Avec la généralisation des applications en SaaS, les directions informatiques ont parfois perdu un peu le contrôle des logiciels utilisés dans l’entreprise. En 2020, les DSI ne connaissent en moyenne que près de 50% des applications SaaS utilisées dans les différents services de leur société*. En effet, les métiers s’équipent de logiciels selon leurs besoins, sans nécessairement intégrer la DSI dans le choix de leurs solutions. C’est ce qu’on appelle le ‘shadow IT’ (ou Shadow SaaS pour les puristes).
Ne pas informer sa DSI peut avoir des conséquences pour le système d’information de votre entreprise. Sans centralisation des informations concernant les logiciels que vous utilisez, les applications se multiplient, sans rationalisation, sans suivi des coûts et des usages :
- Les directions informatiques peuvent ainsi continuer à payer des solutions qui ne sont plus du tout utilisées
- Les mêmes solutions sont achetées plusieurs fois car les services n’ont pas connaissance des outils utilisés dans d’autres départements
- Les entreprises utilisent plusieurs solutions différentes pour le même usage (comme les DAM, par exemple !), freinant la communication entre les services
- Sans regard de la DSI, les solutions utilisées ne sont pas forcément conformes au RGPD ou aux exigences de sécurité de l’entreprise et peuvent mettre en danger le système d’information.
Des solutions commencent à apparaître sur le marché pour permettre aux DSI et aux services des achats d’assurer simplement le suivi des applications en SaaS utilisées dans l’entreprise.
Par exemple, Keepeek est depuis peu référencé sur Beamy, une plateforme de détection et d’intelligence SaaS pour les entreprises. Start-up française, Beamy propose une solution pour cartographier et piloter ses applications SaaS :
- détection automatique des solutions utilisées par les collaborateurs par une analyse comptable & de la navigation Internet
- catégorisation métier et propositions d’actions d’optimisation
- évaluation des risques RGPD / sécurité et processus de mise en conformité
- collecte des informations auprès des éditeurs et des référents du client (sécurité, RGPD, conditions contractuelles, points de contacts etc.)
- catalogue de solutions SaaS référencées par catégorie pour faciliter le choix de nouveaux outils pour la transformation digitale
- processus de gouvernance d’implémentation de nouvelles applications
Répertorier ses applications SaaS a de multiples avantages :
Il peut arriver que la même application soit utilisée et facturée distinctement dans plusieurs services de l’entreprise. La mutualisation du compte client peut permettre de réduire les coûts ou de faire bénéficier à tous d’un contrat cadre.
Votre entreprise utilise trois solutions différentes pour faire plus ou moins la même chose ? Migrer vers une solution commune permettra de “désiloter” vos services. Le partage de compétences et la communication entre entités de votre entreprise seront facilités. A l’inverse, il sera plus facile de repérer les outils laissés à l’abandon et de rompre les contrats obsolètes.
Lorsqu’un besoin d’outil émerge dans une équipe, elle pourra plus facilement identifier un outil correspondant déjà utilisé dans l’entreprise. Elle pourra l’adopter plus facilement (et rapidement), en bénéficiant de l’expérience voire de l’accompagnement des services qui l’utilisent déjà.
Avec le SaaS, l’éditeur porte beaucoup de responsabilité notamment sur la sécurisation de la solution et la gestion des données personnelles. La RGPD oblige les donneurs d’ordre à tenir un registre des traitements de données à jour, ce qui est très complexe avec le Shadow SaaS et les constantes mise à jour de l’écosystème SaaS.
Vous avez peut-être des réticences à ce que votre DSI mutualise votre application Keepeek avec d’autres entités de votre entreprise (autres marques, autres départements). Vous craignez peut-être que vos données ou médias soit modifiables par d’autres personnes. Keepeek permet de partager l’application tout en conservant l’administration étanche des contenus, données et utilisateurs. C’est ce qu’a fait Stellantis (ex groupe PSA), par exemple, en mutualisant sept marques différentes dans une seule solution Keepeek.
Alors pensez-y ! D’autres services de votre entreprise ont peut-être les mêmes problématiques de gestion de médias que vous !
Pour en savoir plus, obtenir les informations nécessaires de notre part pour votre DSI ou échanger avec nos équipes, contactez-nous.
*selon Beamy
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