Des points de vigilance ont-ils été découverts dans le projet ?
En effet, la question de la reprise de données a fait l’objet d’une attention particulière. La structure documentaire pouvant être très différente d’une marque à une autre. Il nous a fallu effectuer un travail de mapping des données assez complexe. Ce travail de convergence est à la fois analytique (définir la cible) et technique (migrer les données).
La reprise de l’existant est une bonne occasion pour nettoyer ses données. Il s’agit donc de trouver des stratégies de « désherbage » pour ne conserver que l’essentiel. Nous parlons de plusieurs centaines de milliers de fichiers, il faut donc privilégier des solutions automatiques et éviter au maximum les tâches manuelles. Nous avons eu également à gérer la reprise des contrats de droit à l’image qui a nécessité de repenser tous les liens entre les contenus.
Enfin le séquençage de la reprise a été un vrai sujet de discussion. Le business ne s’arrête pas et il n’était pas envisageable de figer les bases existantes pendant la migration.
Sachant que la migration d’une base a duré plusieurs semaines, nous avons procédé en 2 étapes, pour chaque marque :
- Reprise des contenus multimédia présents, au début de la phase de reprise
- Reprise de toutes les mises à jour au moment de la mise en ligne
Qui sont les principaux utilisateurs de la plateforme de marque du Groupe Rocher ?
Comme nous positionnons MyMedia comme un référentiel des contenus multimedia pour les marques, il est important d’en maitriser les contenus et les utilisateurs. Ainsi, un « gardien du temple » pour chaque marque, nommé « administrateur de marque », gère les droits des utilisateurs et s’assure de la cohérence de l’organisation des contenus.
Trois autres grandes catégories d’utilisateurs sont identifiées :
- Les contributeurs internes : ils vont importer, indexer et publier les nouveaux contenus. Ils sont répartis au sein d’une marque entre la communication centrale et la communication des pays.
- Les consommateurs internes : ils viennent chercher les médias pour des opérations commerciales en vente par correspondance, retail ou emailings, ou pour alimenter des sites internet, etc …
- Les utilisateurs externes : ce sont les agences de publicité, les imprimeurs, les studios de PAO et autres structures qui ont besoin des visuels des marques.
Quels types de contenus sont éligibles à la base MyMedia ?
Tous les assets digitaux et communication des marques sont susceptibles d’intégrer MyMédia.
On retrouve notamment :
- La communication de marque et produit : le fonds de communication accueille des médias de type chartes ou documents
- La médiathèque : elle centralise tous les visuels unitaires produits, accessoires, mannequins, …
- Le plan commercial de marque : ce dernier pôle correspond à la mise en place de toolboxes pour des évènements qui sont joués en même temps partout dans le monde.
La création de ces toolboxes a vocation de fournir des guidelines ou du contenu clé en mains aux utilisateurs de la plateforme.
Pourquoi avoir choisi l’éditeur français Keepeek ?
Plusieurs raisons ont motivé le choix de Keepeek.
Tout d’abord, Keepeek nous est apparu comme étant une solution ergonomique répondant de manière concrète à des besoins fonctionnels concernant la facilité d’accès à la plateforme, le partage des contenus, le dialogue entre la plateforme et d’autres applications métier, etc.
Techniquement, nous avons trouvé la solution Keepeek « up-to-date » aussi bien fonctionnellement que techniquement. Les composants utilisés, l’API et toutes les différentes briques qui constituent Keepeek sont portées sur des solutions récentes. Ensuite, l’approche agile du projet nous a semblé elle aussi pertinente. Cette approche a retenu l’attention de la DSI et a permis de donner à la fois de la flexibilité mais aussi d’optimiser le timing des différents chantiers.
Enfin, le modèle économique proposé est, il faut le souligner, un modèle novateur sur le marché. Le ticket d’entrée pour la plupart des acteurs du marché est élevé, et il est surtout relayé par des coûts récurrents dissuasifs pour une plateforme qui a vocation à être étendue sur un périmètre utilisateurs plus large.
Le choix de Keepeek a été confirmé après un processus minutieux de sélection d’une dizaine d’autres éditeurs.
Le choix d’utiliser le Cloud Keepeek était-il évident pour vous ?
Cette décision a été longuement discutée en interne. Ce n’était pas forcément dans nos habitudes d’opter pour une plateforme et un stockage de données stratégiques externes à nos murs. Cependant, notre partenaire Keepeek nous a convaincu de la solidité de son modèle. D’autre part, notre choix s’inscrit dans une évolution naturelle d’urbanisation de notre SI. Et ce projet de plateforme extérieure dans le cloud vient rejoindre d’autres projets initiés aussi au sein du Groupe.
Tout le monde parle d’approche agile, mais concrètement qu’est-ce que cela apporte à un projet d’identité de marque ?
Dans notre cas cette approche a tout son sens.
Tout d’abord l’ensemble du groupe migre progressivement vers des méthodologies agiles. La mesure de l’amélioration devient culturelle.
Il nous fallait donc trouver un partenaire sensibilisé à notre démarche.
Au moment des appels d’offres tous les candidats se déclarent agiles, et au moment de la mise en place on revient vite aux vieilles habitudes de cycle en V.
Nous avons challengé Keepeek sur ses compétences dans l’agilité. Leur démarche hybride Scrum et Kanban pour traiter les projets nous a convaincu. Les cérémonies de l’agile et notamment les standups font partie intégrale de leur culture d’entreprise.
Le projet a donc suivi une démarche Kanban grâce notamment à nos tableaux virtuels. Ce processus est certainement une des clés de réussite du projet. Beaucoup de questions étaient à résoudre et il aurait été impossible de « spécifier » dans le détail tous ces sujets. Notre démarche itérative a permis de résoudre la majorité des problèmes de façon progressive. Nous avons priorisé les demandes en fonction de leur valeur estimée pour le projet et abandonné les autres. Keepeek nous a accompagné dans ces choix et a fait évoluer sa solution pour prendre en compte ces demandes argumentées.
Avez-vous eu besoin de faire évoluer la solution pour répondre à vos besoins métiers ?
En choisissant Keepeek, nous souhaitions disposer d’une solution éprouvée et flexible. Il y avait cependant un contrat moral avec le métier : ne pas demander de développements spécifiques à l’éditeur, pour simplifier le support et les coûts de fonctionnement.
Une fois l’éditeur choisi, nous nous sommes efforcés d’orienter nos choix vers ce que la solution proposait en standard. Cette démarche est vertueuse car elle permet de fixer un cadre aux utilisateurs métiers, et aussi d’adapter leur processus. Dans certain cas, l’outil Keepeek a développé des fonctionnalités qui sont devenues des fonctions standard de l’outil.
Notre souhait de coller au plus près à l’outil standard nous a permis de lancer le projet en temps et en heure, tout en respectant le cadre budgétaire initial. Une véritable réussite pour un projet métier et IT de cette ampleur.
Quelques chiffres clés sur la solution Keepeek du Groupe Rocher !
- 7 marques
- Plus de 220 000 médias de qualité, classés et indexés, soit environ 3 To
- 2000 utilisateurs
- Plus de 950 connexions quotidiennes en moyenne
- 64 pays
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