Come trasformare quasi un secolo diarchivi audiovisivi in una risorsa strategica accessibile? Di fronte a questa domanda, Colas ha optato per un'ambiziosa trasformazione digitale del suo patrimonio documentario. Conservazione dei supporti fisici, accessibilità dei contenuti digitali, diritti degli utenti, ottimizzazione dei costi di archiviazione: scoprite come questa filiale del gruppo Bouygues, attore globale nella costruzione e manutenzione di infrastrutture di trasporto, ha scelto Keepeek come soluzione DAM (Digital Asset Management) per gestire oltre 190.000 supporti.
Abbiamo parlato con Magdalena Dulac, responsabile del settore audiovisivo del dipartimento comunicazione e marchio di Colas, e con Benjamin Suc, amministratore delegato di Limonade & Co, che da oltre 10 anni aiuta l'azienda a gestire i suoi asset digitali.
Insieme, raccontano il successo della trasformazione di questo patrimonio storico in una risorsa strategica e l'ottimizzazione della governance documentale di Colas.
Conservare e digitalizzare un patrimonio audiovisivo centenario: le sfide della trasformazione digitale
"Colas produce foto dal 1929 e film dal 1953", spiega Magdalena Dulac. "Avevamo più di 40 tipi di supporti fisici per le pellicole, tutti conservati presso un fornitore di servizi di archiviazione. Eravamo preoccupati per la durata di questi supporti storici e per la loro limitata accessibilità.
La direzione ha quindi votato un budget per la digitalizzazione di questi archivi storici. " Colas voleva rispettare la storia dell'azienda. Con l'assorbimento di così tante aziende nel corso degli anni, era essenziale preservare questa storia per comprendere il DNA e la diversità dell'organizzazione", aggiunge.
DAM e centralizzazione dei media: una strategia di razionalizzazione efficace
Prima di implementare Keepeek nel 2019, Colas gestiva i propri media attraverso due strumenti separati: una libreria di foto e una di video creata nel 2011. " Avevamo bisogno di semplificare l'accesso ai nostri media. L'obiettivo primario era quello di facilitare la consultazione e incoraggiare i dipendenti a sfruttare questo patrimonio, razionalizzando al contempo i costi di archiviazione e di gestione.
" Il progetto di indicizzazione ha rappresentato una grande sfida", spiega Benjamin Suc. "Siamo partiti da due collezioni di metadati completamente eterogenee, sia in termini di struttura che di sistemi di riferimento. Anche elementi che sembravano simili, come l'indicizzazione dei termini geografici o dei nomi delle filiali, seguivano logiche diverse. Abbiamo dovuto definire un nucleo condiviso per armonizzare la descrizione di video e immaginie, soprattutto, allineare gli archivi con una terminologia comune per garantire una ricerca efficiente. La migrazione e l'indicizzazione hanno richiesto 3-4 mesi di lavoro, ma questa ristrutturazione è stata fondamentale per garantire la qualità e la coerenza dei dati nel tempo".
" Questa fase di indicizzazione è stata facilitata dal nostro lavoro di preparazione ", aggiunge Magdalena Dulac. "Quando Keepeek ha iniziato il suo lavoro, avevamo quasi finito di definire il thesaurus ". definizione del thesaurusIl che ci ha fatto risparmiare almeno 6 mesi sul progetto complessivo".
Oggi la piattaforma centralizza più di 190.000 media (176.000 immagini, 9.000 video e documenti PDF) per un volume totale di 12 TB, accessibile a più di 30.000 utenti in tutto il mondo.
La centralizzazione dei media in un unico sistema ha anche permesso di creare connessioni prima impossibili tra diversi tipi di contenuti. " Da anni produciamo una rivista, Routes, in francese e in inglese. Grazie a Keepeek, ora possiamo stabilire collegamenti tra gli articoli e i media associatirendendo più facile il riutilizzo e la tracciabilità degli asset. Questa interconnessione, che era impossibile quando i nostri contenuti erano ospitati su due sistemi separati, migliora notevolmente l'efficienza dei nostri team".
Gestione dei diritti e integrazione nell'ecosistema digitale
La digitalizzazione del patrimonio storico solleva rapidamente questioni relative ai diritti. " Questo è un punto importante da tenere presente quando si acquisiscono vecchie collezioni. Abbiamo ancora i diritti per usarle e distribuirle? I diritti sulla musica e altre questioni legali richiedono una ricerca approfondita sui detentori dei diritti, cosa non facile quando si risale al 1929.
Keepeek si inserisce perfettamente nell'ecosistema digitale di Colas. " Keepeek è un archivio per i file finiti", spiega Magdalena. "Un prodotto finito realizzato da un'agenzia viene depositato in Keepeek, quindi integrato nella nostra intranet e distribuito sul nostro sito aziendale. La semplicità del flusso di lavoro è un vero vantaggio".
Per migliorare il suo database documentale, la piattaforma Keepeek include l'accesso diretto alla banca immagini di Shutterstock. Questa connessione consente ai team di centralizzare tutte le risorse visive in un unico luogo, sia che provengano da produzioni interne che esterne.
Per sapernedi più sulle integrazioni disponibili nel DAM di Keepeek.
Strategia di archiviazione intelligente: gestione "caldo/freddo" degli asset digitali
La gestione dei contenuti in Colas si basa su una strategia "caldo/freddo" ben definita. " Il freddo corrisponde aottimizzare archiviazione dei file su Azure. Colas è unica nel suo genere in quanto produce una grande quantità di materiale audiovisivo, in particolare rushes di alto valore ma molto grandi. Queste riprese vengono archiviate "a freddo", in modo che gli amministratori possano scaricarle solo quando ne hanno bisogno.
Il termine "caldo" si riferisce ai beni utilizzati quotidianamente ", continua Benjamin. " La nozione di patrimonio entra in gioco in relazione al ciclo di vita dei contenuti . ciclo di vita del contenutoche è gestito anche dai diritti legali. Quando un documento raggiunge lo status di "archivio", valutiamo se debba essere conservato per uso storico, caso per caso, mantenendo solo ciò che corrisponde alle questioni del patrimonio".
Governance dei documenti e formazione: le chiavi per un DAM ad alte prestazioni
La chiave del successo? Una chiara governance dei media e una formazione continua. "Abbiamo organizzato corsi di formazione per un pubblico ben informato, in particolare per i responsabili della comunicazione di tutto il mondo. Nel corso degli anni, abbiamo semplificato il contributo dei nostri dipendenti, con Limonade & Co e il dipartimento di comunicazione responsabili dell'indicizzazione".
Per mantenere gli utenti impegnati, il team ha sviluppato una strategia multicanale: "Abbiamo prodotto dei video tutorial, abbiamo curato la redazione della home page e abbiamo fornito dei promemoria sulla nostra intranet. In un gruppo decentralizzato come Colas, gli aggiornamenti mensili con la nostra rete sono essenziali ", aggiunge Magdalena Dulac. "È grazie a questi scambi regolari che otteniamo le informazioni necessarie per alimentare la mediateca in modo coerente e dinamico. Le nostre équipe, distribuite in oltre 50 Paesi, ci forniscono notizie dal campo, che sono fondamentali per arricchire il nostro database documentario ".
Co-costruzione e innovazione: sviluppare il DAM con l'editore
La collaborazione tra Colas e Keepeek va oltre il semplice rapporto cliente/fornitore. "Sfidiamo regolarmente il team di Keepeek a sviluppare nuove funzionalità. A seconda del feedback, le innovazioni vengono integrate nella roadmap globale o specificamente per Colas.
I vantaggi osservati sono significativi: "Gestire foto e video sullo stesso report fa risparmiare tempo e ottimizza l'indicizzazione per creare corpora coerenti. La gamma di funzioni di Keepeek per la descrizione degli asset è ampia e completa, il che ottimizza notevolmente i tempi di indicizzazione".
Prospettive di mediateca presso Colas
Per Magdalena, il valore aggiunto di Keepeek si può riassumere in una parola: "La semplicità è la cosa più importante per gli utenti e gli amministratori nella gestione e nell'utilizzo dei nostri beni ". Nel 2025 è prevista una nuova riprogettazione del portale del marchio.
Questa semplicità non esclude la sofisticazione, come sottolinea Benjamin Suc: "È una cassetta degli attrezzi che può essere adattata agli utenti; c'è un'ampia gamma di funzioni, ma ognuno può trovare lo strumento giusto per il proprio livello di competenza. Ci auguriamo inoltre che l'integrazione degli strumenti di IA diventi sempre più importante.
Informazioni su Colas https://www.colas.com/fr/
Colas, una filiale del Gruppo Bouygues, progetta, costruisce e mantiene le infrastrutture di trasporto in modo responsabile. Con attività in più di 50 Paesi nei cinque continenti, attraverso una rete di 1.000 unità operative e 3.000 unità di produzione di materiali, Colas impiega 65.000 persone.
Informazioni su Magdalena Magdalena Dulac
Magdalena Dulac, filologa e responsabile dell'audiovisivo di Colas, supervisiona tutte le produzioni audiovisive del Gruppo, che negli ultimi 10 anni hanno vinto più di venti premi di comunicazione professionale. Pioniera nel suo campo, ha creato la prima videoteca di un'azienda pubblica e continua a gestire la mediateca del Gruppo Colas.
Informazioni suLemonade & Co. https://www.limonadeandco.fr/
Limonade & Co è un'agenzia cooperativa specializzata in archiviazione, gestione dei media (DAM) e valorizzazione della memoria di organizzazioni e persone dal 2012. Con uffici a Parigi e Lione, Limonade & Co supporta i suoi clienti in progetti che mobilitano il loro patrimonio con una visione a 360°.
Chi siamo Benjamin Suc
Benjamin Suc è laureato in scienze umane e archivistica. Fin dai suoi studi universitari, la sua principale area di interesse è stata la promozione del patrimonio culturale aziendale. Lavorando per l'agenzia di comunicazione TBWA Paris, ha sviluppato un approccio originale alla comunicazione e alla diffusione di documenti d'archivio attraverso i media digitali. Sulla base di questa esperienza, ha collaborato con importanti società di consulenza e ricerca nella gestione dei flussi informativi e nell'indicizzazione dei documenti, contribuendo all'implementazione di soluzioni di Digital Asset Management per aziende come Michelin, Lafarge, Valeo, Groupe Bouygues e Maison Chaumet. Ha inoltre guidato una serie di progetti di digitalizzazione volti a ottimizzare l'accessibilità e la conservazione degli archivi.
