Lors de la mise en place d'un DAM ou l’intégration d’un nouveau type de contenu dans un DAM déjà en place, la question de la reprise de l’existant est inéluctable. Les médias à récupérer peuvent provenir d’une autre solution de type DAM, de répertoires de fichiers, de disques durs externes ou encore de drives. Ces médias peuvent être accompagnés d’informations (date, description, etc.) qui doivent absolument être récupérées sous peine de perdre tout contexte et valeur des médias.
Cette phase de migration est un challenge technique, avec parfois des délais très serrés. Pour l’appréhender dans de bonnes conditions, il est nécessaire de bien avoir en tête les objectifs de son DAM. A qui s’adresse-t-il ? Pour quels usages ? en fonction des réponses, la reprise de vos médias préexistants ne sera pas la même. Définir les objectifs de votre DAM va vous permettre de privilégier la meilleure stratégie de reprise.
Plusieurs problématiques poussent les organisations à s’équiper d’un DAM ou à ajouter un type de contenu jusque là absent du DAM. Ces problématiques s’articulent autour de trois grands usages du DAM :
1. Centraliser et partager des médias validés par l’organisation
2. Conserver et valoriser le patrimoine de l’organisation
3. Automatiser la diffusion multicanale des médias
En fonction de chacun de ces objectifs, la reprise devra s'adapter :
Pour beaucoup d’entreprises, l'objectif est de centraliser tous les médias produits par leurs équipes communication et marketing. Il est en effet nécessaire de donner un accès unique aux contenus pour garantir l’utilisation de médias validés par l’organisation. Le but est ainsi de faciliter la circulation des images, vidéos, contenus print ou web. Ces fichiers sont mis à disposition de communautés d’utilisateurs définis. Il faut pouvoir organiser les contenus produits quotidiennement. On doit pouvoir les retrouver facilement et les réutiliser dans un objectif de capitalisation des médias produits.
Si l’objectif de votre DAM est de centraliser et partager des médias validés, la reprise des données devra s’attacher à identifier, collecter et intégrer tous les contenus d’actualité. Il faudra s’assurer de bien récupérer les informations de droits des médias : dates de début et fin des droits, copyrights, territoires et supports couverts par les droits, etc. Ces informations juridiques sont essentielles pour garantir des usages conformes. Ce type de reprise doit se faire de façon efficace : les médias ont une durée de vie souvent assez courte. Leur mise à disposition via le DAM doit se faire dans les meilleurs délais.
La conservation des médias qui ne sont plus d’actualité est aussi un enjeu pour beaucoup d’entreprises. L’objectif est alors de constituer des archives patrimoniales multimédias exploitables. La tendance du storytelling pousse les marques à se réapproprier les contenus anciens. Les entreprises commencent à mieux prendre en compte la valeur de leur patrimoine iconographique, audiovisuel et publicitaire. L’archivage sur disques durs externes au fond d’une armoire n’est alors plus une option.
Si l’objectif de votre DAM est la conservation du patrimoine multimédia, alors la reprise de données nécessitera une vraie préparation. La volumétrie des fonds peut atteindre plusieurs téraoctets de données, surtout si le fonds vidéo est conséquent. Le réflexe est souvent de vouloir tout intégrer, au risque d’obtenir dans son DAM :
- des médias de faible qualité, inexploitables, même en format web
- des médias fantômes : des éléments pour lesquels il n’y a aucune information. Sans provenance, sans contexte, les médias perdent toute valeur.
- des médias doublons : la même image pourra être intégrée plusieurs fois dans des formats, versions ou tailles différentes. Ces doublons polluent les recherches et rendent les utilisateurs perplexes.
Pour être une réussite, la reprise devra alors nécessairement passer par un inventaire des contenus et des données associées, ainsi qu’une phase de tri. Heureusement, les délais de reprise peuvent être plus longs que pour la reprise d’un fonds d’actualité.
Pour d’autres entreprises, l’enjeu de la mise en place du DAM se situe dans sa capacité à s’intégrer avec le système d’information. De la création à la diffusion, le circuit du média doit être au maximum automatisé. Le DAM doit communiquer avec les autres outils : PIM, MDM, plateforme eCommerce, CMS des sites web. Toutes les applications doivent pouvoir s'inter-alimenter en données et médias.
Si l’objectif de votre DAM est d’automatiser la diffusion de vos médias, la reprise devra avant tout s’assurer de l’homogénéité des médias. Ils devront être conformes en termes de :
- qualité technique : pour un affichage optimal,
- qualité artistique : cadrage, détourage, angle de prise de vue, etc.
- validité : proposer le packaging actuel d’un produit, et non celui de l’année dernière,
- données : proposer le média qui correspond bien aux données affichées (comme une fiche produit, par exemple).
Les médias obsolètes seront en général exclus du périmètre de la reprise, ou intégrés dans un second temps pour en conserver l’historique.
Il n’est pas exclu que votre projet combine deux, voire trois, des usages listés ci-dessus. Dans ce cas là, il est courant de réaliser une reprise en plusieurs étapes. Les médias dont la mise à disposition représente le plus d’enjeux seront repris en priorité.
Dans le cadre d’un projet DAM avec Keepeek, la phase de reprise est anticipée dès le stade d’avant-vente. Des ateliers dédiés permettent de cadrer le périmètre et de lever tous les obstacles.
Au gré de nombreuses reprises de contenus, nos équipes ont affiné un processus de reprise performant, de la phase d’audit jusqu’aux tests de vérification. Des fonctionnalités permettent également de "nettoyer" ses contenus après la reprise, comme notre module de dédoublonnage.
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