La gestión de los documentos de una empresa es una cuestión estratégica. Si los archivos están mal organizados, se pierde tiempo, contenido e información. Entonces, ¿cómo estructurar, preservar y aprovechar al máximo estos recursos? Descubra las mejores prácticas para gestionar eficazmente sus archivos y mejorar la gestión de los contenidos de su empresa.
¿Por qué organizar los archivos de su empresa?
Las empresas producen grandes cantidades de archivos y soportes digitales. Sin una organización eficaz, estos archivos se vuelven rápidamente inmanejables. Una mala gestión de los archivos empresariales provoca pérdidas de información, errores y una gran pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos.
Organizar sus archivos corporativos le permite encontrar rápidamente la información que necesita, garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales, optimizar el uso de los contenidos digitales y reducir los costes asociados al almacenamiento innecesario. Archivar no es solo una cuestión de gestión administrativa, sino también de capitalizar el patrimonio de una empresa conservando documentos, fotos, vídeos y archivos de audio históricos y estratégicos.
Identificación y archivo de los documentos de la empresa
No todos los documentos de una empresa tienen el mismo valor. Es esencial distinguir entre los documentos administrativos y jurídicos sujetos a obligación de conservación, los contenidos operativos y estratégicos, los archivos del patrimonio corporativo que narran la historia y el desarrollo de la empresa, y los soportes multimedia y visuales relacionados con la comunicación y el marketing.
Establecer una estructura lógica facilita el acceso a los archivos multimedia. Un plan de archivado claro y comprensible para todos los usuarios debe basarse en criterios pertinentes como la fecha, el tipo de documento, el proyecto o el cliente. Debe ser fácil de actualizar e, idealmente, estar integrado en una solución avanzada de gestión de documentos, como un DAM.
Digitalizar los archivos de las empresas: una palanca estratégica
La digitalización de los archivos corporativos libera espacio físico de almacenamiento, facilita el acceso a los documentos dondequiera que trabajen los empleados, protege los archivos gracias a soluciones de gestión digital y simplifica el intercambio de documentos y la colaboración. Esta transición también garantiza una mejor trazabilidad de los cambios y ahorra un tiempo valioso en la búsqueda de información.
El archivado digital con un DAM permite estructurar estos contenidos digitales corporativos y prolongar su ciclo de vida. En un DAM, los archivos multimedia siguen un ciclo preciso: creación e importación con metadatos, organización e indexación automática, uso y compartición de soportes con un nivel de acceso específico, archivado seguro y -en función de las normas legales de conservación- eliminación de los recursos obsoletos.
Garantizar y gestionar los derechos de acceso y la autoría de los documentos de la empresa.
Los documentos corporativos suelen contener información sensible. El DAM permite una gestión precisa de los derechos en función de los perfiles de usuario, un seguimiento detallado de los accesos y modificaciones, y un almacenamiento seguro con reglas de archivado adecuadas. También garantiza que los documentos obsoletos se actualicen automáticamente, para que el acceso a los archivos de la empresa siga siendo pertinente en todo momento.
Otro aspecto crucial de la gestión de documentos corporativos son los derechos de autor. Algunos archivos, imágenes o vídeos pueden estar protegidos por derechos de propiedad intelectual. El DAM facilita el seguimiento de las licencias y restricciones de uso para evitar usos no conformes y litigios. Al centralizar esta información, la empresa puede garantizar el cumplimiento de las normas vigentes y prevenir los riesgos asociados aluso no autorizado de contenidos archivados.
Laexperiencia documental es un activo clave para una organización eficaz de los medios de comunicación. Descubra cómo la experiencia documental puede acelerar sus proyectos DAM.
Garantizar la conformidad y longevidad de los archivos de la empresa
Determinados archivos de la empresa deben conservarse durante un periodo mínimo exigido por la ley. Por ejemplo, los documentos contables deben conservarse 10 años, los contratos comerciales 5 años, los documentos fiscales 6 años y los archivos de RRHH entre 3 y 50 años, según su naturaleza. El DAM permite establecer reglas de conservación y eliminación automática para cumplir estas obligaciones sin esfuerzo.
Digitalizar sus archivos corporativos y optimizar su gestión también contribuye a reducir la huella medioambiental de su empresa. Con un DAM, puedes limitar el almacenamiento innecesario de tus archivos multimedia y racionalizar el uso de servidores.
Para saber más, lea nuestro artículo sobre el impacto medioambiental del software DAM.
La gestión de documentos y archivos corporativos es muy importante para las organizaciones profesionales. Un archivado bien definido, un almacenamiento seguro y un uso inteligente de los contenidos corporativos pueden mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento de la legislación. Si adoptas buenas prácticas y utilizas soluciones adecuadas, como el software de gestión de activos digitales, podrás optimizar la gestión de los contenidos de tu empresa al tiempo que reduces tu impacto medioambiental.
