¿Cómo transformar casi un siglo dearchivos audiovisuales en un recurso estratégico accesible? Ante esta pregunta, Colas ha optado por una ambiciosa transformación digital de su patrimonio documental. Preservación de los soportes físicos, accesibilidad de los contenidos digitales, derechos de los usuarios, optimización de los costes de almacenamiento: descubra cómo esta filial del grupo Bouygues, actor mundial de la construcción y el mantenimiento de infraestructuras de transporte, eligió Keepeek como solución DAM (Digital Asset Management ) para gestionar más de 190.000 soportes.
Hablamos con Magdalena Dulac, Responsable de Audiovisual del Departamento de Comunicación y Marca de Colas, y Benjamin Suc, Director General de Limonade & Co, que lleva más de 10 años ayudando a la empresa a gestionar sus activos digitales.
Juntos hablan del éxito de la transformación de este patrimonio histórico en un recurso estratégico y de la optimización de la gestión documental de Colas.
Conservar y digitalizar un patrimonio audiovisual centenario: los retos de la transformación digital
"Colas produce fotos desde 1929 y películas desde 1953", explica Magdalena Dulac. "Teníamos más de 40 tipos de soportes físicos para las películas, todos almacenados con un proveedor de servicios de archivo. Nos preocupaba la durabilidad de estos soportes históricos y su limitada accesibilidad.
Por ello, la dirección votó un presupuesto para digitalizar estos archivos históricos. "Colas quería respetar la historia de la empresa. Con tantas empresas absorbidas a lo largo de los años, era esencial preservar esta historia para comprender el ADN y la diversidad de la organización", añade.
DAM y centralización de soportes: una estrategia de racionalización eficaz
Antes de implantar Keepeek en 2019, Colas gestionaba sus medios a través de dos herramientas distintas: una fototeca y una videoteca creadas en 2011. "Necesitábamos simplificar el acceso a nuestros medios de comunicación. El objetivo principal era facilitar la consulta y animar a los empleados a aprovechar este patrimonio, racionalizando al mismo tiempo los costes de almacenamiento y funcionamiento.
"El proyecto de indexación supuso un gran reto", explica Benjamin Suc. "Partíamos de dos colecciones de metadatos completamente heterogéneas, tanto en estructura como en sistemas de referencia. Incluso elementos que parecían similares, como la indexación de términos geográficos o los nombres de las filiales, seguían lógicas diferentes. Tuvimos que definir un núcleo común para armonizar la descripción de vídeos e imágenesy, sobre todo, alinear los repositorios con una terminología común para garantizar la eficacia de las búsquedas. La migración y la indexación requirieron de 3 a 4 meses de trabajo, pero esta reestructuración era fundamental para garantizar la calidad y la coherencia de los datos a lo largo del tiempo".
"Esta fase de indexación fue más fácil gracias a nuestro trabajo preparatorio ", añade Magdalena Dulac. "Cuando Keepeek empezó a trabajar, casi habíamos terminado de definir el tesauro ". definición del tesaurolo que nos ahorró al menos 6 meses en el conjunto del proyecto.
Actualmente, la plataforma centraliza más de 190.000 soportes (176.000 imágenes, 9.000 vídeos y documentos PDF) para un volumen total de 12 TB, accesible a más de 30.000 usuarios en todo el mundo.
La centralización de los medios en un único sistema también ha permitido establecer conexiones antes imposibles entre distintos tipos de contenidos. "Llevamos años produciendo una revista, Routes, en francés e inglés. Gracias a Keepeek, ahora podemos establecer vínculos entre artículos y medios asociadoslo que facilita la reutilización y el seguimiento de los activos. Esta interconexión, que era imposible cuando nuestros contenidos estaban alojados en dos sistemas distintos, mejora considerablemente la eficacia de nuestros equipos.
Gestión de derechos e integración en el ecosistema digital
La digitalización del patrimonio histórico plantea rápidamente cuestiones de derechos. "Es un punto importante a tener en cuenta cuando se adquieren colecciones antiguas. ¿Seguimos teniendo los derechos para utilizarlas y distribuirlas? Los derechos conexos de la música y otras cuestiones legales exigen una investigación en profundidad de los titulares de los derechos, lo que no es fácil cuando nos remontamos a 1929.
Keepeek encaja perfectamente enel ecosistema digital de Colas. " Keepeek es un repositorio de archivos terminados", explica Magdalena. "Un producto acabado elaborado por una agencia se deposita en Keepeek, luego se integra en nuestra intranet y se distribuye en nuestro sitio corporativo. La sencillez del flujo de trabajo es una auténtica ventaja".
Para enriquecer su base de datos documental, la plataforma Keepeek incluye un acceso directo al banco de imágenes Shutterstock. Esta conexión permite a los equipos centralizar en un solo lugar todos sus recursos visuales, ya procedan de producciones internas o externas.
Más información sobre las integraciones disponibles en Keepeek DAM.
Estrategia de almacenamiento inteligente: gestión "caliente/fría" de activos digitales
La gestión de contenidos en Colas se basa en una estrategia "caliente/fría" bien definida. "Frío" corresponde aoptimización de almacenamiento de archivos en Azure. La particularidad de Colas es que produce una gran cantidad de material audiovisual, sobre todo rushes de gran valor pero de gran tamaño. Estas secuencias se almacenan "en frío" para que los administradores puedan descargarlas solo cuando las necesiten.
"Caliente" se refiere a los bienes que se utilizan a diario ", prosigue Benjamin. "La noción de patrimonio entra en juego en relación con el ciclo de vida de los contenidosque también se gestiona mediante derechos legales. Cuando un documento alcanza la categoría de "archivo", evaluamos si debe conservarse para uso histórico, caso por caso, manteniendo sólo lo que corresponde a las cuestiones patrimoniales".
Gobernanza documental y formación: las claves de un DAM de alto rendimiento
¿La clave del éxito? Una gestión clara de los medios de comunicación y formación continua. "Hemos creado cursos de formación para un público bien informado, en particular directores de comunicación de todo el mundo. A lo largo de los años, hemos facilitado la contribución de los empleados, con Limonade & Co y el departamento de comunicación como responsables de la indexación".
Para mantener el interés de los usuarios, el equipo ha desarrollado una estrategia multicanal: "Hemos producido tutoriales en vídeo, editorializamos la página de inicio y ofrecemos recordatorios en nuestra intranet. En un grupo tan descentralizado como Colas, las actualizaciones mensuales con nuestra red son esenciales ", añade Magdalena Dulac. "Gracias a estos intercambios regulares obtenemos la información que necesitamos para alimentar la mediateca de manera coherente y dinámica. Nuestros equipos, repartidos en más de 50 países, nos proporcionan noticias del terreno, que son fundamentales para enriquecer nuestra base documental ".
Co-construcción e innovación: desarrollar el DAM con el editor
La colaboración entre Colas y Keepeek va más allá de una simple relación cliente/proveedor. "Desafiamos regularmente al equipo de Keepeek para que desarrolle nuevas funcionalidades. En función de las reacciones, las innovaciones se integran en la hoja de ruta global o se destinan específicamente a Colas.
Los beneficios observados son significativos: "La gestión de fotos y vídeos en el mismo informe ahorra tiempo y optimiza la indexación para crear corpus coherentes. La paleta funcional de Keepeek para describir activos es amplia y completa, lo que optimiza enormemente el tiempo de indexación".
Perspectivas de la mediateca de Colas
Para Magdalena, el valor añadido de Keepeek se resume en una palabra: "La sencillez es lo más importante para los usuarios y administradores a la hora de gestionar y aprovechar nuestros activos ". En 2025 está previsto un nuevo rediseño del portal de la marca.
Esta sencillez no excluye la sofisticación, como subraya Benjamin Suc: "Es una caja de herramientas que puede adaptarse a los usuarios; hay una amplia gama de funciones, pero cada cual puede encontrar la herramienta adecuada a su nivel de conocimientos. También esperamos que la integración de herramientas de IA sea cada vez más importante".
Acerca de Colas https://www.colas.com/fr/
Colas, filial del Grupo Bouygues, diseña, construye y mantiene infraestructuras de transporte de forma responsable. Con operaciones en más de 50 países de los cinco continentes, a través de una red de 1.000 unidades operativas de obras y 3.000 unidades de producción de materiales, Colas emplea a 65.000 personas.
Sobre Magdalena Magdalena Dulac
Magdalena Dulac, filóloga y responsable audiovisual de Colas, supervisa todas las producciones audiovisuales del Grupo, que han obtenido más de veinte premios de comunicación profesional en los últimos diez años. Pionera en su campo, creó la primera videoteca en una empresa de obras públicas y sigue gestionando la mediateca del Grupo Colas.
Acerca deLemonade & Co | https://www.limonadeandco.fr/
Limonade & Co es una agencia cooperativa especializada en archivado, gestión de soportes (DAM) y valorización de la memoria de las organizaciones y las personas desde 2012. Con oficinas en París y Lyon, Limonade & Co acompaña a sus clientes en proyectos que movilizan sus activos con una visión de 360°.
Acerca de Benjamin Suc
Benjamin Suc es licenciado en Ciencias Humanas y Archivística. Su principal área de interés desde la universidad ha sido la promoción del patrimonio cultural de las empresas. Trabajando para la agencia de comunicación TBWA París, desarrolló un enfoque original para comunicar y difundir documentos de archivo a través de medios digitales. A partir de esta experiencia, ha trabajado con grandes cuentas en tareas de consultoría e investigación en gestión de flujos de información e indexación de documentos, ayudando a implantar soluciones de gestión de activos digitales para empresas como Michelin, Lafarge, Valeo, Groupe Bouygues y Maison Chaumet. También ha dirigido varios proyectos de digitalización destinados a optimizar la accesibilidad y la conservación de archivos.
