voilà la clé pour assurer la bonne visibilité et la pleine l’utilisation de vos contenus digitaux, le retour sur investissement de vos créations...et la rentabilité de votre solution DAM !
Penser l’indexation dès le début du projet
Ces étapes doivent intervenir le plus tôt possible, idéalement en phase amont, lors de la définition du projet.
En effet, l'usage qui sera fait de vos médias ainsi que l’évaluation de leur volume et de leurs spécificités auront un impact sur la structuration des données d’indexation. En découle une estimation du temps et des ressources nécessaires à la reprise de vos médias.
À partir de là, le fournisseur de DAM sera en mesure de d'indiquer une estimation fine du projet en termes de coût et de planning. Chez Keepeek, cela se matérialise par un audit systématique dès le démarrage du projet, inclus avec l’achat de licences pour la solution.
Faire intervenir une équipe d'experts dédiée
La tentation de gérer vous-mêmes la reprise de vos médias et leur import dans votre nouvelle plateforme DAM est grande.
Après tout, qui mieux que vous-même connaît la nature de vos produits ou services ?
Cependant, cette étape est cruciale et l’investissement nécessaire pour la mener à bien ne doit pas être sous-estimé. L’indexation des médias nécessite obligatoirement une intervention manuelle ; elle peut être fastidieuse et chronophage. Or, les responsables du projet n'ont pas forcément la bande passante pour s'en occuper. A fortiori pendant la phase du début, pendant laquelle leur investissement est nécessaire pour la coordination des différentes services en interne.
Bonne nouvelle, l’équipe de choc du Pôle Documentaire Keepeek peut vous aider !
Intervenant en tant que conseil et forte de son expérience d’accompagnement auprès de plus de 300 clients, elle dispose de deux choses précieuses : de la méthode et du temps. Aujourd’hui constitué de 7 documentalistes et pouvant être renforcé en fonction de besoins ponctuels, notre Pôle Documentaire continue de s’agrandir et se spécialiser.
Les experts documentaires ont pour objectif de vous faire gagner du temps sans mobiliser vos équipes. Leur intervention, à travers des processus établis à l'origine du projet, permettent de limiter au maximum l’implication de vos équipes.
Lors d'un projet classique, 3 ateliers d’une demi-journées sont suffisants pour auditer votre plan de classement, la notice d’indexation des médias et définir les groupes d'utilisateurs et les workflows associés. Et pas besoin de mobiliser l’intégralité des équipes : un seul interlocuteur métier suffit (la personne qui connaît le mieux les besoins des utilisateurs finaux). Ensuite, les documentalistes paramètrent directement le plan de classement dans l’application, pour effectuer des tests de validation en conditions réelles. Enfin, dans le cas de reprise de données nécessitant une indexation manuelle, la mise en place d’une prestation documentaire vous fera gagner un temps précieux.
Un documentaliste aguerri est capable d’indexer et classer en 2 heures seulement un nombre de médias équivalent à une journée de travail entière pour un collaborateur interne non-spécialisé. Cette efficacité est encore optimisée par leur connaissance, dans les moindre détails, du DAM Keepeek. Un gain de productivité non négligeable !
À noter que le travail d’indexation se fait à distance et ne nécessite pas l’intervention du client. Par leur expertise et leur disponibilité, les documentalistes de votre éditeur de DAM sont définitivement les partenaires essentiels de la mise en place de votre projet !
