Crédit /Copyright : RFFA l’issue de la consultation approfondie des principaux acteurs du segment, Réseau Ferré de France a opté pour la mise en place du logiciel de Digital Asset Management Keepeek. Ce grand projet a été initié par le service Multimédias de RFF. Il est piloté par Cécile Laufer, responsable multimedia. Un an après l’ouverture du service, Cécile Laufer se confie à Keepeek sur le déroulement du projet.
RFF dispose d’un fonds numérique. Il s’agit initialement d’un fonds patrimonial de plus de 40 000 photos et vidéos, qui est enrichi quotidiennement par de nouveaux reportages. Ce fonds d’images ferroviaire est unique en France.Cette base multimédia est mise à la disposition d’un large public. En premier lieu, les collaborateurs de RFF, près de 2000 personnes, qui ont besoin d’illustrations pour leurs présentations et leurs productions graphiques. En second, nos partenaires, SNCF , entreprises ferroviaires, clients, collectivités territoriales pour leurs supports de communication. La presse écrite ou télévisée, qui traite souvent du sujet ferroviaire, est également très demandeuse d’images fixes ou animées.De nombreuses agences de communications, notamment en régions, qui travaillent pour RFF, récupèrent les images. Nous sommes également sollicités par la presse spécialisée qui utilise beaucoup nos images.
Tout ce qui a trait au réseau ferroviaire intéresse beaucoup en France. Les projets que nous menons ont des impacts à l’échelle locale, mais aussi à l’échelle nationale. Il n’y a rien de mieux que des images pour communiquer sur nos actions.Tous les organismes qui sont parties prenantes de nos projets ont également besoin de communiquer. Le développement ferroviaire est très souvent synonyme de développement économique pour les régions. Les collectivités locales, les conseils régionaux, les autorités organisatrices ont un besoin impératif de communiquer auprès de leurs administrés.
Nous souhaitons effectivement partager ces visuels bien au delà de nos murs.Tout d’abord, cela permet de nous assurer que les images qui traitent du sujet ferroviaire, ou de RFF, soient de bonne qualité. Nous souhaitons ainsi promouvoir nos actions à travers une image cohérente.Seconde raison, si nous ne proposons pas de photothèque, les images risquent d’être faites de façon « sauvage » La prise de vue sur le réseau roulé comporte des risques majeurs de sécurité pour les personnes. Nous préférons mettre à disposition des reportages sur site, dont la réalisation a intégré toutes ces contraintes, plutôt que de voir des équipes de photographes ou de cameramen le long des voies.
Prenons, par exemple, la suppression d’un passage à niveau. Ce projet est assez spectaculaire et change sensiblement la géographie des lieux. Il implique de nombreux intervenants. Nous devons, avec nos partenaires (collectivités locales) mener des actions d’informations et faire preuve de pédagogie auprès des riverains et des usagers pour expliquer :
Pour cela, un chargé de communication d’une de nos 12 directions régionales, va rechercher et télécharger des photos et vidéos dans la médiathèque. Ensuite il fera réaliser les supports qui seront diffusés auprès du public.La base Keepeek leur donne une grande autonomie dans la recherche. A notre niveau nous n’intervenons que pour valider certains téléchargements soumis à des conditions d’utilisations particulières.
Tout d’abord, il faut comprendre que nous n’en sommes pas à notre coup d’essai. Il s’agit de la troisième génération de médiathèque que nous mettons en place. Et pourtant, nous avons dû relever de nouveaux défis.Le premier défi est d’adresser un public très hétérogène. Le niveau de langage utilisé pour trouver les images doit tenir compte de cette diversité. On s’adresse aussi bien à des collaborateurs RFF qui sont des experts ferroviaires, maîtrisant les termes techniques, qu’à des journalistes qui n’ont jamais travaillé sur ce sujet.Cela impose une indexation précise pour être capable de satisfaire tous les publics. La base contient aussi bien du vocabulaire technique que des mots de tous les jours. L’outil Keepeek nous a d’ailleurs bien aidé grâce à sa gestion des synonymes.Le second challenge est de mettre à disposition de tous ces utilisateurs un moyen simple pour rechercher dans une base de plus de 50 000 visuels. Là également, l’outil Keepeek a été particulièrement apprécié sur ses fonctionnalités de recherche et notamment son moteur à facettes. Les filtrages par localisation, date, thématiques, mots-clés sont très utilisés.
RFF s’appuie sur deux prestataires pour produire les photos et les vidéos : L’agence Capa Entreprise et l’agence Mc Cann. Au delà du travail de production, ces deux agences prennent en chargent l’alimentation des visuels dans la base. A ce stade les agences commencent un premier travail d’indexation. Rapidement une iconographe Keepeek prend le relais, complète l’indexation et enrichit les mots descripteurs. Enfin, j’interviens à la dernière étape de validation pour publier les fichiers. Nous nous appuyons sur les fonctionnalités de workflow de Keepeek.
Vous touchez du doigt un sujet épineux. Nous sommes très prudents sur les questions de droit à l’image d’autant que la photothèque est ouverte à un public externe. Comment être sûr à 100% que nous disposons de tous les droits sur une photo ? Ce n’est pas simple et très anxiogène. La législation est de plus en plus favorable aux ayants droits.Heureusement, l’outil Keepeek est optimal pour gérer ces autorisations de droit à l’image, y compris les droits d’auteurs. Souvent les fichiers sont liés aux reportages dans la base.Il faut cependant trouver un juste équilibre entre traçabilité des documents de droits et le temps que l’on peut humainement y consacrer.Nous avons déjà reçu des contestations sur l’apparition d’une personne sur une vidéo. Heureusement, j’ai pu retrouver le document d’autorisation de droit à l’image qu’il avait signé en quelques minutes. L’affaire était close.
Les fonctionnalités collaboratives sont effectivement d’actualités. J’ai mis en place récemment un nouveau RSE chez RFF. Cependant ce n’est pas très simple pour une photothèque d’entreprise.Tout d’abord l’appréciation de la qualité des photos est assez subjective. Nous souhaitons disposer d’un fonds qualifié de haut niveau. Ce n’est pas toujours le cas des photos prises par des amateurs.Souvent les photos qui nous sont livrées en interne ne sont pas indexées. Dans le meilleur des cas, un fichier Excel est joint au reportage. Il est alors très fastidieux d’aller à la pêche aux infos pour indexer correctement ces reportages.Enfin, la question du droit à l’image est complexe. Ces reportages sont rarement accompagnés des contrats du photographe et encore moins des autorisations de droit à l’image. Il nous est impossible de garantir la traçabilité de ces visuels et donc de les accepter dans la base.
Nous sommes soumis aux marchés publics, nous avons donc effectué un appel à la concurrence à travers un marché d’appel d’offres européen. Keepeek a été short-listé puis définitivement choisi.L’outil paraissait très performant, bien au delà de ce que nous pensions trouver sur le marché avec un niveau de prix particulièrement compétitif. Ce qui a définitivement validé notre choix, c’est lorsque nous sommes entrés contact avec certaines de vos références, qui vous ont sincèrement recommandées.Il y avait pourtant un certain confort à continuer avec notre ancien prestataire, car la migration des données, leur retraitement, le re-paramétrage relève d’un travail conséquent. Cela était identifié comme un risque important. Nous avons vite compris que Keepeek nous proposait d’accéder à une nouvelle génération d’outils et que nous devions franchir le pas.
Pour nous la vraie nouveauté de Keepeek c’est l’ergonomie. Même sur la partie administrateur, la prise en main pourrait très bien se faire sans formation. Les fonctionnalités de partage et notamment les paniers collaboratifs ont également révolutionné notre façon de partager notre travail.
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