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Tout ce que qu'il faut savoir sur le Digital Asset Management : fonctionnalités, avantages, ressources et gestion au quotidien de votre photothèque, médiathèque ou vidéothèque.
Par définition, une solution DAM permet de centraliser, d'organiser et de diffuser toutes les productions multimédias d’un service ou d'une organisation. Les solutions de Digital Asset Management sont également appelées par d'autres noms, comme photothèque, médiathèque ou media center. Un DAM permet de retrouver et consulter facilement des médias parmi un grand volume d'images, de vidéos et de documents de toutes sortes.
Aujourd’hui, ces solutions photothèque/médiathèque sont souvent enrichies de fonctionnalités plus avancées. Les DAM proposent ainsi des intégrations avec d’autres outils comme les sites eCommerce ou les PIM. Ils offrent aussi des fonctionnalités de retouche d'image, de séquençage vidéo ou encore de travail collaboratif, par exemple.
Une solution DAM est nécessaire dans une entreprise ou une institution dès qu'elle commence à produire ou utiliser un grand nombre de médias. Le besoin d'organiser les photos, vidéos et autres supports est souvent le point de départ d'un projet de DAM.
Ce sont généralement les services marketing et communication, grands consommateurs de médias, qui ont besoin d’organiser leurs médias. Ils doivent pouvoir les retrouver facilement et les partager avec leurs prestataires, filiales et clients. Tous types d’organisations les utilisent. On trouve des DAM au sein de nombreuses associations, des grandes institutions, d'entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. De la même manière, les collectivités locales et les organisations internationales possèdent généralement un DAM.
Les responsables de DAM sont souvent des documentalistes, aujourd’hui aussi appelé·e·s media managers. Les chargé·e·s de communication peuvent également réaliser cette mission, souvent en complément de leurs missions principales.
Une importante partie du travail d’un·e responsable de DAM est d’identifier les sources qui produisent des médias. Il s'agit ensuite de les collecter avec toutes les informations qui peuvent s'avérer utile (droits notamment) et d’organiser ces contenus. Une des tâches essentielles est la phase d’indexation. Il s’agit d’ajouter les bonnes informations qui permettront aux utilisateurs, en tapant un ou quelques mots, de retrouver immédiatement les médias dont ils ont besoin.
Il est souvent nécessaire pour ces profils d’avoir quelques notions de droits d’auteur et du droit à l’image. L'INA et l'INTD (CNAM) proposent des licences professionnelles pour ces types de poste.
Mettre en place une solution de Digital Asset Management dans son organisation permet d’adresser les problématiques suivantes :
- Centraliser tous les médias au même endroit pour permettre aux personnes qui en ont besoin d'y accéder sans perdre de temps à les chercher.
- Partager les médias en interne et en externe aux bonnes personnes en générant des formats adaptés à chaque usage.
- Décrire les médias pour pouvoir créditer les auteurs, donner le contexte, préciser les restrictions d'utilisation, ajouter des mots clés ou les noms des personnes représentées. Cela permet ainsi de retrouver les médias facilement et de les utiliser à bon escient.
- Tracer l’utilisation des médias et garder le contrôle de leur usage (gestion des droits : diffusion sélective à des groupes d’utilisateurs identifiés, archivage automatique des médias dont les droits ont expirés, gestion des contrats).
- Fournir des données statistiques sur les médias (nombre de vues, de téléchargements, de partage, statistiques d'engagement).
- Proposer des fonctionnalités de traitement sur les médias eux-mêmes (floutage, recadrage, séquençage, etc.).
- Être disponible sous forme d'application mobile pour permettre aux personnes qui sont sur le terrain d’envoyer leurs photos ou vidéos en temps réel.
- intégrer un brand center avec toutes les ressources d’image de marque (logos, chartes graphiques, modèles de documents, pictos, etc.).
- s'intégrer avec d’autres solutions : PIM, sites web, eCommerce, solutions Web to Print, etc.
- proposer les médias dans d’autres applications sous forme de plugin (Microsoft Office, Google Suite, logiciels Adobe, CMS, YouTube, etc.).
Un DAM permet de contenir et surtout d'organiser tous types de médias :
Photos produit, photos corporate ou d’événements internes, illustrations, ou infographies : toutes les images produites par ou pour votre organisation peuvent intégrer la plateforme.
Productions publicitaires, vidéos à destination de la presse ou des réseaux sociaux, webinaires, interviews, événements filmés, etc. Le DAM permet de consulter les vidéos directement dans l'outil et ainsi de supprimer la problématique de partage de ces fichiers volumineux.
Podcasts, interviews, signatures sonores, spots radio : ces fichiers nécessitent souvent d'être accompagnés de métadonnées pour être retrouvés.
Les annonces presse et affiches peuvent être intégrées dans un DAM en pdf. Vous pouvez aussi y intégrer les sources (InDesign ou autres), pour être téléchargées et adaptées (déclinaison par langue ou pays, réactualisation, etc.) ou reliées à vos outils Web to print. Documents
Les documents bureautique peuvent également être inclus. Ainsi, communiqués et dossiers de presse, magazines internes, dépliants, libres blancs ou autres peuvent être stockés et diffusés. Le DAM permet en général une recherche plein texte pour retrouver et lire facilement les pdf ou documents Microsoft Word ou Powerpoint.
Tous les contenus digitaux s'y intègrent également : bannières, emailings, mini-sites, configurateurs 3D, contenus pour les réseaux sociaux. Tous ces médias peuvent donc être réunis et diffusés depuis le DAM sur les canaux numériques.
Logos, chartes, modèles de documents, pictogrammes, signatures, etc : le DAM peut aussi intégrer un brand center pour garantir le respect de votre marque.
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Le temps nécessaire est à estimer à partir du volume de médias que vous produisez ou collectez. Par conséquent, une structure qui produit peu n’aura besoin que de quelques jours par mois pour gérer son DAM. Par contre, des structures qui produisent beaucoup de contenus vont avoir plusieurs personnes dédiées à temps plein à l’indexation, la publication des médias et la gestion des utilisateurs.
Le temps passé sur le DAM peut également être très variable. Par exemple, il peut y avoir très peu de contenu pendant des semaines et tout à coup, une campagne de lancement de produit ou un événement clé peuvent générer une charge de travail très importante. C’est pourquoi beaucoup d’organisations choisissent de déléguer ces tâches à des prestataires. Il existent des sociétés spécialisées qui proposent des prestations d’indexation. Leurs documentalistes interviennent à distance ou en régie en fonction des besoins. Les grands éditeurs de DAM proposent également ce genre de service. Keepeek emploie par exemple une équipe de cinq documentalistes. Ils administrent les solutions de nos clients, assurent un renfort temporaire ou régulier sur des missions d’accompagnement, de refonte, de reprise ou de support.
Rien ne vaut la pratique ! Keepeek peut vous mettre à disposition un espace de test en quelques minutes pour voir concrètement comment fonctionne notre solution.
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