La gestione dei documenti aziendali è una questione strategica. Se gli archivi sono mal organizzati, si perdono tempo, contenuti e informazioni. Come strutturare, conservare e sfruttare al meglio queste risorse? Scoprite le migliori pratiche per gestire efficacemente i vostri archivi e migliorare la gestione dei contenuti aziendali.
Perché organizzare gli archivi aziendali?
Le aziende producono grandi quantità di file e supporti digitali. Senza un'organizzazione efficace, questi archivi diventano rapidamente ingestibili. Una cattiva gestione degli archivi aziendali comporta la perdita di informazioni, errori e perdite di tempo nella ricerca dei documenti.
L'organizzazione degli archivi aziendali consente di trovare rapidamente le informazioni necessarie, di garantire la conformità agli obblighi di legge, di ottimizzare l'uso dei contenuti digitali e di ridurre i costi associati all'archiviazione non necessaria. L'archiviazione non riguarda solo la gestione amministrativa, ma anche la valorizzazione del patrimonio aziendale attraverso la conservazione di documenti, foto, video e file audio storici e strategici.
Identificazione e archiviazione dei documenti aziendali
Non tutti i documenti aziendali hanno lo stesso valore. È essenziale distinguere tra documenti amministrativi e legali soggetti a obblighi di conservazione, contenuti operativi e strategici, archivi del patrimonio aziendale che raccontano la storia e lo sviluppo dell'azienda e supporti multimediali e visivi legati alla comunicazione e al marketing.
La creazione di una struttura logica facilita l'accesso ai file multimediali. Un piano di archiviazione chiaro e comprensibile per tutti gli utenti dovrebbe basarsi su criteri rilevanti come la data, il tipo di documento, il progetto o il cliente. Dovrebbe essere facile da aggiornare e idealmente integrato in una soluzione di gestione documentale avanzata come un DAM.
La digitalizzazione degli archivi aziendali: una leva strategica
La digitalizzazione degli archivi aziendali libera spazio fisico, facilita l'accesso ai documenti ovunque i dipendenti lavorino, protegge gli archivi grazie a soluzioni di gestione digitale e semplifica la condivisione e la collaborazione dei documenti. Questa transizione garantisce anche una migliore tracciabilità delle modifiche e fa risparmiare tempo prezioso nella ricerca delle informazioni.
L'archiviazione digitale con un DAM consente di strutturare questi contenuti digitali aziendali e di estenderne il ciclo di vita. In un DAM, i file multimediali seguono un ciclo preciso: creazione e importazione con metadati, organizzazione e indicizzazione automatica, utilizzo e condivisione dei media con un livello di accesso specifico, archiviazione sicura e, a seconda delle norme legali di conservazione, eliminazione delle risorse obsolete.
Garantire e gestire i diritti di accesso e la paternità dei documenti aziendali.
I documenti aziendali contengono spesso informazioni sensibili. Il DAM consente una gestione fine dei diritti in base ai profili degli utenti, un monitoraggio dettagliato degli accessi e delle modifiche e un'archiviazione sicura con regole di archiviazione appropriate. Garantisce inoltre l'aggiornamento automatico dei documenti obsoleti, in modo che l'accesso agli archivi aziendali sia sempre pertinente.
Un altro aspetto cruciale della gestione dei documenti aziendali è il copyright. Alcuni file, immagini o video possono essere protetti da diritti di proprietà intellettuale. Il DAM facilita la tracciabilità delle licenze e delle restrizioni d'uso per evitare usi non conformi e controversie legali. Centralizzando queste informazioni, l'azienda può garantire la conformità alle norme vigenti e prevenire i rischi associati all'uso non autorizzato dei contenuti archiviati.
La competenza documentale è una risorsa fondamentale per un'organizzazione efficiente dei media. Scoprite come le competenze documentali possono accelerare i vostri progetti DAM.
Garantire la conformità e la longevità degli archivi aziendali.
Alcuni archivi aziendali devono essere conservati per un periodo minimo previsto dalla legge. Ad esempio, i documenti contabili devono essere conservati per 10 anni, i contratti commerciali per 5 anni, i documenti fiscali per 6 anni e i file HR per un periodo compreso tra 3 e 50 anni, a seconda della loro natura. Il DAM consente di impostare regole di conservazione e di eliminazione automatica per soddisfare questi obblighi senza alcuno sforzo.
La digitalizzazione degli archivi aziendali e l'ottimizzazione della loro gestione contribuiscono anche a ridurre l'impatto ambientale dell'azienda. Con un DAM, potete limitare l'archiviazione non necessaria dei vostri file multimediali e razionalizzare l'uso dei server.
Per saperne di più, leggete il nostro articolo sull'impatto ambientale del software DAM.
La gestione dei documenti e degli archivi aziendali è molto importante per le organizzazioni professionali. Un'archiviazione ben definita, una conservazione sicura e un uso intelligente dei contenuti aziendali possono migliorare la produttività e garantire la conformità legale. Adottando le buone prassi e utilizzando soluzioni appropriate come il software di Digital Asset Management, è possibile ottimizzare la gestione dei contenuti aziendali riducendo al contempo l'impatto ambientale.
