DAM (Digital Asset Management) versus drive (OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc.) : comment choisir le bon outil ? Quelles sont leurs usages, leurs spécificités, leurs avantages ? Ces solutions sont-elles concurrentes ?
Les solutions DAM permettent de centraliser et retrouver facilement tous les médias produits par les organisations : photos, vidéos, documents marketing, etc. avec des fonctionnalités qui permettent de les visualiser, de générer des formats et de les diffuser facilement, même quand les fichiers sont volumineux (pour les vidéos ou les fichiers sources de type InDesign par exemple). Découvrez à quoi sert un DAM en détail dans notre article dédié.
Les solutions de stockage en ligne comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox permettent elles aussi de centraliser et de partager facilement des documents, y compris des médias. Certaines de ces solutions permettent également d'éditer des documents (selon le format), directement en ligne et par plusieurs utilisateurs en même temps.
Ces deux solutions ne sont en fait que rarement concurrentes car leur utilisation répond à des cas d'usages très distincts :
Si vous avez besoin de travailler en mode collaboratif sur des documents textes, des présentations ou de partager des tableurs, alors le drive sera mieux adapté. Il permettra de mettre à jour les documents, de travailler à plusieurs dessus, de l'annoter, tout en conservant un historique et un versioning des fichiers.
Si par contre, vous avez besoin de centraliser des médias, notamment des photos et des vidéos, de partager des sélections, de mettre à disposition différents formats, etc. Alors le DAM sera plus efficace car il propose des fonctionnalités dédiées à la gestion des médias.
Lorsqu'on cherche un document, il est facile à retrouver en tapant quelques mots parmi ceux qu'il contient. Par contre, pour une image ou une vidéo, par exemple, seul le nom de fichier peut en général aider à retrouver le média.
Dans un DAM, vous pouvez qualifier chaque média d’informations : auteur, mots-clés, description, localisation, référence produit, etc. Vous évitez ainsi de devoir naviguer dans une multitude de dossiers ou sous-dossiers comme sur les serveurs en ligne. Des filtres à facettes permettent, comme sur un site eCommerce, de restreindre les résultats de manière simple, rapide et intuitive.
Dans un DAM, les médias sont affichés pour favoriser leur identification et leur consultation :
- Les résultats s'affichent sous forme de mosaïque de médias avec leurs données associées. En un coup d'oeil, vous retrouvez le bon média :
- Des associations entre médias sont possibles pour rebondir facilement sur les photos d'un même reportage, les supports marketing d'une même campagne, les différentes versions d'une même vidéo, etc.
- Les médias peuvent être accessibles à plusieurs endroits sans duplication, contrairement à un serveur de fichiers.
- La prévisualisation des médias est possible même quand on ne possède pas le logiciel correspondant (eps, indd, psd, ai, mov, etc.).
- Les images et vidéos peuvent être commentées et annotées facilement.
- Des formats légers permettent de visualiser ou de lancer la lecture d'un document immédiatement, sans temps de chargement.
- Des diaporamas, des playlists ou des sélections temporaires permettent également un meilleur confort de consultation.
Dans un drive, rien ne vous alerte si vous chargez trois fois le même fichier dans des dossiers différents. Vous vous retrouvez ainsi avec des doublons qui surchargent votre espace de stockage. Si vous remplacez un média par une version actualisée, vous allez devoir aller le remplacer partout sans jamais être sûr·e que vous avez bien la bonne version du fichier à chaque endroit. Par conséquent, vos utilisateurs risquent d'utiliser des versions obsolètes.
Dans un DAM, le système vous alerte lorsque vous chargez un média qui existe déjà ou qui est très similaire à un média existant. Vous pouvez alors les comparer, décider de garder les deux versions ou de choisir le média le plus pertinent, tout en gardant un historique des différentes versions en cas de besoin et en gardant le média disponible dans différents dossiers sans duplication.
Votre DAM gère le cycle de vie complet de vos médias. Si vous faites appel à un prestataire pour créer vos médias, ceux-ci ont bien souvent des conditions d’utilisation limitées (durée, supports autorisés, territoires couverts). Utiliser un média dans un cadre non autorisé par les droits est un danger pour votre organisation. Un DAM vous permet d’alerter les utilisateurs qui ont téléchargé le média et d'archiver automatiquement ceux qui ne doivent plus être utilisés.
Comme les drives, les DAM permettent de gérer qui accède à quels fichiers. Par contre, les DAM permettent aussi de définir des statuts pour les médias. Au cours de son cycle de vie, un fichier peut ainsi passer par différents statuts : confidentiel, pré-reveal, publié, droits expirés, archivé. En fonction du statut du média, différentes populations peuvent y avoir accès sans avoir à revoir les conditions de partage manuellement. Ainsi, lorsque les droits ont expiré à la date de fin des droits, les fichiers peuvent rester accessibles pour information mais sans téléchargement possible, par exemple.
Les solutions DAM proposent souvent des portails de diffusion. L'intérêt de ces portails est de proposer des interfaces légères et conformes à l'image de marque de l'organisation. Ils donnent la possibilité de diffuser les contenus à la fois en interne, mais également auprès d'utilisateurs externes (prestataires, clients, grand public). Sur ces portails, il est possible de présenter ses contenus de manière plus graphique que sur un drive :
- dossiers illustrés donnant un aperçu visuel des contenus
- sélections de médias temporaires en fonction de l'actualité, de thématiques mises en avant
- contenu éditorial : texte d'accueil, recherches pré-enregistrées, etc.
Vous l'aurez compris, les deux solutions sont en général nécessaires dans une organisation, chacune répondant à des cas d'usages que l'on retrouve dans la plupart des structures, petites ou grandes. Le drive servira donc plutôt pour gérer tous les documents texte quand le DAM inclura tous les médias.
Il est possible de faire communiquer les deux applications. Keepeek propose par exemple un plugin Google Drive qui permet d'envoyer des médias stockés dans Keepeek vers des dossiers de Google Drive. Utile si vous souhaitez partager un dossier de documents créés dans Google Drive en y ajoutant une image ou une vidéo !
A l'inverse, il est possible de déposer dans le DAM des fichiers présents dans Google Drive, pour centraliser des documents validés qui n'ont plus lieu d'être modifiés et pour les présenter sur les portails de diffusion en parallèle des médias, comme pour les communiqués de presse par exemple, ou le rapport annuel de l'entreprise.
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