Responsable du service Images pour le Muséum National d’Histoire Naturelle (MNHN), Aurélie Roux a débuté sa carrière en agence de photo privée il y a près de 19 ans. En 2004, elle intègre le MNHN en tant que Documentaliste à la photothèque et évolue en tant que responsable. Quelques années plus tard, elle prend la tête du nouveau Service Images, créé afin de rassembler production photos/vidéos et Photothèque/vidéothèque où elle manage aujourd’hui 6 personnes (3 photographes, 2 vidéastes et 1 documentaliste).
Elle venait d’être numérisée quand je suis arrivée. Des milliers de diapositives et photos papier étaient ainsi hébergées sur une ancienne solution de photothèque en ligne. A l’époque le thesaurus animal et végétal représentait déjà près de 100 000 médias. Notre solution supportait mal la volumétrie et les temps de chargement assez longs complexifiaient les recherches.
Au quotidien, c’est la gestion de la production. J’ai mis en place un formulaire en interne pour les demandes de nouvelles prises de vue. Tout le monde a besoin de photographes et de vidéastes, or nous sommes tout de même une équipe relativement petite, et donc je suis obligée de recenser les besoins, planifier en fonction des priorités/disponibilités et de superviser avant la livraison. Et c’est d’ailleurs l’un des aspects sur lequel Muséumédia intervient, car c’est sur cette interface que je vais déposer les prises de vue demandées, qui sont ensuite envoyées à notre documentaliste qui se charge de les indexer et de les mettre à disposition. On intervient du coup sur toute la chaîne des médias, de la production à la diffusion. Et nous créons également du contenu à notre propre initiative bien sûr.
Alors nous sommes passés par pas mal de solutions, et notamment par Opsomai, qui était la solution que nous utilisions juste avant de passer à Keepeek. Pour être honnête, nous n’avions pas de volonté de changer à la base, cet outil classique de Digital Asset Management nous convenait bien. Mais lorsque cette entreprise a cessé son activité, il nous a fallu changer très rapidement, et c’est Keepeek qui nous a été conseillé par l’éditeur. Par ailleurs, une personne au sein de notre entité avait déjà travaillé avec Keepeek pour la Cinémathèque Française et a appuyé la validation du choix de votre solution.
Au départ, nous avons avancé avec Keepeek sur le même périmètre que ce que nous avions avec Opsomai. La robustesse et la fluidité de la solution ont rapidement fait émerger de nouveaux besoins. L’interface front office a d’ailleurs tout de suite rencontré un franc succès auprès des équipes en termes de visuels et de facilité d’utilisation. Notre travail en back-office a également été grandement facilité. Aujourd’hui la solution de DAM Keepeek offre une plateforme centralisée pour tous les assets numériques de MNHN : Images, vidéos, documents graphiques, logos, animations, vidéos 360°, podcasts...
Enfin si je devais mettre un point en avant, c’est la qualité du suivi de projet par les équipes Keepeek qui a vraiment fait toute la différence.
J’ai connu plusieurs phases de migrations car nous avions déjà changé de solution par le passé. Un suivi de migration comme nous avons eu avec Keepeek, c’est du jamais vu ! Le fait d’avoir un.e documentaliste qui nous forme et surtout de parler à des interlocuteurs qui nous comprennent a apporté une grande valeur ajoutée. Nous avons un langage très spécifique, avec une indexation de nos médias complexe et le suivi de projet a été vraiment à la hauteur et très professionnel. Contrairement aux solutions classiques de Digital Asset Management, les équipes Keepeek connaissent vraiment les enjeux de leur client. Grâce à leur expertise nous avons évité un gros retard sur la sortie de notre projet dû à un problème sur l’un de nos fichiers d’indexation.
C’est une banque d’images qui nous permet de mettre à disposition toutes les photos et vidéos. Les profils internes peuvent télécharger librement les médias tandis que les externes ont seulement la possibilité de les consulter. S’ils souhaitent télécharger une image, ils doivent en effectuer la demande par mail.
Les équipes d’utilisateurs internes sont très transversales, on y retrouve les équipes de communication, les organisateurs des expositions, les chercheurs, les maîtres de conférences, etc.
Pour les externes, on va plutôt s’adresser aux maisons d’édition, et particulièrement celles de manuels scolaires et des éditions de grands ouvrages, la presse, les guides touristiques et parfois des particuliers qui veulent habiller leur site internet.
Tout à fait, nous commençons doucement à faire maintenant un peu d’audio, et de podcast, que nous indexons sur Keepeek également. Cette année, j’ai également ajouté une catégorie “dessinothèque”, car nous avons en fait beaucoup de dessinateurs au muséum (de plantes, d’animaux, et bientôt scientifiques). Et puis comme c’est un outil avec plein de fonctionnalités, que je compte bien exploiter un maximum, nous avons un nouveau projet pour intégrer les contenus textes, pédagogiques notamment, validés scientifiquement, qui seront aussi en consultation sur le front office, au moins pour les équipes web, qui pourront aussi déposer leur contenus, afin de garder en archives tout cela, et ne pas avoir à répéter le travail d’écriture plusieurs fois au fil des années et dans les différents services.
Des conseils peut-être pas, mais en tout cas j’ai des arguments ! Tout d’abord, la sécurité indéniable par rapport à un drive ou à un serveur partagé, et la limite de stockage, qui peut vite devenir un problème avec ce type d’outil. Le back-up aussi est très important, et ce n’est pas possible avec un Drive. Et puis, comme je l’ai dit précédemment, l’accompagnement et le fait de pouvoir parler avec des interlocuteurs qui comprennent le projet contribue grandement au succès d’un projet DAM.
Je sais que cela peut être difficile de justifier un budget pour une solution comme le DAM, lorsque l’on voit qu’un drive ou qu’un serveur coûte moins cher. Mais je ne peux que conseiller de passer à une solution comme celle-ci, car c’est un gain de temps énorme, et un confort d’utilisation incomparable.
Aujourd’hui, le MNHN possède environ 70 000 médias publiés sur son front office, 50 000 en archives. Chaque année, 10 000 photos et 100 films sont ajoutés.
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