La ville de Vincennes s'est dotée du logiciel photothèque Keepeek pour tous les services de la Mairie. Des espaces dédiés à chaque entité de la municipalité permettent de disposer d'une grande autonomie de gestion des fonds documentaires.
La Ville de Vincennes propose de multiples activités et animations à ses concitoyens. Cette richesse culturelle s'illustre à travers un nombre très importants d'événements, qui sont autant d'occasion de réaliser des reportages photos.L'une des missions du service de la Communication est de capter ces instants forts et de les partager au sein de la communauté.
Le célèbre château est intimement lié au développement de l'agglomération depuis le XIIème siècle.Les patrimoines bâtis et urbains constituent également des lieux fortement empreints d'histoire.Ce riche passé est aujourd'hui immortalisé et archivé dans des fichiers numériques de gravures, de plans et autres documents de portée historique.
L'enjeu du projet de photothèque de la ville de Vincennes est de rassembler au sein de la même base médias ces deux fonds aux contours très différents. Pas simple à première vue. Les contraintes d'urgence du service Communication cohabitent difficilement avec la précision scientifique des Archives. De même, le vocabulaire utilisé pour décrire un événement de 2013 n'a rien de commun avec les termes historiques ou savants du XVIIème siècle...La solution Keepeek présente de nombreux atouts pour répondre à ces exigences.Tout d'abord l'organisation par plan de classement permet à chaque service de disposer d'une grande autonomie dans la gestion de son fonds. La gestion des arborescences distinctes est sous la responsabilité des services correspondants.Les multi-thesaurus de Keepeek permettent également de concilier les deux entités. D'une part, un thesaurus simple pour le service Communication reprenant les termes les plus courant. D'autre part, un thesaurus plus exhaustif pour le service des Archives. Ce dernier est issu des Archives de France et a été intégré à la base médias par Keepeek.Enfin les dispositifs de versement de médias permettent au service Communication de proposer aux Archives les visuels les plus pertinents. Ce passage de relais est une étape essentielle de la chaîne graphique.L'équipe Keepeek a travaillé conjointement avec la DSI de la ville pour la mise en place de la plateforme technique. Elle a également joué un rôle important dans la coordination et la nécessaire convergence des points de vue entre les différentes entités.A court terme, de nouveaux services municipaux vont rejoindre la base médias (la voirie, le service de la jeunesse...) et l'enrichir.
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